نکات کلیدی برای انتخاب سیستم نرم افزاری

قبل از تصمیم گیری نهایی برای خرید، این نکات را دنبال کنید تا با نرم افزار نادرست برای نیازهای خود مواجه نشوید.پس از ماه‌ها جلسات، تحقیقات و نمایش‌های بی‌پایان، شما و تیمتان در نهایت امکانات سیستم نرم‌افزاری جدید شرکت خود را به تعداد انگشت شماری از گزینه‌ها محدود کرده‌اید. تنها چیزی که باقی می ماند این است که تصمیم بگیرید و خرید خود را نهایی کنید. این بخش آسان فرآیند است.

انتخاب درست

احتمال انتخاب اشتباه در این مرحله به طرز شگفت آوری زیاد است. اگر خوش شانس باشید (به عنوان مثال، از دست دادن ویژگی ها، راه حل های اضافی)، یا اگر خوش شانس نباشید، می تواند وضعیتی بدتر از حالتی که اصلاً نرم افزار نداشته باشید ، برای شما ایجاد شود.

برای اطمینان از اینکه بهترین تصمیم را برای کسب و کار خود می گیرید، دراین پست نکاتی برای انتخاب نرم افزار مناسب برای خرید در این مرحله نهایی ارائه شده است.

نکته 1: به مشکل اصلی خود برگردید

آلبرت انیشتین زمانی گفت: "اگر یک ساعت برای حل یک مشکل وقت داشته باشم، 55 دقیقه به آن مشکل فکر می کنم و پنج دقیقه به راه حل ها فکر می کنم." اگر در تصمیم گیری بین چند گزینه نرم افزاری مختلف مشکل دارید، این نشانه این است که باید به عقب برگردید و مشکل اصلی را که می خواهید با نرم افزار حل کنید در وهله اول تجزیه و تحلیل کنید.

کاربر نهایی این نرم افزار کیست؟ نقاط مشکل ساز با روش های فعلی ما که سعی در رفع آنها داریم چیست؟ چگونه موفقیت را با خرید این نرم افزار اندازه گیری می کنیم؟ بازبینی پاسخ‌های تیمتان به این سؤالات می‌تواند موفقیت را برای خرید به شما بدهد.

نکته شماره 2: خواسته های خود را از نیازهای خود جدا کنید

شما با تبلیغی برای یک سیستم نرم افزاری مواجه می شوید که شیک، با ویژگی های غنی و، صادقانه بگویم، واقعاً جالب است. کمتر تحت تأثیر سایر پیشنهادات قرار گرفته اید، تصمیم به خرید آن می گیرید تا شش ماه بعد متوجه شوید که شرکت شما فقط برای استفاده از نیمی از ویژگی های سیستم، قیمت نسخه حرفه ای نرم افزار را می پردازد. در نهایت، تصمیم گرفته می شود که اشتراک را لغو کرده نرم افزاری مقرون به صرفه تر را انتخاب کنید.

ما همیشه شاهد اجرای این سناریو هستیم، و این اتفاق می‌افتد زیرا شرکت‌ها بیش از حد شیفته سیستمی می‌شوند که ویژگی‌هایی فراتر از آنچه واقعاً نیاز دارند ارائه می‌دهد. هر چقدر هم که وسوسه انگیز است که به سمت آن پیشنهاد ممتاز بروید، گاهی اوقات بهترین تصمیم عقب نشینی است. به یاد داشته باشید: وقتی آماده شدید، همیشه می‌توانید به یک محصول با بارگذاری کامل‌تر ارتقا دهید.

 نکته شماره 3: گاهی اوقات همه کاره بهترین انتخاب نیست

اگر برای نیاز های بسیاری به سراغ خرید نرم افزار بعدی خود می روید، یک مجموعه نرم‌افزاری همه‌کاره که همه نیازهای شما را بررسی می‌کند، یک گزینه فریبنده است. یک راه حل، یک قرارداد، یک رابط برای یادگیری نحوه استفاده - چه چیزی را دوست نداشته باشید؟

با این حال، فقط به این دلیل که یک سیستم نرم افزاری کارهای زیادی را انجام می دهد، به این معنی نیست که همه آنها را به خوبی انجام می دهد. به جای اینکه به سیستمی بسنده کنید که برای همه نیازهای شما "به اندازه کافی خوب" باشد، ممکن است شرکت شما بهتر باشد دو یا سه راه حل را با نقاط قوت منحصر به فرد خود خریداری و ادغام کند. همه اینها را باید بگوییم، اگر واقعاً به نرم افزار بیشتری نیاز دارید، از نرم افزار بیشتر دوری نکنید.

