بهترین نرم افزار مدیریت کارها و برنامه ریزی در شرکت های کوچک

اخیرا بسیار از مشاغل، کارهای خود را به صورت دورکاری انجام می دهند و زیرساخت های ابری (cloud) نیز رواح بسیار زیادی پیدا کرده به طوری که شرکتها و کسب و کارها ترجیح می دهند اطلاعات و بانک اطلاعاتی خور را به صورت سرور های ابری و cloud تهیه نمایند  استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف در شرکت های کوچک، ارزش بسیار زیادی پیدا کرده و همگی به دنبال برنامه ریزی و مدیریت کارها و فعالیتهای سازمان خود هستند ، این امر باعث شده اهمین استفاده از ابزار و نرم افزار ها و اپلیکیشن های برنامه ریزی بالا رفته و این ابزار جایگاه ویژه ای در شرکتها داشته باشند . شرکتهای کوچک به دلیل مدیریت متمرکز تر مستعد استفاده هر چه بیشتر از ابزار های برنامه ریزی و مدیریت تیم (تیم ورک) هستند . به همین منظور همگی در تلاشند که از کمترین امکانات موجود بیشترین خروجی و بازدهی را دریافت نمایند .

نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف به شما به عنوان مدیر و صاحب کسب و کار و اعضای تیم تان کمک می کند تا وظایف، کارها و فعالیتهای واگذاری شده و پروژه های طولانی مدت خود را مدیریت کرده و منجر به افزایش بهری وری در کسب و کار شما خواهد شوند . همچنین با ارائه راهکار های موثر ،کارها را به ساده ترین و بهترین شکل ممکن پیش می برد. با داشتن یک از نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف مناسب ، مدیریت و پیگیری کار صحیح تر ، اصولی تر ، دقیق تر و کارآمد تر می شود و خروجی گزارشات و زمان سنجی ها ، کارسنجی ها به واقعیت نزدیک تر می گردد. اهمیت مدیریت و معنای آن (البته نه به کنترل و نظارت بیهوده بر پرسنل) زمانی ارزش بیشتر خواهد داشت که تمام این نظارت ها و کنترل ها به یک خروجی مناسب و کارآمد منتهی شوند ، در غیر اینصورت وقت تلف کردنی بیش نمی باشد . وقت تلف کردنی که در نهایت باعت دلسری مدیر تیم و کارکنان و همکاران خواهد شد.

در هر نوع از نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف  می توانید بدون نگرانی نسبت به از دست دادن اطلاعات، وظایف را به اعضای تیم خود ارجاع دهید. با استفاده از از نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف  می توانید در مصرف زمان صرفه جویی کنید. این نرم افزار کارهایی مانند، به اشتراک گذاشتن اسناد، برقراری ارتباطات مؤثر، امکان مدیریت کار در هر لحظه، ردیابی زمان و … را به نحو احسن انجام می دهد. از نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف  مناسب باید ویژگی هایی نظیر تقویم، ثبت کارهای تکرارشونده و ارجاع دادن وظایف را داشته باشد. استفاده از این قابلیت ها باعث می شود مدیریت پروژه شفاف تر و آسان تر باشد انجام شود.

چگونه  بهترین نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف برای کسب و کارهای کوچک که متناسب با نیازهایمان است را انتخاب کنیم؟ نرم افزاری جامع ، ساده ، با کارایی بالا و دقت هر چه بیشتر در گزارشات ؟ نرم افزار و ابزاری که ساده باشد ، کارایی بالایی داشته باشد و در عین حال بیشترین خدمت را به کسب و کار انجام دهد . اصولا نرم افزارها و ابزار مدیریت کار و وظایف نرم افزارهای شلوغی هستند »» اصلاحا فرم های متعددی دارند ، البته نمی توانیم از این موضوع غافل شویم که نیاز این گونه نرم افزارها به این شکل است که می بایست اطلاعات دقیقی در فرم ها و صفحات نرم افزار وارد شود تا گزارشات دقیق تری ارائه دهند. داشتن نسخه موبایل اپلیکیشن برنامه ریزی و مدیریت کارها نیز می تواند در انتخاب یک ابزار مناسب بسیار مؤثر باشد. نسخه اپلیکیشن برنامه ریزی به دلیل در دسترس بودن در تلفن های همراه همیشه و همه جا در اختیار کاربران می باشد و هر لحظه می توان به برنامه ریزی ها و روند پیشرفت وظایف و فعالیت ها نظارت داشت.  ما در این پست سعی کرده ایم برخی از ویژگی های ابزارهای مدیریت وظایف را برای شما توضیح دهیم ، البته نمی توان انکار کرد که توضیح کامل هر یک از ابزارهای موجود زمان بسیار زیادی را مصرف خواهد کرد و شاید نتوان به ریزترین امکانات هر یک از این نرم افزارها پرداخت . 

