آشنایی با 4 اصل وظایف مدیر (اصول تیلور)

در هر سازمانی، صرف نظر از اندازه، حوزه فعالیت یا میزان سرمایه، این مدیران هستند که جهت حرکت مجموعه را مشخص می کنند و با تصمیم گیری های خود مسیر رشد یا افول شرکت را رقم می زنند. نقش مدیر تنها به صدور دستور و نظارت سطحی بر عملکرد کارکنان محدود نمی شود، بلکه او به عنوان مغز متفکر سازمان باید بتواند میان اهداف کلان، منابع موجود و توانمندی نیروی انسانی تعادل برقرار کند. برنامه ریزی دقیق برای اجرای پروژه ها، تقسیم درست وظایف، ایجاد هماهنگی بین واحد ها و هدایت کارکنان به سمت نتیجه مطلوب، همگی از مسئولیت های اصلی مدیران به شمار می روند. امروزه برای انجام این مسئولیت ها، استفاده از ابزار هایی مانند نرم افزار مدیریت وظایف به مدیران کمک می کند تا فرآیند برنامه ریزی، پیگیری و ارزیابی عملکرد را با دقت و شفافیت بیشتری انجام دهند. هر چه این فرآیند با دانش، روش مندی و ابزار مناسب تری همراه باشد، احتمال موفقیت سازمان نیز افزایش پیدا می کند.

در طول تاریخ مدیریت، نظریه پردازان مختلفی تلاش کرده اند اصولی علمی برای اداره بهتر سازمان ها ارائه دهند تا مدیریت از یک فعالیت سلیقه ای و تجربی به یک دانش ساختارمند تبدیل شود. یکی از تاثیرگذار ترین این افراد، فردریک وینسلو تیلور بود که با ارائه نظریه مدیریت علمی، نگاه تازه ای به مفهوم بهره وری و سازماندهی کار ایجاد کرد. تیلور معتقد بود بسیاری از ناکارآمدی ها در سازمان ها به دلیل نبود روش های استاندارد، عدم آموزش صحیح کارکنان و فقدان تقسیم کار اصولی است. او تلاش کرد با تحلیل دقیق فعالیت ها و زمان سنجی، بهترین شیوه انجام هر کار را استخراج کند و آن را به عنوان یک استاندارد اجرایی در سازمان پیاده سازی نماید. امروز همین نگاه علمی، در کنار ابزار های نوین مانند نرم افزار مدیریت وظایف، می تواند به مدیران کمک کند تا اصول مدیریت علمی را به شکلی عملی، دقیق و قابل اندازه گیری در سازمان خود اجرا کنند.

هنگام مطالعه و یادگیری نظریه های کلاسیک مدیریت، نام فردریک وینسلو تیلور بیش از هر فرد دیگری در حوزه مدیریت علمی به چشم می خورد. او را پدر مدیریت علمی می دانند؛ زیرا برای نخستین بار تلاش کرد مدیریت را از یک فعالیت تجربی و سلیقه ای به یک دانش مبتنی بر تحلیل، اندازه گیری و اصول مشخص تبدیل کند. تیلور معتقد بود همان طور که در مهندسی و علوم فنی قوانین دقیق وجود دارد، در مدیریت نیز می توان با بررسی علمی کارها به بهترین روش انجام آن ها دست یافت. نگاه او به سازمان، نگاهی نظام مند بود که در آن هر فعالیت باید اندازه گیری، تحلیل و بهینه سازی شود تا بهره وری افزایش یابد.اولین کتاب مهم تیلور در سال ۱۹۱۱ با عنوان اصول مدیریت علمی منتشر شد؛ اثری که تاثیر عمیقی بر شیوه اداره کارخانه ها و سازمان های صنعتی گذاشت. او در ادامه و در سال ۱۹۱۲ نیز کتابی با عنوان مدیریت پرسنل منتشر کرد که در آن به صورت متمرکز تر به نقش نیروی انسانی در افزایش بهره وری پرداخت. تیلور در این آثار، مفاهیم گسترده خود را در قالب چهار اصل اساسی مطرح کرد؛ اصولی که می توان آن ها را ویژگی های بارز مدیریت پرسنل در رویکرد علمی دانست. این چهار اصل نه تنها در زمان خود تحول آفرین بودند، بلکه امروزه نیز پایه بسیاری از نظام های مدیریتی مدرن محسوب می شوند.چهار اصل مدیریتی تیلور عبارتند از :

