مدیریت جلسات و مصوبات با نرم افزار تسکینو

جلسات، بخشی اساسی و حیاتی از روند مدیریتی در محیط کاری محسوب می‌شوند. مدیریت صحیح این جلسات می‌تواند نشانه‌ای از مهارت و حتی هنر در حوزه مدیریت باشد که موفقیت شخصی و رشد کسب و کار را به آن وابسته می‌ کند. بررسی تاریخچه هر سازمان، نشان می‌دهد که بسیاری از تحولات و مراحل مهم آن از جلسات شروع شده است. با این حال، همه افراد قادر به مدیریت مؤثر جلسات نیستند و نمی ‌توانند از فرصت‌ های ارزشمندی که در طول جلسات پیش می‌آید، بهره‌مند شوند. بنابراین، اساس موفقیت جلسات در ارتباطات و بازخوردهایی است که در آن‌ها نهفته است. به عنوان یک مدیر می توانید  از اعضای تیم خود بخواهید تا نظرات و پیشنهادات خود را ارائه دهند، به بازخورد های آن‌ها گوش فرا دهید و تصمیم ‌گیری‌های خود را بر اساس آنچه که اعضای تیم فکر می‌کنند، انجام دهید. اگر تیم شما احساس کند که مشارکت موثری در جلسات دارد، مطمئن باشید که در راه صحیحی قرار دارید. در ادامه ی این پست به نکات مهم در خصوص مدیریت جلسه های کاری می پردازیم و در نهایت بهترین نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات را معرفی می کنیم.

برگزاری جلسات، راهی برای افزایش بهره وری و کارایی است. زمانی همه اعضای تیم سازمان در مورد موضوعات پیش آمده و از آنچه باید انجام شود آگاه هستند، حتی چالش برانگیزترین کارها نیز قابل انجام می شوند. در بعضی از سازمان ها پرسنل و بخش مدیریت کل هفته خود را درگیر جلسات کاری می کنند. در صورتی یک مدیر اجرایی باید به طور متوسط ۱۸ ساعت در هفته را در جلسات صرف کند نه بیشتر. با این حال تقریبا نیمی از شرکت کنندگان جلسات معتقدند که جلسات مهم‌ترین عامل اتلاف زمان در محل کار هستند. برگزاری جلسات ناکارآمد، نه تنها باعث اتلاف وقت می شوند، بلکه اگر به طور موثر برنامه ریزی نشده باشند، باعث صرف هزینه و اتلاف پول نیز هستند. از سویی دیگر سازمان ها نمی توانند جلسات را به طور کامل حذف کنند. بنابراین مهم است که جلسات را تا حد ممکن مفید و سازنده برگزار کنید. با توجه به مفهوم کارآیی، صرفه جویی در زمان و هزینه در ادامه تکنیک‌ های ثابت شده برای مدیریت اثر بخش جلسات آورده شده است.

اولویت بندی جلسات یک فرآیند بسیار حیاتی در مدیریت جلسات است که به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا زمان خود را برای جلساتی که بیشترین تأثیر را دارند، صرف کنند و به بهبود کارایی و عملکرد سازمانی بیشتری برسند. جلساتی که به مسائل اساسی سازمان مربوط می‌شوند و برای رسیدن به اهداف استراتژیک و ماموریت سازمانی بسیار حیاتی هستند، اولویت بالاتری دارند و باید در اولویت قرار بگیرند. همچنین جلساتی که در زمان مناسب و درست برگزار می‌شوند و با اولویت‌های فعلی و وضعیت سازمان هماهنگ هستند، اولویت بیشتری دارند. به عنوان مثال، در زمان‌های حیاتی یا هنگام بروزرسانی ها، برگزاری جلسات اولویت بیشتری دارد. جلساتی که برای حل مسائل پیچیده، تصمیم‌گیری‌های مهم یا ارتقاء فرآیندها برگزار می‌شوند، از اولویت بالاتری برخوردار هستند. در نهایت، اولویت بندی جلسات باید بر اساس اهداف و نیازهای موجود در سازمان صورت گیرد و همچنین با توجه به محیط و شرایط فعلی کاری انجام شود.

قبل از هر جلسه، یکی از مهم ترین تصمیم ها انتخاب فردی است که مسئول هدایت و مدیریت جلسه باشد. بسیاری از افراد تصور می کنند رئیس جلسه تنها نقش اداره ظاهری جلسه را بر عهده دارد، اما در واقع این جایگاه یکی از مهم ترین عوامل موفقیت یک جلسه اثربخش است. اگر شخص مناسبی برای مدیریت جلسه انتخاب نشود، حتی با وجود برنامه ریزی دقیق نیز احتمال خروج جلسه از مسیر اصلی، طولانی شدن بحث ها و نرسیدن به نتیجه مطلوب افزایش پیدا می کند.

رئیس جلسه وظیفه دارد از همان ابتدای جلسه روند گفتگوها را بر اساس دستور جلسه هدایت کند و اطمینان حاصل کند که تمام موضوعات در زمان مناسب بررسی می شوند. او باید فضای مناسبی برای مشارکت همه اعضا ایجاد کند، از پراکنده شدن بحث ها جلوگیری نماید و در صورت نیاز گفتگوها را دوباره به موضوع اصلی بازگرداند. این موضوع باعث می شود زمان جلسه به شکل بهینه مدیریت شود و همه شرکت کنندگان روی اهداف تعیین شده تمرکز داشته باشند.

علاوه بر مدیریت زمان، رئیس جلسه مسئول جمع بندی دیدگاه ها، بررسی پیشنهادهای مطرح شده و هدایت اعضا به سمت تصمیم گیری نهایی نیز هست. در بسیاری از جلسات ممکن است نظرات مختلفی مطرح شود یا اختلاف دیدگاه میان اعضا وجود داشته باشد. در چنین شرایطی رئیس جلسه با حفظ بی طرفی، گفتگوها را مدیریت می کند تا تصمیم های منطقی و قابل اجرا اتخاذ شوند.

