اتوماسیون اداری چیست ؟ و چه کاربردهایی دارد؟

 استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند های اداری یکی از بهترین راه های بهره وری در سازمان می باشد. اگر به دنبال راهکاری برای ساده‌سازی فرآیندها و افزایش رشد کسب و کار خود می باشید، لازم است بدانید که مفهوم اتوماسیون اداری چیست. در طول چند سال های اخیر، اتوماسیون اداری به اکثر صنایع راه پیدا کرده است، از دستگاه‌های خودپرداز گرفته تا خطوط مونتاژ و سیستم‌های بهداشت و درمان از این سیستم استفاده می کنند. اما در سال های اخیر، هوش مصنوعی (AI) ، اتوماسیون را به رشدهای کاملا جدیدی رسانده‌اند. این ترکیب که از آن با عنوان “اتوماسیون هوشمند” یاد می‌شود، روند مدیریت  کارهای سازمان را تغییر می دهد و به کسب و کارهای مختلف امکان می‌دهد تا علاوه برا افزایش کارایی و سود خود، بهتر بتوانند در صنایع مختلف رقابت کنند.

مفهوم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها که اغلب بااتوماسیون کسب و کار شناخته می‌شود، اصطلاحی است که به استفاده از فناوری جهت انجام فرایند های تکرارشونده اشاره می‌کند، به  نحوی که وقت کارکنان را برای انجام کارهایی با الویت بیشترآزاد می‌کند.در سال های گذشته، اتوماسیون اداری نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان با مهارت های خاص برای مدیریت آنها داشت. اما در چند وقت اخیر پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر سیستم ذخیره سازی ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را برای همه ی سازمان ها آسان تر می کند. برخی از انواع اتوماسیون اداری به شرح زیر اند:

اتوماسیون ساده

اتوماسیون ساده، کارهای ساده و ابتدایی را مکانیزه می‌کند. سیستم های اتوماسیون ساده، بدون نیاز به کدنویسی ، فعالیت های تکرار شونده را مدیریت می‌کنند و باعث حذف خطاهای تسریع پروژه های تیمی و حذف خطاهای انسانی می شود. اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند های رباتیک (RPA) مثال هایی از این سیستم هستند.

اتوماسیون فرآیند

 مدیریت فرایند های کسب و کار یا همان اتوماسیون فرایند به شفاف سازی فرآیندهای سازمانی می‌پردازد. اتوماسیون فرآیند که اکثرا توسط نرم‌افزارهای اختصاصی پیاده سازی می شوند، می‌تواند کارایی و بهره وری سازمان را افزایش دهد و علاوه برا این قابلیت، بینش‌های تجاری ارزشمندی را به شما ارائه می دهد.

اتوماسیون پیشرفته

 اتوماسیون پیشرفته، مهارت انسان‌‎ها و ماشین‌ها را ادغام میکند تا چندین سیستم را در سازمان گردهم آوری کند. اتوماسیون پیشرفته که قابلیت خودکارسازی فرآیندهای بزرگ تر را دارد، از اطلاعات بدون ساختار همراه با یادگیری سیستم های ماشینی، پردازش زبان طبیعی و تجزیه و تحلیل آن ها استفاده می‌کند. استفاده از این نوع اتوماسیون، باعث ارتقای مدیریت کسب و کار و بهبود کارایی در سامانه‌های پشتیبانی در کسب و کارهای تخصصی می‌شود.نرم افزارهای اتوماسیون اداری با قابلیت‌های منحصر به فردی وجود دارند. این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند که از طریق ماژولی به آن ها اضافه می‌شوند و پس از گذشت زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا خواهد کرد. سیستم های اتوماسیون اداری مختلف، اغلب ماژول و بخش های مشابهی دارند، در ادامه به تعدادی از این بخش‌ها می‌پردازیم:

نرم افزار دبیرخانه

یکی از مهم‌ترین ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری، خودکارسازی و دیجیتالی کردن تمامی فعالیت های واحدهای دبیرخانه سازمان ها از جمله دریافت، شماره گذاری نامه ها، ارسال، رهگیری و ثبت نامه ها و مکاتبات اداری است. یک سیستم اتوماسیون اداری برای اینکه بتواند مکاتبات شرکت یا سازمان شما را مکانیزه کند، باید بتواند وظایف دبیرخانه را نیز دسته بندی و مرتب نیز کند

تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

با استفاده از این بخش شما قادر خواهید بود که قرارهای ملاقات، جلسات و برنامه‌ ریزی های کاری را ثبت و برای آن یاداورتنظیم کنید. این قابلیت می‌تواند در زمانی که برای فعالیت خود مشخص کردید،به‌صورت خودکار با ارسال نوتیفیکیشن های نرم افزا و یا ‏SMS به شما یادرآوری ارسال کند.( این بخش مستقیماً از قسمت میز کار در اختیار شما می باشد)

آرشیو مستندات

یکی از بخش های مهم دیگر در نرم افزار اتوماسیون اداری، بخش بایگانی اسناد ونامه ها می باشد. زیرسیستم مدیریت مستندات به شما این امکان را می دهد تا تمام اسناد و نامه های اداری خود را با روش های گوناگون، بایگانی و دسته بندی کرده و در صورت نیاز آن ها رامدیریت کنید. علاوه بر این قابلیت جستجوی بین این اسناد، بازیابی سریع آنها و نیاز به فضای کم برای ذخیره سازی از مزایای دیگر این بخش است.

علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟

پس از اینکه فهمیدید اتوماسیون اداری چیست و از چه بخش هایی تشکیل شده است، این سوال ایجاد می‌شود که علت اهمیت اتوماسیون چیست؟ ساده‌ترین پاسخ برای این سوال می‌تواند مزایایی مانند کاهش کارهای تکرار شونده و صرفه جویی در زمان سازمان باشد. اما علت اهمیت اتوماسیون، تنها برای مزایای آن نیست، بلکه نیازهای سازمان از عوامل مهمی است که استفاده از راهکارهای مکانیزه سازی فعالیت هارا را ایجاد می‎‌کنند.مهم ترین نیاز های سازمان، دسته ای از مشکلات سازمان هستند که برای رفع و مدیریت آنها به اتوماسیون نیاز دارند. برخی از این مشکلات عبارتند از: انجام نشدن کارها در زمان تعیین شده، نیاز مداوم به حضور فیزیکی پرسنل در واحدها برای پیگیری وظایف، عدم دسترسی به موقع به داده مورد نیاز، عدم دسترسی از راه دور به داده های سازمان، قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب مدیر واحد، تنش میان مدیران و پرسنل سازمان به دلیل عدم شفافیت کارها.

برای اطمینان کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزارهای مناسب و معتبر اتوماسیون و بهترین شیوه‌های موجود برای مکانیزه کردن فعالیت های سازمان در تمام گردش‌کاری ضروری می باشد. این مکانیزه سازی می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی مناسب تری را برای مشتریان یا صرفا ساده‌ تر کردن فرآیندهای داخل سازمان باشند. به هرحال، برخی از نرم افزارهای موجود شامل طیف کامل فرایندهای مورد نیاز برای مکانیزه سازی تمام فعالیت های سازمانی نیستند. این امر می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از نرم افزارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن رشد و پیشرفت کسب و کار شما شود.