نظارت بر کارتیمی با دیدگاه مدیریتی یا مچ گیری؟

ارزیابی عملکرد پرسنل یک فعالیت معمول و عادی در شرکت ها و سازمان ها می باشد که صرفاً برای مچ گیری پرسنل انجام نمی شود. دوره های ارزیابی عملکرد اگر  به درستی انجام شوند، می توانند به پیشرفت سازمان و دستیابی به اهداف کمک کنند. از سویی دیگر اگر بدون برنامه ریزی انجام شوند علاوه بر اینکه نتیجه مناسبی ندارند بلکه اثرات منفی جبران ناپذیری بر سازمان و پرسنل شما می گذارند. شاید این موضوع برایتان جالب باشد که بدانید افزایش انگیزه پرسنل پس از اتمام دوره ارزیابی عملکرد آن ها به آسانی امکان پذیر است؛ حتی اگر نتیجه این ارزیابی خوشایند نباشد. بنابراین کارامد بودن سیستم ارزیابی عملکرد پرسنل امری ضروری می باشد. سیستم ارزیابی عملکرد کارآمد دارای خصوصیات زیر است:

• فعالیت پرسنل را طی دوره‌های سالانه، ماهانه یا حتی هفتگی  مورد بررسی قرار می‌ دهد.
• به پرسنل نشان می‌دهد که کارفرما دقیقا چه انتظاری از آن ها دارد و عملکردشان بر اساس چه معیارهایی بررسی می‌شود.
• نقاط ضعف و قوت پرسنل را تعیین کرده و طی یک فرآیند ارزیابی، راهکارهای رفع نقاط ضعف را ارائه می‌دهد.

هرچه سیستم ارزیابی عملکرد یک سازمان بهینه و کارمد تر باشد، یعنی آن سازمان بهای بیشتری برای نیروی انسانی خود قائل است. علاوه براین سیستم ارزیابی عملکرد بر افزایش انگیزه پرسنل پس از ارزیابی عملکرد تاثیر می گذارد، استعداد های آن هارا را تقویت می‌کند و سطح مدیریتی سازمان را نیز ارتقا می‌دهد.

ارزیابی عملکرد پرسنل چگونه به افراد حس مچ گیری می دهد؟

 فرایند ارزیابی عملکرد پرسنل در وحله اول برای اندازه‌گیری نتایج، شناسایی نقاط ضعف و قوت افراد و بهبود عادات کاری آنها انجام می‌شود. اگرچه  سیستم ارزیابی عملکرد می‌تواند به‌عنوان یک ابزار انگیزشی در سازمان عمل کند اما کوچک ‌ترین اشتباه در روند ارزیابی می‌تواند نتیجه معکوس بر پرسنل داشته باشد. در ادامه به انواع ارزیابی که تاثیر منفی برا سازمان می گذارند می پردازیم:

ذهنی بودن ارزیابی عملکرد پرسنل

مدیران سازمان گاهی  پرسنل را بر اساس روش‌ها و معیارهای از قبل تعیین شده ارزیابی نمی‌کنند. کارشناسان ارزیابی عملکرد این موضوع را «خطای سوگیری ارزیابی‌کننده» می‌نامند. به طور مثال: در روش ارزیابی مقیاسی، ارزیابی پرسنل بر اساس عوامل ذهنی و نامشهودی نظیر خصوصیات فردی صورت می‌گیرد. این عوامل هم نامشخص و نادقیق‌اند و علاوه براین ارتباطی با عملکرد افراد ندارند.

معایب ارزیابی ذهنی

• نقشی که پرسنل در سازمان ایفا می کنند را نشان نمی‌دهند.
• مبنای توبیخ یا افزایش حقوق را مشخص نخواهد کرد.
• تأثیری بر بهبود عملکرد و افزایش انگیزه پرسنل پس از دوره ارزیابی عملکرد ندارند.

درنتیجه چون دلیل ارزیابی‌های ذهنی برای پرسنل مشخص نیست، آنها را دچار تنش می‌کند.

بازخوردهای غیر رسمی ضعیف در ارزیابی عملکرد پرسنل تأثیری بر بهبود عملکرد افراد ندارد

نظرسنجی‌های صورت گرفته نشان می دهد پرسنل تمایل به دریافت بازخوردهای مکرر، خاص و به‌موقع دارند، زیرا بازخوردهای مستقیم و صریح هستند که به آنها کمک می‌کند تا توانایی‌ ها و مهارت های واقعی خود را شناسایی کرده و آن را بهبود دهند. بازخوردهای ضعیف مانند:

• بازخوردهای ساندویچی که انتقاد را با تشویق ترکیب می‌کند و ارزیابی غیر صادقانه ای را به پرسنل نشان می‌دهد.
•  بازخوردهای منفی که در جمع انجام می شود و بازخوردهای مثبتی که به‌صورت تکی و انفرادی انجام می‌شود.
• بازخوردهای غیر مرتبط با عملکرد هر فرد.

بنابراین بازخورد های ضعیف تأثیری بر بهبود عملکرد و افزایش انگیزه پرسنل پس از ارزیابی عملکرد نخواهد داشت.

