مزیت استفاده از نرم‌ افزار حقوق و دستمزد برای کسب و کارها

آیا می دانستید 40 درصد از صاحبان کسب و کارهای کوچک می گویند حقوق و دستمزد و مالیات بدترین و زمان برترین جنبه های مالکیت یک کسب و کار است؟ مدیریت حقوق و دستمزد سخت است، اما لازم نیست. اگر با فرایند وقت گیر و خسته کننده حقوق و دستمزد مشکل دارید، نرم افزار حقوق و دستمزد ممکن است پاسخی برای مشکلات شما باشد. در ادامه این پست به این نکته می پردازیم که نرم افزار حقوق و دستمزد چیست، چرا به آن نیاز دارید و ویژگی های کلیدی که باید به آن توجه کنید چیست، تا بتوانید برای همیشه با سردردهای حقوق و دستمزد خود خداحافظی کنید.

نرم افزار حقوق و دستمزد چیست و چرا به آن نیاز دارید؟

نرم افزار حقوق و دستمزد به شما کمک می کند تا همه چیز را مدیریت کنید. پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان را خودکار می کند و سوابق منابع انسانی مانند زمان و حضور و غیاب را حفظ می کند. نرم افزار حقوق و دستمزد در صرف زمان به میزان بسیار زیادی برای مدیران منابع انسانی صرفه جویی می کند و خطاهای پرداخت حقوق را کاهش می دهد و این امر منجر به رضایت بیشتر پرسنل و مشکلات کمتری برای مدیریت می شود.

استفاده از نرم‌ افزار حقوق و دستمزد هر سال دردسرهای ناشی از مدیریت مالیات پرسنل را از بین می‌برد و می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچک و سازمانی نجات‌بخش باشد. ویژگی های بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد عبارتند از:

• قابل اعتماد بودن
• سهولت سفارشی سازی بر اساس نیازهای کسب و کار
• سازگاری برای مدیریت و خودکارسازی پرداخت‌ حقوق و دستمزد برای تمام پرسنل از جمله پرسنل رسمی، ساعتی و موقت.

10 مزیت نرم افزار حقوق و دستمزد

مدیریت نیروی کار پیچیده است، اما یک فرآیند حقوق و دستمزد قوی بخشی از بار تیم منابع انسانی شما را بر می دارد. این 10 مزیت نرم افزار حقوق و دستمزد را که وقتی تصمیم به استفاده از این راهکار  می‌گیرید قطعا مشاهده خواهید کرد:

1. صرفه جویی در زمان

طبق گزاراشات و آمارهای مختلف، کسب و کارها سالانه بیش از 80 ساعت را صرف پردازش حقوق و دستمزد می کنند. این امر می تواند بازدهی کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد زیرا این زمان می تواند صرف دیگر نیازهای سازمانی برای رسیدن به اهداف شود. توماسیون نرم افزار حقوق و دستمزد به شما کمک می کند تا زمان صرف شده در این زمینه را کاهش دهید و به بخش منابع انسانی شما این امکان را می دهد تا بر سایر زمینه ها تمرکز کند. همچنین می تواند گزارش های پایان سال را در اختیارتان قرار دهد تا به شما کمک کند دید وسیع و جامعی به کسب و کار خود داشته باشید.

2. شفافیت

استفاده از سیستم مدیریت حقوق و دستمزد باعث شفافیت و ایجاد اعتماد در بین پرسنل می شود. سیستم حقوق و دستمزد تضمین می کند که پرسنل احساس می کنند پرداخت حقوق آنها به موقع و دقیق است. این خدمات حقوق و دستمزد همچنین به پرسنل امکان دسترسی محدود به مزایا و اطلاعات زمان و حضور و غیاب را می دهد.

3. کاهش خطاهای محاسبات حقوق و دستمزد

مشکلات پردازش حقوق و دستمزد تاثیرات بسیاری بر پرسنل می گذارد و منجر به مشکلات روحی می شود. کارمندان باید بدانند پرداخت آنها دقیق خواهد بود. سیستم حقوق و دستمزد احتمال خطای انسانی، از جمله ورودی داده های نادرست و حذف تصادفی فرمول ها را بسیار کاهش می دهد.

4. امنیت

فرآیند دستی حقوق و دستمزد درها را برای به خطر انداختن امنیت شرکت شما باز می گذارد. این امر برای کسب و کارها و شرکت های کوچک نیز صادق است. نرم افزار حقوق و دستمزد به شما امکان می دهد از داده های حقوق و دستمزد پرسنل با ابزارهایی مانند تعیین سطوح دسترسی به سیستم و رمزهای عبور امن محافظت کنید.

5. انطباق

نرم افزار حقوق و دستمزد به شما این اطمینان را می دهد که بدانید در مسیر قوانین و مقررات شرکت و همچنین الزامات و قوانین تشکیل پرونده مالیاتی هستید. سیستم های حقوق و دستمزد به شما این امکان را می دهد که به راحتی تغییرات را وارد کنید تا برای شما محاسبه شود.

6. مدیریت حقوق و دستمزد در کشورهای مختلف

در دنیای امروز، کارمندان می توانند از راه دور در هر نقطه از جهان کار کنند. با نرم افزار چند زبانه حقوق و دستمزد، می توانید مطمئن شوید که کارمندان بدون توجه به جایی که هستند، به موقع حقوق دریافت می کنند.

