روش نگهداری حسابهای خرید و فروش کالا در سیستم‌های مالی

فعالیت اصلی یک موسسه بازرگانی با خرید کالا آغاز می شود. کالا های خریداری شده معمولا تا زمان فروش در انبار شرکت یا فروشگاه نگهداری می شوند. هدف هر شرکت بازرگانی این است که کالا ها را با قیمتی بیشتر از بهای خرید به فروش برساند تا از این طریق سود کسب کند و فعالیت اقتصادی خود را گسترش دهد.

برای محاسبه میزان سود یک شرکت بازرگانی، لازم است بهای تمام شده کالای فروش رفته به درستی تعیین شود. بهای تمام شده کالای فروش رفته شامل هزینه خرید کالا هایی است که در طول دوره مالی به فروش رسیده اند. نحوه تعیین این مبلغ به سیستم ثبت موجودی کالا در شرکت بستگی دارد.

به طور کلی، شرکت های بازرگانی برای ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به کالا ها از دو روش اصلی استفاده می کنند که شامل سیستم ثبت دائمی و سیستم ثبت ادواری است. هر یک از این روش ها دارای ویژگی ها، مزایا و نحوه ثبت حسابداری مخصوص به خود هستند و شرکت ها با توجه به نوع فعالیت، حجم عملیات و نیاز های مالی خود یکی از این سیستم ها را انتخاب می کنند.در سیستم ثبت دائمی، اطلاعات مربوط به موجودی کالا به صورت لحظه ای ثبت و به روز رسانی می شود و مقدار موجودی کالا در هر زمان قابل مشاهده است. اما در سیستم ثبت ادواری، اطلاعات دقیق موجودی کالا معمولا در پایان دوره مالی و پس از انجام انبارگردانی مشخص می گردد.

در ادامه، روش نگهداری حساب های خرید و فروش کالا و نحوه ثبت عملیات حسابداری در هر یک از این سیستم ها بررسی خواهد شد.

در سیستم ثبت اداری، اطلاعات مربوط به مقدار و ارزش ریالی موجودی کالا به صورت لحظه ای در دسترس نیست و معمولا تنها در پایان دوره مالی مشخص می شود. در این روش، شرکت ها در طول دوره مالی ورود و خروج کالا را مستقیما در حساب موجودی کالا ثبت نمی کنند، بلکه اطلاعات دقیق مربوط به موجودی کالا پس از انجام عملیات انبارگردانی و قیمت گذاری کالا ها در پایان دوره مالی تعیین می گردد. به همین دلیل، موجودی واقعی کالا در طی دوره به طور دقیق در دفاتر حسابداری قابل مشاهده نیست و محاسبه آن به پایان دوره موکول می شود.

در سیستم ثبت اداری، هنگام خرید کالا، بهای تمام شده کالای خریداری شده در حسابی با عنوان خرید کالا ثبت می شود. حساب خرید کالا دارای ماهیت هزینه است و تمامی خرید های انجام شده طی دوره مالی در این حساب جمع آوری می گردد. سپس در پایان دوره مالی، مانده حساب خرید کالا به حساب سود و زیان منتقل و حساب مذکور بسته می شود. این موضوع باعث می شود که اطلاعات مربوط به خرید کالا ها به صورت جداگانه نگهداری و کنترل شود.

در زمان فروش کالا نیز تنها مبلغ فروش در حسابداری ثبت می شود و بهای تمام شده کالای فروش رفته همزمان ثبت نمی گردد. در این سیستم، هنگام فروش کالا حساب فروش کالا بستانکار می شود و بسته به نوع دریافت وجه، حساب مناسب بدهکار خواهد شد. اگر فروش کالا به صورت نقدی انجام شود، حساب صندوق یا بانک بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار می گردد. در صورتی که فروش به صورت نسیه باشد، حساب های دریافتنی بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار خواهد شد. همچنین اگر شرکت بابت فروش کالا چک یا سفته دریافت نماید، حساب اسناد دریافتنی بدهکار و حساب فروش کالا بستانکار می شود.

در سیستم ثبت اداری، خروج کالا از انبار و بهای تمام شده کالای فروش رفته به صورت روزانه در دفاتر حسابداری ثبت نمی شود و تنها اطلاعات مربوط به فروش کالا ثبت می گردد. به همین دلیل تعیین بهای تمام شده کالای فروش رفته تا پایان دوره مالی امکان پذیر نیست. شرکت ها در پایان دوره با انجام انبارگردانی، شمارش موجودی کالا و تعیین ارزش موجودی پایان دوره، بهای تمام شده کالای فروش رفته را محاسبه می کنند.

