کارآمد ترین روش های مدیریت وظایف و کارها

کارهای بسیار زیادی وجود دارد که باید انجام دهید، و راه های بسیاری وجود دارد که بتوانید آنها را پیگیری کنید. در اپ استور یا گوگل پلی استور «مدیریت وظایف» را جستجو کنید، هزاران نرم افزار را خواهید یافت که همگی به شما کمک می کنند بهره وری خود را افزایش دهید و کارهای بیشتری انجام دهید. همچنین روش‌های مختلفی برای پیگیری کارهای شما وجود دارد که هر کدام دارای نقاط قوت و برخی پیچیده‌اند. پیدا کردن روش و برنامه مناسب مدیریت وظایف برای شما می تواند بسیار دشوار باشد. در این پست، ما شما را با بهترین روش‌های مدیریت وظایف آشنا می‌کنیم تا بتوانید راه عالی برای مدیریت کارهایی که باید انجام دهید را انتخاب کنید.

انتخاب روش مدیریت وظیفه مناسب

وقتی نوبت به مدیریت وظایف می رسد، هیچ گزینه ای برای همه وجود ندارد. همانطور که برخی از افراد از نظر بصری بهتر یاد می‌گیرند در حالی که دیگران به صورت شنیداری بسیار بهتر یاد می‌گیرند، روش‌های مدیریت کار وجود دارد که کاملاً برای شما مناسب است و برخی دیگر هر چقدر هم که تلاش کنید هرگز برای شما کارساز نیستند.به همین دلیل مهم است که در مورد روش های مختلف مدیریت وظایف خود تحقیق کنید تا ببینید چه چیزی برای شما مفید است. با خواندن این پست، احتمالاً چند روش به شما گفته خواهد شد. سپس می توانید آنها را امتحان کنید و ببینید کدام یک برای شما بهترین است.در این پست، یک نمای کلی به همراه مزایا و معایب هر یک از روش های مدیریت وظایف زیر دریافت خواهید کرد:

• روش فهرست مواد غذایی
• روش به صفر رساندن کارها
• روش وظایف متن ساده
• روش ردیف ها،ستون ها و برگه ها
• روش بهره وری مبتنی بر تیم
• روش قلم و کاغذ
• روش کانبان
• روش رشته دور انگشت

روش "فهرست مواد غذایی"

روش "فهرست مواد غذایی" یا فقط سازماندهی وظایف در لیست های ساده، محبوب ترین روش مدیریت کار است. این راهی است که شما احتمالاً بدون اینکه به آن فکر کنید، وظایف را سازماندهی خواهید کرد. همه وظایف و سررسیدهای مربوطه را در مرکز قرار می دهد. ده‌ها برنامه وجود دارد که از این روش برای سازماندهی وظایف شما استفاده می‌کنند، و فهرست‌های ساده آن‌ها باعث می‌شود برنامه‌ها ظاهر بسیار شبیه به فهرست خواربارفروشی‌هایی که هنگام رفتن به فروشگاه تهیه می‌کنید، داشته باشند. این برنامه‌های ساده برای افرادی که عجله دارندواز بررسی نهایی وظایف از فهرست و رفتن به کار بعدی عجله می‌کنند، عالی است. هنگام استفاده از یک برنامه سبک فهرست مواد غذایی، جزئیات کوچکی برای بررسی وجود ندارد، بنابراین شما با یک تصویر بزرگ برای همه وظایف خود باقی می‌مانید. برنامه‌های مبتنی بر متد لیست مواد غذایی اغلب دارای برخی از ویژگی‌های سازمانی ضروری برای همراهی با وظایف هستند. به عنوان مثال، بیشتر آنها توانایی تعیین تاریخ سررسید را دارند و برخی می توانند با استفاده از موقعیت مکانی دستگاه، یادآوری هایی را برای وظایف تنظیم کنند.برنامه های سبک لیست مواد غذایی ممکن است برای همه کاربردی نباشد. اگر نیاز به یک نرم افزار مدیریت وظایف کوچک در کار بزرگتر دارید یا دوست دارید پیشرفت یک کار یا پروژه را ردیابی کنید، روش‌های فهرست مواد غذایی برای شما مناسب نیستند. با این حال نگران نباشید، زیرا استراتژی های مدیریت وظایف زیادی برای شما وجود دارد.

مزایا و معایب روش فهرست مواد غذایی

مزایا: برنامه های کاربردی مبتنی بر روش فهرست مواد غذایی به طور کلی به اندازه کافی ساده هستند که به تنظیمات کمی نیاز دارند و استفاده از آنها آسان است.

