اپلیکیشن مدیریت پروژه چگونه باعث پیشرفت سازمان می شود؟

مهم‌ترین ویژگی که هر سازمان یا شرکتی با دارا بودن آن می تواند موفقیت های بی شماری را برای خود رقم بزند ارتباط و کار تیمی می باشد. علاوه براین اکثر کسب و کارهای امروز سعی در تقویت ارتباط تیمی بین پرسنل خود را دارند تا بتوانند به اهدافشان دست یابند برای تقویت کار تیمی در هر کسب و کاری نیاز است تا بخش مدیریت از ابزاری مناسب برای مدیریت پروژه و برنامه ریزی کارها استفاده کند.امروزه ابزار های مختلفی برای بهبود کارتیمی و پروژه موجود است که بکارگیری ابزاری مناسب دیگر لازم نیست نگران مدیریت کردن پروژه های کاریتان باشید.

اپلیکیشن مدیریت پروژه چیست؟

اپلیکیشن های مدیریت و برنامه ریزی پروژه برای نظارت بر وضعیت پروژه‌ها طراحی شده اند که مزیت های بسیاری برای شرکت های کوچک و بزرگ به همراه دارند. اپلیکیشن مدیریت پروژه در واقع یک شبکه آنلاین بین وضعیت پروژه و صاحب کسب و کار ایجاد می‌کند و دید واضحی از فرایند های پروژه می دهد که در نهایت به برنامه ریزی درست مدیر سازمان منجر می شود. پیشروی پرسنل سازمان طبق برنامه‌ ریزی مدیر باعث می‌شود پروژه در زمان مشخص شده و بدون هرگونه چالشی تکمیل شود. علاوه براین وجود چنین شبکه ‌ای برای مدیریت پروژه باعث می ‌شود کیفیت ارتباط و کار تیمی نیز به اوج برسد و هر فرد مطابق با برنامه ریزی های از پیش تعیین شده، وظایفی داشته باشد.

اپلیکیشن مدیریت پروژه ایده آل چه ویژگی هایی دارد؟

برای اینکه بتوانید بهترین اپلیکیشن مدیریت پروژه را برای سازمان خود تهیه کنید،در قدم اول باید از ویژگی های کلیدی آن آگاه باشید. هریک از این ویژگی ها به مدیرسازمان قابلیت برنامه ریزی و هماهنگی بیشتری می دهند. وجود کلیه این ویژگی ها به طور قطع نیاز است و در صورت نبود هر یک به مشکل بر خواهید خورد. به طور کلی ویژگی های مورد نیاز اپلیکیشن مدیریت پروژه به ذکر زیر می باشد:

تعیین سر رسید برای وظایف ثبت

حیاتی ترین مورد برای اپلیکیشن مدیریت پروژه و برنامه ریزی کارها، امکان تعیین سررسید و زمانی مشخص برای وظایف می باشد. اگر اپلیکیشنی برای مدیریت پروژه در نظر دارید که قابلیت تعیین سر رسید را ندارد آن را فراموش کنید و به دنبال اپلیکیشنی دیگر باشید. زیرا چنین قابلیتی به مدیران این امکان را می دهد تا قادر به زمانسنجی برای فرایند های سازمان باشند.

امکان جدا سازی وظایف پرسنل

برای اینکه در سازمان ناهماهنگی به کمترین حالت ممکن برسد، باید بتوانید وظایف هر یک از پرسنلتان را جدا کنید تا دیگر نگران چالش های مربوط به ناهماهنگ بودن تیم خود نباشید. چنین قابلیتی باعث می‌شود تمامی پرسنل بتوانند وظایف خود را تشخیص دهند و حداکثر بهره وری به اهداف سازمان نزدیک تر شوند.

