برنامه ریزی کاری چیست، چگونه یک برنامه ریزی کاری ایجاد کنیم

برنامه ریزی کاری ابزار مهمی است که به پروژه کمک می کند تا وظایف را تعیین کند، گردش کار را مدیریت کند و اجزای مختلف و ضرب الاجل ها و نقاط عطف را دنبال کند. یک برنامه ریزی کاری اغلب شش تا ۱۲ ماه طول می کشد، اما می توان آن را بر اساس نیازی خاص در سازمان تنظیم کرد. اجرای برنامه ریزی های کاری در شرح مفصل استراتژی ها سازمان به کارمندان کمک می کند تا تمرکز و انگیزه اعضای تیم را بهبود بخشد. در ادامه به مؤلفه‌های کلیدی می پردازیم که باید هنگام تدوین برنامه‌ ریزی های کاری مورد توجه قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود جزئیات مهم را نادیده گرفته نخواهد شد.

اهداف و مقاصد را تعریف کنید

بدون اهداف و مقاصد مشخص، اعضای تیم کورکورانه و بدون هدف روی وظایف کار می کنند. اولین کاری که یک برنامه ریزی کاری انجام می دهد این است که هدف پروژه و اهداف کلیدی را که پروژه به آن دست خواهد یافت، تعریف می کند. با تعریف این موارد، اعضای تیم می توانند وظایف کاری را به بهترین نحو در جهت دستیابی به اهداف انجام دهند. تعیین هدف برنامه ریزی کاری نقطه شروع شماست.

سازماندهی تیم ها و مدیریت

پس از تعیین اهداف، افراد در تیم های کاری مختلف با وظایف متفاوت منصوب می شوند. ممکن است ساختارهای مختلفی در برنامه ریزی کاری دخیل باشد که شامل سطوح سلسله مراتب و همچنین سطوح تیمی وابسته به هم می شود. هر تیم یک مدیر دارد که با سایر مدیران تیم ها کار می کند تا مطمئن شود که کارها طبق برنامه و بودجه پیش می روند. هر مدیر ممکن است تیم های مختلف دیگری نیز تحت نظارت خود داشته باشد.

سیر زمانی پروژه را تعیین کنید

وقتی صحبت از مدیریت پروژه می شود، هرچه تکمیل یک پروژه بیشتر طول بکشد، هزینه کار و مواد بیشتر می شود. علاوه بر این، هرچه تکمیل پروژه بیشتر طول بکشد، سازمان متحمل هزینه فرصت بیشتری خواهد شد. به عنوان مثال اگر پروژه ساخت یک کارخانه که باید تا پایان تابستان تکمیل می شد در زمان معین شده انجام نشود، ممکن است صاحب پروژه مجبور شود سفارشات تعطیلات را رد کند زیرا قادر به ساخت آنها نیست. سیر زمانی پروژه را همراه با نقاط عطف آن به نحوی که پیشرفت پروژه را به تصویر بکشند، تنظیم کنید. اگر مشکلاتی در رسیدن به نقاط عطف وجود دارد، آنها را برطرف کنید تا پروژه به مسیر اصلی بازگردد.

تنظیم بودجه پروژه

تنظیم بودجه مستلزم تعیین تیم‌ها و تعیین زمان‌بندی است. اغلب، کسب‌ و کارهایی که از اشخاص ثالث به عنوان بخشی از پروژه استفاده می‌کنند، پیشنهاداتی را برای وظایف محوله دریافت می‌کنند. در تهیه بودجه برنامه ریزی کاری از این پیشنهادات، هزینه های نیروی کار و مواد و همچنین هرگونه هزینه های احتمالی مانند مجوزها یا هزینه های قانونی استفاده می شود. بودجه پروژه باید هزینه هر بخش و تیم را مشخص کند.

