ویژگی های منحصر به فرد نرم افزار مدیریت وظایف

اگر محل کار شما پر از کاغذ های یادداشت است و یا تخت وایت برد شما به تابلویی برای برنامه ریزی کارها تبدیل شده است و یا صفحات گسترده به کابوس زندگی شما تبدیل شده‌اند، وقت آن رسیده که به دنبال نرم افزاری برای برنامه ریزی کارها و مدیریت وظایف باشید. جایگزین کردن نرم افزار مدیریت وظایف به جای روش های قدیمی و سنتی مانند کاغذ های یادداشت آسان است؛ اما انتخاب مناسب ابزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف ممکن است دشوار تر باشد. برای اینکه زمان خود را برای انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف تلف نکنید، ویژگی های زیر را برای انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف در نظر بگیرید.

داشبورد بصری

اگر می‌خواهید تیم شما نمایی کلی از پروژه هایی که بر روی آن کار می کنند داشته باشند، بکارگیری نرم افزار مدیریت وظایفی که دارای قابلیت داشبورد بصری باشد،ضروری می باشد. مغز ما به طوری تکامل یافته که تصاویر بصری را بسیار بهتر از متن درک می کند. در واقع، 90 درصد اطلاعاتی که به مغز منتقل می شود بصری است. و شاید به دلیل این حجم باورنکردنی اطلاعاتی که مصرف می کنیم،اطلاعات بصری را 60000 برابر سریعتر از متن پردازش می کنیم. در واقع مدیریت وظایف با داشبورد بصری به اعضای تیم شما کمک می کند تا بدانند فرایند های پروژه را چگونه انجام دادند و مراحل بعدی به چه صورت می باشد. همچنین داشورد های بصری می توانند در قالب تابلوهای کانبان نیز باشند؛ زیرا تابلوهای کانبان به شما کمک می کند تا از پیشرفت پروژه آگاه شوید. در حالت ایده‌ آل، نرم‌ افزار مدیریت وظایفی که انتخاب می کنید می بایستی بتواند داده‌های پروژه را به سایر قالب ‌های رایج مانند جدول زمانی و تقویم نیز تبدیل کند، زیرا دانستن اینکه هر پروژه در چه روز و زمانی تکمیل شده است، امری حیاتی می باشد. بنابراین هرچه تقویم قابل تنظیم تر باشد، بهتر است. به طور مثال تقویم نرم افزار مدیریت وظایف باید برای تمرکز بر روزها، هفته ها یا ماه ها قابل تنظیم باشد.

یکپارچه بودن نرم افزار مدیریت وظایف

هنگامی که افراد تیم برای تکمیل پروژه به فایل خاصی نیاز دارند، باید بتوانند از بخش ضمیمه ابزار مدیریت وظایف به آن دست یابند. به دنبال ابزاری باشید که به شما امکان می‌دهد اسناد را در نرم افزار ذخیره کنید تا همکاران شما نیز بدون استفاده از ابزارهای دیگر، به آنها دسترسی داشته باشند. اشتراک گذاشتن اسناد یا فایل های مربوط به پروژه ها و دسترسی ایمن به آن‌ها یکی از مهم ترین موارد برای مدیریت پروژه می باشد. نرم افزار مدیریت وظایفی که انتخاب می کنید باید فضایی برای ذخیره سازی اسناد را در اختیار پرسنل قرار دهد که در آنجا بتوانند فایل های پروژه را نگهداری کنند.

نرم افزاری که انتخاب می کنید باید دارای نسخه موبایل نیز باشد که اعضای تیم بتوانند در هر زمان و مکانی با اتصال به اینترنت یک ابزار مدیریت وظایف قابل حمل خواهند داشت که بدون کامپیوتر یا لپتاپ بتوانند فعالیت های مربوط به پروژه را پیگیری کنند.همچنین مهم است که تیم شما بتواند ببیند همکارانشان روی چه موضوعی کار می کنند. زمانی که اعضای تیم بدانند چه وظایفی به یکدیگر محول می‌شود، می‌توانند بسیار راحت‌ تر با یکدیگر هماهنگ شوند.زمانی که نرم افزاری که انتخاب می کنید این ویژگی ها را باشد، تیم شما با همکاری بیشتر و سازنده تر کار خواهد کرد.