نرم افزار HeySpace دارای دو بخش مدیریت ارتباطات و مدیریت وظایف است. این نرم افزار تا تعریف 5 کاربر رایگان است و هیچ محدودیتی برای بارگذاری فایل ندارد.با این حساب این نرم افزار گزینه مناسبی برای شرکت های کوچکی است که در انجام کارهای روزانه و انجام پروژه های کوچک خود به کمک نیاز دارند.

با استفاده از Mockplus همه طراحان، توسعه دهندگان، مدیران محصولات و اعضای پروژه می توانند در یک بخش با هم کار کنند.این نرم افزار به شما کمک می کند تا وظایف را ایجاد و به کارکنان مرتبط ارجاع دهید. همچنین می توانید سررسیدها را تعیین و آنها را به راحتی طبقه بندی کنید. حتی می توانید صفحات مربوط به پروژه را برای همکاران خود بفرستید تا کنترل کامل بر روند انجام کار داشته باشید.

Bitrix24 یک نرم افزار کاربردی است که به مدیریت بسیاری از کارها و پروژه ها کمک می کند. این نرم افزار با وجود امکاناتی مانند  برنامه ریزی و ظایف و روند انجام کارهارا آسان تر می کند. بسیاری از مدیران پروژه استفاده از این نرم افزار را توصیه می کنند، اما معمولا تیم ها و شرکت های بزرگ از این نرم افزار استفاده می کنند.

Hitask یک پلتفرم برای مدیریت وظایف است که امکاناتی مانند ایجاد پروژه ی جدید، ارجاع وطایف به افراد مختلف، اشتراک گذاری اطلاعات، ارسال اعلانات و هشدارهای مربوط به پروژه، دسترسی آسان به پرونده ها و تقویم مشترک را دارد. استفاده از این نرم افزار بسیار آسان و کاربردی است. در این نرم افزار همچنین می توانید اطلاعات و فایل های مورد نیاز ضمیمه کنید.

Infolio یک نرم افزار مبتنی بر همکاری تیمی (نرم افزار مدیریت تیم) است. این نرم افزار به شما امکان کنترل و بررسی مقدار پیشرفت وظایف و کارها را در قالب های کانبان می دهد. علاوه بر این امکاناتی مانند تقویم و جدول زمان بندی و … را نیز دارد و  امکان سفارش سازی را برای مدیریت آسان تر وظایف ارائه می دهد.

Airtable ابزاری برای مدیریت کارها و وظایف به صورت صفحه گسترده است که باعث می شود تمامی اطلاعات موردنیاز شما به طور شفاف در یک جدول قابل مشاهده باشد. شما با استفاده از این نرم افزار می توانید پروژه خود را به راحتی برنامه ریزی کنید. با وجود ویژگی های خوب این نرم افزار، همه اعضای تیم کارها و فعالیت های خود را با توجه به میزان اولویت پروژه ها ثبت می کنند.

Pipefy یک سیستم مدیریت وظایف و کارها است که در سازماندهی و کنترل جریان کار به شما کمک می کند. می توانید وظایف و کارها را به راحتی به اعضای تیم خود واگذار و مهلت زمانی اتمام آن کار تعیین کنید. در Pipefy هر پروژه به چند بخش تقسیم میشود و با استفاده از روش کانبان مدیریت می شود. Pipefy یک ناظر بسیار خوب بر وظایف است و کاربردهای شرکتی و سازمانی جامع و پیشرفته تری مانند سفارشی سازی ، پیاده سازی اتوماسیون داخلی ، بوجود آوردن یکپارچگی و به اشتراک گذاشتن صفحات ورود اطلاعات را نیز ارائه می دهد. 

 ClickUp یک نرم افزار عالی برای انواع تیم ها در هر اندازه است. نرم افزار قابلیت تنظیم با نیازهای شما را دارد و با استفاده از قابلیت های مختلف به مدیریت و سازماندهی کارهای شما کمک می کند. نرم افزار مورد بحث می تواند جایگزینی ساده و راحت برای کارهای موجود شما باشد. برای تیم های کوچک نیز بسیار عالی خواهد بود زیرا می توانند از بین ویژگی های پیشرفته، امکانات مورد نظر خود را  انتخاب کنند. به همین دلیل از شلوغ بودن صفحات و فرم ها پرهیز شده و به راحتی کارها و فعالیتها مدیریت خواهد شد. در این بین می بایست کارهای خود و تیم خود را مشخص نمایید . دقت در تنظیم و معرفی صحیح و زمان سنجی درست برای تیم مهم تر از ارجاع متعدد کارهاست  . کار خود و تیم را مشخص نمایید ارجاع کار را شروع نمایید و وظایف هر شخص و گروه کاری را با وسواس زیاد مشخص نمایید. . در عین حالی که کارها ، وظایف و پروژه های شما در حال رشد و پیشرفت هستند، می توانید از ویژگی های پیشرفته تری مانند ارزیابی و ردیابی زمان و زمانسجی کارها استفاده کنید.

