مدیریت جلسات و مصوبات با نرم افزار تسکینو

جلسات، بخشی اساسی و حیاتی از روند مدیریتی در محیط کاری محسوب می‌شوند. مدیریت صحیح این جلسات می‌تواند نشانه‌ای از مهارت و حتی هنر در حوزه مدیریت باشد که موفقیت شخصی و رشد کسب و کار را به آن وابسته می‌ کند. بررسی تاریخچه هر سازمان، نشان می‌دهد که بسیاری از تحولات و مراحل مهم آن از جلسات شروع شده است. با این حال، همه افراد قادر به مدیریت مؤثر جلسات نیستند و نمی ‌توانند از فرصت‌ های ارزشمندی که در طول جلسات پیش می‌آید، بهره‌مند شوند. بنابراین، اساس موفقیت جلسات در ارتباطات و بازخوردهایی است که در آن‌ها نهفته است. به عنوان یک مدیر می توانید  از اعضای تیم خود بخواهید تا نظرات و پیشنهادات خود را ارائه دهند، به بازخورد های آن‌ها گوش فرا دهید و تصمیم ‌گیری‌های خود را بر اساس آنچه که اعضای تیم فکر می‌کنند، انجام دهید. اگر تیم شما احساس کند که مشارکت موثری در جلسات دارد، مطمئن باشید که در راه صحیحی قرار دارید. در ادامه ی این پست به نکات مهم در خصوص مدیریت جلسه های کاری می پردازیم و در نهایت بهترین نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات را معرفی می کنیم.

مهارت مدیریت جلسات چگونه است؟

برگزاری جلسات، راهی برای افزایش بهره وری و کارایی است. زمانی همه اعضای تیم سازمان در مورد موضوعات پیش آمده و از آنچه باید انجام شود آگاه هستند، حتی چالش برانگیزترین کارها نیز قابل انجام می شوند. در بعضی از سازمان ها پرسنل و بخش مدیریت کل هفته خود را درگیر جلسات کاری می کنند. در صورتی یک مدیر اجرایی باید به طور متوسط ۱۸ ساعت در هفته را در جلسات صرف کند نه بیشتر. با این حال تقریبا نیمی از شرکت کنندگان جلسات معتقدند که جلسات مهم‌ترین عامل اتلاف زمان در محل کار هستند. برگزاری جلسات ناکارآمد، نه تنها باعث اتلاف وقت می شوند، بلکه اگر به طور موثر برنامه ریزی نشده باشند، باعث صرف هزینه و اتلاف پول نیز هستند. از سویی دیگر سازمان ها نمی توانند جلسات را به طور کامل حذف کنند. بنابراین مهم است که جلسات را تا حد ممکن مفید و سازنده برگزار کنید. با توجه به مفهوم کارآیی، صرفه جویی در زمان و هزینه در ادامه تکنیک‌ های ثابت شده برای مدیریت اثر بخش جلسات آورده شده است.

اولویت بندی جلسات

اولویت بندی جلسات یک فرآیند بسیار حیاتی در مدیریت جلسات است که به مدیران و رهبران کمک می‌کند تا زمان خود را برای جلساتی که بیشترین تأثیر را دارند، صرف کنند و به بهبود کارایی و عملکرد سازمانی بیشتری برسند. جلساتی که به مسائل اساسی سازمان مربوط می‌شوند و برای رسیدن به اهداف استراتژیک و ماموریت سازمانی بسیار حیاتی هستند، اولویت بالاتری دارند و باید در اولویت قرار بگیرند. همچنین جلساتی که در زمان مناسب و درست برگزار می‌شوند و با اولویت‌های فعلی و وضعیت سازمان هماهنگ هستند، اولویت بیشتری دارند. به عنوان مثال، در زمان‌های حیاتی یا هنگام بروزرسانی ها، برگزاری جلسات اولویت بیشتری دارد. جلساتی که برای حل مسائل پیچیده، تصمیم‌گیری‌های مهم یا ارتقاء فرآیندها برگزار می‌شوند، از اولویت بالاتری برخوردار هستند. در نهایت، اولویت بندی جلسات باید بر اساس اهداف و نیازهای موجود در سازمان صورت گیرد و همچنین با توجه به محیط و شرایط فعلی کاری انجام شود.