7. نظارت آسان تر بر پرسنل

پیگیری برنامه های کارکنان می تواند سخت باشد، اما به عنوان یک مدیر، برای شما مهم است که بدانید کارمندان کجا هستند و چه ساعتی کار می کنند. انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد مناسب به شما کمک می کند تا به راحتی مرخصی و اضافه کاری پرسنل را کنترل کنید، در یک نگاه، تصویر بزرگی از در دسترس بودن کارکنان و ساعات کار را خواهید داشت.

8. مدیریت ساده هزینه ها

فرایند حقوق و دستمزد به اندازه کافی گسترده است، اما باید به مزایای کارمندان، پاداش ها و اضافه کاری نیز فکر کنید. انتخاب یک سیستم حقوق و دستمزد با گزینه‌های مالی کامل به شما امکان می‌دهد این هزینه‌ها را پیگیری کنید و از بودجه دقیق در پایان روز اطمینان حاصل کنید. برای مدیریت پیشرفته تر هزینه ها، می توانید نرم افزار مدیریت هزینه را نیز در نظر بگیرید.

9. اعتبار و اطمینان کامل

از آنجایی که نرم افزار حقوق و دستمزد خودکار است، هیچ اتکایی به پرسنل برای انجام کار در هر دوره پرداخت وجود ندارد. این سیستم ها بسیار قابل اعتماد هستند و به اطمینان از پرداخت دقیق و به موقع حقوق پرسنل کمک می کنند.

10. پشتیبانی مشتری در دسترس

اگر خودتان یک متخصص حقوق و دستمزد نیستید، داشتن یک متخصص همیشه در دسترس برای کمک به مواقعی که مشکلی پیش آمد برای عملکرد کسب و کار شما بسیار مهم است. هنگامی که یک سیستم حقوق و دستمزد با کیفیت را انتخاب می کنید، در صورت نیاز از پشتیبانی 24 ساعته برخوردار خواهید شد. متخصصان نرم افزار می توانند بخش منابع انسانی شما را در مورد نحوه عملکرد سیستم راهنمایی کنند و نکاتی را برای یک فرآیند ساده به شما ارائه دهند.

اکنون که مزایای بالقوه سرمایه گذاری در نرم افزار حقوق و دستمزد را می دانید، بیایید به برخی از ویژگی هایی که احتمالاً برای نیازهای شرکت شما مفید هستند نگاهی بیندازیم.

5 ویژگی کلیدی نرم افزار حقوق و دستمزد

ویژگی های زیر همان چیزی است که هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد باید به دنبال آن باشید. این گزینه ها باعث می شود که فرایند حقوق و دستمزد بسیار ساده شود و در نهایت منجر به رضایت بیشتر پرسنل شود.

1. مدیریت حقوق و دستمزد

نرم افزار حقوق و دستمزد به شما این امکان را می دهد که پاداش ها، هزینه های کارکنان و اضافه کاری و حقوق تعطیلات را محاسبه کنید. همچنین می توانید به راحتی چک هایی را برای آن دسته از اعضای تیم که در سپرده های مستقیم ثبت نام نمی کنند صادر کنید. گزارش های حقوق و دستمزد به راحتی قابل اجرا هستند و به شما حسی از تحت کنترل بودن کامل عملیات کسب و کار را می دهند.

2. واریز مستقیم

نرم افزار حقوق و دستمزد سپرده های مستقیم تیم شما را بدون نیاز به فکر کردن به آن مدیریت می کند. به طور خودکار و به درستی حقوق و دستمزد را به پرسنل پرداخت می کند و به طور قابل توجهی خطاها را کاهش می دهد. واریز مستقیم همچنین روز پرداخت را برای اعضای تیم شما آسان تر می کند.

3. ردیابی زمان و حضور و غیاب

امتیاز نرم افزار پردازش حقوق و دستمزد این است که به شما کمک می کند تا زمان و سوابق حضور و غیاب کارکنان را حفظ کنید. این ویژگی به بخش منابع انسانی شما اجازه می‌دهد تا به فعالیت‌های روزانه نگاه کند یا گزارش‌های حقوق و دستمزد را برای مشاهده کل اطلاعات مرخصی کارکنان در یک دوره پرداخت یا در طول زمانی مشخص اجرا کند.

4. تشکیل پرونده مالیات بر درآمد

نرم افزار حقوق و دستمزد، حدس و گمان را از محاسبه مالیات، تکلیف، بیمه، و کمک های بازنشستگی حذف می کند، همچنین می تواند پرداخت های مالیاتی و فرم های حقوق و دستمزد را برای شما ایجاد کند. تصور کنید زمانی که مجبور نیستید هر سال این الزامات را برای هر کارمند مدیریت کنید، چه میزان در زمان صرفه جویی خواهید کرد.

5. ارائه سرویس به پرسنل

بسیاری از گزینه های نرم افزار حقوق و دستمزد به کارمندان اجازه می دهد تا اطلاعات خود را به روز کنند. اجازه دسترسی منجر به شفافیت می‌شود و آنها را قادر می‌سازد تا به سؤالات و تغییرات مستقل رسیدگی کنند. پرسنل می توانند سابقه پرداخت های خود را مشاهده کنند، اطلاعات شخصی خود را تغییر دهند، و تنظیمات برگزیده پرداخت را در صورت نیاز تغییر دهند.

در واقع این سیستم حقوق و دستمزدتان است که برای شما کار می کند. وقتی کارمندان به‌طور قابل‌اعتماد و به‌موقع با شفافیت حقوق دریافت می‌کنند و تیم منابع انسانی شما می‌توانند نتایجی بزرگ را مشاهده کنند و در نتیجه نیروی کار راضی‌تری خواهید داشت.