مزایای کلیدی استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف

کنجکاو هستید که آیا باید روی نرم افزار مدیریت وظایف سرمایه گذاری کنید یا نه؟ در ادامه این پست مزایا کلیدی استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف که باید در نظر بگیرید آورده شده است.
آیا سازمان شما قربانی اجرای ناکارآمد وظایف، از دست رفتن مداوم مهلت ها و عدم همکاری تیمی در تیم شما شده است؟ اگر بله، پس وقت آن رسیده است که به پیاده سازی یک نرم افزار مدیریت وظایف برای مدیریت بهتر وظایف خود فکر کنید. یک نرم افزار مدیریت کار موثر مهم است زیرا بهترین راه حل را برای غلبه بر این چالش ها ارائه می دهد.سیستم های مدیریت وظایف برای مدیریت وظایف، پیگیری زمان و همکاری آسان با تیم استفاده می شود. که برای افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها کارآمد هستند تا به آنها کمک کنند تا وظایف را بدون از دست دادن هیچ ضرب‌الاجلی انجام دهند.تقریباً همه سازمان‌های موفق از نرم‌افزار مدیریت وظایف استفاده می‌کنند زیرا مزایای مدیریت وظایف را به‌درستی درک می‌کنند. اگر درباره تاثیری که این نرم‌افزار می‌تواند بر رشد کسب‌وکارتان داشته باشد، اطلاعی ندارید، به برخی از مزایای کلیدی استفاده از اپلیکیشن‌های مدیریت کار موثر نگاهی بیندازید.

امکانات نرم افزار مدیریت وظایف

در ادامه این پست به امکاناتی که یک نرم افزار مدیریت وظایف به شما می دهد می پردازیم:

1 - همه چیز را از یک مکان مدیریت کنید.

حفظ همه چیز ضروری در مورد پروژه (ها) ضروری است. نرم افزار مدیریت وظایف و کارها به شما کمک می کند تا همه چیز را در قالب وظایف ، چک لیست ها، یادداشت ها، تقویم ها و موارد دیگر در کنار هم نگه دارید.این نرم افزار یک پلت فرم یکپارچه مرکزی را فراهم می کند که با استفاده از آن می توانید تمام فعالیت هایی را که تیم شما در حین کار انجام می دهد ذخیره کنید تا آنها مجبور نباشند موارد را به خاطر بسپارند و برای کل تیم راحت تر است که در مسیر پیشرفت پروژه حرکت کنند.برنامه های مدیریت کار شما را از خطر از دست دادن هرگونه اطلاعات حساس، وظایف مهم و ضرب الاجل ها دور می کند. با استفاده از چنین نرم‌افزاری نه تنها در زمان صرفه‌جویی می‌کنید، بلکه یک محیط بدون کاغذ پایدار خواهید داشت تا داده‌های کلیدی شما به راحتی در دسترس باشد.

2 - اولویت بندی وظایف را آسان تر کنید

اولویت بندی وظایف یکی از عوامل کلیدی برای رعایت ضرب الاجل برای کارهای مهم است، در غیر این صورت، مدیریت به موقع آنها بسیار دشوار می شود.به طور کلی، هنگام شروع کار، بسیاری از افراد در کارهای با اولویت پایین گیر می کنند، که کل زمانی را که باید برای کارهای با اولویت بالاتر صرف می کردند از دست می دهند. اگر وظایف خود را اولویت بندی نکنید، ممکن است برای شما نیز اتفاق بیفتد.این اتفاق به این دلیل است که تمرکز بر این است که لیست کارهایی را که با خود دارید یک به یک به پایان برسانید. این به معنی مدیریت ضعیف وظایف است و عامل اصلی است که به از دست رفتن ضرب الاجل کمک می کند زیرا وظایف شما بر اساس اهمیت و ضرب الاجل اولویت بندی نمی شود. نرم افزار مدیریت وظایف به شما کمک می کند تا بر مسائل اولویت بندی وظایف غلبه کنید تا بتوانید تمام کارهای مهم را به موقع انجام دهید.

3 - دسترسی به داده ها از هر کجا در هر زمان

اگر کار پیچیده‌ای را انجام می‌دهید و برنامه‌ریزی کرده‌اید که در خارج از دفتر یا در تعطیلات آخر هفته کار کنید، مهم است که تمام داده‌های مهم را همراه خود داشته باشید تا برای ادامه کار مشکلی نداشته باشید.برنامه‌های مدیریت وظایف و کارها به شما امکان می‌دهند تا با استفاده از هر دستگاهی، در هر مکان و در هر زمان، به پایگاه داده خود دسترسی داشته باشید. آنچه شما نیاز دارید اتصال به اینترنت است و بس.این مزیت شما را از ناامیدی ناشی از بازگشت به محل کار برای به دست آوردن آن اطلاعات حیاتی دور می کند. با ورود به سیستم راحت از خانه خود، انعطاف پذیری برای دسترسی به تمام داده های مورد نیاز خود را بدون دردسر خواهید داشت.