منصوب کردن افراد به رئیس جلسه

بسیاری از افراد به اشتباه فکر می‌کنند که رئیس جلسه نقش تشریفاتی دارد یا فقط برای جلسات بزرگ نیازند. اما واقعیت این است که برای مدیریت اثربخش جلسات، داشتن رئیس جلسه بسیار حیاتی است. برای مدیریت جلسات لازم است که یک نفر به عنوان رئیس جلسه انتخاب شود تا بتواند موارد مطرح شده را جمع‌ بندی کرده و جلسه را مدیریت کند تا مطابق با دستور جلسه پیش ‌روی کرده و تصمیمات صحیحی اتخاذ کند. در انتخاب این نقش باید به ‌طور دقیق و با دقت عمل کرد و افرادی با تجربه و توانمندی‌های مدیریتی مناسب انتخاب شوند.

تنظیم صورتجلسه

پس از اتمام جلسه، صورتجلسه به عنوان یک گزارش کامل از آن جلسه تهیه و تنظیم می‌شود. این گزارش نه تنها به ‌طور دقیق و کامل تجربیات و تصمیماتی که در جلسه انجام شده است را شرح می‌دهد، بلکه همچنین تأییدیه ‌ی تمامی شرکت‌کنندگان را نیز دربر می‌گیرد. صورتجلسه از طریق امضای همه اعضا تأیید می‌شود که این امضاها باعث می‌شود این گزارش ارزش استنادی فراوانی داشته باشد. به‌ واسطه این امضاءها، صورت جلسه نه‌ تنها به‌عنوان یک مرجع قابل ‌اعتماد برای آینده مطرح می‌شود، بلکه حتی در مواردی قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.این سند به عنوان یک راهنمایی برای اعضای تیم و سایر مراجعین استفاده می‌شود تا اطلاعات مربوط به جلسه را در اختیار داشته باشند و پیگیری اقدامات و تصمیمات مورد انتظار را برای همگان ساده‌تر کند. بنابراین یکی از مهارت های مورد نیاز برای مدیریت جلسات، صورتجلسه نویسی است.

نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو

آیا مدیریت جلسات برای شما همیشه یک چالش بزرگ بوده است؟ آیا هماهنگی و اداره کردن جلسات گاهی اوقات از دستتان خارج می‌شود؟ با بکار گیری نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو، تمامی این چالش ها زیر و بم خواهد شد !

نرم‌افزار مدیریت جلسات تسکینو با امکاناتی همچون برنامه ‌ریزی زمان جلسات،اشتراک ‌گذاری اطلاعات جلسات و ثبت نتایج و تصمیمات، به شما کمک خواهد کرد تا جلسات خود را به صورت سریع، کارآمد و موثر مدیریت کنید. با استفاده از این نرم‌افزار، می‌توانید به راحتی زمان برگزاری جلسات را برنامه‌ریزی کنید، دستور جلسات را آماده کرده و به اعضای جلسه اطلاعات لازم را ارسال کنید. همچنین، می‌توانید تصمیمات گرفته شده را به ‌صورت دقیق و کامل ثبت کنید تا بتوانید در زمان مورد نیاز به آنها مراجعه کنید. با استفاده از این نرم‌افزار، دیگر نیازی به نگرانی در مورد مدیریت جلسات نخواهید داشت. با نرم افزار مدیریت جلسات تسکینو همه چیز به‌روز و به ‌صورت سسیستماتیک در دسترس شماست تا بهترین تصمیمات را بگیرید و به بهبود عملکرد و کارایی تیم خود بپردازید. ویژگی های برجسته این نرم افزار به ذکر زیر می باشد:

• ثبت جلسات و قرار های کاری
• ثبت نوع جلسات
• ذکر شرکت کنندگان جلسات با پست سازمانی آنها
• تنظیم تاریخ شروع و پایان جلسات
• ثبت اهداف جلسات
• تنظیم دستور جلسه
• ثبت محل برگذاری جلسات
• اطلاع رسانی جلسات
• ثبت برنامه ریزی های مرتبط با جلسات
• قابلیت پرینت و اشتراک گذاری صورتجلسه
• محیط کاربری فارسی زبان و حرفه ای