• مدیریت بر مبنای علم
• انتخاب پرسنل بر مبنای علم
• آموزش و تربیت پرسنل بر مبنای علم
• روابط دوستانه با پرسنل خود

از دیدگاه فردریک وینسلو تیلور، مدیریت زمانی اثربخش و حرفه ای است که بر پایه تحلیل علمی و روش های دقیق انجام شود، نه بر اساس حدس، تجربه های پراکنده یا سلیقه های شخصی مدیران. او معتقد بود برای هر فعالیت در سازمان، یک «بهترین روش» وجود دارد که می توان آن را از طریق بررسی علمی کشف کرد. وظیفه مدیر این است که این روش بهینه را شناسایی کند، آن را به صورت استاندارد تدوین نماید و در اختیار کارکنان قرار دهد تا همه افراد بر اساس یک الگوی مشخص و هماهنگ فعالیت کنند.بررسی علمی روش انجام کار از نظر تیلور شامل سه بخش اصلی بود: زمان سنجی، حرکت سنجی و تعیین استاندارد های لازم برای انجام صحیح کار. در زمان سنجی، مدت زمان لازم برای انجام هر بخش از کار اندازه گیری می شود تا مشخص گردد چه مقدار زمان برای انجام آن فعالیت کافی و منطقی است. این کار معمولا با استفاده از ابزار هایی مانند کرنومتر انجام می شد و هدف آن حذف اتلاف وقت و افزایش بهره وری بود.در حرکت سنجی، تمرکز بر بررسی حرکات فیزیکی کارکنان هنگام انجام کار است. تیلور معتقد بود بسیاری از حرکات اضافی یا غیر ضروری باعث خستگی بیشتر کارکنان و کاهش سرعت انجام کار می شود. با تحلیل دقیق حرکات و حذف حرکات زائد، می توان فرآیند انجام کار را ساده تر، سریع تر و کم هزینه تر کرد. این نگاه بعدها زمینه ساز پیشرفت های مهمی در مهندسی صنایع و طراحی ایستگاه های کاری شد.در واقع، مدیریت بر مبنای علم به معنای جایگزینی روش های سنتی و سلیقه ای با سیستم های دقیق، قابل اندازه گیری و قابل بهبود است. امروزه نیز این اصل را می توان در استفاده از شاخص های عملکردی، تحلیل داده ها، بهینه سازی فرآیند ها و طراحی سیستم های مدیریتی مشاهده کرد. هر سازمانی که بتواند فعالیت های خود را بر پایه داده و تحلیل علمی ساماندهی کند، گام بزرگی به سوی افزایش بهره وری و رقابت پذیری برداشته است.

یکی از مهم ترین اصول مطرح شده توسط فردریک وینسلو تیلور، تاکید بر انتخاب علمی نیروی انسانی است. از نگاه او، همان طور که روش انجام کار باید بر پایه تحلیل و داده انتخاب شود، گزینش کارکنان نیز نباید بر اساس روابط، حدس شخصی یا قضاوت های غیر دقیق انجام گیرد. تیلور معتقد بود هر شغل ویژگی ها، مهارت ها و توانایی های مشخصی را طلب می کند و اگر فردی بدون بررسی دقیق در آن جایگاه قرار گیرد، هم سازمان دچار زیان می شود و هم خود فرد با ناکارآمدی و نارضایتی مواجه خواهد شد.بر اساس این اصل، پیش از استخدام باید ماهیت شغل به صورت دقیق تحلیل شود. مدیر یا واحد منابع انسانی باید مشخص کند که برای انجام موفق آن کار، چه مهارت های فنی، چه توانایی های ذهنی و چه ویژگی های رفتاری مورد نیاز است. پس از تعیین این معیار ها، فرآیند جذب و انتخاب باید به گونه ای طراحی شود که بتواند این شایستگی ها را به صورت عینی و قابل سنجش ارزیابی کند. به بیان دیگر، استخدام باید نتیجه یک فرآیند ارزیابی ساختارمند باشد، نه یک تصمیم شتاب زده.تیلور باور داشت با زیر نظر گرفتن مهارت ها و توانایی های افراد می توان میزان شایستگی آن ها برای فعالیت در یک جایگاه شغلی را تشخیص داد. این دیدگاه در عمل به معنای استفاده از آزمون های تخصصی، بررسی سوابق کاری، مصاحبه های هدفمند و حتی ارزیابی عملکرد آزمایشی پیش از استخدام قطعی است. وقتی فردی که بیشترین تناسب را با یک موقعیت شغلی دارد انتخاب شود، احتمال موفقیت او و بهره وری سازمان به شکل چشمگیری افزایش می یابد.انتخاب علمی پرسنل همچنین به کاهش هزینه های ناشی از اشتباهات استخدامی کمک می کند. استخدام نادرست می تواند منجر به افت کیفیت کار، کاهش انگیزه سایر کارکنان و تحمیل هزینه های آموزش و جایگزینی شود. در مقابل، گزینش دقیق و مبتنی بر معیار های مشخص، باعث می شود هر فرد در جایگاهی قرار گیرد که با استعداد ها و توانایی های او هم خوانی دارد.

