سند حسابداری چیست و چه خصوصیاتی دارد؟

هر رویداد مالی در یک شرکت، سازمان یا بنگاه اقتصادی باید به شکل سند حسابداری ثبت گردد. هر سند حسابداری کلیه اطلاعات مربوط به رویداد مالی متناظر خود را شامل می‌شود.

خصوصیات سند حسابداری

اطلاعات ضروری در اسناد حسابداری شامل تاریخ، حساب های مرتبط با رویداد مالی و مبلغ آنها می‌باشد. در ادامه به شرح هر یک از پارامتر های سند حسابداری می‌پردازیم.

تاریخ سند حسابداری

هر سند حسابداری یا رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می‌افتد اولین پارامتر ضروری یک سند حسابداری تاریخ آن می‌باشد، که بدون وجود تاریخ، ثبت سند حسابداری ممکن نمی‌باشد. ثبت اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.

شماره سند حسابداری

برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر می‌گیریم که این شماره توالی اسناد را مشخص می‌کند. در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری چند شماره برای اسناد در نظر گرفته می‌شود، بطور مثال شماره موقت و شماره دائم که شماره موقت جهت ثبت اولیه سند در نظر گرفته می‌شود و شماره دائم پس از نهایی شدن اسناد به سند اختصاص داده می‌شود.

حساب ها

در هر تراکنش مالی حداقل دو حساب درگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری حساب بستانکار می‌باشد. اگر تراکنش مالی را بصورت یک جریان به شکل زیر در نظر بگیریم. در این جریان طرف مبدا همیشه پولی را از دست خواهد داد و طرف مقصد پولی را بدست می‌آورد، پس حساب مبدا همیشه بستانکار و حساب مقصد همیشه بدهکار خواهد بود. طرف حساب ها در اسناد حسابداری میتواند بیش از دو مورد باشد مثلا ممکن است سه بدهکار و چهار بستانکار داشته باشیم.

آرتیکل سند حسابداری

بابت هر یک از حساب ها در هر طرف، یک سطر اطلاعات در سند حسابداری باید ثبت گردد. هر سطر سند حسابداری را یک آرتیکل می‌گویند. هر آرتیکل سند حسابداری شامل : کد حساب، شرح آرتیکل و یک مبلغ می‌باشد.

• کد حساب : بسته به تعریف کدینگ حسابداری حتما شامل کد معین حساب و بصورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می‌باشد.

• شرح آرتیکل : توضیحاتی است که علت بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح می‌دهد. این توضیحات در گزارش‌های مختلف حسابداری استفاده می‌شود.

• مبلغ : در سند حسابداری دو ستون به مبلغ اختصاص دارد، ستون بدهکار و ستون بستانکار. برای هر آرتیکل فقط یکی از این دوستون باید مقدار داشته باشد و حتما هم این مقدار باید یک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد. یعنی آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی‌شود.

جمع سند

جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می‌شوند که این دو ستون باید برابر باشد. در صورت برابری دو ستون می‌گویند سند حسابداری تراز می‌باشد.

پیوست

تعداد برگه‌های پیوست اسناد حسابداری در این قسمت نوشته می‌شود. معمولا برگه هایی مانند فاکتور رسید پرداخت حواله واریز و … که مسبب رویداد مالی مربوط به سند حسابداری بوده است به سند پیوست می‌شوند.