عدم تطابق «ارزیابی پرسنل از خود» با «ارزیابی مدیران از عملکرد آن ها» 

معمولاً پیش از اینکه مدیر به ارزیابی عملکرد افراد بپردازد، پرسنل عملکرد کاری خود را ارزیابی می‌کنند. این ارزیابی در اکثر مواقع نتایج مثبتی به همراه دارد، اما اگر فرایند ارزیابی مدیر با ارزیابی مثبت پرسنل از عملکرد خود فاصله زیادی داشته باشد روحیه و انگیزه آن ها کاهش می یابد. بنابراین افزایش انگیزه پرسنل پس از دوره ارزیابی عملکرد محقق نمی‌شود.

اقدامات لازم برای افزایش انگیزه پرسنل پس از ارزیابی عملکرد

مدیران باید از ارزیابی به‌عنوان گامی برای افزایش انگیزش، القای احساس مسئولیت در کلیه پرسنل استفاده کنند. اکثر ارزیابی ها مطابق با انتظارات افراد نمی باشد. این موضوع امری ضروری است که مدیران بتوانند چنین شرایطی را  به خوبی مدیریت کرده و به پرسنل کمک کنند تا اشتیاق خود برای عملکرد بهتر حفظ کنند. علاوه براین مدیران باید از تلاش‌های پرسنل قدردانی کرده و به افرادی که طی دوره ای عملکرد ضعیفی داشتند توجه بیشتری کنند.مجموعه اقداماتی که مدیران با بکارگیری آنها می‌توانند روحیه و انگیزه پرسنل خود را  پس از دور های ارزیابی عملکرد افزایش دهند به ذکر زیر می باشند:

پیگیری جلسات ارزیابی 

جلسه ارزیابی عملکرد پایان فرایند ارزیابی نمی باشد. بلکه مدیران می بایستی با برگزاری جلسات متعدد بعدی عملکرد پرسنل خود را پیگیری کنند. این جلسات باعث می شوند تا مدیران بدانند نتایج ارزیابی چه تأثیری بر روی پرسنلشان داشته است. هرچقدر هم که نحوه ارزیابی عملکرد سازمان، عینی یا جامع باشد با هم افرادی هستند که از نحوه ارزیابی مدیرانشان نا راضی هستند و احساس می کنند هدف ان ها از این کار مچ گیری است.پس با این وضوح مدیران باید زمان کافی برای پیگیری روند کاری پرسنل پس از دوره های ارزیابی عملکرد داشته باشند. زیرا ارزیابی فرآیندی یک طرفه نمی باشد. بلکه یک فرآیند ارتباطی دو طرفه محسوب می شود. با پیگیری های مدیر روحیه و انگیزه پرسنل مورد بررسی خواهد گرفت .

تمرکز بر روی افراد ناراضی

بعد از ارزیابی عملکرد پرسنل و ارائه بازخورد توجه به پرسنلی که که از ارزیابی خود ناراضی هستند امری بسیار ضروری است؛ به‌ خصوص اگر این کارکنان از مهره های حیاتی سازمان شما باشند. بنابراین مدیران باید نکات زیر را رعایت کنند:

• به انتقادات و پیشنهادات ان ها در خصوص فرایند ارزیابی عملکرد گوش دهند.
• به آنها کمک کنند تا  متوجه معیارهایی که ارزیابی آنها بر اساس آن انجام شده است، شوند.
• برای توضیح نقاط قابل پیشرفت آنها مصداق ارائه دهند.
• گزینه‌های پیشرفت، فرصت‌های آموزش و سایر امکانات موردنیاز آنها برای رشد پیشرفت را در اختیارشان قرار دهند.

بکارگیری فعالیت های ذکر شده علاقه واقعی مدیران را برای کمک به پرسنل نشان می‌دهد. این کارها نه تنها باعث افزایش انگیزه پرسنل پس از ارزیابی عملکرد می‌شود بلکه موجب می‌شود به اهداف کاری خود برسند.

شناسایی و مهار عوامل فرسایشی ناشی از ارزیابی

پرسنل پس از ارزیابی با پایین آوردن مشارکت تیمی، ناامیدی خود را ابراز می‌کنند. نتیجه منفی فرایند ارزیابی تنها دلیل آنها برای این کار نیست. بنابراین مهم است که مدیران عواملی که باعث فرسایش روحیه پرسنل بعد از ارزیابی می‌شود را شناسایی و از بین ببرند.امروزه اغلب افراد تمایل دارند که نتیجه عملکرد خود را با  همکاران خود مقایسه کنند. این عامل باعث شکل‌گیری رقابت بین پرسنل در سازمان می‌شود. اگر مدیران نتوانند این رقابت ها را مدیریت کنند، عدم همکاری و تعارض ناشی از آن باعث پسرفت سازمان می شود.در چنین مواقعی مداخلات و تلاش مستقیم مدیران برای جلوگیری از رقابت ها ضروری می باشد. پرسنل باید بتوانند به ‌صورت مؤثر با همکاران خود ارتباط برقرار کنند.