بهترین ابزار مدیریت ،برنامه ریزی و نظارت در وظایف و کارها

نرم افزار مدیریت وظایف توسط یک فرد، تیم یا سازمان برای کمک به تکمیل پروژه‌ها با سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف مرتبط استفاده می‌شود. ابزارهای مدیریت وظایف به اشکال مختلفی مانند صفحات گسترده یا برنامه های مدیریت پروژه آنلاین وجود دارند.ابزارهای مدیریت وظایف به افراد کمک می کنند که:

• کارآمد کار کنید و ضایعات را کاهش دهید
• منظم بمانید
• اطمینان حاصل کنید که تیم ها و افراد به روش های صحیح کار خود را انجام می دهند
•  کنترل ضرب العجل ها

اجزای کلیدی یک ابزار مدیریت وظایف

ابزار های مدیریت وظایف نیاز کلی به سازماندهی، اولویت بندی و تجسم کار را برطرف می کنند. از طریق تجزیه و تحلیل،می آموزید که چگونه کارها را به روش های موثرتری انجام دهید. در ابتدایی ترین سطح خود،از ابزار مدیریت وظایف برای کمک به افراد، تیم ها یا کسب و کارها استفاده می شود. بخشی از سازماندهی شامل تعیین اولویت ها برای وظایف، تجسم پیشرفت کارها در حین گذر از مراحل تکمیل و جمع آوری تجزیه و تحلیل یا گزارش ها برای هدایت وظایف و گردش های کاری آینده است.

اولویت بندی

در ابزار مدیریت وظایف به شما امکان می دهد وظایف خود را بر اساس اولویت سازماندهی کنید تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که مهمترین کارها ابتدا انجام شده است. ابزارهای مدیریت وظایف به راحتی به روز می شوند. با اولویت‌ بندی کارها، می‌توانیم بر روی چگونگی انجام کار تمرکز کنیم.ابزارهای مدیریت وظایف همیشه شکلی از تجزیه و تحلیل را ارائه می دهند، خواه فرمولی باشد که شما ایجاد کرده اید یا چیزی که در ابزار تعبیه شده است.

انواع ابزارهای مدیریت وظایف

بسته به نیاز، ابزارهای مدیریت وظایف و کارها می توانند نسبتاً ساده باشند یا اطلاعات بسیار کاربردی ارائه دهند. اگرچه همه آنها یک کارکرد اصلی یعنی سازماندهی کار را به اشتراک می گذارند، اما روش های مختلفی برای مدیریت کار وجود دارد. در اکثر موارد، ابزارهای مدیریت وظایف با سیستم شبکه‌ای از ردیف‌ها و ستون‌ها نشان داده می‌شوند و معمولاً به عنوان تابلوهای مدیریت وظیفه شناخته می‌شوند. سیستم های مدیریت وظایف همچنین شامل شاخص ها یا نمادهایی هستند که برای نشان دادن وظایف یا عناصر مختلف یک کار استفاده می شوند. اینها می توانند هر چیزی از تصاویر گرفته تا یادداشت ها یا فقط داده های موجود در یک سلول صفحه گسترده باشند.

اکثر ابزارهای مدیریت وظیفه را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

• مدیریت وظایف دستی
• مدیریت وظایف الکترونیکی
• مدیریت وظایف آنلاین

ابزارهای مدیریت وظایف دستی

ابزارهای مدیریت کار دستی یکی از اساسی ترین نوع سیستم مدیریت وظایف هستند و آنها معمولاً از اقلام فیزیکی مانند تخته سفید، تخته چوب پنبه ای یا حتی کاغذهای چسبیده به دیوار تشکیل شده اند. این نوع ابزارها به عنوان یک سیستم ابتدایی، برای افراد یا تیم هایی که با تعداد کمی از وظایف سروکار دارند که به ندرت تغییر می کنند، گزینه خوبی است. سازمان‌ها یا صنایعی که وظایف بسیار استانداردی دارند، اغلب از ابزارهای مدیریت کار دستی استفاده می‌کنند، زیرا به توجه کمتری نیاز دارند و  به به‌روزرسانی‌های کمتر در کسب و کار خود نیاز دارند. این کار باعث ایجاد یک سیستم انعطاف پذیر می شود که به راحتی قابل تغییر است.

ابزارهای مدیریت وظایف الکترونیکی

با بهره گیری از قدرت محاسبات، ابزارهای مدیریت وظایف الکترونیکی انعطاف پذیری و عملکرد گسترده ای را ارائه می دهند. ابزارهای مدیریت کار دیجیتال یا الکترونیکی محدود به فضای فیزیکی نیستند، اما به کاربران این امکان را می‌دهند که به مقدار دلخواه اطلاعاتی را اضافه کنند. آنها معمولاً شامل طیف وسیع تری از ویژگی ها مانند ردیابی و تجزیه و تحلیل هستند. برخلاف سیستم دستی، ابزارهای الکترونیکی مدیریت وظایف را می توان با رایانه یا دستگاه های الکترونیکی دیگر خود در هر جایی که می روید همراه داشته باشید.