4 - تمام وظایف را زیر نظر داشته باشید

در سازمان‌های بزرگ‌تر که در آن‌ها وظایف زیادی برای کار همزمان وجود دارد، مشاهده وضعیت همه بسیار ضروری است تا بتوانید ببینید که کارها چگونه پیش می‌رود.ردیابی پیشرفت کارها به صورت دستی زمان زیادی را از بین می برد زیرا مدیران پروژه باید عملکرد هر فرد را برای شناسایی منطقه مشکل دار ببینند. با نرم افزار مدیریت وظایف، آنها نیازی به نگرانی در مورد این موضوع ندارند زیرا به راحتی می توانند پیشرفت هر یک از اعضا را در عرض چند ثانیه پیگیری کنند.

5- بهره وری خود را افزایش دهید

بهره وری برای موفقیت هر سازمانی اهمیت زیادی دارد. اگر اعضای تیم شما زمان زیادی را صرف یافتن کارهایی می‌کنند که باید انجام شود، در نهایت بیشتر زمان را صرف یافتن می‌کنند، در حالی که این زمان صرف اجرای وظایف می‌شود.برای جلوگیری از این مشکل، یک نرم افزار مدیریت وظایف تحت وب آنلاین یک راه حل عالی است زیرا نه تنها به آنها کمک می کند تا وظایف خود را به راحتی تعیین کنند، بلکه آنها را قادر می سازد تا تمام کارهای مهم مربوط به هر پروژه را با تاریخ مقرر مشاهده کنند تا بتوانند بر اساس آن برنامه ریزی کنند.

6 - تفویض وظایف را آسان کنید

تفویض وظایف گام مهمی برای مدیریت موفقیت آمیز چندین کار در یک بازه زمانی کوتاه است. با استفاده از نرم افزار مدیریت و کارها، کار بسیار ساده‌تر می‌شود، زیرا نه تنها این امکان را به شما می‌دهد که با کلیک صرف، وظیفه‌ی مناسب را به فرد مناسب اختصاص دهید، بلکه به شما امکان می‌دهد تا پیشرفت آن‌ها را نیز نظارت کنید.به سادگی غیرممکن است که همه کارها را به تنهایی انجام دهید، مهم نیست چقدر با استعداد هستید. با استفاده از تفویض وظایف، می‌توانید از هر یک از اعضای تیمتان به‌طور مؤثر استفاده کنید.

7 - همکاری تیمی را بهبود بخشید

اگر در یک تیم کوچک کار می کنید، ممکن است ارتباط باسایر اعضای تیم و اطلاع از  روند پیشرفت کارها. همه کار چندان دشواری نباشد، اما با رشد تیم شما، بررسی عملکرد هر یک از اعضا کمتر از یک چالش بزرگ نیست.نرم افزار مدیریت وظایف با توسعه روحیه همکاری با یکدیگر این شکاف را پر می کند. با استفاده از این نرم‌افزار، کل تیم شما می‌تواند ببیند که چه وظایفی به چه کسی محول شده است تا بتوانند با هم همکاری کنند و وظایف خود را به‌موقع کامل کنند.

8 - زمان صرف شده روی پروژه ها را پیگیری کنید

زمانی که حواس‌پرتی‌های زیادی در اطراف شما وجود دارد، کنترل تک تک دقیقه‌های روزتان بسیار سخت است. با استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت کار، می‌توانید تمام مواردی را که حواس‌پرتی ایجاد می‌کنند شناسایی کنید، زیرا می‌توانید کل زمانی را که برای هر کار صرف می‌کنید، ردیابی کنید.این نرم افزار نه تنها به شما امکان می دهد زمان استفاده شده برای هر کار را نظارت کنید، بلکه به شما امکان می دهد ببینید چه کسی مسئول هر کار است تا بهره وری همه افراد را اندازه گیری کند.

9 - بستر متمرکز برای اشتراک گذاری اسناد

با وجود وظایف بسیار زیاد، اسناد مختلفی وجود دارد که باید سازماندهی شوند تا یافتن اسناد مرتبط در صورت نیاز آسان تر شود.با استفاده از یک سیستم مدیریت وظایف و کارها، می توانید اشتراک گذاری فایل را متمرکز کنید که مکان یابی فایل های مربوط به هر کار را آسان تر می کند. این نه تنها در زمان تیم شما صرفه جویی می کند، بلکه آنها را قادر می سازد تا سایر فایل های مربوط به کار را در مکان مناسب قرار دهند تا به راحتی برای دیگران قابل دسترسی باشد.