تضمین کیفیت و کنترل

با تعیین اهداف، سیر زمانی پروژه همراه با نقاط عطف و بودجه، مدیر پروژه قادر به انجام تست های تضمین کیفیت در مورد پیشرفت پروژه است. در ضرب‌الاجل‌های پروژه، مدیران تیم باید پیشرفت، هزینه‌ها و هرگونه نگرانی یا موانع ارائه شده را گزارش کنند. این امر به مدیر پروژه کمک می کند تا قبل از اینکه پروژه از مسیر خود شود، چه در بودجه و چه در چارچوب زمانی، یک برنامه عملیاتی برای مقابله با مشکلات ایجاد کند.

چگونه یک برنامه ریزی کاری ایجاد کنیم

کسب و کارها از برنامه ریزی کاری برای سازماندهی پروژه های بزرگ استفاده می کنند. برنامه ریزی کاری به همه اعضای تیم، چهارچوب و پیشینه پروژه، اهداف و سیر زمانی که برای کل پروژه تعریف شده است را ارائه می دهد. سپس برنامه ریزی کاری، وظایف را تجزیه می کند و موارد مختلفی را به اعضای مختلف پروژه اختصاص می دهد و به هرکدام سیر زمانی جداگانه ای اختصاص می دهد.

یک برنامه ریزی کاری ایده آل، مدیر پروژه را قادر می‌سازد تا ضمن مدیریت اجزای کوچکتر پروژه، بر پیشرفت کلی پروژه نظارت داشته باشد.

مقدمه و پیشینه

پروژه خود را با توضیح هدف و دلایل اصلی ضروری بودن آن معرفی کنید. همچنین پیش‌زمینه‌ای از داده‌های آماری و تاریخی را در ارتباط با هدف پروژه ارائه دهید، به طوری که از این که چرا پروژه یک مشکل یا چالش خاص را حل می‌کند، پشتیبانی کند. لازم نیست این بخش طولانی باشد، اما باید به طور خلاصه مشخص کند که پروژه در مورد چیست.

محدوده پروژه و تیم

با تعریف محدوده پروژه، هدف پروژه را توضیح دهید. مشکل و چگونگی ارائه راه حل مورد نیاز توسط پروژه را توضیح دهید. همه چیز را تجزیه کنید و بخش ها را تعریف کنید و اینکه چه کسانی بازیگران کلیدی هستند و چه وظایفی دارند.

به عنوان مثال، یک شرکت وام مسکن به یک سرور امن جدید نیاز دارد که امنیت داده های مشتری را ارتقا داده باشد. سرپرست پروژه یا مشاور شرکت فناوری اینترنتی، یک برنامه ریزی کاری ایجاد می کند که توضیح می دهد چگونه شرکت و تیم آن با پرسنل موجود شرکت وام مسکن کار خواهند کرد و یک برنامه استراتژیک برای انتقال داده‌ها به صورت یکپارچه خواهند داشت.

سیر زمانی پیشرفت پروژه و زمانبندی

صاحبان مشاغل نمی توانند پروژه هایی داشته باشند که به طول انجامد. یک برنامه ریزی کاری مدون ضرب الاجلی برای تکمیل پروژه تعیین می کند و زمانبندی را برای تحویل های کلیدی پروژه تعیین می کند. به تیم های خاص یا افراد خاص وظایفی محول می شود، از جمله اطلاع رسانی به بخش جدید پس از اتمام کار، که باعث ایجاد یک زمانبندی قابل تحویل جدید می شود.

ممکن است متوجه شوید که برخی از وظایف در یک پروژه به طور همزمان عمل می کنند در حالی که تا زمانی که شخص دیگری بخشی از پروژه خود را تحویل ندهد، سایر وظایف نمی توانند شروع شوند. به عنوان مثال، در پیکربندی یک سرور امنیت فناوری اطلاعات، تا زمانی که پروتکل امنیتی کامل نشود، داده ها نمی توانند منتقل شوند. اما مجموعه ای از داده های مشتری و اطلاعات کلیدی شرکت را می توان در حین ایجاد پروتکل امنیتی کامپایل کرد تا زمانی که سرور آماده شود، داده ها نیز آماده شوند.