سیستم‌های الکترونیکی معمولاً در اشکال مختلف، از صفحات گسترده اولیه گرفته تا برنامه‌های کاربردی مدیریت وظایف فشرده وجود دارند. این ابزارها همچنین می توانند با سایر برنامه های کاربردی و سازمانی ادغام شوند تا یک ابزار مدیریت وظایف سازمانی ایجاد کنند.

ابزارهای آنلاین مدیریت وظایف

این سیستم ها را می توان به عنوان نرم افزار یا برنامه های کاربردی آنلاین در نظر گرفت و به افراد یا تیم ها اجازه می دهد وظایف را از هر مکانی سازماندهی و نظارت کنند. ابزارهای آنلاین مدیریت وظایف مانند تابلوهای کانبان و تابلوهای پروژه به ویژه برای تیم هایی مفید هستند که علاوه بر کار با اعضای تیم از راه دور، وظایف زیادی را با توضیحات و اولویت های متفاوت بر عهده می گیرند. این سیستم اجازه می دهد اطلاعات، معیارها، گزارش ها، تجزیه و تحلیل ها یا هر فایل دیگری به راحتی از طریق اینترنت به اشتراک گذاشته شود. اکثر ابزارهای مدیریت وظایف آنلاین روی Cloud(فضای ذخیره سازی ابری) کار می کنند، بنابراین کاربران می توانند فضای ذخیره سازی و پشتیبان گیری از اطلاعات مهم را بدون بارگذاری بیش از حد شبکه های داخلی خود اختصاص دهند.

ابزارهای مدیریت وظایف آنلاین نیز تیم هایی را با روش های بهتری برای برقراری ارتباط و همکاری ارائه می دهند. با استفاده از اینترنت، اعضای تیم می‌توانند به‌روزرسانی‌های وضعیت را از طریق ایمیل دریافت کنند یا درباره جزئیات کار بحث کنند.

هنگامی که ابزارهای مدیریت وظیفه به درستی اعمال شوند، می توانید:

کارها را مدیریت و سازماندهی کنید: بدانید که چه کاری باید انجام دهید و کدام موارد دارای اولویت هستند. اختصاص داده و اجرا کنید.

افزایش کارایی و تولید: استفاده بهینه از منابع و زمان برای یک کار مساوی است با چالش های کمتر در چرخه تولید.

بهبود کیفیت کار: هنگامی که وظایف سازماندهی می شوند و از اطلاعات به درستی استفاده می شود، سرعت بالای انجام کار،کیفیت کار را کاهش نمی دهد.

ایجاد همکاری: تیم ها زمانی بهتر کار می کنند که درک مشترکی از آنچه باید انجام شود وجود داشته باشد و ایده ها به راحتی از طریق یک سیستم مدیریت کار بصری منتقل شوند.

کاهش اتلاف زمان: با ابزار مدیرت وظایف دیگر زمانی برای فکر کردن به کارهای بعدی یا انجام مجدد کارهایی که در اولین تلاش به درستی انجام نشده اند نخواهید گذاشت.

مهلت‌ها را رعایت می کنید: با یک سیستم مدیریت وظایف سازمان‌یافته، شما و تیمتان کارآمدتر کار می‌کنید تا ضرب‌الاجل‌های از دست رفته را به گذشته تبدیل کنید.

انتخاب ابزار مدیریت وظیفه مناسب

انتخاب ابزار مدیریت کار که  با نیازهای شما مطابقت داشته باشد، به زمان و تفکر نیاز دارد. ابزارهای زیادی برای انتخاب وجود دارد. برخی از آنها ابتدایی هستند در حالی که برخی دیگر طیف گسترده ای از عملکردها را ارائه می دهند و معیارهای کافی برای رضایت شما دارند. نکته ای ضروری که باید به خاطر داشته باشید این است که پیچیدگی یا سادگی یک ابزار آن را به بهترین سیستم تبدیل نمی کند. ایجاد تعادل بین نیازهای خود در مقابل آنچه که یک ابزار مدیریت وظیفه می تواند انجام دهد تا به شما و تیمتان کمک کند تا با هم بهتر کار کنید، سازماندهی بیشتری داشته باشید و تولید را افزایش دهید ضروری است.

در ادامه پنج نکته وجود دارد که باید هنگام تهیه یک ابزار مدیریت کار در نظر بگیرید.

1-چه نوع وظایفی را انجام می دهید؟

2-آیا فقط شما، پنج عضو دیگر تیم یا بیش از 50 کارمند هستید؟

3-آیا دسترسی از راه دور در اولویت شما است؟

4-تجزیه و تحلیل داده ها چقدر مهم است؟

5-آیا نیاز به ادغام با سیستم ها یا برنامه های دیگر دارد؟

با ابزارهای برنامه ریزی کارها مناسبی که در اختیار دارید، مدیریت پروژه به جای انجام دادن کارها، بیشتر به انجام درست کارها تبدیل می شود.