معایب: در پیگیری جزئیات کوچک یا مدیریت پروژه های بزرگ چندان عالی نیست.

متد به صفر رساندن کارها (GTD)

این روش مدیریت کار، که توسط کتابی با همین نام رایج شده است، به سادگی یک روش قدرتمند برای استفاده از لیست ها و جزئیات مانند برچسب ها برای مدیریت وظایف شما است. برنامه‌های مبتنی بر این روش ممکن است شبیه به برنامه‌های استاندارد سبک فهرست مواد غذایی به نظر برسند، اما فهرست‌های فرعی، ابزارهای مدیریت زمان و موارد دیگر را نیز در خود دارند.به عنوان مثال، هنگام کار بر روی یک مقاله، می‌توانم از یک برنامه مدیریت کار مبتنی بر فهرست برای ایجاد یک پروژه جدید برای مقاله استفاده کنیم و سپس وظایفی را برای بخش‌هایی از مقاله اضافه کنیم، همچنین یادآوری‌هایی را برای تصحیح، و فهرستی از تمام منابع اضافی ایجاد کنیم. در عین حال، می‌توانیم وظایفی برای کارهای خانگی، سایر پروژه‌های در حال انجام در محل کار و غیره ثبت کنیم.اکثر برنامه های استاندارد GTD (هنر به صفر رساندن کارها) دارای قابلیت یادداشت برداری و درگ و دراپ کردن فایل هستند. این کار در هنگام شروع یک پروژه بسیار مفید است، زیرا می‌توانید تمام ایده‌ها و فایل‌های مرتبط خود را به کار ضمیمه کنید، واین اطمینان را می‌دهد که هیچ جزئیات کوچکی را فراموش نخواهید کرد و به شما یک فروشگاه برای منابع کارتان ارائه می‌دهد.

برخی از برنامه‌های GTD دارای تقویم‌های داخلی هستند که وظایف و پروژه‌های شما را با تاریخ سررسید مربوطه نشان می‌دهند. همچنین معمولاً می‌توانید یادداشت‌ها و فایل‌های مرتبط با وظایف خود را در برنامه‌ها دنبال کنید.ایده اصلی GTD این است که شما می توانید همه چیز را از ذهن خود بیرون بیاورید و به برنامه لیست کارهای خود اضافه کنید، و در لیستی از وظایف مرتبط با هر کار برچسب گذاری شده (یا طبقه بندی شده) بر اساس مکان یا زمینه ای که در آن کار را انجام می دهید، سازماندهی شده باشد. وظیفه، با هر داده مربوط به آن کار به عنوان یادداشت پیوست شده است. جزئیات زیادی در هر کار وجود دارد تا مطمئن شوید که مجبور نخواهید بود چیزی را در ذهن خود جابجا کنید و بتوانید روی کاری که انجام می دهید تمرکز کنید.

مزایا و معایب روش (GTD)

مزایا: برنامه های GTD می توانند هر مرحله از یک کار را ردیابی کنند و اغلب ویژگی های جالب دیگری دارند.

معایب: راه اندازی این برنامه ها ممکن است گیج کننده و برای برخی بیش از حد شلوغ باشد

روش ویرایشگر متن

استفاده از ویرایشگرهای متن برای برنامه ریزی کارها زمان زیادی است که وجود داشته است. ویرایشگرهای متن به شما این آزادی را می دهند که وظایف را به دلخواه خود مدیریت کنید و از حواس پرتی های بصری برنامه های مبتنی بر روش لیست مواد غذایی رها شوید.اگر از قبل یک ویرایشگر متن داشتید، نیازی به دانلود برنامه مدیریت کار دیگری نیست: فقط از دانسته هایی که در ویرایشگر قبلی داشتیداستفاده کنید. علاوه بر این، فایل متنی که برای مدیریت وظایف خود استفاده می‌کنید، جهانی است، بنابراین می‌توانید دستگاه‌ها و پلتفرم‌ها را بدون ایجاد اختلال در روند کاری خود تغییر دهید. روش های مختلفی برای استفاده از ویرایشگر متن برای مدیریت وظایف وجود دارد. در برنامه های مبتنی بر روش ویرایشگر متن ، می توانید وظایف تک خطی را در یک فایل متنی ایجاد کنید. و آن هارا را می توان بر اساس اولویت مرتب کرد و با پروژه مربوطه آن برچسب گذاری کرد. برای ایجاد لیست های مختلف، فقط یک فایل متنی جدید ایجاد کنید، به همین راحتی است. اگر ترجیح می دهید در دستگاه های تلفن همراه خود به صورت متنی ساده ویرایش کنید، می توانید این کار را با استفاده از ویرایشگر متن موبایل مورد علاقه خود نیز انجام دهید.