در نگاه فردریک وینسلو تیلور، انتخاب صحیح نیروی انسانی تنها آغاز مسیر است و برای دستیابی به بهره وری واقعی، آموزش علمی و هدفمند اهمیت اساسی دارد. او معتقد بود بسیاری از کارکنان به این دلیل عملکرد مطلوبی ندارند که روش صحیح انجام کار به صورت دقیق و استاندارد به آن ها آموزش داده نشده است. بنابراین وظیفه مدیریت این است که پس از کشف بهترین روش انجام هر فعالیت، آن روش را به صورت منظم، ساختارمند و قابل فهم به کارکنان منتقل کند.آموزش علمی به این معناست که فرآیند یادگیری بر اساس نیاز واقعی شغل طراحی شود، نه به شکل کلی و غیر هدفمند. ابتدا باید مشخص شود هر موقعیت شغلی چه مهارت هایی را طلب می کند، سپس برنامه آموزشی متناسب با همان مهارت ها تدوین گردد. این آموزش می تواند شامل یادگیری عملی در محیط کار، کارگاه های تخصصی، دستورالعمل های استاندارد و حتی ارزیابی مستمر عملکرد باشد. هدف نهایی این است که کارکنان بتوانند وظایف محول شده را در کوتاه ترین زمان ممکن و با بالاترین کیفیت انجام دهند.از دیدگاه تیلور، آموزش صحیح باعث می شود تفاوت میان کارکنان حرفه ای و کارکنان متوسط کاهش یابد و سطح کلی عملکرد سازمان ارتقا پیدا کند. زمانی که همه افراد از یک روش استاندارد پیروی کنند، خطا ها کاهش می یابد، سرعت انجام کار افزایش پیدا می کند و کیفیت خروجی ها یکنواخت تر می شود. این رویکرد نه تنها بهره وری را بالا می برد، بلکه احساس توانمندی و اعتماد به نفس بیشتری نیز در کارکنان ایجاد می کند.در سازمان های امروزی نیز این اصل به شکل های مختلف اجرا می شود؛ از دوره های آموزشی داخلی گرفته تا برنامه های توسعه مهارت و سیستم های ارزیابی عملکرد. آموزش مستمر به کارکنان این پیام را منتقل می کند که سازمان برای رشد آن ها ارزش قائل است و این موضوع به افزایش انگیزه و تعهد سازمانی کمک می کند.

زمانی که روابط میان مدیر و کارکنان صمیمی و مبتنی بر احترام متقابل باشد، میزان بازدهی افراد به طور قابل توجهی افزایش می یابد. کارکنانی که احساس می کنند مدیرشان آن ها را درک می کند، به نظراتشان گوش می دهد و از تلاش هایشان قدردانی می کند، انگیزه بیشتری برای انجام صحیح وظایف خود خواهند داشت. این فضای مثبت می تواند به یک اهرم قوی برای افزایش کیفیت کار تبدیل شود.روابط دوستانه همچنین حس وظیفه شناسی و مسئولیت پذیری را در کارکنان تقویت می کند. وقتی افراد خود را بخشی ارزشمند از سازمان بدانند، موفقیت شرکت را موفقیت شخصی خود تلقی می کنند و با تعهد بیشتری فعالیت می نمایند. این احساس تعلق سازمانی، عاملی مهم در کاهش تعارض ها و افزایش همکاری تیمی است.در نهایت، اصل روابط دوستانه نشان می دهد که مدیریت علمی صرفا به عدد و زمان محدود نمی شود، بلکه بعد انسانی سازمان را نیز در نظر می گیرد. ترکیب استاندارد های دقیق کاری با تعامل انسانی سازنده، می تواند سازمانی پویا، منسجم و کارآمد ایجاد کند که هم از نظر عملکرد و هم از نظر رضایت شغلی در سطح بالایی قرار دارد.

