چگونه از رد دفاتر قانونی جلوگیری کنیم؟

تحریر دفاتر قانونی، یکی از کارهای مهم حسابداری است که دقت و مهارت بالایی را می‌طلبد. چرا که ناآگاهی از قانون و بی‌دقتی در نگهداری از دفاتر و ثبت درست اطلاعات می‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی شود و در این صورت تعیین میزان مالیات به صورت علی الراس انجام می‌گیرد. باید بدانید که مودیان مالیاتی، طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم در صورت عدم ارائه دفاتر، مشمول جریمه‌ای معادل بیست درصد (۲۰%) مالیات می‌شوند.

دفاتر قانونی کدامند؟

براساس قانون تجارت، هر حسابدار باید همه رویدادهای مالی را بعد از ثبت در اسناد حسابداری، به دفاتر قانونی حسابداری منتقل کند. این دفاتر عبارتند از :

• • دفتر روزنامه: دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود.
• • دفتر کل: دفتر کل، دفتری است که حساب‌های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می‌شود. کلیه رویدادهای مالی ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هرماه و نهایتا تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل ثبت شود.

نکات مهم در پلمپ دفاتر قانونی حسابداری

نکات مهم زیر را در مورد دفاتر قانونی حسابداری حتما رعایت کنید: (عدم رعایت این موارد موجب رد دفاتر قانونی خواهد شد)

- دفاتر روزنامه و کل مربوط به هر سال مالی را باید در سال قبل دریافت کرد. دفتر قانونی، دفتری است که از طرف اداره ثبت شرکتها، پلمپ و مهر و امضا و از طریق اداره پست، برای شرکت ارسال شده است. مدارک مورد نیاز برای درخواست پلمپ دفاتر تجاری از پست عبارتند از:

• روزنامه رسمی
• کپی کارت ملی مدیرعامل
• معرفی نامه و کپی کارت ملی نماینده شرکت
• مهر شرکت

- دفتر از حالت پلمپ خارج نشود و برگی از آن جدا نشود.

- اثری از پاک کردن، تراشیدن و محو کردن مندرجات دفتر وجود نداشته باشد.

- ردیف‌ها باید پشت سر هم ثبت شوند، ردیف‌های خالی و سفید بین نوشته‌ها وجود نداشته باشد.

- اسناد حسابداری روزانه باید در دفتر روزنامه درج شوند. نهایت تاخیر در تحریر دفاتر طبق قانون پانزده روز می‌باشد.

- موقع انتقال اسناد حسابداری به دفتر روزنامه، فقط حساب‌ها را در سطح کل درج می‌کنیم. نیازی به وارد کردن حساب‌های معین و تفصیل نیست.

برخی از دلایل رد دفاتر قانونی را بشناسید

- ثبت نکردن بخشی از فروش یا درآمد و یا ثبت فروش به خریداران غیرواقعی با کدهای اقتصادی جعلی

- ثبت کردن خرید دارایی در حساب هزینه‌ها

- ثبت کردن مبلغ خرید کالا و دارایی از طریق فاکتورهای غیرواقعی و یا اضافه ثبت نمودن مبلغ خرید

- ثبت هزینه‌های مستقیم خرید یا واردات کالا در حساب هزینه‌های جاری

- تسعیر غیر واقعی نرخ ارز به منظور کتمان سود و نشان دادن زیان

- ثبت هزینه‌های غیرواقعی یا شخصی به حساب هزینه‌های شرکت

معافیت و جایزه در صورت تحریر صحیح دفاتر قانونی و پرداخت به موقع مالیات

 طبق ماده ۱۸۹ قانون مالیاتهای مستقیم چنانچه، سه سال متوالی ترازنامه و حساب سود و زیان دفاتر و مدارک مودی، مورد قبول قرار گرفته باشد و مالیات هر سال را در سال ارایه اظهارنامه بدون مراجعه به هیات‌های حل اختلاف مالیاتی پرداخت کرده باشد، معادل ۵% اصل مالیات سه سال مذکور علاوه بر استفاده از مزایای مقرر در ماده ۱۹۰ این قانون به عنوان جایزه خوش حسابی از محل وصولی‌های جاری پرداخت یا در حساب سنوات بعد آنان منظور خواهد شد که جایزه مزبور از پرداخت مالیات معاف خواهد بود.