مشاهده وضعیت پروژه آنلاین در هر مکان

آنلاین بودن اپلیکیشن مدیریت پروژه برای مدیران کسب و کار بسیار حیاتی می باشد. زیرا مدیر باید بتواند در هر زمان و مکانی تنها با اتصال به اینترنت بر پروژه‌های کسب و کار خود نظارت کند و وضعیت کلی آن را بسنجد. ابزارهایی وجود دارد که به صورت آفلاین وضعیت پروژه ها را نشان می دهند و اعضای تیم قادر به مشاهده درصد پیشرفت پروژه نیستند. اپلیکیشن مناسب برای مدیریت پروژه های سازمان می بایستی به صورت انلاین باشند.

امکان تغییر وضعیت پروژه

در اپلیکیشن مدیریت پروژه با انجام هر یک از فرایند های مربوط به پروژه، باید بتوان وضعیت پروژه تا تغییر داد تا اعضای تیم از انجام کارهای تکراری پرهیز کنند. عموما در اپلیکیشن های مناسب برای مدیریت پروژه بخش‌های گوناگونی وجود دارد تا مراحل پروژه‌ها را تعریف شود. و این قابلیت در ابزارهای مدیریت به شکل های مختلف است.

اپلیکیشن مدیریت پروژه چه مزیایی برای سازمان ها به همراه دارد؟

شاید برای شما نیز این سوال پیش بیاید که اپلیکیشن مدیریت پروژه به چه منظور در شرکت های کوچک و بزرگ استفاده می شود؟ چنین ابزارهایی عمدتاً به فعالیت های بسیاری در مدیریت میانی رسیدگی می‌کنند و برای مدیریت و نظارت بر شاخص‌های عملکرد پروژه های کاری شرکت شما بخشی حیاتی می باشند.بنابراین به عنوان مدیر یا سرپرست یک تیم باید مطمئن شوید که پروژه‌های کاری شمابه طور کارآمدتری انجام می شود و در نهایت شمارا به هدفتان می رساند. مزایایی که اپلیکیشن مدیریت پروژه برای سازمان ها ایجاد می کند به ذکر زیر است:

• بهبود ارتباط بین اعضای تیم
• اشتراک گذاری اسناد مربوط به پروژه
• مستند سازی آسان تر گزارش ها
• ارجاع وظایف بین پرسنل
• مدیریت و کنترل تمامی فرایند های پروژه

بهترین اپلیکیشن های مدیریت پروژه

زمانی که مشغول به انجام پروژه ای بزرگ هستید، لیست کارهایی که باید انجام دهید ممکن است بهم ریخته شود. اگر اپلیکیشن مدیریتی شما ناکارآمد بوده و دارای نقاط ضعف بسیاری باشد، مدیریت پروژه های سازمان غیر ممکن می شود و در نهایت بهم ریختگی وظایف باعث کاهش بهره وری پرسنل می شود.در ادامه به پنج تا از بهترین اپلیکیشن های برنامه ریزی و مدیریت پروژه آشنا می شویم و به بررسی هر یک می پردازیم.

اپلیکیشن Notion

اپلیکیشن Notion ابزاری یکپارچه برای مدیریت پروژه و برنامه ریزی کارها می باشد. این اپلیکیشن حول صفحات و مانند پایگاه های داده ساخته شده است. در هر صفحه ایجاد شده، می‌توانید محتوایی مانند متن، تصاویر، پیوندها و غیره اضافه کنید. هنگامی که پروژه خود را تعریف کردید، می توانید وظایف مربوط به هر شخص را با تعیین سر رسید تقسیم کنید. و همچنین می توانید ویژگی های سفارشی مانند "نام عضو تیم" یا "وضعیت فعلی پروژه" را برای کمک به پروژه تعریف شده اضافه کنید. ویژگی های اپلیکیشن مدیریت پروژه Notion به ذکر زیر می باشد:

• تعریف پروژه های کاری
• ارجاع وظایف
• تعیین سررسید برای وظایف
• تقویم میلادی
• قابل پیاده سازی در پلتفرم های اندروید،IOS و وب دسکتاپ

اپلیکیشن Asana

اپلیکیشن آسانا (Asana) یکی دیگر از اپلیکیشن های شناخته شده برای مدیریت پروژه و برنامه ریزی کارها می باشد. این اپلیکیشن مدیریتی به شکلی طراحی شده است که تیم اعضای تیم می توانند فعالیت های مربوط به پروژه خود را سازماندهی ، زمانبندی و کنترل کنند. تماس های ویدئویی با کیفیت بالا، ردیابی پروژه، ایجاد چک لیست های کاری، تنظیم یادآور برای وظایف ، ثبت گزارش کار روزانه از ویژگی های اصلی آسانا می باشد.