پس از اتمام جلسه، صورتجلسه به عنوان یک گزارش کامل از آن جلسه تهیه و تنظیم می‌شود. این گزارش نه تنها به ‌طور دقیق و کامل تجربیات و تصمیماتی که در جلسه انجام شده است را شرح می‌دهد، بلکه همچنین تأییدیه ‌ی تمامی شرکت‌کنندگان را نیز دربر می‌گیرد. صورتجلسه از طریق امضای همه اعضا تأیید می‌شود که این امضاها باعث می‌شود این گزارش ارزش استنادی فراوانی داشته باشد. به‌ واسطه این امضاءها، صورت جلسه نه‌ تنها به‌عنوان یک مرجع قابل ‌اعتماد برای آینده مطرح می‌شود، بلکه حتی در مواردی قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.این سند به عنوان یک راهنمایی برای اعضای تیم و سایر مراجعین استفاده می‌شود تا اطلاعات مربوط به جلسه را در اختیار داشته باشند و پیگیری اقدامات و تصمیمات مورد انتظار را برای همگان ساده‌تر کند. بنابراین یکی از مهارت های مورد نیاز برای مدیریت جلسات، صورتجلسه نویسی است.

جلسات یکی از مهم ترین بخش های ارتباطات سازمانی هستند و بسیاری از تصمیم های مهم در همین جلسات گرفته می شوند. با این حال اگر برنامه ریزی و مدیریت جلسات به شکل اصولی انجام نشود، نه تنها زمان زیادی از اعضای تیم هدر می رود، بلکه ممکن است تصمیم ها به درستی ثبت نشوند و پیگیری اقدامات بعدی نیز با مشکل مواجه شود. هماهنگی زمان برگزاری جلسه، اطلاع رسانی به شرکت کنندگان، آماده سازی دستور جلسه و ثبت دقیق مصوبات، همگی فرآیندهایی هستند که اگر به صورت دستی انجام شوند، احتمال بروز خطا و بی نظمی را افزایش می دهند.

امروزه سازمان ها برای افزایش بهره وری تلاش می کنند جلسات خود را هدفمند، منظم و قابل پیگیری برگزار کنند. دستیابی به این هدف بدون استفاده از یک ابزار مناسب، کار ساده ای نیست. به همین دلیل استفاده از نرم افزارهای تخصصی مدیریت جلسات به یکی از نیازهای مهم کسب و کارهای مدرن تبدیل شده است.نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو با هدف ساده سازی فرآیند برنامه ریزی، برگزاری و پیگیری جلسات طراحی شده است. این نرم افزار تمام مراحل مدیریت جلسه را در یک محیط یکپارچه در اختیار کاربران قرار می دهد تا از زمان برنامه ریزی اولیه تا ثبت صورتجلسه و پیگیری مصوبات، همه چیز به صورت منظم و قابل دسترس باشد.

با استفاده از تسکینو می توان جلسات را از قبل برنامه ریزی کرد، اطلاعات مربوط به هر جلسه را ثبت نمود، اعضای حاضر را مشخص کرد و تمامی تصمیم ها و اقدامات انجام شده را در یک فضای متمرکز نگهداری کرد. این موضوع باعث می شود هیچ اطلاعاتی از بین نرود و تمامی اعضای تیم در هر زمان به سوابق جلسات دسترسی داشته باشند.یکی از مهم ترین مزیت های این نرم افزار، ایجاد شفافیت در فرآیند برگزاری جلسات است. زمانی که دستور جلسه، اهداف، شرکت کنندگان و مصوبات به صورت دقیق ثبت شوند، احتمال فراموش شدن تصمیم ها یا ایجاد اختلاف در برداشت افراد به حداقل می رسد. همچنین مدیران می توانند روند اجرای تصمیم های گرفته شده را ساده تر پیگیری کنند و اطمینان داشته باشند که اقدامات مصوب در زمان مناسب انجام می شوند.علاوه بر افزایش نظم، استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو باعث صرفه جویی در زمان نیز می شود. بسیاری از هماهنگی هایی که پیش از این به صورت تلفنی، پیام یا ایمیل انجام می شد، در این نرم افزار به صورت متمرکز مدیریت می شود و همه اطلاعات مرتبط با هر جلسه در یک محل قابل مشاهده خواهد بود.

نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو امکانات متنوعی را برای مدیریت حرفه ای جلسات در اختیار سازمان ها قرار می دهد، از جمله:

• ثبت و مدیریت جلسات و قرارهای کاری
• دسته بندی و ثبت انواع جلسات
• ثبت اطلاعات کامل شرکت کنندگان همراه با سمت یا پست سازمانی
• تعیین تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسات
• ثبت اهداف و موضوعات هر جلسه
• تنظیم و مدیریت دستور جلسه
• ثبت محل برگزاری جلسات
• اطلاع رسانی زمان برگزاری جلسات به اعضا
• ثبت برنامه ها و اقدامات مرتبط با هر جلسه
• تهیه، چاپ و اشتراک گذاری صورتجلسه
• دسترسی به سوابق کامل جلسات برای پیگیری تصمیم ها
• محیط کاربری فارسی، ساده و حرفه ای برای استفاده آسان کاربران

نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو با ایجاد نظم، شفافیت و امکان پیگیری دقیق مصوبات، به سازمان ها کمک می کند جلسات خود را هدفمندتر برگزار کنند، از اتلاف زمان جلوگیری کنند و تصمیم های مهم را با دقت بیشتری مدیریت نمایند.