مزایا و معایب روش ویرایشگر متن

مزایا: استفاده از ویرایشگر متن راهی ساده و رایگان برای مدیریت وظایف شماست. می‌توانید با استفاده از برنامه‌هایی که با آن‌ها آشنا هستید، گردش کار خود را هر طور که می‌خواهید تنظیم کنید.

معایب: فهرست‌های متنی ساده اغلب برای برخی می‌توانند بسیار ساده باشند و برای سازماندهی به برخی تنظیمات و مدیریت نیاز دارند.

روش کانبان

از قلم و کاغذ استفاده کنید تا مدیریت را با بهره وری کانبان یک قدم جلوتر انجام دهید. این روش، در خالص‌ترین شکل خود، یادداشت‌های پستی، یک تابلوی چوب پنبه‌ای و برچسب‌گذاری می‌کند و کارها را بر اساس پیشرفت سازماندهی می‌کند. برای شروع با کانبان، تخته چوب پنبه ای خود را به سه بخش تقسیم کنید: انجام دادن، درحال انجام و انجام شده. وظایف را روی یادداشت های رنگی بنویسید و آنها را در مرحله پیشرفت مربوطه خود بچسبانید. همانطور که وظایف شما پیشرفت می کند، آنها را به نقاط جدید خود در تخته چوب پنبه منتقل کنید تا آنها را ردیابی کنید. شما می توانید وظایف را بر اساس مشتری، پروژه یا هر تمایز دیگری رنگ آمیزی کنید و می توانید به همان اندازه که می خواهید جزئیات را به هر کار اضافه کنید.اگر ردیابی وظایف را به صورت دیجیتال ترجیح می دهید، کانبان همچنان می تواند با گردش کار شما مطابقت داشته باشد. برنامه های مدیریت وظایف زیادی هستند که از روش کانبان برای مدیریت وظایف در فضای ابری استفاده می کنند. آنها همچنین ویژگی های همکاری عالی را ارائه می دهند، بنابراین تیم های راه دور می توانند در عمل کانبان شرکت کنند. کانبان برای تیم ها و کسانی که دوست دارند تصویر بزرگ را در یک نگاه ببینند عالی است. هنگام استفاده از این روش، تمام وظایف، تاریخ های سررسید و پیشرفت کار را پیش روی خود خواهید داشت، بنابراین هیچ چیزی شما را از غواصی مستقیم در کارتان باز نمی دارد.

مزایا و معایب روش کانبان

مزایا: تصویر بزرگ همیشه پیش روی شما و تیمتان است.

معایب: جزئیات کوچک را می توان حذف کرد، که ممکن است برای برخی باعث اضافه بار اطلاعات شود.

روش ردیف‌ها، ستون‌ها و برگه‌ها

وقتی صحبت از مدیریت کار به میان می آید، صفحات گسترده اغلب نادیده گرفته می شوند، به خصوص در فضای موبایل. اما آن‌ها می‌توانند به همان اندازه که شما اجازه می‌دهید ابزاری برای مدیریت وظایف باشند. به دلیل انعطاف پذیری صفحات گسترده، آنها یک راه عالی برای مدیریت تعداد زیادی پروژه و وظایف هستند.هنگام استفاده از صفحه‌گسترده، می‌توانید برگه‌های مختلفی را برای انواع مختلف وظایف ایجاد کنید. به عنوان مثال، یک برگه می تواند برای وظایف کاری و دیگری برای کارهای خانگی باشد، که هر کدام دارای ستون هایی برای پیگیری داده هایی است که برای هر کدام منطقی است. وظایف را می‌توان در ردیف‌های جداگانه قرار داد و سلول‌ها را می‌توان برای نمایش اهمیت آنها یا سایر بخش‌های کلیدی یک کار با رنگ کدگذاری کرد.

