استراتژی های راهبردی برای مدیریت تیم

مدیریت تیم، فرایند دشواری است که شامل برنامه ریزی کارها و مدیریت وظایف پرسنل می باشد و از آن سخت تر، مدیریت یک تیم دورکار می باشد که امروزه به دلیل همه گیر شدن ویروس کرونا، بسیار افزایش یافته است. رهبری یک تیم یا گروه از ابتدا تا زمانی که می خواهند به هدفشان برسند، مانند هدایت یک تیم کوهنوردی که می خواهند از کوهپایه به قله برسند، دشوار و سخت است. اما اگر بدانید چطور باید از استراتژی های راهبردی برای مدیریت و بهبود کار تیمی استفاده کنید و چه چیزهایی به مدیریت تیمی شما انگیزه می دهد طبیعتا فرایند مدیریتی شما بهتر خواهد بود.در ادامه این پست به استراتژی کلیدی برای مدیریت بهتر تیم می پردازیم.

استراتژی های راهبردی برای مدیریت تیم

اینکه چرا برخی از تیم ها در حوزه فعالیتی خود موفق هستند و با وجود اختلافات و چالش های بسیار میان اعضای تیم،  باز هم  انسجام و وحدت خود را حفظ می‎ کنند، به عوامل بسیاری مربوط می باشد. به طور مثال فرهنگ سازمانی آن ها که تعیین کننده اهداف سازمان، انتظارات مدیر، هنجارها و ارزش های تیم است و یا استراتژی های تیمی که از سوی مدیریت ایجاد می‌شود اما اعضای تیم نیز، به آن پایبند هستند.این استراتژی ها به ذکر زیر می باشند:

توجه ویژه به پرسنل تازه وارد و آموزش آنها

مدیران و پرسنل با تجربه باید برای آموزش، انگیزه دادن و راهنمایی پرسنل تازه وارد، مدت زمان کافی در نظر بگیرند. افرادی که به تازگی به تیم پیوستند، هیچ شناختی از قوانین سازمان و محیط کار ندارند و این عدم شناخت و آگاهی است که منجر به بروز چالش ها و سردرگمی های زیاد می‌شود.

شرح وظایف کاری برای افراد تیم

آشفتگی فعالیت های روزانه، تا حد زیادی مربوط به واضح نبودن وظایف و نقش فرد در تیم می شود؛ و علاوه براین وظایف افراد در تیم همیشه ثابت نمی باشد، بلکه با تغییر اهداف، چشم اندازها و پروژه های مختلف سازمان، تغییرات زیادی در وظایف هر شخص ایجاد می شود. بنابراین باید با هم فکری و همکاری مدیران و پرسنل سازمان، شرح وظایف هر شخص، شفاف و بدون ابهام تعیین شود.

توجه به ضریب اتوبوس یا Bus Factor

استراتژی ضریب اتوبوس به این مورد اشاره دارد که در یک پروژه، در صورت ایجاد یک موقعیت ناگهانی برای یک یا چند نفر از اعضای (به طور مثال بیماری، فوت یکی از اعضا، مرخصی طولانی مدت پرسنل و…) و نبود آن ها، پروژه به طور کامل متوقف می شود. هر مقدار ضریب اتوبوس بالاتر باشد یعنی تعداد پرسنل مطلع از پروژه بیشتر باشد، ریسک توقف پروژه کمتر است. به همبن منظور، تأکید می‎ کنیم که اعضای تیم، مهارت های لازم کاری را آموخته و آموزه های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند تا در صورت نبود یکی از اعضا، کل تیم با مشکل مواجه نشود.

مشخص کردن وظایف تیم واعضای آن

رهبر تیم برای ارتقا و رشدن مهارت های افرد خود و توان تصمیم گیری باید منابع، ابزار، آموزش و تکنولوژی لازم را در اختیار اعضای تیم قرار دهد. وظایف شخص را مشخص کند و تیم ها را کنار یکدیگر قرار دهد و بدون دخالت و مدیریت در امور جزئی، کلیه پرسنل شرکت را در راه رسیدن به اهداف هماهنگ کند. با بکار گیری این استراتژی اعضای تیم می دانند باید بابت چه وظیفی به مدیر پاسخگو باشند. هرچه بیشتر در مسیر صعود به سمت اهداف کار تیمی و رهبر تیمی پیش بروید، زودتر به اهداف کلیدی سازمان می رسید.از این رو نرم افزار برنامه ریزی کارها تسکینو برای نظارت و مدیریت وضعیت پروژه‌ها و تیم طراحی شده است. که مزایای زیادی برای مدیران سازمان و پرسنل دارد. نرم افزار تسکینو در واقع یک شبکه آنلاین میان وضعیت پروژه و صاحب کسب و کار ایجاد خواهد کرد که باعث می‌شود بتوان مراحل پروژه با دقت و رعایت جزئیات برنامه ریزی و مدیرت کرد.
وجود چنین نرم افزاری برای مدیران باعث می‌شود کیفیت کار تیمی در سازمان به اوج برسد و هر پرسنل مطابق با برنامه تعیین شده، وظایفی برای انجام دادن داشته باشد. علاوه بر این نرم افزار تسکینو همواره استفاده از برنامه مدیریت و برنامه ریزی کارها تیم نظم و هماهنگی بسیاری در محیط کسب و کار به همراه دارد. 

