مدیریت چابک چیست و به چه منظور استفاده می شود

مدیریت پروژه به سبک چابک روشی برای مدیریت پروژه‌ها می باشد که به شما اطمینان می دهد که با سرعت هرچه تمام می‌توان تغییرات ناشی از بازخوردها را در هر مرحله تولید محصول اعمال کرد.استفاده از این روش در پروژه‌های کاغذی نیز به مدیران پروژه این امکان را می دهد تا با سرعت بیشتری، در چارچوب و سرمایه پروژه، آنها را تکمیل کنند. مدیریت پروژه چابک از روش های متعدد و متفاوتی تشکیل شده است که همه ی آن ها از ارزش‌ها و اصول مشترکی استفاده می‌کنند. با این حال با یک تعریف خلاصه و ثابت نمی توان توضیح داد که مدیریت پروژه چابک چیست و به چه علت از آن استفاده می شود.

تعریف مدیریت چابک

 مدیریت چابک به یک رویکرد تکرار شونده در مدیریت پروژه گفته می شود که این روش مدیریتی برروی تجزیه‌ پروژه‌های بزرگ و تقسیم کردن آن به وظایف کوچک تمرکز دارد؛ پروژه‌هایی که با تقسیم بندی به وظایف کوچک در طول  تکمیل پروژه به اتمام می رسند.تطبیق پذیری؛ به معنای مهارت تغییر دادن یا تغییر کردن، متناسب با شرایط کاری متفاوت و توانایی انطباق سریع و کارآمد با تغییرات ایجاد شده در پروژه، یکی از حیاتی ترین اصول رهبری پروژه برای مدیران می باشد.همان گونه که از نام مدیریت چابک پیداست، به تیم‌ها امکانی نظیر اینکه برای تغییر سریع مسیر خود و تمرکز بر روی پروژه، از تجهیزات و مزایای بهتری برخوردار شوند، می دهد. تیم های بازاریابی و شرکت های نرم افزاری، بیش از هر کسب ‌وکار دیگری از تمایل ذینفعان پروژه به تغییر مسیر پروژه، آگاه هستند. مدیریت چابک، پرسنل شمارا قادر می‌سازد تا فعالیت هایی را که انجام می‌دهند،مجدد ارزیابی کرده تا اطمینان حاصل کنند که با تغییر کار و چشم‌انداز مشتری، مسیر پیشرفت تیم نیز تغییر می‌کند.اگر پیش از این از روش مدیریت چابک استفاده نکرده باشید، ممکن است این روش در ابتدا بسیار سیستم پیچیده و سختی برای مدیریت پروژه به نظر برسد. اما، امروز بسیاری از کارهایی را که به رویکرد چابک نیاز دارد را به روش های دیگری انجام می‌دهید. برای مثال، با وقوع چند تغییر سریع، به دنبال چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر و عرضه محصولات  بی  کیفیت تر هستید.

مزایای استفاده از مدیریت چابک

استفاده از مدیریت چابک، بازخوردهای بسیار سریع، سازگاری مداوم و بهترین شیوه ها در تکرار آن‌ به شما ارائه می دهد. مدیریت پروژه چابک شیوه‌هایی مانند استقرار و پیوستگی مداوم را را با استفاده از تکنولوژی‌های هوشمند برای افزایش سرعت انتشار و استفاده از محصولات اتخاذ می‌کنند. علاوه بر این، روش مدیریتی چابک تیم ها را وادار می کند که همزمان با انجام کار، به طور مداوم زمان و هزینه را برآورد و ارزیابی کنند. پرسنل شما در این شیوه مدیریتی به جای نمودار گانت، برای اندازه گیری درصد پیشرفت کار از نمودارهایی مانند burndown و burnup استفاده می‌کنند.

در شیوه مدیریتی چابک دیگر نیازی به حضور مدیر پروژه احساس نمی شود. اگرچه در روش‌های قدیمی تر  مانند روش مدیریت پروژه آبشاری برای مدیریت سرمایه و بودجه، مدیریت پرسنل، دامنه پروژه، کیفیت، الزامات و سایر عناصر کلیدی برای دستیابی به موفقیت، حضور مدیر پروژه ضروری است، اما در روش مدیریت چابک، وظایف مدیر پروژه بین پرسنل شما تقسیم می شود.

برای  مثال ، اهداف پروژه توسط صاحب محصول یا کالا و اعضای تیم برنامه ریزی برای تهیه گزارش پیشرفت و ارزیابی پرسنل انجام می شود.

در روش مدیریت چابک ، استفاده از مدیران پروژه منسوخ نشده و در بغضی اوقات داشتن یک مدیر برای نظارت بر پروژه و تکمیل آن می تواند بسیار مفید باشد. بسیاری از شرکت ها به خصوص در پروژه های پیچیده و بزرگ تر برای این روش مدیریتی از ناظران یا مدیر پروژه استفاده می‌کنند.

انعطاف‌پذیری بیشتر

یکی از مهم ترین مزایای بکار گیری مدیرت چابک، توانایی تغییر اولویت‌ها است. با رویکرد عرضه محصولات در روش های متعدد و تاکید بر بازخورد مستمر آن، می‌توانید اطلاعاتی که نیاز دارید را در طول فرآیند توسعه محصول به دست آورید، نه پس از توسعه آن. این کار به تیم شما اجازه می‌دهد تا بر اساس رخداد های لحظه ای، نه فقط اتفاقات پیش‌بینی‌ شده، انتخاب‌های بهینه ای داشته باشید. علاوه بر این با چرخه‌های تعیین‌شده، با دید شفاف تر از پروژه و گزارش‌های منظم و به روز شده، پرسنل شما می‌توانند کیفیت پیش‌بینی رخداد های پروژه‌ها را بهبود بخشند و ریسک را تا حد اکثر کاهش دهند.

جلب رضایت مشتریان

جلب رضایت مشتری یکی از اصلی ترین اهداف مدیریت چابک می باشد، بنابراین یکی از مزیت های مدیریت چابک این است که با مشارکت مشتریان، رضایت آنها نیز افزایش یابد. مدیریت چابک، رضایت مشتریان را در اولویت قرار می‌دهد و پرسنل شمارا را تشویق می‌کند تا با مشتریان خود ارتباط نزدیکی داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که محصولی که به فروش می رسانید، مشکل آن هارا کامل حل می کند. علاوه بر این، از آنجایی که شیوه مدیریت چابک شامل بررسی و اصلاح ایرادات محصول است، شما می‌توانید پیشنهادات و نظرات مشتریان خود را به سرعت پس از فروش محصول خود دریافت کنید.

بهبود روحیه تیم‌ ها و کارکنان سازمان

تیم‌ هایی که شیوه مدیریتی چابک را پیش گرفتند، اغلب مستقل ‌تر از تیم های دیگر هستند. این امر بدان معناست که اغلب به پرسنل مزیت هایی داده می‌شود که در اکثر مدیریت پروژه های سنتی وجود ندارد تا پرسنل قادر به پیشنهاد ایده های جدید خود به شرکت باشند ومشکلاتی که درپروژه های آن ها ایجاد می شود را با خلاقیت خود حل کنند. با واگذاری چنین مسئولیتی ، پرسنل قادر به مدیریت وظایف ،تکمیل آن با ایده های خود و تشویق می ‌شوند که خود را به عنوان تیمی ببینند که می‌توانند تفاوت زیادی در نتیجه پروژه ایجاد کنند.