مدیریت پروژه چیست؟ و مدیر پروژه چه وظایفی دارد؟

شاید برای شما هم این سوال پیش آمده باشد، مدیریت پروژه چیست؟!! معنا و مفهوم مدیریت و نظارت بر پروژه چیست؟ نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟  در همه سازمان ها پروژه‌هایی وجود دارد که هر کدام ‌دارای هدف خاصی هستند و باید در زمان خاصی شروع و پایان یابند. برای همین باید نکات زیادی را در مورد مدیریت پروژه رعایت کرد. مدیریت پروژه درست و اصولی می‌تواند باعث رشد و پیشرفت سازمان شود، در صورتی‌که مدیریت اشتباه آن باعث هدر رفتن سرمایه و بودجه سازمان می شود.  امروزه این رشته به یکی از محبوب ترین رشته‌های دانشگاهی نیز تبدیل شده چراکه هم در آمد خوبی دارد و هم برای کسب و کارهای خصوصی بسیار مفید است .

مدیر پروژه کیست؟

 مدیران پروژه وظیفه برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و جهت‌دهی پروژه‌های خاص برای یک شرکت دارند و از این اطمینان حاصل می کنند که این پروژه‌ها به در زمان مشخص شده و با کمک بودجه‌ی در نظر گرفته‌شده، به اتمام برسند.مدیران پروژه اهداف خود را مشخص می کنند و از مهارت های خود برای ایجاد یک حس مشترک در تیم پروژه استفاده می کنند.یک مدیر پروژه به آسانی می تواند بر روی جزئیات کوچک ولی مهم تمرکز و تیم را در مسیر درست راهنمایی کند که این امر موجب افزایش موفقیت پروژه می شود.امروز مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی، مدیریت پروژه را به عنوان استراتژی که برای موفقیت پروژه ها ضروری است،لازم میدانند.

موارد کلیدی درخصوص مدیریت پروژه

تفاوتی ندارد که طراح یک سایت هستید یا طراح اتوموبیل، در هر صورت به‌منظور مدیریت هر پروژه اعم از کوچک یا بزرگ، نیاز به برنامه ریزی و نظارت دقیق مدیر پروژه دارد. با وجود این موضوع که مراحل مدیریت پروژه ویژگی‌های مختلفی دارند اما در اکثر مواقع به یکدیگر مرتبط می باشند. برای مثال برنامه‌ریزی پروژه، اغلب با برآورد «مقدار بودجه» و «تاریخ اتمام‌کار» اغاز می شود. بعد از آن در مراحل مشخص کردن اهداف پروژه و پیاده سازی آن ها، باید جزئیات پروژه را برای پرسنل خود تعریف کنید. با بکارگیری این مراحل، اطلاعات جدیدی در خصوص مدیریت پروژه کسب خواهید کرد که منجر به  درک واضح‌تری از هدف اصلی پروژه می شود. با این حال علاوه بر مشخص کردن اهداف پروژه، مجدد باید مقدار سرمایه صرف شده و تاریخ اتمام پروژه را اصلاح کنید.

تعیین مشکل اصلی پروژه

قبل از شروع پروژه، باید زمانی را برای بررسی دقیق مشکل اصلی پروژه اختصاص دهید. مشکل اصلی همیشه شفاف و قابل تشخیص نیست! برای افزایش موفقیت پروژه، نباید به مشکلات قابل مشاهده‌ اکتفا کنید، بلکه باید با یک بررسی دقیق ، مشکلات مهمی را که سازمان در تلاش برای شناسایی آن ها است را پیدا کنید. برای مثال ممکن است یکی از مشکلات سازمان این باشد: «ما نمی‌توانیم در جمع آوری و استخراج داده‌ها سریع عمل کنیم» یا «من باید گزارش های بسیاری را بررسی کنم تا یک به‌ روزرسانی از آخرین درخواست های مشتریان داشته باشم.» قبل از طراحی پایگاه‌داده پروژه، ابتدا باید سوالاتی مانند: چه نوع اطلاعاتی مورد نیاز است، چه کاری روی این داده ها انجام خواهد شد ، انجام این فعالیت ها در چه حد ضروری است و مواردی مانند این را مطرح کنید.