اپلیکیشن nTask

این اپلیکیشن مدیریت پروژه فعالیت های روزانه سازمان را در قالب وظایف جدا می کند. هر یک از این وظایف شامل ویژگی هایی مانند چک لیستی از موارد مربوط به وظایف، تاریخ شروع و پایان و ثبت یادآور می باشند. با قابلیت ردیابی زمان، می توانید جلسات خود را برنامه ریزی کنید و از اینکه هر جلسه چه مقدار زمان صرف کرده مطلع شوید، علاوه بر جزئیات استاندارد مانند تاریخ، زمان و مدت، می‌توانید جلسات را با وظایف مورد نظر مرتبط کنید. بدین ترتیب، برای برنامه ریزی جلسات نیازی به جابجایی وظایف و ثبت مجدد آنها ندارید.

اپلیکیشن Basecamp

Basecamp اپلیکیشنی برای بهبود ارتباط تیمی و مدیریت صحیح پروژه ها می باشد که به مدیران در سازمان‌دهی فعالیت های پروژه و بهبود ارتباطات پرسنل کمک می‌کند..این ابزار مدیریت پروژه علاوه بر اجرا بر اندروید و IOS بر روی نسخه دسکتاپ نیز قابل پیاده سازی می باشد ؛ علاوه براین اپلیکیشن مدیریت پروژه Basecamp رابط کاربری حرفه ای و در عین حال ساده ای دارد. اگر به ‌طور مداوم از آن برای مدیریت پروژه های خود استفاده کنید، بهبود روابط تیمی و افزایش بهره وری را در سازمان خود مشاهده می کنید. با استفاده از Basecamp می‌توانید پروژه‌های بزرگ و دشوار را به بخش‌های کوچک تقسیم نمایید و بدون چالش های مدیریتی آن را پیش ببرید..

 اپلیکیشن مدیریت پروژه تسکینو

اپلیکیشن مدیریت پروژه تسکینو یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین فارسی می باشد که با بکار گیری آن می‌توانید وظایف مربوط به پروژه را با در نظر گرفتن مهارت های اعضای تیمتان، تقسیم کنید. علاوه براین می توانید از مقدار زمانی که برای هر بخش از پروژه صرف شده از آگاه شوید و در صورت نیاز تغییرات مورد نظر را ایجاد کنید. همچنین با اپلیکیشن مدیریت پروژه تسکینو در پایان هر پروژه می توانید پرسنل خود را بر اساس عملکردشان ارزیابی کنید و پاداش هایی برای آنها در نظر بگیرید. اپلیکیشن مدیریت پروژه فارسی تسکینو همان ابزاریست که هر مدیری برای کنترل فعالیت های سازمان و هدایت پرسنل به آن نیاز دارد. اپلیکیشن هایی مانند Base camp، nTask Nation و Asanana از زبان فارسی پشتیبانی نمی کنند و به همین علت برای سازمان های داخلی کارآمد نیستند زیرا پرسنل را دچار سردرگمی می کنند. به طور کلی قابلیت های اپلیکیشن مدیریت پروژه تسکینو به ذکر زیر می باشد:

• قابل اجرا در پلتفرم های اندروید،IOS و وب دسکتاپ
• امکان ثبت پروژه های کاری
• ثبت وظیفه برای اعضای تیم
• زمانبندی وثبت یادآور برای وظایف
• امکان ثبت پیگیری روند انجام کارها
• ارزیابی عملکرد پرسنل طی پروژه های مختلف
• مدیریت و نظارت بر فعالیت های تیمی و شخصی
• رابط کاربری فارسی زبان و حرفه ای
• امکان تهیه گزارشات تحلیلی سیستم