تعریف حساب معین در حسابداری دستی و نرم افزار حسابداری

می‌دانیم معادله اساسی حسابداری عبارت است از: دارایی برابر است با بدهی + سرمایه

دارایی خود به سه گروه تقسیم می شود:

• دارایی جاری
• دارایی ثابت
• دارایی نامشهود

حساب معین دارایی جاری

دارایی جاری یا وجه نقد است یا قابلیت نقدشوندگی طی یک سال مالی را دارد. دارایی جاری خود به سطوح حساب زیر تقسیم می شود:

• صندوق: وجه نقد موجود در شرکت
• بانک: بانک‌هایی که شرکت در آنها حساب دارد.
• تنخواه‌گردان: برای پرداخت هزینه‌ های خرد شرکت وجهی در اختیار فردی قرار می‌گیرد. تنخواه‌گردان، جهت پرداخت هزینه‌هایی مثل قبوض عمومی، هزینه‌های پذیرایی و غیره در قبال فاکتور و صورتحساب این هزینه‌ها می‌پردازد.
• اسناد دریافتنی: چک‌هایی که از دیگران می‌گیریم.
• حساب‌ های دریافتنی: همان طلب ما از دیگران است که سندی (چک) در مقابلش دریافت نکرده‌ایم.
• پیش‌ پرداخت‌ها: وجهی که می‌پردازیم تا در آینده کالا یا خدماتی دریافت کنیم. مثلا در پیش فروش خودرو، شرکت وجهی را می‌پردازد تا در آینده خودرو بخرد.
• موجودی کالا: کالاهایی که به قصد فروش در انبار نگهداری می‌شوند.

حساب معین دارایی ثابت

زیر مجموعه های دارایی ثابت عبارتند از:

• زمین: قطعات زمین که متعلق به شرکت است. یعنی در سند مالک آن شرکت باشد.
• ساختمان: انواع ساختمان‌های متعلق به شرکت
• ماشین‌آلات: ماشین‌هایی که در خط تولید یا به طور کلی برای اهداف شرکت استفاده می‌شوند. مانند دستگاه پرس، ماشین چاپ و …
• وسایط نقلیه: خودروهای در اختیار شرکت.

حساب معین دارایی‌های نامشهود

این دارایی غیردیدنی و ناملموس است زیر مجموعه دارایی های نامشهود عبارت است از :

• سرقفلی
• حق الامتیازها
• برندها
• نرم افزارها
• حق الاختراع و حق الاکتشاف

حساب معین بدهی‌ها

به سادگی می‌توان گفت که سرفصل بدهی‌ها نشان دهنده بدهی شرکت به دیگران است که انواع آن عبارتند از :

• بدهی جاری: بدهی که در طول یکسال مالی پرداخت می شود. مثلا شرکت یک وام یکساله گرفته است.
• بدهی بلند مدت: اگر پرداخت بدهی بیش از یکسال طول بکشد بدهی بلند مدت محسوب می شود.

زیر مجموعه بدهی‌های جاری عبارت است از:

• حساب‌های پرداختنی (بستانکاران): بدهی شرکت به دیگران
• اسناد پرداختنی: چک‌های شرکت نزد دیگران
• پیش دریافت‌ها: وجهی که از دیگران دریافت کرده‌ایم تا کالا یا خدماتی به آنها ارائه دهیم.
• جاری شرکا: هرگونه واریز یا برداشتی که توسط شرکا انجام می‌گیرد در این حساب ثبت می‌شود.
• ذخائر: بدهی‌هایی که شرکت مبلغ آنها برآورد می‌کند، مثل: ذخیره مزایای پایان خدمت، ذخیره مالیات بر درآمد

حساب معین بدهی‌های بلند مدت

بدهی‌های بلند مدت به آن دسته از بدهی ها اطلاق می شود که در بیش از یک دوره مالی پرداخت خواهند شد. مانند:

• وام های پرداختنی بلند مدت
• اسناد پرداختنی بلند مدت

تا اینجا حسابها را در سطح کل بررسی کردیم. اما این نوع طبقه بندی صرفا اطلاعات مالی را به صورت کلی به ما ارائه می دهد. مثلا اگر ما در سه بانک مختلف حساب داشته باشیم، در سرفصل بانک نمی‌توانیم مانده تک تک آنها را داشته باشیم و فقط مانده کل بانکمان را خواهیم داشت. پس برای دست یافتن به اطلاعات ریزتر و دقیقتر به حساب کمکی نیاز داریم. این حساب، حساب معین است که زیر مجموعه حساب کل می باشد. خیلی ساده و کلی می‌توان گفت وقتی نام هر حساب کل را بیان کنیم به حساب معین می‌رسیم (معین پاسخ چه کسی یا چه چیزی است) مثلا در حساب کل بانک اگر بپرسیم کدام بانک و نام بانک را بیاوریم در حقیقت معین را مشخص کرده‌ایم. پس ساختار حسابمان به طور نمونه میشود : دارایی جاری— بانک— بانک سپه

اینجا بانک سپه حساب معین ماست. در حسابداری دستی ما تا همین سطح، حسابها را تعریف می‌کنیم ولی در کار با نرم افزار، حساب تفصیلی هم بعد از معین خواهیم داشت که باز جزییات بیشتری را بیان می‌کند.

در بحث حساب‌های موقت هم به همین شکل بعد از حساب کل، حساب معین را خواهیم داشت. اینجا حساب معین مشخص کننده نوع حساب موقت ماست. مثلا در سرفصل درآمد مشخص می‌کنیم چه نوع درآمدی یا در سر فصل هزینه مشخص می‌کنیم چه نوع هزینه‌ای. مثلا در مورد درآمد می‌توانیم چنین ساختاری داشته باشیم :

درآمدها…. درآمد عملیاتی… درآمد تعمیرات

در مورد هزینه‌ها با مشخص کردن مکان و نوع هزینه ساختار حساب را مشخص می‌کنیم. مثلا هزینه‌ها… هزینه‌های اداری… هزینه آب و برق باز هم تاکید می‌شود که این نحوه تعریف حساب‌ها تا سطح معین و بدون تفصیل مربوط به حسابداری دستی است. البته پیش نیاز کار نرم افزار حسابداری، روش دستی است و باید به خوبی بر آن مسلط باشید چون مفاهیم اساسی در آن نهفته است.