برنامه ریزی و نظارت بر بودجه

هر برنامه ریزی کاری نیاز به تعیین بودجه دارد. بودجه ها اغلب با هزینه کل پروژه تعریف می شوند و سپس به هزینه های بخش های مختلف یا پیمانکار فرعی تقسیم می شوند. برخی از مدیران پروژه دستمزد ساعتی و اضافه کاری لازم را در نظر می گیرند تا بتوانند اجزای نهایی را در طول یک پروژه بزرگ اجرا کنند.

مدیران پروژه باید به طور مستمر بر بودجه پروژه نظارت داشته باشند، به خصوص اگر دستمزد ساعتی و اضافه کاری بخشی از بودجه باشد. دست کم گرفتن مقدار زمانی که کارمندان به یک پروژه اختصاص می دهند می تواند به سرعت منجر به هزینه کردن بیش از حد و تمام شدن بودجه قبل از اتمام پروژه شود. تیم را سریع و کارآمد نگه دارید تا بودجه خود را حفظ کنید.

کنترل کیفیت و طرح تداوم

مدیران پروژه باید محصولات قابل تحویل را بررسی کنند و پیشرفت آن را نظارت کنند و مطمئن شوند که کارها به درستی انجام می شود. وقتی یک پروژه بزرگ انجام می شود، دو دوره عمل به نتیجه می رسد. اولین مورد این است که اجرا کنید و ادامه دهید. دوم پیاده سازی و نگهداری است.

در مثال ایجاد سرور فناوری اطلاعات برای شرکت وام مسکن، مدیر پروژه باید این توانایی را داشته باشد که اطمینان حاصل کند که داده های صحیح برای مهاجرت به آزمایشات تحویلی در زمان های مختلف جمع آوری شده است تا مطمئن شود که کارها به درستی کار می کنند.

طرح های ثانویه برای برخی پروژه ها

بعضی از پروژه ها نیاز به تعمیر و نگهداری دارند. یک برنامه ثانویه ایجاد کنید که بودجه ای برای بررسی و عیب یابی و نگهداری داشته باشد. طرح تداوم در مثال ایجاد سرور فناوری اطلاعات برای شرکت وام مسکن، ممکن است برخی از پیمانکاران خارجی را به سمت تعمیرات داخلی سوق دهد یا ممکن است با فروشنده قرارداد ببندد تا به طور دوره‌ای روی سیستم برای ارتقاء موارد و عیب‌یابی مشکلات کار کند. یک برنامه ریزی کاری باید فراتر از تکمیل پروژه اصلی باشد تا یک برنامه جامع باشد.

نرم افزار تسکینو، راهکار جامع مدیریت و برنامه ریزی کارها، در ایجاد برنامه ریزی کاری به شما کمک می کند

مرتب کردن تمام جزئیات یک پروژه از مدیریت تیم گرفته تا تعیین وظایف، کار آسانی نیست. ایجاد برنامه ریزی کاری نیاز به تعادلی ظریف در درک سیر زمانی پروژه شما، وظایفی که محدوده پروژه را تشکیل می دهد، خطرات احتمالی، متعادل کردن بودجه و تخصیص منابع دارد. ناگفته نماند، انجام همه این موارد باید در حالی صورت گیرد که نیازهای نهایی مشتریان و اهداف و مقاصد پروژه را در نظر داشته باشید. یک الگوی برنامه ریزی کاری می تواند به شما در سازماندهی افکارتان کمک کند، اما برای ایجاد برنامه عملیاتی و اجرای آن، به یک نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت کار پویا نیاز دارید تا در مراحل برنامه ریزی، اجرا و نظارت به شما کمک کند.

نرم افزار تسکینو، راهکار جامع مدیریت و برنامه ریزی کارها به شما این امکان را می دهد که کل سیر زمانی پروژه خود را برنامه ریزی کنید، وظایف را تعیین کنید، وابستگی ایجاد کنید و بر سیر پیشرفت پروژه ها و وظایف نظارت داشته باشید.