مراحل ایجاد الگوی برنامه ریزی روزانه

برنامه ریزی روزانه راهی عالی برای مدیریت اجزای متحرک زندگی است. می تواند به شما اختیار بدهد، استرس را کاهش دهد و بهره وری را افزایش دهد.  وقتی الگوی برنامه ریزی روزانه خود را در یک ابزار آنلاین ایجاد می کنید، انعطاف پذیری بیشتری برای ایجاد تغییرات و پیگیری به روزرسانی ها در لحظه خواهید داشت. به علاوه، با تجسم کار خود به روش های مختلف، می توانید روز خود رابرنامه ریزی کنید و خود را برای موفقیت آماده کنید.

وقتی درک روشنی از نحوه استفاده از زمان خود داشته باشید، احساس نخواهید کرد که وقتتان تمام شده است. در ادامه اهمیت اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه برای مدیریت زمان را خواهید آموخت. با برنامه ریزی روزانه، می توانید خود را برای موفقیت آماده کنید، حتی در روزهایی که احساس می کنید آنقدرها سازنده نیستید. برنامه‌های روزانه فیزیکی هر چقدر هم که خوب هستند، آن چیزی را ندارند که به شما در سازماندهی زندگیتان کمک کنند. احتمالاً قبلاً مشکلات کلاسیک برنامه فیزیکی را تجربه کرده اید: بی نظمی، با محدودیت نوشتن، نداشتن فضای کافی، نداشتن متن مناسب و از دست دادن یا گم شدن برنامه های فیزیکی نوشته شده که حتی فکر کردن به آن هم ترسناک است.

حقیقت این است که تنها راه برای جلوگیری از سردرگمی، بی نظمی و ناراحتی، انتخاب ابزار برنامه ریزی روزانه آنلاین است.

برخلاف برنامه روزانه مکتوب، یک اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه دارای مزایای زیر است:

  • وظایف و رویدادها را اولویت بندی می کند
  • فضا را برای زمینه فراهم می کند
  • قابل اشتراک گذاری با اعضای تیم است
  • آنلاین و همیشه در دسترس است

اگر به دنبال یک ابزار برنامه ریزی آنلاین هستید، اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه و مدیریت کارهای داده سامان را امتحان کنید. این اپلیکیشن یک پلت فرم برنامه ریزی و مدیریت کار است که می تواند به شما در سازماندهی کارها کمک کند تا بدانید چه کاری باید انجام دهید و چه زمانی باید آن را انجام دهید.

6 مرحله برای ایجاد یک برنامه روزانه

صرف نظر از ابزار برنامه ریزی آنلاینی که انتخاب می کنید، این شش مرحله را دنبال کنید تا یک برنامه روزانه منظم و زیبا ایجاد کنید.

برنامه ریزی روزانه

1. مواردی که باید انجام دهید را فهرست کنید

قبل از اینکه به سازماندهی کارها بپردازید، ابتدا باید فهرستی از تمام مواردی که باید در آن روز انجام دهید تهیه کنید. می‌توانید این موارد را یکی یکی در بخش چک لیست های اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه و مدیریت کارهای خود اضافه کنید تا بدانید که آنها را ضبط کرده‌اید، یا از تکنیکی مانند روش انجام کارها) متد(GTD  استفاده کنید تا به‌طور سیستماتیک همه چیزهایی را که برای انجام دادن نیاز دارید ثبت کنید.

کارهای تکراری مانند جلسات، ورزش و قرارهای ملاقات را در لیست خود قرار دهید. همچنین وظایف یکباره مانند ضرب الاجل یا تماس های تلفنی را شامل شود. شما می توانید تصمیم بگیرید که لیست وظایف خود را تا چه حد مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید «برو به ناهار» را به عنوان یک کار تکراری برای اضافه کردن ساختار روزانه بگنجانید، ادامه دهید.

نکته: اشکالی ندارد اگر هر کاری را که در هفته آینده انجام می‌شود نمی‌دانید. همیشه می‌توانید موارد بیشتری را به فهرست خود اضافه کنید.

2. وظایف را اولویت بندی کنید

اگر پس از ایجاد لیست کارهای خود احساس ناراحتی کردید، نگران نباشید. با اولویت بندی لیست شما سازماندهی بیشتری پیدا می کند. وقتی اولویت بندی وظایف را انجام می دهید، درک واضح تری از آنچه باید در چه زمانی انجام شود به دست می آورید. به این ترتیب، اگر به نظر می‌رسد که نمی‌توانید همه وظایف خود را در یک روز مشخص به پایان برسانید، می‌توانید روی کارهایی تمرکز کنید که بالاترین اولویت را دارند - به عبارت دیگر، کارهایی که بیشترین تأثیر را خواهند داشت.