یکی از رایج ترین سوالاتی که مدیران، صاحبان کسب و کار و حتی کاربران شخصی مطرح می کنند این است که بهترین نرم افزار مدیریت وظایف کدام است؟ پاسخ این سوال برخلاف تصور بسیاری از افراد، نام یک نرم افزار مشخص نیست. واقعیت این است که بهترین نرم افزار مدیریت وظایف ابزاری است که بتواند نیازهای واقعی شما را پوشش دهد و متناسب با شیوه مدیریت، ساختار سازمان، تعداد اعضای تیم و نوع فعالیت های روزانه شما باشد.

امروزه با رشد سریع فناوری و افزایش تعداد نرم افزارهای مدیریت وظایف، انتخاب یک ابزار مناسب نسبت به گذشته دشوارتر شده است. هر نرم افزار امکانات و قابلیت های متفاوتی ارائه می دهد و ممکن است برای یک سازمان بسیار مناسب باشد اما برای کسب و کاری دیگر پاسخگوی نیازها نباشد. به همین دلیل، هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت وظایف باید ابتدا نیازهای سازمان، فرآیندهای کاری، نحوه ارتباط بین اعضای تیم و اهداف مدیریتی خود را به دقت بررسی کنید.

یک نرم افزار مدیریت وظایف حرفه ای باید فراتر از ثبت چند فعالیت ساده عمل کند. این نرم افزار باید بتواند فرآیند برنامه ریزی، اجرا، پیگیری، گزارش گیری و ارزیابی عملکرد را به صورت یکپارچه در اختیار کاربران قرار دهد. همچنین استفاده از آن باید ساده، سریع و قابل فهم باشد تا تمامی اعضای سازمان بتوانند بدون نیاز به آموزش های پیچیده از امکانات آن استفاده کنند.

از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار مدیریت وظایف می توان به ثبت و زمان بندی وظایف، تعیین اولویت، ارجاع کار به اعضای تیم، مدیریت پروژه ها، ثبت گزارش فعالیت، یادآورهای هوشمند، اعلان های درون برنامه ای، داشبورد مدیریتی، گزارش های تحلیلی، چک لیست، مدیریت جلسات، حضور و غیاب، تقویم کاری، امنیت اطلاعات، سطوح دسترسی کاربران و امکان استفاده در موبایل و نسخه وب اشاره کرد. هرچه این امکانات در کنار یکدیگر و به صورت یکپارچه ارائه شوند، مدیریت سازمان نیز ساده تر و دقیق تر خواهد بود.

بسیاری از کسب و کارها هنوز فعالیت های خود را با دفتر، فایل های اکسل، پیام رسان ها یا تماس های تلفنی مدیریت می کنند. این روش ها علاوه بر اینکه زمان زیادی از مدیران و کارکنان می گیرند، احتمال فراموش شدن وظایف، انجام نشدن فعالیت ها، دوباره کاری، تداخل مسئولیت ها و کاهش بهره وری را نیز افزایش می دهند.

استفاده از یک نرم افزار مدیریت وظایف باعث می شود تمامی فعالیت های سازمان در یک محیط متمرکز ثبت شوند. مدیران در هر لحظه می توانند وضعیت پروژه ها، میزان پیشرفت کارها، عملکرد کارکنان، زمان انجام فعالیت ها و میزان تاخیر هر وظیفه را مشاهده کنند و تصمیم های مدیریتی دقیق تری بگیرند. این موضوع علاوه بر افزایش نظم سازمانی، موجب صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری تیم خواهد شد.

در شرکت داده سامان سپهر، با بررسی نیاز صدها کسب و کار و تحلیل نقاط قوت و ضعف نرم افزارهای مختلف مدیریت وظایف، تلاش کرده ایم تمامی امکانات مورد نیاز سازمان ها را در یک راهکار جامع با نام تسکینو گردآوری کنیم. هدف از طراحی تسکینو تنها ثبت وظایف نبوده، بلکه ایجاد یک بستر کامل برای مدیریت فعالیت های فردی، تیمی و سازمانی است تا مدیران بتوانند تمامی فرآیندهای کاری خود را از طریق یک نرم افزار واحد کنترل کنند.

تسکینو با رابط کاربری کاملا فارسی و طراحی ساده، امکان استفاده برای انواع کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ را فراهم کرده است. همچنین افراد می توانند برای مدیریت فعالیت های شخصی، برنامه ریزی روزانه و پیگیری اهداف فردی نیز از این نرم افزار استفاده کنند.