شناسایی ذی‌نفعان

در هنگام تکمیل کارهای پروژه باید ذی‌نفعان را شناسایی کنید. با انجام این کار، مشکل اصلی پروژه شما بسیار شفاف تر خواهد شد. این امر بدان معناست که باید به عنوان مدیر پروژه مشخص کنید چه افرادی ممکن است تحت ‌تأثیرنتایج پروژه قرار بگیرند، چه افرادی منابعی مانند نیروی انسانی، فضا، زمان، ابزار را توزیع خواهند کرد، همچنین باید بدانید چه کسانی از خروجی‌های پروژه استفاده می کنند و چه کسانی از مزایای پروژه شما بهره مند خواهند شد. ذی نفعان با شما همکاری میکنند تا تاثیر موفقیت پروژه را درک کنید. از ذی نفعان خود بخواهید تا انتظارات خود را از پروژه شما مشخص کنند و به شرکت در کدام بخش آن تمایل بیشتری دارند. اگر ذی‌نفعان در اواسط  پروژه تغییر کنند، باید خودتان را برای تعامل با ذی نفعان جدید آماده کنید، همچنین باید شرایط آن ها را نیز قبول کنید که این امر در اکثر مواقع موجب تغییر مسیر پروژه و دور شدن از هدف اصلی آن می شود.

برنامه‌ی زمان‌بندی را ایجاد کنید

خیلی خوب می‌شد اگر می‌توانستید تمام کارهایی را که باید انجام شوند را لیست کنید و بگویید: «با منابعی که داریم، به این مقدار زمان نیاز داریم.» اینطور نیست؟ اما در حقیقت حجم زیاد پروژه ها بدون در نظر گرفتن منابع موجود، یک زمان شروع و پایان مشخص دارند.در این بخش مدیریت پروژه، برای ایجاد یک برنامه‌ی زمان‌بندی واقع‌بینانه از بین محدودیت های زمانی و مالی پروژه، هر کاری که پرسنل شما انجام می دهد می بایست تاریخ اتمام و تحویل داشته باشد (این تاریخ ها نباید قابل تغییر باشند) اولویت های پروژه خود را مشخص کنید تا ببینید چه کاری اولویت بالا تری دارد و باید زودتر از فعالیت های دیگر به اتمام برسد. برای مثال، اگر گزارش سالانه برای جلسه با سهام‌داران باید تنظیم شود و شما می‌دانید فرایند چاپ این گزارشات تا روزها طول می‌کشد، تمام کارهای نهایی برای آن باید دو هفته پیش از زمان جلسه، برای چاپ گزارشات آماده باشند.

تنظیم بودجه

یکی از پرسش هایی که که هنگام تنظیم بودجه باید از خودتان بپرسید این است «برای تنظیم پروژه به چه چیزهایی نیاز خواهیم داشت؟» برای تعیین هزینه‌های پروژه باید آن را به چند قسمت تقسیم کرد: حقوق ماهانه پرسنل، سفرهای کاری، آموزش و تقویت مهارت پرسنل، تدارکات لازم، فضای در دسترس، تحقیقات پروژه و سایر مخارج.این کار یکی از دسته بندی های استاندارد تنظیم بودجه می باشد. پس از اینکه ارقام را از این دسته‌ها وارد بودجه کردید، از مشاورتان بپرسید آیا موردی از قلم افتاده یا خیر. آیا هزینه‌های صدور مجوز یا هزینه‌های اسناد قانونی نادیده گرفته شده‌اند؟ هزینه‌های مربوط به حسابداری چطور؟بودجه مورد نیاز پروژه هر مقدار با دقت برنامه ‌ریزی شده باشد ،باز هم این برنامه ریزی پروژه در حد  یک پیش بینی ساده  است. ممکن است هزینه های واقعی با برآوردهای اولیه‌ی شما یکسان نباشد.

عملکرد پروژه را ارزیابی کنید

قبل از اینکه پروژه‌تان را ببندید، باید به هدف اصلی خود از ایجاد این پروژه رسیده باشید (مگر اینکه  برخی از ذی‌نفعان هدف پروژه را برای رسیدن به موفقیت بیشتر تغییر دهند). پیشرفت پروژه را با طرحی که از ابتدا با پرسنل خود هماهنگ کرده بودید، مقایسه کنید. این کار به شما نشان می دهد که در چه حد پروژه را خوب انجام داده‌اید و آیا هنوز کاری برای انجام دادن باقی مانده است یا خیر. هنگامی که با ذی‌نفعان بر روی نتیجه پروژه صحبت می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که در خصوص اتمام پروژه به توافق جمعی رسیده باشید. همچنین اطلاعات پروژه را به آنها ارائه بدهید تا بتوانند از یک معیار کلی برای سنجش میزان موفقیت پروژه استفاده کنند.