برای اولویت بندی کارهای خود، با علامت گذاری هر کار به عنوان اولویت بالا، متوسط ​​یا پایین شروع کنید. برخی از سوالاتی که می توانید هنگام مرتب سازی وظایف خود از خود بپرسید عبارتند از:

  • کدام وظایف دارای ضرب الاجل دقیق هستند؟
  • کدام وظایف را باید در روزهای خاص انجام دهم؟
  • اگر به زودی آنها را کامل نکنم روی کدام کارها استرس خواهم داشت؟
  • کدام کارها را می خواهم بعداً تکمیل کنم؟
  • کدام کارها می توانند منتظر بمانند؟

نکته: اگر وظایفی دارید که با یکدیگر تضاد دارند، در نظر بگیرید که کدام کار فوری‌تر است. به عنوان مثال، اگر یک پروژه برای یک مشتری و دیگری برای رئیس شما باشد، پروژه مشتری احتمالا اول خواهد بود. وقتی ضرب الاجل ها با هم تداخل دارند، از اعضای تیم و مدیرتان کمک بخواهید. ببینید آیا کاری وجود دارد که بتوانید آن را محول کنید یا به تعویق بیندازید.

3. مهلت ها را یادداشت کنید

اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، فهرست کارهای آنلاین خود را مرور کنید و مطمئن شوید که هر کار یک مهلت دارد. اگر مطمئن نیستید که مهلت تعیین شده چقدر باشد، مهلتی را انتخاب کنید که فعلاً منطقی باشد. بعد از همه، همیشه می توانید آن را بعداً به روز کنید.

مانند اولویت‌ها، ضرب‌الاجل‌ها به شما می‌گویند کدام وظایف مهم‌تر هستند و چه زمانی باید کارتان را انجام دهید. بدون ضرب‌الاجل‌های مشخص، ممکن است به‌طور تصادفی یک محصول تحویلی را از دست بدهید . حتی اگر زمان زیادی برای کار روی آن داشته باشید. در واقع، فرآیندهای نامشخص دومین عامل مؤثر در مهلت های از دست رفته هستند

نکته: ضرب‌الاجل‌ها فقط برای پروژه‌های کاری اعمال نمی‌شوند. شما می توانید ضرب الاجل های خود را برای کارهای شخصی تعیین کنید تا خود را مسئول نگه دارید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید یک نیمه ماراتن بدوید، باید ضرب الاجل تمرینی را برای چند کیلومتر در هفته تعیین کنید. با ایجاد این ضرب‌الاجل‌ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تا زمان رسیدن مسابقه، در فرم خواهید بود.

برنامه ریزی رویداد های تکرار شونده

4. رویدادهای تکرار شونده را شناسایی کنید

هنگامی که ضرب‌الاجل‌ها را در چک لیست کارهای آنلاین خود وارد کردید، هر رویدادی را که به طور مکرر اتفاق می‌افتد برجسته کنید. این رویدادها ممکن است شامل جلسات هفتگی تیم، یک باشگاه کتاب ماهانه یا تماس تلفنی با مشتریان باشد.

سپس، از بخش وظایف و کارهای تکرار شونده در اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه و مدیریت کارها برای برنامه ریزی رویدادهای تکراری در برنامه روزانه خود استفاده کنید. به این ترتیب، شما مجبور نخواهید بود هر هفته یا ماه برنامه‌ریزی مجدد اقلام را پیگیری کنید.

نکته: اکنون زمان خوبی برای انجام یک ممیزی سریع از رویدادهای تکراری خود نیز است. آیا کاری وجود دارد که به طور منظم انجام می دهید و باید آن را متوقف کنید یا آن را به شخص دیگری واگذار کنید

5. موارد را بر اساس زمان، اولویت یا مهلت ثبت کنید

لحظه بزرگ فرا رسیده است - اکنون زمان آن است که موارد موجود در چک لیست کارهای خود را بردارید و آنها را بر اساس روز و ساعت ثبت کنید. همچنین می توانید اقلام خود را بر اساس اولویت های دیگر مانند اولویت یا مهلت ثبت کنید.

همانطور که مواردخود را به دلخواه ثبت می کنید، مراحلی را که در بالا انجام دادید در نظر بگیرید. موارد با اولویت بالا باید ابتدا رخ دهند، در حالی که موارد با اولویت پایین ممکن است بعداً در روز یا هفته رخ دهند. با کوچک شدن چک لیست کارهای شما، برنامه روزانه شما پر خواهد شد.

6. انعطاف پذیر بمانید

اکنون که دید واضحی از برنامه روزانه خود دارید، می توانید دست به کار شوید. مهم است که در طول روز و هفته خود انعطاف پذیر باشید زیرا برنامه ای که با آن شروع می کنید احتمالاً رویدادهای دقیقی نخواهد بود.

استاد مدیریت زمان با برنامه روزانه

ایجاد یک برنامه روزانه منسجم راهی عالی برای تسلط بر مدیریت زمان و احساس کنترل بیشتر بر زندگی است. با اپلیکیشن برنامه ریزی روزانه و مدیریت کارهای مناسب، ساختاری در روز به دست خواهید آورد و در عین حال انعطاف پذیری لازم برای ایجاد تغییرات در زمان بروز آنها را دارید.