بودجه‌بندی و ارتباط آن با سیستم های حسابداری

 یکی از اساسی‌ترین عوامل موفقیت در عملکرد مالی شرکت‌ها، بودجه بندی است. شرکت‌های بازرگانی از بودجه برای برنامه‌ریزی و کنترل عملکرد خود استفاده می‌کنند. از طریق بودجه‌بندی، مدیران می‌توانند وجوه کافی برای پرداخت بدهی‌های خود نگهداری کنند و یا مقدار مواد خام کافی برای تولید مورد نیاز را برنامه‌ریزی و در دسترس داشته باشند و در نهایت محصول کافی برای برآورده کردن تقاضای مورد انتظار تولید کنند.

بودجه و حسابداری

اطلاعات حسابداری بیشرین کمک را به فرآیند بودجه‌بندی می‌کند. شرکت‌ها قادرند اطلاعات تاریخی لازم در مورد درآمدها، بهای تمام شده و هزینه‌ها را از سوابق حسابداری استخراج کنند. این داده‌ها در فرموله کردن اهداف آتی بودجه ای بسیار مفید خواهند بود. معمولا حسابداران مسئول بیان اهداف بودجه‌ای مدیر در قالب اعداد و ارقام مالی هستند. حسابداران جهت اجرای این وظیفه خود، برنامه‌های مدیر را به ارقام مالی تبدیل و در قالب گزارش بودجه به اطلاع کارکنان شرکت می‌رسانند. تهیه گزارشات بودجه‌ای به صورت دوره‌ای مبنایی برای ارزیابی عملکرد و مقایسه نتایج واقعی با اهداف از پیش تعیین شده فراهم می‌آورد با این وجود مسئولیت تهیه بودجه و اجرای آن در سازمان به عهده مدیریت است.

چنانچه شرکت‌ها مجهز به نرم افزارهای پیشرفته حسابداری باشند، مدیران اطلاعات مالی دقیقی را در اختیار خواهند داشت تا بتواند مبنای درستی برای بودجه‌بندی باشد. نرم‌افزارهای مالی امکان دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات سنوات مختلف را فراهم می‌کند و می‌تواند به خوبی درآمدها و هزینه‌ها را به تفکیک مراکز هزینه و واحدهای سازمانی ارائه دهد و عملکرد کلی شرکت را در قالب انواع گزارش های خروجی در کمترین زمان و با دقت بالا فراهم کند.

منافع بودجه بندی

منافع اصلی عبارتند از:

1. بودجه تمامی سطوح مدیریت را وادار به برنامه‌ریزی و فرموله کردن اهداف خود به صورت عملی می‌نماید.

2. بودجه اهدافی صریح برای ارزیابی عملکرد در هر یک از سطوح مسئولیت فراهم می‌آورد.

3. بودجه سیستمی ایجاد می‌نماید که در آن قبل از وقوع مشکلات بالقوه، هشدار لازم داده شود و بنابراین مدیریت قادر خواهد بود تغییرات لازم را قبل از آنکه فرصت از دست برود ایجاد نماید.

4. بودجه هماهنگی لازم بین فعالیت‌های واحد تجاری را تسهیل می‌کند. این پدیده به واسطه مربوط کردن اهداف هر بخش از واحد تجاری به اهداف کلی شرکت ایجاد می‌شود. پس شرکت می‌تواند تولید و فروش را متناسب با فروش مورد انتظار ارتقا دهد.

5. بودجه آگاهی مدیر نسبت به عملکرد کلی شرکت و نسبت تاثیرپذیری عملیات داخلی از عوامل خارجی همچون شرایط اقتصادی جامعه را افزایش می‌دهد.

6. بودجه به پرسنل شرکت انگیزه لازم را جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده می‌دهد.

به طور کلی باید گفت بودجه، گزارشی رسمی است که نشان دهنده اهداف مدیریت برای یک دوره زمانی مشخص در آینده است و در قالب ارقام مالی بیان می‌شود. اگر بودجه در سازمانی تهیه شود، به عنوان مبنایی مهم جهت ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار خواهد گرفت. این امر به بهبود کارآیی منجر می‌شود. یکی از ابزارهای لازم برای طراحی بودجه، نرم افزار حسابداری است که اطلاعات شفاف و دقیق مالی شرکت را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.