رابط کاربری ساده و حرفه ای

 بعضی از ابزار های برنامه ریزی و مدیریت پروژه آنقدر پیچیده می باشند که پرسنل سازمان بعد از چند بار سر و کله زدن با آن‌ها ناامید می‌شوند و به روش های کاغذی و منسوخ شده روی می آورند.پروژه‌ها به چنین ابزارهای پیچیده‌ای نیاز ندارند. یک رابط کاربری ساده بعلاوه ویژگی‌های کاربردی چیزی‌ست که همه ی سازمان ها به آن نیاز دارند. علاوه براین هیچ مدیری نمیخواهد یک روز کاری را برای آموزش پرسنل در مورد نحوه استفاده از ابزار مدیریت کار جدید تلف کند. هدف کلی ابزار مدیریت وظایف آسان تر کردن مدیریت می باشد، اگر استفاده از خود ابزار سخت باشد، مدیریت ناکارآمد می شود. عملکرد و سهولت استفاده دو مورد از مهمترین ویژگی های نرم افزار مدیریت وظایف می باشد.بنابراین در حالی که می خواهید ابزار مدیریتی شما تمام ویژگی های مورد نیاز خود را داشته باشد، در عین حال باید رابط کاربری ساده ای داشته باشد. برای مثال تنها با چند کلیک قادر به ارجاع وظایف به اعضای تیمتان باشید. اگر می‌خواهید تیم شما نرم افزاری مناسب برای مدیریت وظایف بهره مند شوند، مطمئن شوید که نرم‌ افزاری را انتخاب کرده‌اید که استفاده از آن نیاز به آموزش های پیچیده و طاقت فرسا ندارد.

گردش کار خودکار

نرم افزار مدیریت وظایفی که انتخاب می کنید باید بتواند بخش هایی از گردش کار شما را خودکار کند. به این ترتیب، هرگز تمرکزکاریتان را بر روی موارد بی اهمیت نمی گذارید زیرا حدس و گمان را حذف می کنید و از فراموشی وظایف مهم جلوگیری می کنید. بنابراین نرم افزار مدیریت وظایف ایده آل و مناسب برای کسب و کار شما باید دارای قابلیت اتوماسیون باشد. اکثر پرسنل هنوز مسئول بسیاری از کارهای اداری هستند که می توان به راحتی توسط اتوماسیون انجام شوند. طبق تحقیقات صورت گرفته استفاده از اتوماسیون برای حذف وظایف تکراری از گردش کار و برنامه ریزی کارآمد، ضروری می باشد. هر چه پرسنل کارهای تکراری کمتری داشته باشند، زمان بیشتری را می توانند برای پروژه های بزرگ تر صرف کنند.

تطبیق ‌پذیری با سایر ابزارها

همانطور که می دانید پروژه ها از تعداد زیادی متغیر ایجاد شده اند. هر زمانی که چیزی تغییر کرد، باید از تأثیر یک متغیر بر متغیرهای دیگر آگاه باشید. به زبان ساده تر، باید به دنبال قابلیت هایی باشید که به تجزیه و تحلیل داده ها و زمان بندی کلی کمک کند. نرم افزار مدیریت وظایف باید به شما اجازه دهد تمام اسناد و فایل های خود را در یک پایگاه داده متمرکز برای دسترسی سریع و اشتراک گذاری نگهداری کنید (این پایگاه داده می تواند مانند نرم افزار اکسل نیز باشد). این بدان معناست که باید بتوانید اطلاعات پروژه را از نرم افزارهای دیگر وارد نرم افزار خودتان کنید، و یا بتوانید از نرم افزاری که در اختیار دارید برای نرم افزار های دیگر خروجی بگیرید.

نرم افزار تسکینو بهترین ابزار برای مدیریت وظایف و برنامه ریزی

امروزه داشتن روز کاری شلوغ به یک اتفاق عادی تبدیل شده است. اما گاهی اوقات مدیریت نادرست وظایف می تواند روزتان را به کابوس تبدیل کند؛ زیرا مدیریت ضعیف وظایف موجب هدر رفتن زمان و انرژی می شود. اما چگونه می توانید از شر وظایف انباشته شده خلاص شوید؟ نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی تسکینو راهکاری ایده آل برای مدیریت فرایند های مختلف کاری می باشد. نرم افزار تسکینو تمام ویژگی های مورد نیاز برای مدیریت وظایف وبرنامه ریزی کارها را دارا می باشد، با بکارگیری نرم افزار و نسخه اشتراکی موبایل تسکینو دیگر نگران بی نظمی در سازمان خود نباشید!

نتیجه گیری

انتخاب ابزاری که از هر نظر برای برنامه ریزی روزانه کارها و مدیریت وظایف کامل باشد، امری حیاتی است، اما در نظر داشته باشید نرم افزاری که انتخاب می کنید شامل فرایند های پیچیده نباشد؛ زیرا هرچه استفاده از نرم افزار مدیریتی برای پرسنل پیچیده‌تر باشد، اعضای تیم شما کمتر از آن استفاده خواهند کرد و یا به بهانه های مختلفی سعی می کنند روش مدیریتی را تغییر دهند. اگر به موارد ذکر شده در این پست پایبند باشید، یک راهکار مفید در فرآیند انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی کارها خواهید داشت.