تیم خود را روی نتایج مشترک متمرکز کنید

یک تیم قوی از افرادی تشکیل شده که هر یک دارای مهات ها و تخصص های منحصر به فردی هستند و هنگام همکاری با اعضای تیم خود پیشرفت می کنند. بنابراین اعضای تیم با کار تیمی  مهارت های خود را گسترش می دهند. برای ترویج کار تیمی و رهبری تیمی باید هدف نهایی سازمان را به پرسنل خود نشان دهید. هرچه احساس مشترک بیشتری در محیط کار خود به وجود بیاورید پرسنل بیشتر روی اهدف متمرکز می شوند و در نتیجه مسیر دستیابی به اهداف زودتر طی می شود.

 پرورش اعضای تیم با مهارت های مدیریتی خود

همانطور که می دانید تیم‌ها از افرادی تشکیل شده اند که توانایی ها و چشم انداز های متفاوتی داشته و در مراحل متفاوتی از دوران حرفه‌ای خود قرار دارند. برای بعضی ازافراد، وظایف محوله ممکن است دشوار یا چالش برانگیز بوده و نیاز به حمایت مدیر داشته باشند.بعضی دیگر ممکن است در کاری که می‌کنند استخوان ترکانده باشند و مایل باشند فرصتی در اختیارشان قرار گیرد که مهارت‌هایشان را بهبود ببخشند. در هر صورت، وظیفه‌ی شما به عنوان مدیر سازمان این است که تمام افراد تیم ‌تان را پرورش دهید.مهارت‌های شما در این جنبه‌ی مدیریتی، موفقیت دراز مدت سازمانتان را تضمین می‌کند. اگر بتوانید به اعضای تیم خود کمک کنید که در حوزه فعالیتی خود رشد کنند؛ به مدیری تبدیل خواهید شد که همه مشتاق همکاری با او هستند و به این ترتیب به سازمان خود هم کمک بسزایی خواهید کرد.

ارتباط گیری با اعضای تیم

به عنوان مدیر یک سازمان ممکن است هم جلساتی برای رفع چالش های سازمان داشته باشید و هم جلساتی برای شرح وظایف پرسنل. به طور معمول افراد، هر نوع جلسه‌ای، به خصوص جلسات  مکرر را باعث اتلاف وقت می‌دانند؛ بنابراین مهارت یافتن در اداره جلسات کاری بسیار ارزشمند می باشند. علاوه براین گوش دادن به انتقادات و پیشنهادات پرسنل نیز مهارت مهم دیگری است که مدیران و پرسنل باید در آن استاد شوند. زمانی که اختیار کارها دست شماست، ممکن است به آسانی فکر کنید که می‌دانید افراد در خصوص پروژه چه می‌خواهند بگویند و یا اینکه گوش دادن به نظرات آنها اهمیت زیادی ندارد؛ زیرا در هرحال خودتان راه حلی پیدا کرده‌اید. در هر صورت نباید به دام چنین افکاری بیفتید. اکثر مدیران خوب شنوندگان فعالی هستند. این کار به آنها کمک می‌کند که چالش ها را در همان شروع کار (زمانی حل کردن آنها هنوز خیلی ساده است) کشف کرده، از سوء تفاهم ‌های زیان آور اجتناب نموده و در میان افراد تیم خود اعتماد سازی کنند.

ارتباط با افراد خارج از تیم

مدیر شما احتمالا مهم ‌ترین شخصی است که باید با او ارتباط داشته باشید. برای فهمیدن اینکه مدیر یا کارفرما دقیقا از شما یا تیم‌ تان چه می‌خواهد باید وقت بگذارید، اگر بدانید که او دقیقا چه معیارهایی دارد و ترجیح می‌دهد پروژه های سازمان به چه نحوی تکمیا شوند؛ بهتر می توانید رضای وی را کسب کنید.از اینکه از رئیس‌تان بخواهید با آموزه های خود شما را در مسیر درست راهنمایی کند؛ ترسی نداشته باشید. در بیشتر موارد به این ترتیب چیزهای زیادی خواهید آموخت اما رئیس ممکن است برای این کار پیش قدم نشود. اگر برای گرفتن توصیه  نزد رئیس خود می‌روید حتما سعی کنید قبل از آن همه چیز را تا حد امکان پیش بینی و برنامه ریزی کرده باشید. موضوعی که میخواهید مطرح کنید را با خلاصه‌ای از نتایج افکارتان در اختیار او بگذارید و بگویید که در کدام بخش به کمک او نیاز دارید.بخش دیگری از وظایف شما مدیریت چگونگی تعامل تیمتان با سایر گروه‌هاست. برای شناسایی گروه‌هایی که باید با آنها همکاری کنید از تجزیه و تحلیل ذی ‌نفعان سازمان کمک بگیرید. در نهایت با آن افراد صحبت کنید تا ببینید آنها از شما چه می‌‌خواهند و شما قادر به انجام چه کاری برای شکل گیری ارتباط هستید.