نکته شماره 4: پکیج فناوری موجود خود را در نظر بگیرید

به احتمال زیاد سیستم جدید شما نیاز دارد تا با چیزی که قبلاً دارید خوب ادغام شود- چه سیستم مدیریت وظایف و کارها، یک سیستم حسابداری مالی باشد. یا حتی یک ابزار هوش تجاری. اگر می خواهید داده ها را از خرید جدید خود برای تجزیه و تحلیل عمیق استخراج کنید.

رابط های برنامه نویسی) APIها)آنقدر پیچیده شده اند که ادغام دو سیستم با هم کار تقریباً غیرممکن سابق نیست. با این حال، ایده خوبی است که از فروشنده خود بپرسید که آیا مشکل شناخته شده ای در ادغام با هر یک از سیستم های شما دارد یا خیر. بهتر از این، ممکن است متوجه شوید که فروشنده ای که در نظر دارید،شراکت خاصی با یکی از فروشندگان فعلی شما دارد که می تواند به شما تخفیف یا ویژگی های اضافی بدهد. در هر صورت، می تواند تصمیم شما را نسبت به یک محصول بر محصولات دیگر تغییر دهد.

 نکته شماره 5: از قابلیت استفاده به عنوان راه حل استفاده کنید

شما در انتخاب بین دو گزینه نرم افزاری مردد هستید. آنها ویژگی های یکسانی دارند، هر دو بررسی های خوبی دارند و قیمت آنها تقریباً یکسان است.

اگر واقعاً بین دو گزینه تردید دارید ، به سراغ گزینه ای بروید که شما و تیمتان فکر می کنید استفاده از آن راحت تر است. در حالت ایده‌آل، شما برای سال‌های آینده از این سیستم استفاده خواهید کرد و هر گونه نقص در تجربه کاربری - روی رایانه یا تلفن - به سرعت بر روی عملکرد شرکت شما تاثیر خواهد گذاشت.

آیا آماده تصمیم گیری هستید؟

گاهی اوقات، حل یک مشکل می تواند مشکلات کاملا جدیدی ایجاد کند. این خطری است که هنگام خرید نرم افزار اشتباه با آن مواجه می شوید.

نکاتی که در اینجا پوشش داده‌ایم باید به شما کمک کند تا از این سناریو اجتناب کنید، اما اگر هنوز در مورد اینکه چه نرم‌افزاری برای شما در این مرحله مناسب است، تصمیم نگرفته‌اید، در ادامه چند توصیه نهایی ارائه شده است:

از افزودن به فهرست کوتاه خود خودداری کنید مگر اینکه کاملاً ضروری باشد: هر چقدر که می‌توانید پس از ایجاد فهرست کوتاه خود به عقب برگردید و گزینه‌های نرم‌افزار دیگری را در نظر بگیرید، تحقیقات ما نشان می‌دهد که این کار معمولاً منجر به خرید با کیفیت پایین‌تر می‌شود. به کاری که تاکنون انجام داده اید اعتماد کنید و از پر کردن لیست کوتاه خود با محصولاتی که قبلاً رد کرده اید خودداری کنید.

درخواست نسخه ی نمایشی دیگر: اگر پس از یک نسخه آزمایشی اولیه و یک دوره آزمایشی رایگان خودتان، همچنان درباره محصول خاصی سؤال یا نگرانی دارید، از فروشنده نرم افزار بخواهید نسخه نمایشی دیگری را ارائه دهد. آنها ممکن است قابلیت جدیدی را نشان دهند که قبلاً ندیده بودید، که می تواند بر تصمیم خرید شما تأثیر بگذارد.

نظرات کاربرانی مانند خودتان را بیابید:حتی اگر یک محصول نرم افزاری نظرات خیره کننده ای داشته باشد،تشخیص اینکه آیا این نظرات از کسب و کارهایی شبیه به شما هستند یا نه.می توانید نظرات ارائه شده کاربران نرم افزار را بر اساس اندازه شرکت،مدت زمان استفاده،دفعات استفاده و حتی نقش بازبین و تایید کننده نظرات برای دریافت ایده بهتر فیلتر کنید.