کدینگ نرم افزار حسابداری و سطوح مختلف حساب‌ها در نرم افزار

امروزه استفاده از کدینگ برای ساده ترین موارد هم بسیار رایج شده است، شاید گره خوردن زندگی ما با کدینگ، از مزایا و یا از نظر بعضی، از معایب همه گیر شدن سیستم‌های کامپیوتری و نرم افزاری است. بدلیل مغز ریاضی سخت افزارهای تولید شده تا کنون، کلیه این ابزارها فهم و ارتباط بهتری از اعداد دارند تا حروف، پس برای نزدیک شدن به فهم کامپیوترها استفاده از کدینگ حسابداری، کدینگ کالاها و سایر کدینگ‌ها بسیار فراگیر شد.

کدینگ نرم افزار حسابداری

در نرم افزارهای حسابداری جهت ثبت اسناد و گردش مالی حساب‌ها، نیاز به تعریف حساب‌ها بصورت سلسله مراتبی است. کدینگ حساب‌ها نیز به تعریف سلسله مراتبی حساب‌ها کمک می‌کند، همچنین استفاده از کدینگ حساب‌ها در حسابداری، باعث می شود بتوانیم حساب‌ها را بر اساس نظمی که مورد نظر ماست مرتب کنیم. عموما کدینگ نرم افزار حسابداری به نحوی ایجاد می شود که در ابتدا حساب‌های دائم که قابلیت نقد شوندگی بالاتری دارند قرار گیرند و کد کوچکتر به آنها تخصیص داده شود. پس از حساب‌های دائم، حساب‌های سود و زیانی و در نهایت حساب‌های انتظامی کد دهی می شوند. در سیستم حسابداری، حداقل دو سطح حساب وجود دارد. حساب کل و حساب معین.

بر حسب نیاز سطوح دیگری نیز به کدینگ نرم افزار حسابداری افزوده می شود. مانند گروه حساب که بالاتر از کل قرار می گیرد و حساب تفصیلی که پایینتر از معین قرار می گیرد. حالا به توضیح هریک از این سرفصل‌ها می پردازیم.

گروه حساب

به گروه حساب عموما یک کد یک رقمی اختصاص داده می شود.گروه‌های حساب معمولا همه جا یکسان هستند و تفاوت‌های جزئی در تعریف دارند. گروه حساب‌ها از دارایی‌ها شروع می‌شود به حساب‌های انتظامی ختم می شود. اگر ترتیب نقد شوندگی را در نظر بگیریم کدینگ با چنین ترتیبی خواهیم داشت: دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد‌ها، هزینه‌ها و حساب‌های انتظامی. این گروه‌ها ممکن است بر اساس نیاز مشتری به دارایی‌های جاری، دارایی های ثابت، بدهی‌ها، بدهی‌های بلند مدت و … تقسیم شود.

حساب کل

حساب کل یکی از مهمترین قسمتهای کدینگ نرم افزار حسابداری است. با توجه به اینکه این سرفصل از حساب باید در دفاتر قانونی ثبت شود (دفتر کل) تعریف آن بسیار مهم است. تعریف کدینگ حساب کل باید به نحوی باشد که پاسخ‌گوی اداره دارایی باشد. تراز کل، دفتر کل و سایر گزارشاتی که در سطح کل از نرم افزار حسابداری استخراج می‌شود باید گویای وضعیت مالی یک مجموعه باشد. این گزارشات شامل درآمدهای مشمول مالیات، در آمد‌های معاف از مالیات، هزینه‌های عملیاتی، هزینه‌های غیر عملیاتی، دارایی‌های نقد و … هستند. برای کدینگ کل معمولا دو یا سه رقم با احتساب کد گروه کافی بنظر می‌رسد.

حساب‌های معین

حساب معین برای مشخص کردن جرئیات حساب کل استفاده می شود، بطور مثال موجودی نقد و بانک شامل جزئیات بانکها، صندوق و تنخواه گردان‌ها هستند. اهمیت حساب‌های معین کمتر از حساب کل نیست، حساب معین در کنترل گردش حساب و تفکیک ریز موجودی حساب‌ها و هزینه‌ها و درآمد‌ها نقش اساسی دارد و به تصمیم گیری‌های مدیریتی و پیگیری‌های مالی کمک خواهد کرد. برای حساب معین معمولا بین ۴ تا ۶ رقم کد با احتساب کد حساب کل در نرم افزار حسابداری در نظرگرفته می‌شود.

حساب‌های تفصیلی

جزئی‌ترین سطح حساب‌ها، حساب تفصیلی است. در هر بنگاه اقتصادی حساب تفصیلی کاملا بر اساس فعالیت آن مجموعه مشخص می شود، نام مشتریان، حساب‌های بانکی و سایر سر فصل‌های شخصی هر مجموعه در این سطح قرار می‌گیرد. همچنین روش برخورد با سطح تفصیل حساب‌ها و تعداد سطوح تفصیل مورد استفاده در هر بنگاه اقتصادی می‌تواند متفاوت باشد، امروزه بسیاری از نرم افزار‌های مالی اجازه استفاده از تفصیلی شناور را فراهم کرده‌اند، این نوع حساب تفصیل، مستقل از معین تعریف می‌شود و برای هر حساب در کل نرم افزار حسابداری یک کد حساب اختصاص داده می‌شود. هنگام ثبت سند مشخص می‌شود که این حساب مربوط به کدام معین است.

این روش کدگذاری گزارش‌های بسیار قوی و جامعی را در اختیار حسابدار قرار می‌دهد. بر اساس نیاز هر بنگاه اقتصادی، در سطح پایینتر از حساب معین، ممکن است بیش از یک حساب تفصیلی استفاده شود. طور مثال در شرکت‌های پیمانکاری بسیار پیش می‌آید که یک پروژه بین پیمانکاران خرد تقسیم می‌شود. در این صورت پروژه بعنوان یک سطح تفصیل و پیمانکار خرد نیز یک سطح تفصیل دیگر می‌باشد. در نتیجه می‌توان گفت که کدینگ نرم افزار حسابداری ضرورتی است که استفاده از رایانه به ما تحمیل کرده است و این ضرورت دلچسب افزایش سرعت و سهولت دسترسی به اطلاعات پردازش شده مالی هر مجموعه را فراهم می‌کند.