حساب فروش کالا نشان دهنده درآمد حاصل از فروش کالا در شرکت های بازرگانی است و اطلاعات آن در پایان دوره مالی برای تهیه صورت های مالی، تعیین سود و زیان و بررسی عملکرد مالی شرکت مورد استفاده قرار می گیرد. پس از مشخص شدن موجودی پایان دوره، اطلاعات مربوط به موجودی اول دوره، خرید کالا و موجودی پایان دوره با یکدیگر مقایسه شده و بهای تمام شده کالای فروش رفته محاسبه می شود.

استفاده از سیستم ثبت اداری بیشتر در واحد های تجاری کوچک، فروشگاه ها و شرکت هایی رایج است که حجم گردش کالا در آن ها زیاد نیست یا تنوع کالا ها محدود می باشد. این روش نسبت به سیستم ثبت دائمی ساده تر بوده و اجرای آن هزینه کمتری دارد، اما به دلیل نداشتن اطلاعات لحظه ای از موجودی کالا، کنترل موجودی و مدیریت دقیق انبار با محدودیت هایی همراه است. به همین علت بسیاری از شرکت های بزرگ و واحد هایی که حجم عملیات بالایی دارند، از سیستم ثبت دائمی و نرم افزار های یکپارچه حسابداری و انبارداری استفاده می کنند تا بتوانند اطلاعات دقیق تری از وضعیت کالا ها و گردش موجودی در اختیار داشته باشند.

در سیستم ثبت دائمی، ارزش ریالی (بهای تمام شده) موجودی کالا در هر مقطع زمانی از دفاتر شرکت قابل استخراج است. در این روش ورود و خروج کالا از انبار، در هر لحظه در دفاتر ثبت می‌شود. چنانچه تعداد کالا‌ها و همچنین ورود و خروج کالا زیاد باشد نمی‌توان به صورت دستی اطلاعات را ثبت و نگهداری کرد. برای آنکه این روش پیاده سازی شود لازم است یک نرم افزار انبارداری که ارتباط مستقیمی ‌با سیستم حسابداری داشته باشد کلیه ورود و خروج‌ها را ثبت کرده و سند حسابداری آن را صادر کند. به طور کلی می‌توان گفت از زمانی که رایانه‌ها و نرم افزار خرید و فروش، در بین شرکت‌های بازرگانی رایج شد، استفاده از سیستم ثبت دائمی ‌موجودی‌ها بیشتر شد. در سیستم ثبت دائمی، بهای تمام شده کالای خریداری شده به حساب موجودی کالا منظور می‌شود. در فروش کالا، هر بار دو رویداد همزمان اتفاق می‌افتد، رویداد اول کسب نوعی دارایی (وجه نقد یا حساب دریافتنی) و تحقق درآمدی به نام فروش کالا است و رویداد دوم کاهش موجودی کالا و وقوع هزینه‌ای به نام بهای تمام شده کالای فروش رفته است. در سیستم ثبت دائمی‌کالا، هر دو رویداد مذکور باید در تاریخ فروش کالا در دفاتر ثبت شوند.

در شرکت هایی که از نرم افزار خرید و فروش کالا یا نرم افزار انبارداری استفاده می کنند، معمولا نیازی به تعریف تعداد زیادی حساب معین و تفصیلی برای کالا ها در سیستم حسابداری وجود ندارد. دلیل این موضوع آن است که اطلاعات کامل مربوط به کالا ها، دسته بندی آن ها، مقدار موجودی، قیمت ها و گردش ورود و خروج کالا توسط نرم افزار انبارداری مدیریت و نگهداری می شود.

در این سیستم ها هر کالایی دارای کد، مشخصات، گروه بندی و اطلاعات دقیق است و تمامی عملیات مربوط به آن در نرم افزار ثبت می گردد. ورود کالا به انبار معمولا با استفاده از رسید انبار و خروج کالا با استفاده از حواله انبار انجام می شود. همچنین هنگام فروش کالا، اطلاعات فروش از طریق صدور فاکتور فروش در نرم افزار ثبت می گردد.

در نرم افزار های یکپارچه، بخش های خرید، فروش، انبار و حسابداری به یکدیگر متصل هستند و اطلاعات بین آن ها به صورت خودکار منتقل می شود. به همین دلیل پس از ثبت عملیات خرید یا فروش کالا، اسناد حسابداری مربوط نیز به صورت اتوماتیک صادر شده و در نرم افزار حسابداری ثبت می شوند. این موضوع باعث افزایش سرعت انجام کار ها، کاهش اشتباهات انسانی و بالا رفتن دقت گزارش های مالی می شود.

علاوه بر این، استفاده از نرم افزار های یکپارچه این امکان را فراهم می کند که مدیران شرکت در هر زمان بتوانند موجودی کالا ها، میزان فروش، مقدار خرید، سود و زیان و وضعیت حساب ها را به صورت دقیق بررسی و کنترل کنند. در نتیجه هماهنگی میان بخش انبار، فروش و حسابداری بیشتر شده و فرآیند های مالی و عملیاتی شرکت با نظم و دقت بالاتری انجام می شود.