نکات مهم مدیریت وظایف و برنامه ریزی کارها و فعالیتها

مدیریت وظایف فرآیند نظارت بر وظایف ،فعالیتها، پروژه ها و کلیه کارها و امروی است که شرکت ، سازمان و یا  گروه های کاری از طریق مراحل مختلف آنها از ابتدا تا انتها انجام می دهند . این فرآیند شامل تصمیم گیری مناسب برای وظایف شما ، برای تطبیق با تغییراتی است که می تواند در لحظه رخ دهد، و هدف نهایی شما تکمیل موفقیت آمیز وظایفی و کارهایی است که به شما واگذار شده،است. مدیریت وظایف همچنین به معنای مدیریت موثر تمام جنبه های یک کار مانند بودجه، زمان، محدوده، منابع، تکرار و غیره است.

مدیریت پروژه در مقابل مدیریت وظیفه

مدیریت پروژه فرآیند مدیریت یک پروژه ای است که دارای تاریخ شروع و پایان ثابت در طی مراحل مختلف برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بسته شدن پروژه است. هدف یک پروژه اجرای یک هدف نهایی خاص با انجام چندین مورد کاری قابل مدیریت برای دستیابی به آن است و به این موارد کاری وظایف می گویند.

مدیریت وظایف فرآیند مدیریت یک کار فردی از زمان شروع تا پایان است. یک کار لزوماً نباید هدف یا حتی مهلت خاصی داشته باشد. گروهی از وظایف با هم به اجرای یک پروژه کمک می کنند. بنابراین مدیریت وظیفه ذاتاً تابعی از مدیریت پروژه است.

مدیران پروژه به طور کلی چندین پروژه با اولویت های مختلف دارند که به طور همزمان اجرا می شوند. مدیریت موفقیت آمیز آنها مستلزم به تحلیل مناسب روابط و وابستگی هایی است که بین افردا مختلف آن وجود دارد. از سوی دیگر مدیریت وظایف شامل تمرکز فردی در تکمیل کار است. هم مدیریت پروژه و هم مدیریت وظایف نیاز به مشارکت و مدیریت گروهی دارند

چگونه وظایف را مدیریت کنیم؟

اولویت بندی: مهمترین جنبه مدیریت کارها اولویت بندی است. اولویت بندی کمک می کند تا با حفظ محدودیت های برنامه ریزی شده، تمام وظایف درگیر به طور موثر انجام شود.

ردیابی نقطه عطف: که ایجاد اهداف روشن برای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه ضروری است. اگرچه برای مدیریت کار، هدف نهایی ضروری نیست، تعریف نقاط عطف به انگیزه تیم ها برای اجرای موفقیت آمیز وظایف کمک می کند.

مدیریت برنامه: اطمینان از اینکه کار شما به موقع انجام می شود چیزی است که بر سلامت کلی پروژه تأثیر می گذارد. در اینجا تعیین چارچوب زمانی مناسب با تخمین تلاش انجام شده کلیدی است.

تخصیص منابع: مدیریت بهینه منابع گام بعدی برای اطمینان از مدیریت کارآمد است. بسته به بودجه و برنامه، استعداد و میزان منابع مناسب را برای انجام کار اختصاص دهید.

همکاری: برای تمام مراحل ذکر شده در بالا، همکاری کلیدی است. در حالی که کار تیمی معمولاً به معنای انجام کار بیشتر است، همگام نگه داشتن اعضای تیم می تواند دشوار باشد. نرم افزار مدیریت وظایف برای تیم ها می تواند به شما کمک کند تا تیم خود را در ارتباط نگه دارید.

مدیریت وظیفه برای چه کسی است؟

سیستم های مدیریت وظیفه به نفع هر کسی است که وظایفی برای انجام دادن دارد - یعنی همه. افرادی که مدیریت پروژه و وظایف را دنبال می‌کنند می‌توانند در دسته‌های کلی زیر قرار بگیرند:

رهبران پروژه

در مورد میزان آزاد یا شلوغ بودن اعضای تیم خود به‌روز باشید و بر این اساس کار را محول کنید.