• زمان سنجی با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی به منظور صرفه جویی در زمان انجام کار
• اعمال کارهای گروهی (براساس مهارت های پرسنل)
• حفظ استاندارد ایمنی ابزار و وسایل پرسنل هنگام انجام کار
• اختصاص دادن واحد سازمانی برای برنامه ریزی و مدیریت کارها
• شرح وظایف برای انجام پروژه های کاری و تدابیر تشویقی برای پرسنلی که وظایف خود را به نحو احسن به اتمام می رسانند .
• استفاده از نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف برای طبقه بندی و ثبت فعالیت ها
• استفاده از یک روند کاری ساده و آسان

نظریه مدیریت علمی که توسط فردریک وینسلو تیلور ارائه شد، بدون تردید یکی از تاثیرگذارترین رویکرد های مدیریتی در تاریخ سازمان ها به شمار می رود. با این حال، همان طور که هر نظریه ای در کنار نقاط قوت، با محدودیت ها و نقد هایی نیز مواجه است، مدیریت علمی تیلور نیز از این قاعده مستثنا نیست. اگر این روش را از زاویه دید مدیران پروژه و همچنین از منظر کارکنان بررسی کنیم، می توان به مجموعه ای از چالش ها و معایب اشاره کرد که اجرای کامل آن را در بسیاری از سازمان ها دشوار می سازد.از دیدگاه مدیران، یکی از مهم ترین ایرادات این شیوه مدیریتی، هزینه بر بودن آن است. پیاده سازی دقیق اصول تیلور نیازمند انجام مطالعات گسترده زمان سنجی، حرکت سنجی، تحلیل فرآیند ها و تدوین استاندارد های مشخص برای هر فعالیت است. این اقدامات هم به نیروی متخصص نیاز دارد و هم مستلزم صرف زمان قابل توجه است. در سازمان هایی که منابع محدود دارند یا با فشار زمانی برای اجرای پروژه ها مواجه هستند، انجام چنین فرآیند های دقیقی ممکن است عملی نباشد. به همین دلیل بسیاری از مدیران ترجیح می دهند به جای اجرای کامل این مدل، تنها بخشی از آن را به کار بگیرند.از سوی دیگر، استاندارد سازی کامل محیط کار و رفتار کارکنان می تواند انعطاف پذیری سازمان را کاهش دهد. در پروژه هایی که شرایط متغیر و غیر قابل پیش بینی دارند، پایبندی سخت گیرانه به استاندارد های از پیش تعیین شده ممکن است سرعت تصمیم گیری را کاهش دهد و مانع واکنش سریع به تغییرات شود. این موضوع به ویژه در کسب و کار های امروزی که با محیطی پویا و رقابتی مواجه هستند، بیشتر به چشم می آید.اما انتقاد های جدی تر معمولا از سوی کارکنان مطرح می شود. یکی از مهم ترین نقد ها، احساس سوء استفاده از نیروی کار است. در سیستم تیلوری، تمرکز اصلی بر افزایش تولید و بهره وری قرار دارد. زمانی که حجم تولید و در نتیجه سود سازمان افزایش می یابد، اگر این افزایش سود به طور عادلانه میان کارکنان توزیع نشود، این تصور شکل می گیرد که تنها هدف سیستم، بهره کشی بیشتر از نیروی انسانی است. در چنین شرایطی، کارکنان ممکن است احساس کنند که تلاش آن ها صرفا در جهت منافع مدیران به کار گرفته می شود.