مانند روش ویرایشگر متن، می‌توانید صفحه‌گسترده‌ها را به هر نحوی که می‌خواهید کار کنند، و می‌توانید از برنامه‌هایی استفاده کنید که قبلاً با آن‌ها آشنا هستید. همچنین تعداد زیادی الگوی مدیریت کار رایگان برای Google Sheets، Excel و Numbers موجود است که راه‌اندازی را آسان می‌کند.اگر در یک تیم کار می‌کنید، می‌توانید از Google Sheet برای ایجاد یک سیستم مدیریت وظایف گروهی بدون حاشیه استفاده کنید. فقط یک برگه مشترک جدید بسازید، اعضای تیم خود را اضافه کنید، و سلول هایی با کد رنگی برای تخصیص وظایف ایجاد کنید. و از آنجایی که Google Sheets دارای یک کلاینت چت داخلی است، همکاری با اعضای تیم آسان است.

مزایا و معایب روش ردیف‌ها، ستون‌ها و برگه‌ها

مزایا: می توانید از ابزارهای آشنا برای ایجاد یک محیط همه کاره برای وظایف خود استفاده کنید.

معایب:مانند برنامه های کاربردی مبتنی بر متن، استفاده از صفحات گسترده برای مدیریت کار می تواند برای برخی بسیار ساده باشد. علاوه بر این، استفاده از صفحات گسترده زیباترین راه برای مدیریت وظایف نیست.

روش بهره وری مبتنی بر تیم

برنامه های مدیریت وظایف فقط برای مدیریت وظایف شما نیستند. هنگامی که با تیم خود کار می کنید، به راهی نیاز دارید تا از آنچه که همه روی آن کار می کنند و آنچه برای تکمیل پروژه های تیم شما باقی مانده است، ادامه دهید.برنامه‌های مبتنی بر روش بهره وری تیم اغلب برنامه‌های مبتنی بر فهرست هستند که به همه اجازه می‌دهند حساب های کاربری خود را داشته باشند. آنها همچنین معمولاً برنامه های تحت وب هستند که در هر مرورگری اجرا می شوند و نسخه اپلیکیشن تلفن همراه مخصوص خود را دارند. اعضای تیم می توانند وظایف را اضافه و ویرایش کنند که همکاری و مدیریت کار گروهی را بسیار ساده تر می کند.

بسیاری از برنامه های مبتنی بر بهره وری تیم دارای ویژگی هایی مشابه روش GTD فوق الذکر هستند. فراتر از تعیین موعد مقرر، وظایف اغلب می توانند وظایف فرعی داشته باشند و پروژه های بزرگتر را می توان در تابلوها یا لیست های خود سازماندهی کرد تا همه چیز را برای هر یک از پروژه ها یا مشتریان مختلف شما سازماندهی کند. حتی اکثر آنها به شما امکان می دهند فایل ها را به وظایف اضافه کنید، بنابراین می توانید همه چیز مورد نیاز برای تکمیل کار را در یک نقطه نگه دارید.اگر در نهایت با تیم خود از یک نرم افزار مبتنی بر بهره وری تیم استفاده می کنید و می خواهید از آن برای کارهای شخصی استفاده کنید، نگران نباشید. اکثر این برنامه‌ها  به شما امکان می‌دهند تا تابلوهای وظایف تک کاربره‌ای ایجاد کنید که با صفحه کاری شما مرتبط نیستند، بنابراین می‌توانید به طور یکپارچه بین کارهای کاری و شخصی جابه‌جا شوید.

مزایا و معایب بهره وری مبتنی بر تیم

مزایا: نرم افزار ها و ابزار های  مبتنی بر کار تیم به طور معمول چند پلتفرمی می باشند و برای نگه داشتن تیم ها در مسیر و تشویق همکاری عالی هستند. علاوه بر این، در صورت نیاز می توان از آنها برای کارهای شخصی استفاده کرد.

معایب: راه اندازی این برنامه ها می تواند زمان بر و برای یک تیم کامل هزینه بر باشد.

قلم و کاغذ

قطعا انتظار نداشتید که این مورد در کنار روش‌های مدیریت وظایف با برنامه‌ها ذکر شود، اما گاهی اوقات بهتر است از قلم و کاغذ برای مدیریت کار استفاده کنید. هنگامی که از یک دفترچه یادداشت برای مدیریت وظایف استفاده می کنید، ارتباط شما با اینترنت و عوامل حواس پرتی آن کاملا قطع شده و شما را در مسیر درست نگه می دارد. چک کردن وظایف یک دفترچه یادداشت بسیار مفیدتر از کنار گذاشتن آن است. همچنین راه های زیادی برای دیجیتالی کردن روش قلم و کاغذ، با برنامه های اسکن موبایل وجود دارد. از لیست کارهای خود در فضای ابری نسخه پشتیبان تهیه کنید. وظایف شما روی کاغذ پدیدار می شوند، اما در هر جایی که نیاز داشته باشید برای شما آماده خواهند بود.