10 – مانع دورکاری را از بین می برد

امروزه مفهوم دورکاری در اوج خود قرار دارد زیرا سازمان ها متوجه شده اند که اکنون می توانند یک پلت فرم عالی داشته باشند که با استفاده از آن می توانند نحوه انجام کار از راه دور را مشاهده کنند. نرم افزار مدیریت وظایف به اعضای تیم از راه دور کمک می کند تا تمام به روز رسانی های زنده مربوط به کار را در لحظه دریافت کنند. این نه تنها باعث صرفه جویی در زمان کسب و کار از زمان‌بندی مجدد به‌روزرسانی‌های مهم می‌شود، بلکه تضمین می‌کند که همه بدون هیچ تلاش اضافی به روز باشند.

11 - حجم کار را توزیع کنید

اگر نمی دانید چه کسی چه کاری انجام می دهد، چگونه می توانید حجم کار کل تیم را پیگیری کنید؟

به عنوان یک مدیر پروژه، یکی از بزرگترین چالش ها این است که اطمینان حاصل کنید که حجم کار را به طور مساوی بین تیم خود تقسیم کرده اید، زیرا توزیع ضعیف حجم کار می تواند موانع زیادی را برای دست یابی به موقع به اهداف ایجاد کند.

بهترین راه برای مدیریت این مشکل استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و کارها است. این نه تنها به شما امکان می دهد وظایف مساوی را تعیین کنید، بلکه اطمینان حاصل می کند که می توانید پیشرفت آنها را در هر زمان انجام دهید.

12 - اعضای تیم را در مورد وظایف عقب افتاده مطلع کنید

هنگامی که شما یک لیست بزرگ از وظایف دارید که باید به یک تیم بزرگ اختصاص دهید، این احتمال وجود دارد که آنها برخی از وظایف خود را از دست بدهند. برجسته کردن همه این وظایف و اطلاع رسانی آنها به اعضای تیم زمانی که به صورت دستی انجام شود بسیار دشوار است.نرم افزار مدیریت وظایف، آن را به یک فرآیند بدون زحمت تبدیل می کند، زیرا به طور خودکار تمام وظایفی را که به ضرب الاجل نزدیک می شوند اشاره می کند و به طور خودکار همه اعضای تیم مربوطه را در مورد وظایف خود آگاه می کند.

13 - ایجاد وظایف تکرارشونده را خودکار کنید

همیشه برخی از کارها هستند که باید تکرار شوند و هر بار ایجاد این وظایف کاملا آزاردهنده است. وظایف تکرار شونده معمولاً با استفاده از تقویم یا چشم انداز در گذشته مدیریت می شوند که بهترین راه نیست زیرا امروزه ابزارهای مدیریت وظایف تجاری هوشمند زیادی وجود دارد که می توانند آنها را به نحو احسن انجام دهند.یک نرم افزار مدیریت کار به شما کمک می کند از اتلاف وقت در ایجاد این وظایف با خودکار کردن آن جلوگیری کنید که باعث صرفه جویی در زمان زیادی می شود که می توان از آن برای سایر موارد کلیدی استفاده کرد.

14 - تقویم وظایف برای مشاهده وظایف کل تیم

آسان نیست که از هر یک از اعضای تیم بپرسید که چه وظایفی را در این هفته انجام می دهند یا اینکه آیا کل برگه وظایف هفته گذشته را تکمیل کرده اند یا خیر. اما، اگر این را نمی دانید، پس چگونه می توانید عملکرد فردی آنها را شناسایی کنید؟به روز بودن و آگاهی از وظایف کل تیم برای سنجش پیشرفت هر یک از اعضا ضروری است. برای آن، نرم افزار مدیریت وظایف یک ویژگی تقویم وظایف را فراهم می کند که با استفاده از آن مدیران می توانند به راحتی برگه کامل وظایف تک تک کارمندان را در یک چشم به هم زدن مشاهده کنند.

15- برای هر گروه فضای کاری جداگانه ایجاد کنید

جلب توجه هر یک از اعضای تیم به هر کار منطقی نیست زیرا می تواند برای کسانی که در آن کار شرکت ندارند حواس پرتی باشد.بهترین راه برای مواجهه با این موضوع ایجاد یک فضای کاری مجزا برای همه گروه هاست تا فقط اعضای مربوطه در یک فضای کاری خاص درگیر شوند.برنامه‌های مدیریت وظایف این گزینه را در اختیار شما قرار می‌دهند تا یک فضای کاری مجزا برای همه تیم‌های خود ایجاد کنید تا به جای درگیر کردن افرادی که هیچ ارتباطی با آن پروژه خاص ندارند، با فرد مناسب درگیر شوید.