تسکینو امکانات متنوعی را در اختیار کاربران قرار می دهد که مهم ترین آن ها عبارت اند از:

• ثبت، دسته بندی و زمان بندی انواع وظایف
• تعیین اولویت برای هر فعالیت
• ارجاع وظایف به اعضای تیم
• تعریف پروژه و مدیریت مراحل اجرای آن
• ثبت گزارش فعالیت و گزارش کار روزانه
• داشبورد مدیریتی برای مشاهده وضعیت تمامی وظایف
• نمودارهای تحلیلی پیشرفت پروژه ها
• چک لیست های هوشمند
• یادآورهای خودکار
• ارسال اعلان از طریق برنامه، ایمیل و پیامک
• مدیریت جلسات و رویدادهای سازمانی
• تقویم شمسی داخلی
• حضور و غیاب مبتنی بر موقعیت جغرافیایی
• تعیین سطح دسترسی کاربران
• گفتار به متن برای ثبت سریع اطلاعات
• نسخه اندروید، iOS و وب دسکتاپ
• امنیت بالا و نگهداری متمرکز اطلاعات

تمامی این امکانات به صورت یکپارچه در کنار هم قرار گرفته اند تا کاربران نیازی به استفاده از چندین نرم افزار مختلف نداشته باشند.

یکی از مهم ترین مزیت های تسکینو، یکپارچه بودن امکانات آن است. بسیاری از نرم افزارهای موجود تنها بخشی از نیازهای سازمان را پوشش می دهند و مدیران مجبور هستند برای مدیریت پروژه، حضور و غیاب، گزارش گیری یا یادآوری فعالیت ها از چند سامانه مختلف استفاده کنند. این موضوع علاوه بر افزایش هزینه ها، باعث پراکندگی اطلاعات نیز می شود.

در تسکینو تمامی اطلاعات در یک محیط واحد ثبت می شوند. مدیران می توانند از مرحله تعریف پروژه تا ثبت وظایف، ارجاع فعالیت ها، کنترل حضور کارکنان، بررسی گزارش های روزانه، مشاهده عملکرد افراد و تحلیل پیشرفت پروژه ها را تنها از طریق یک سامانه انجام دهند. این یکپارچگی باعث افزایش سرعت تصمیم گیری، کاهش خطاهای مدیریتی و بهبود هماهنگی بین اعضای تیم می شود.

تسکینو تنها برای شرکت های بزرگ طراحی نشده است. این نرم افزار برای استارتاپ ها، شرکت های خصوصی، سازمان های دولتی، مراکز آموزشی، فروشگاه ها، شرکت های خدماتی، تیم های پروژه محور، مجموعه های تولیدی و حتی استفاده شخصی نیز کاربرد دارد. انعطاف پذیری بالای نرم افزار باعث شده هر مجموعه متناسب با نیاز خود از امکانات آن استفاده کند و بدون پرداخت هزینه های اضافی، فرآیندهای کاری خود را مدیریت نماید.

نسخه فعلی تسکینو به صورت کامل برای کاربران فارسی زبان توسعه یافته و تمامی بخش های آن بر اساس نیاز سازمان های ایرانی طراحی شده است. با این حال، برنامه توسعه این نرم افزار تنها به بازار داخلی محدود نمی شود. تیم توسعه داده سامان سپهر در حال آماده سازی نسخه های چندزبانه از جمله انگلیسی و عربی است تا در آینده نزدیک امکان استفاده از تسکینو برای کاربران بین المللی نیز فراهم شود. این رویکرد نشان دهنده چشم انداز بلندمدت این محصول و تلاش مستمر برای توسعه قابلیت ها، افزایش کیفیت خدمات و پاسخگویی به نیازهای طیف گسترده تری از کاربران است.

اگر به دنبال یک نرم افزار مدیریت وظایف هستید، بهتر است به جای تمرکز بر نام برندها، امکانات، یکپارچگی، امنیت، سادگی استفاده، قابلیت توسعه و میزان انطباق نرم افزار با نیازهای سازمان خود را بررسی کنید. تسکینو با گردآوری مجموعه ای کامل از ابزارهای مدیریت وظایف، پروژه، گزارش کار، حضور و غیاب، یادآورها، چک لیست ها، مدیریت رویدادها و گزارش های مدیریتی، تلاش کرده است تمامی نیازهای کاربران را در قالب یک نرم افزار جامع برطرف کند. نتیجه این رویکرد، افزایش بهره وری، کاهش اتلاف زمان، بهبود هماهنگی تیم ها و کمک به مدیران برای تصمیم گیری دقیق تر و مدیریت هوشمندانه تر فرآیندهای کاری است.