مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت وظایف

شباهت های زیادی بین دو نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت وظایف در کسب و کاروجود دارد ،اما برای اکثر افراد تفکیک این دو پیچیده است. وقتی صحبت از پیاده سازی اتوماسیون اداری در شرکت ها، سازمان ها و یا حتی کسب و کارها می شود، به معنی این است که آن ها می خواهند به فرایند های الکترونیکی دبیرخانه نظم ببخشند، و علاوه براین ، هدف استفاده از این نرم افزار برای انجام فرایند تولید،ثبت و صدور نامه صادره ، ثبت نامه های وارده و پیگیری آنها می باشد. اما اگر می خواهید از  نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنید ،این سیستم به فرایندهای سازمانی مربوط می شود و ساماندهی و اجرا و بهبود فرایند های کاری یک سازمان را در پی دارد. علاوه بر این موضوع این دو نرم افزار به جز اهداف ، در استقرار و اجرا نیز متفاوت هستند .در ادامه این پست توضیح گسترده تری در مورد تفاوت های این دو نرم افزار می دهیم.

کاربرد نرم افزار مدیریت وظایف چیست؟

هر سازمانی بر داده‌ها و فرآیندهایش متکی است. زیرساخت‌های سازمان انواع  فعالیت هایی هستند که در آن شکل می‌گیرند. هر فرآیند دارای مقادیر ورودی و خروجی می باشد. اطلاعات وارد شده طی مراحلی بررسی، آنالیز و تحلیل می‌شوند و به صورت داده‌های خروجی به پرسنل ارجاع داده می‌شوند. نرم افزار مدیریت وظایف، ابزاری کاربردی برای مدیریت این فرایندها، زمان سنجی و ارزیابی پرسنل است . علاوه براین نرم  افزار مدیریت وظایف کمک می‌کند تا کارهای روزمره سازمان را، برای ازبین‌بردن چالش ها، کنترل هزینه‌های شرکت و … برنامه ریزی و زمانبندی کنید.با بکار گیری چنین نرم افزاری در کسب و کارخود، فعالیت های روزانه سازمان تا حدی زیادی کارآمدتر شده و بهبودی نتیجه در عملکرد و رویکرد سازمان حاصل می یابد. عملکرد پرسنل نیز افزایش می یابد و انگیزه کاری بالاتر می شود. همچنین نرم افزار مدیریت وظایف چارچوبی را به وجود می‌آورد که سازمان‌ها براساس آن روال کاری خود را پیش بگیرند و به سمت تعالی سازمانی حرکت بهتری داشته باشد .

کاربرد اتوماسیون اداری چیست؟

 اغلب سازمان‌ها علاوه بر نظارت بر پرسنل  و حل چالش های ایجاد شده، باید زمانی را برای مدیریت و برنامه ریزی کارها صرف کنند. از این رو سیستم اتوماسیون اداری طراحی شده است، سیستمی که با قابلیت‌های خود توانست در بازه زمانی کم، برای مدیریت نامه ها و اسناد اداری به محبوبیت برسد. نرم افزار اتوماسیون اداری تمام امور مربوط به نامه ها و اسناد را به صورت خودکار دسته‌بندی کرده و نظم خاصی به آن‌هامی بخشد. در ادامه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری را مورد بررسی قرار می دهیم:

• افزایش بهره‌ وری سازمان
• افزایش سرعت کار کارکنان
• کاهش هزینه ها
• حذف نامه نگاری و مکاتبات کاغذی
• نظارت بر مکاتبات در هرمکان
• کاهش حجم فضای اشغال شده توسط بایگانی و دبیرخانه
• کاهش خطاهای انسانی
• تعامل سریع، به صورت الکترونیکی با سایر سازمان‌ها

تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت وظایف

با همه ی این تفاسیر و توضیحات بالا، یک سازمان به غیر از نرم افزار مدیریت وظایف به طور قطع به یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیز احتیاج دارد. در ادامه تفاوت ‌های این دو نرم افزار را بررسی می کنیم. ازجمله تفاوت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت وظایف این است که، یک سیستم اتوماسیون اداری به طور کلی وظیفه سازماندهی به مکاتبات و اسناد اداری را برعهده دارد. اتوماسیون اداری تمام تلاش خود را می کند که انواع بایگانی اسناد جدید و قدیمی، نامه‌نگاری ها سازمان، مکاتبات بین سازمانی و… را به درستی انجام داده و از این طریق باعث افزایش سرعت در تکمیل کارها، و کاهش هزینه‌های سازمان شود؛ اما در مقابل نرم‌افزار مدیریت وظایف  به اجرایی شدن فرآیندها کمک می‌کند. این نرم‌افزار تمام امور سازمان را به صورت مرحله ای دنبال می کند و با قابلیت زمان سنجی و مدیریت جزئیات پروژه باعث می‌شود مدیر کنترل مناسبی بر روند کار پرسنل داشته باشد.

چگونه اتوماسیون اداری با نرم افزار مدیریت وظایف در تضاد است؟!

هدف از مدیریت  فعالیت های سازمان، استاندارد سازی گردش کارها و رویه روال های موجود در سازمان است ؛به نحوی که پرسنل شما به صورت سلیقه ای با آنها برخورد نکنند و همه پرسنل از یک وحدت رویه جهت اجرای فعالیت موردنظر برخوردار شوند. در همین راستا وظیفه سیستم مدیریت وظایف مکانیزه کردن کلیه ی فعالیت های سازمان است است. علاوه بر این فعالیت های اکثر سازمان ها روزانه و تکرار شونده هستند، درحالیکه نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه مکانیزه کردن کارهای غیرقابل پیش بینی را بر عهده دارد. همانگونه که بسیاری از ما با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار کرده ایم، می دانیم که گردش کار در سیستم های اتوماسیون اداری بصورت موردی توسط کاربرین در سیستم با توجه به سطح دسترسی آن ها قابل انتخاب است. بنابراین می توان گفت که استاندارد از قبل تعیین شده ای برای انجام و گردش کارهای سازمانی در اتوماسیون اداری وجود ندارد. می توان گفت نرم افزارهای اتوماسیون اداری فرایندی نیستند و تنها مناسب برای گردش کارهای موردی هستند. البته در بعضی از سیستم های اتوماسیون اداری قابلیت هایی مانند فرم سازی یا ارجاع کار در کنار سیستم گردش مکاتبات اضافه شده است؛ اما فرم های اتوماسیون اداری مانند نرم افزار مدیریت وظایف قابلیت هایی مانند زمان سنجی، ثبت جزئیات کار ندارد و شما فقط می توانید این فرم ها را ثبت کنید و یا به شخص دیگری ارجاع دهید

نتیجه گیری مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت وظایف

در اخر باید گفت نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت وظایف  مکمل یکدیگر می باشند و یک سازمان بلافاصله پس از استقرار سیستم اتوماسیون اداری باید به سمت نصب نرم افزار مدیریت وظایف برود. زمانی که کسب و کارها فرآیندهای اتوماسیون اداری را در سیستم مدیریت وظایف پیاده سازی می‌کنند، این فرصت برایشان ایجاد می شود که سایر فرآیندهای سازمان خود را در این نرم افزار مکانیزه کرده و از قابلیت های بی شمار آن بهره‌مند شوند.