تیم ها

مدیریت کار برای تیم ها به تفویض وظایف در یک تیم کمک می کند و اعضای تیم را برای کار سازنده در جهت یک هدف مشترک هماهنگ می کند.

مدیریت وظایف شخصی

به‌روزرسانی‌ها و اعلان‌های فوری را در مورد تمام کارهای انجام شده توسط اعضای تیم خود دریافت کنید.

چرا به ابزار مدیریت وظایف نیاز دارید؟

از برنامه ریزی کار گرفته تا مدیریت، نرم افزار مدیریت وظیفه به شما کمک می کند تا هر قسمت از اطلاعات مربوط به پروژه خود را ثبت و ردیابی کنید. توانایی پیگیری وظایف، ضرب‌الاجل‌ها، جلسات و مسئولیت‌های تیمی، نرم‌ افزار مدیریت کار را به ابزاری حیاتی برای نیازهای کسب‌وکار شما تبدیل می‌کند. اگر مشکلی پیش آمد، فقط یک کلیک برای به دست آوردن بینش در مورد منبع دقیق مشکل، در دست گرفتن کنترل فورا و ایجاد تغییرات برای بهبود موفقیت آمیز جریان کار نیاز است. ویژگی‌های همکاری اضافی مانند گپ، تالار گفتمان و داشبورد به کل تیم شما کمک می‌کند تا در ارتباط بوده و از آخرین پیشرفت‌ها مطلع شوند.

مزایای استفاده از ابزار مدیریت وظایف

مدیریت وظایف به شما کمک می کند تا وظایف را با استفاده از کدهای رنگی سازماندهی، اختصاص دهید و اولویت بندی کنید

با کمک نمودارهای گانت، به شما کمک می کند تا پیشرفت خود را کنترل کرده و نقاط عطف را مشخص کنید تا پروژه خود را در برنامه نگه دارید.

به شما امکان می دهد اهداف تعیین کنید، نتایج قابل تحویل را پیگیری کنید و ضرب الاجل ها را مدیریت کنید

برنامه های جامع و قابل تنظیم را برای تسهیل گردش کار بدون وقفه ارائه می دهد

نیازی به به خاطر سپردن تمام وظایف خود را از بین می برد و با یادآوری به موقع شما را در مسیر خود نگه می دارد

گزینه‌های قابل تنظیم به شما کمک می‌کنند با آنچه راحت می‌بینید کار کنید

چگونه نرم افزار مدیریت وظایف مناسب را انتخاب کنیم؟

بسته به هدف، محدوده قیمت، محیط کار موجود و پلتفرم ترجیحی، چندین ابزار مدیریت پروژه و کار در دسترس است. از چک لیست های ساده که ممکن است حتی نیازی به اتصال به اینترنت نداشته باشند تا یک نرم افزار مدیریت وظایف پروژه تمام عیار، قابلیت ها متفاوت است. گزینه‌های نرم‌افزاری نیز وجود دارد که برای صنایع خاصی مانند ساخت‌وساز، فناوری اطلاعات یا آموزش یا عملکردهای خاصی مانند مدیریت وظایف crm مناسب است.

نرم افزار مدیریت وظایف و کارهای داده سامان یک ابزار آنلاین مدیریت وظایف است که به شما امکان مدیریت کارها و فعالیتها را می دهد. همچنین مدیر هر بخش می تواند وظایف مختلفی را به کارمندان ارجاع و با استفاده از گزارشات ارائه شده در نرم افزار در جریان نحوه فعالیت و روند پیشرفت وظایف محول شده قرار گیرد. با استفاده از این نرم افزار ،مدیران سازمان قادر خواهند بود با صرفه جویی در زمان، مدیریت صحیح  وظایف بر حسب اولویت و ضرورت انجام، گام های موثری در جهت افزایش بهره وری و رشد و توسعه سازمان بردارند.