مسئله دیگر، فشاری است که از طریق زمان بندی دقیق به کارکنان وارد می شود. در مدیریت علمی، برای هر فعالیت زمان مشخصی تعیین می گردد و انتظار می رود کار دقیقا در همان بازه انجام شود. هر چند این موضوع در ظاهر موجب افزایش نظم و سرعت می شود، اما در عمل می تواند به منبعی از استرس تبدیل گردد. وقتی کارمند احساس کند همواره زیر فشار زمان قرار دارد، احتمال خستگی ذهنی، کاهش رضایت شغلی و حتی افت کیفیت کار افزایش پیدا می کند.خسته کننده شدن محیط کار نیز از دیگر انتقاد های وارد بر این رویکرد است. در مدل تیلوری، روش انجام کار از پیش تعیین شده و استاندارد است و کارکنان باید دقیقا مطابق دستورالعمل عمل کنند. این ساختار اگرچه نظم و یکنواختی ایجاد می کند، اما فضای چندانی برای خلاقیت و ابتکار فردی باقی نمی گذارد. پس از مدتی، انجام مکرر یک فعالیت به شیوه ای ثابت می تواند یکنواخت و کسل کننده شود و انگیزه درونی افراد را کاهش دهد.

یکی دیگر از نقد های مهم، کم توجهی به ابعاد انسانی و عاطفی کارکنان است. مدیریت علمی بیشتر بر کارایی، عدد، زمان و خروجی تمرکز دارد و نیروی انسانی را تا حدی به عنوان ابزاری برای تولید در نظر می گیرد. در چنین سیستمی، نیاز های روانی، احساسات، تعاملات اجتماعی و انگیزه های غیر مادی کارکنان کمتر مورد توجه قرار می گیرد. همین نگاه مکانیکی به انسان، باعث شد بعدها نظریه پردازان روابط انسانی، رویکرد های تازه ای را برای جبران این خلأ ارائه دهند.

اگر چه نظریه مدیریت علمی فردریک وینسلو تیلور بیش از یک قرن پیش مطرح شد، اما جوهره اصلی آن یعنی استاندارد سازی، شفاف سازی وظایف، اندازه گیری عملکرد و افزایش بهره وری، همچنان در مدیریت مدرن جایگاه ویژه ای دارد. تفاوت امروز با گذشته در ابزار هاست. در گذشته برای اجرای این اصول نیاز به زمان سنجی دستی، گزارش های کاغذی و نظارت حضوری مداوم بود، اما امروز نرم افزار های مدیریتی این مسیر را سریع تر، دقیق تر و هوشمند تر کرده اند.در همین راستا، نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو، بستری فراهم می کند تا مدیران بتوانند اصول مدیریت علمی را بدون پیچیدگی و هزینه های سنگین پیاده سازی کنند. در تسکینو شما می توانید برای هر پروژه یا فعالیت، فرآیند مشخص تعریف کنید، وظایف را به صورت دقیق میان اعضای تیم تقسیم نمایید و برای هر کار زمان بندی شفاف تعیین کنید. این شفافیت باعث می شود همه اعضای تیم بدانند چه مسئولیتی دارند و در چه بازه زمانی باید آن را انجام دهند.

یکی از چالش های اصلی مدیران، نظارت بر پیشرفت کار ها بدون ایجاد فشار مستقیم بر کارکنان است.نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو با ارائه گزارش های دقیق، داشبورد های مدیریتی و امکان پیگیری لحظه ای وضعیت پروژه ها، این دغدغه را برطرف می کند. مدیر بدون نیاز به کنترل سنتی و حضوری، می تواند عملکرد تیم را تحلیل کند و در صورت نیاز تصمیم اصلاحی بگیرد. این همان مدیریت بر مبنای داده است که تیلور بر آن تاکید داشت، اما در قالبی مدرن و کاربر پسند.از سوی دیگر، تسکینو به بهبود ارتباطات تیمی نیز کمک می کند. تعریف شفاف وظایف، ثبت گفتگو ها ذیل هر کار، مشخص بودن مسئول هر فعالیت و امکان پیگیری سوابق، باعث می شود سوء تفاهم ها کاهش یابد و همکاری تیمی تقویت شود. این موضوع نه تنها بهره وری را افزایش می دهد، بلکه حس مسئولیت پذیری و پاسخگویی را نیز در کارکنان تقویت می کند.