مزایا و معایب قلم و کاغذ

مزایا: یادداشت های کاغذی بدون حواس پرتی هستند و نیازی به اتصال اینترنت ندارند.

معایب: به اندازه روش های دیگر در این لیست همه کاره نیست و تهیه نسخه پشتیبان می تواند سخت باشد.

روش ریسمان در اطراف انگشت

حتی اگر یک اعلان در تلفن شما می تواند یادآوری عالی برای تکمیل یک کار باشد، هیچ چیز مانند تغییر در چیزی که هر روز استفاده می کنید، حافظه شما را ضعیف نمی کند. یک مثال کلاسیک از این کار بستن یک نخ به دور انگشت است. یا اگر روشی مدرن را ترجیح می دهید، یک نوار لاستیکی دور گوشی خود بپیچید.ایده اصلی این است: زمانی که به کاری که باید انجام دهید فکر می کنید، چیزی را سر راه خود قرار دهید. سپس، دفعه بعد که متوجه آن چیز شدید - نخ، بند لاستیکی یا هر چیز دیگری - ذهن شما برای به خاطر سپردن آن کار به حرکت در می آید. کمی فنی تر شدن با این ایده، تنظیم مجدد نمادهای برنامه یا تغییر کاغذ دیواری تلفن خود از دیگر راه های خوب برای آرام کردن حافظه است. اگر از این روش روی دسکتاپ استفاده می‌کنید، می‌توانید عکس‌ها یا نوشتار خاصی را به عنوان محافظ صفحه نمایش قرار دهید.در هر صورت، انجام کاری غیرعادی می تواند راهی عالی برای اطمینان از اینکه کاری را که باید انجام دهید به خاطر می آورید.

مزایا و معایب روش ریسمان دور انگشت

مزایا: ساده ترین راه ممکن برای یادآوری انجام کاری.

معایب: ممکن است در نهایت فراموش کنید که چرا نخ را در وهله اول بسته اید، و این کار فقط برای کارهای تک و یکباره خوب کار می کند.

انتخاب بهترین روش برای شما

مانند روش‌های مختلف یادگیری، استراتژی‌های مختلف مدیریت وظایف تمرکز را در حوزه‌های مختلف قرار می‌دهند. به عنوان مثال، روش مدیریت کار "فهرست مواد غذایی" همه اطلاعات مهم را در ابتدا قرار می دهد، در حالی که بسیاری از جزئیات کوچک را از تصویر خارج می کند. اگر فقط یک راه ساده برای پیگیری کارهایی که اکنون انجام می شود می خواهید، این یک گزینه عالی است. اما، اگر فردی جزئیات گرا هستید، استفاده از یک مدیریت کار قدرتمند سرعت شما را بیشتر خواهد کرد. می‌توانید تمام جزئیات کوچک را پیگیری کنید، چندین پروژه را مدیریت کنید، و خیلی بیشتر. شما می توانید تمام زندگی خود را در اینجا برنامه ریزی کنید، نه فقط کارهایی که امروز انجام می دهید. با این حال، هر دو برنامه‌های ساده فهرست مواد غذایی و برنامه‌های پیشرفته‌تر ، اغلب رابط‌های جذاب‌تری دارند و شما را مجبور می‌کنند تا همانطور که طراحی شده‌اند کار کنید. اگر از آن دسته هستید که دوست دارید ابزارهای شما عمیقاً قابل تنظیم باشند یا اگر رابط های جذاب هر دوی این روش ها شما را ناامید می کند، مدیریت وظایف در یک ویرایشگر متن یا صفحه گسترده ممکن است بهترین باشد.

به صورت تیمی کار می کنید؟یک نرم افزار برنامه ریزی مبتنی بر روش بهره وری تیمی یا حتی برنامه ای مبتنی بر صفحات گسترده تهیه کنید. یا اگر ترجیح می دهید راه حلی با فناوری پایین داشته باشید، همه چیز را با هم مخلوط کنید و وظایف تیمی را روی تخته سفید بنویسید. هیچ راه کاملی برای مدیریت وظایف شما وجود ندارد، و حتی ممکن است به بیش از یک روش نیاز داشته باشید تا از همه کارهایی که انجام می دهید مطلع شوید. فقط نوع خود را از هر یک از این روش ها آزمایش کنید و شروع به سازماندهی وظایف خود کنید.