ویژگی های اپلیکیشن مناسب جهت انجام پروژه و برنامه ریزی گروهی

نرم افزار مدیریت وظایف و کارهای گروهی نرم افزاری است که به شما کمک می کند تمامی وظایف و پروژه های تیم خود را مدیریت کنید و در واقع یک پلتفرم مشترک را فراهم می کند که همکاری را تسهیل می کند و به مدیران پروژه یک دید اجمالی در سطح بالا از وضعیت موجود ارائه می دهد. انجام دادن کارها در جهت درست به هیچ وجه آسان نیست، به خصوص برای پروژه هایی با دامنه بزرگتر. هر گونه اشتباه می تواند منجر به تاخیر در پروژه شود.نرم افزار مدیریت وظایف و کارها به شما امکان می دهد کار تیم خود را سازماندهی کنید و با استفاده از یک داشبورد بصری در یک نگاه ببینید که وضعیت چگونه است.این نوع دید، همکاری تیمی را تسهیل می کند، منجر به افزایش بهره وری و کارایی کلی می شود. حال بیایید ببینیم چه چیزی نرم افزار وظایف و کارهای گروهی را به ابزاری ضروری تبدیل می کند و چگونه منجر به نتایج بهتر پروژه می شود:

ویژگی های ضروری برای یک نرم افزار مدیریت تیم ایده آل

انبوهی از راهکارهای نرم افزار مدیریت وظایف و کارها در بازار،انتخاب مناسب را نسبتا دلهره آور می کند. همچنین این یک تصمیم مهم است زیرا شما از نرم افزاری برای مدیریت تمام جنبه های پروژه های خود استفاده خواهید کرد. در ادامه به مهمترین ویژگی های نرم افزار مدیریت وظایف و کارهای گروهی  وجود دارد:

• سهولت استفاده
• گردش کار قابل تنظیم
• زمانبندی پروژه
• ویژگی های همکاری لحظه ای (چت، اعلان ها و غیره)
• چندین نمای آماری برای دیدن کار تیم خود از زوایای مختلف
• کنترل زمان
• گزارش داخلی
• ادغام شخص ثالث با برنامه ها
• اپلیکشن تلفن همراه برای کار از راه دور
• امنیت درجه یک

1. سهولت استفاده

در حالت ایده آل،تیم شما به سرعت نرم افزار مدیریت وظایفی را که شما انتخاب می کنید استفاده می کند.اما همه چیز همیشه آنقدر ساده نیست، تغییر سخت است. نرم افزار باید کار را برای تیم شما آسان کند، نه سخت تر.راهکاری با یک رابط بصری انتخاب کنید که تیم شما بتواند فورا با آن شروع به کار کند.

2. سفارشی سازی

یک نرم افزار مدیریت وظایف و کارهای گروهی ایده آل، انعطافی را که تیم شما برای مدیریت پروژه ها نیاز دارد، فراهم می کند. این به شما امکان می دهد فضای کاری خود را با حداقل تلاش شخصی سازی کنید.

3. زمان بندی پروژه

زمان‌بندی پروژه دقیقاً به تعریف دقیق آنچه برای ارائه موفقیت‌آمیز پروژه باید انجام شود است. این شامل تعیین وظایف به تیم شما و دادن تاریخ شروع و پایان مشخص برای هر فعالیت است. یکی از ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت وظایف و کارهای گروهی این است که می تواند به راحتی وظایف را اضافه و تعیین کند. همچنین باید تعیین تاریخ سررسید و اولویت ها برای فعالیت های فردی را آسان کند. نرم افزار مدیریت وظایف باید شامل نمودارهایی برای نمایش وظایف و جدول زمانی رویدادها باشد.

4. همکاری لحظه ای  

امروزه دور کاری به شدت در حال افزایش است.گزارشات پیش بینی می کنند که 73 درصد از مشاعل تا سال 2028 کارکنان از راه دور خواند داشت.با این وجود،نرم افزار وظایف گروهی با ویژگی های همکاری ضروری است. این کار تیم ها را قادر می سازد تا به سرعت اطلاعات مهم را به اشتراک بگذارند و جزئیات کلیدی را شفاف کنند.

5. نمای پروژه

هر فردی سبک کاری دلخواه خود را دارد. مهم است که یک نرم افزار مدیریت وظایف را انتخاب کنید که تیم شما بتواند با ترجیحات فردی خود سازگار شود.

برخی از نماهای پروژه که باید جستجو کنید عبارتند از:

• نمودارهای گانت: نمودار گانت یا نمای جدول زمانی به شما امکان می دهد تاریخ شروع و پایان کارها را مشاهده کنید.
• تابلوهای کانبان: یک تابلوی کانبان از ستون‌ها و کارت‌ها برای مدیریت وظایف و گردش کار استفاده می‌کند.
• نماهای تقویم: نمای تقویم راهی ساده برای مشاهده کارهای آینده برای روز، هفته یا ماه جاری ارائه می دهد.

6. ردیابی زمان

ردیابی زمان برای مدیریت و تحویل به موقع پروژه ها کلیدی است. همچنین شفافیت را در نحوه گذراندن وقت تیم شما فراهم می کند.

ردیابی زمان موثر به شما امکانات زیر را می دهد:

• برآوردهای دقیق ایجاد کنید
• برنامه ریزی و مدیریت منابع
• مشتریان را با دقت بیشتری فاکتور کنید
• ظرفیت تیم را درک کنید

وقتی می‌دانید زمان شما صرف چه کاری می شود، می‌توانید فعالیت‌هایی را که ارزش کمی دارند، کاهش دهید یا حتی حذف کنید. به دنبال نرم افزار مدیریت وظایف باشید که به شما امکان این را می دهد که زمان را بر اساس وظایف، پروژه ها و اعضای تیم پیگیری کنید.

7. گزارشات

گزارشات برای درک چگونگی پیشرفت تیم شما در انجام وظایف خود و اطلاع رسانی به روز رسانی ها کلیدی هستند.

گزارشات همچنین به کارفرما تیم کمک می‌کند تا جدول‌های زمانی پروژه را نزدیک نگه دارد و تعیین کند که آیا نیاز به تنظیم برنامه‌ها یا تخصیص منابع اضافی دارد یا خیر.

تجسم داده های خود به شما کمک می کند تا بینش های ارزشمندی به دست آورید، بنابراین می توانید تصمیمات آگاهانه ای در مورد پروژه های خود بگیرید.

8. ادغام های شخص ثالث

کار به طور فزاینده ای در چندین پلتفرم پخش می شود، اما زمانی که همه چیز پخش می شود، تیم ها باید به جابجایی بین برنامه های مختلف ادامه دهند.

نرم افزار مدیریت وظایفی که انتخاب می کنید باید به طور یکپارچه با ابزارهایی که شما و تیمتان از قبل استفاده می کنید ارتباط برقرار کند

9. موبایل اپلیکیشن

تا همین چند وقت پیش تنها کاری که می توانستید با تلفن همراه انجام دهید،تماس و ارسال پیامک بود. نمی توانستید وب را مرور کنید،ویدیو تماشا کنید،آنلاین خرید کنید یا ایمیل بفرستید.

ولی اکنون گوشی های هوشمند ابزاری ضروری برای انجام کار هستند. در واقع، 75 درصد از مردم می گویند که از دستگاه های تلفن همراه خود برای بهره وری بیشتر استفاده می کنند.

نرم افزار مدیریت وظایفی  را انتخاب کنید که دارای اپلیکیشن برنامه ریزی نیز باشد. این کار تیم شما را قادر می‌سازد تا به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک بگذارند یا وظایف روزانه خود را بدون توجه به مکانی که حضور دارند مشاهده کنید.

10. اتوماسیون

انجام مکرر وظایف مشابه بهترین استفاده از زمان شما نیستند. 38 درصد از کارمندان تخمین می نند که با خودکار کردن کارهای تکراری می توانند تا 5 ساعت در هفته صرفه جویی کنند. نرم افزار مدیریت وظایفی که انتخاب می کنید باید شامل اتوماسیون های داخلی باشد. مهمتر از همه، راه اندازی اتوماسیون ها و سفارشی کردن پارامترها باید آسان باشد. یکپارچه‌سازی‌ها نیز به صورت معکوس کار می‌کنند، بنابراین می‌توانید آیتم‌های اقدامی را در هیئت مدیره خود داشته باشید که در صورت تغییر وضعیت کاربران، برای کاربران خاصی ایمیل ارسال کنند.

11. امنیت 

مهم نیست که تیم شما روی چه نوع پروژه ای کار می کند، شما می خواهید مطمئن باشید که کار شما ایمن است. شما هرگز نمی خواهید که اطلاعات محرمانه شرکت شما به جایی درز کند. به دنبال نرم افزار مدیریت وظایف و کارهایی با ویژگی های امنیتی زیر باشید:

• کنترل دسترسی های ادمین: نرم افزاری که انتخاب می کنید باید به شما اجازه دهد مجوزهای حساب را برای تک تک کاربران تنظیم کنید، از جمله مواردی که آنها می توانند یا نمی توانند به آنها دسترسی داشته باشند. این تضمین می کند که کاربران به همه ی  اطلاعات دسترسی ندارند.
• امنیت شبکه: به دنبال راه حل های نرم افزاری باشید که اقدامات امنیتی را برای ایمن نگه داشتن داده های شما اجرا می کند. اینها شامل رمزگذاری داده ها به و از پلتفرم و همچنین انجام آزمایش های امنیتی منظم و مطابقت با استانداردهای امنیتی بین المللی است.
• حفاظت از داده ها: نرم افزار مدیریت وظایف نیز باید به طور مرتب از داده های شما در سرورهای امن نسخه بک آپ تهیه کند تا از از دست رفتن داده ها محافظت کند.