چالش های مدیریت کارکنان از راه دور و راهکار حل آنها

روش دورکاری در 2 سال اخیر و  برای مدتی زیادی است که به یکی از شیوه‌های کاری مناسب و مطلوب  (هم برای کارکنان و هم برای مدیران) تبدیل شده است. با شیوع ویروس کرونا، اکثر شرکت‌ها . کسب و کارها پرسنل خود را به صورت دورکار مدیریت می کنند و همین موضوع دورکاری باعت شده که چالش هایی در این زمینه بوجود آید . چالش هایی برای مدیران و کارکنان. مدیران عادت کرده اند که همکاران و پرسنل خود را در کنار خود داشته و همراه نظارت چشمی و حضوری بر روی کارها و فعالیتهایشان داشته باشند . عادت کرده اند که پیگیری امور را با استفاده از پرسش های شفاهی »» مثلا این کار را انجام داده ای ؟ یا آن کار که قرار بود انجام شود چه شد؟ و سوالهایی از این قبیل بسنده کنند . ما در این پست سعی داریم که به چالش ها ، موانع ، نقاط قوت و ضعف مدیریت کارکنان از راه دور بپردازیم . البته که نمی توانیم تمامی چالش ها و مواردی که در این ضمینه بوجود می آید را مورد بررسی و نقد قرار دهیم .

 چالش های مدیریت کارکنان به صورت دورکار

تغییر شکل و روال کاری از شرایط کار حضوری به شرایط دورکاری آنهم بدون اطلاع ، ممکن است برای پرسنل و کارکنان ناگهانی باشد و شاید بعضی از اشخاص کم تجربه که تازه شروع به کار کرده اند و یا حتی برخی از پرسنل با تجربه که به کار حضوری عادت دارند و در محیط کار بوده اند ، شرایط سختی باشد و سازگار شدن با این شرایط دورکاری ممکن است زمان بر بوده و پرسنل و کارکنان نتوانند در این شرایط کارایی مناسبی داشته باشند . مثلا فرض کنید در خصوص منشی و یا مسئول دفتر که همیشه به صورت حضوری در محل کار خود حاضر شده دورکاری معنای خاصی نداشته باشد و شاید زمان زیادی ببرد که به این شرایط عادت کند . یا در نظر بگیرید مسئول خدمات و آبدارچی در شرایط دورکاری به چه کسی قرار است سرویس دهند ؟ یا مثال های متعهددی که در این خصوص می شود بیان کرد ، حاکی از آن هستند که درست است که دورکاری شرایط مناسبی در برخی مشاغل ایجاد می کند اما این را در نظر داشته باشید در برخی خدمات و مشاغا دیگر کلا روش کار به شکل اساسی تغییر خواهد کرد . و این تغییرات نارضایتی هایی را به همراه خواهد داشت . پس بهتر است قبل از هر کاری و تصمیم گیری ، بررسی دقیقی در خصوص شرایط اعلام دورکاری داشته باشیم .

نبود نظارت حضوری و رو در روی کارکنان

یکی دیگر از چالش های دورکاری عدم نظار و فقدان نظارت رو در رواست . هیچگونه نظارت حضوری و رو در رویی وجود ندارد . قبول کنیم عدم این نظارت ها کمی دشوار است . برای حل این چالش، از راهکاری برای ردیابی و مدیریت کارکنان استفاده کنید. یکی از این راه کارها حضور و غیاب بر اساس لوکیشن می باشد . تکنولوژی به صورت یک ابزار در خدمت ، به کمک می آید و می تواند برخی از این مشکلات را رفع نماید . نرم افزارها و اپلیکیشن هایی طراحی شده اند که امکان مدیریت عملکرد پرسنل را محیا می سازند .زمان فعالیت ، مکان فعالیت و شیوه عملکرد پرسنل  را تحت نظارت خود قرار بدهید. استفاده از این ابزارها، به نحوی یک تیر و دو نشان به شمار می آید، هم خیالتان از این راحت است که پرسنل شما دور کار هستند، و هم این امکان را برای خود کارمندان ایجاد می کند که زمانشان را کنترل و بررسی کنند که چگونه می‌توانند از حواس‌پرتی‌ها دور شوند و کارآمد تر باشند. 

اختلال ارتباط تیم کاری و عدم دسترسی به هم تیمی واطلاعات مرتبط

همراه با پرسنل و همکاران خود در ارتباط باشید . پرسنل، بدون دریافت اطلاع از تغییر چشم‌انداز پروژه‌ها ، مسیر های طی شده ، موفقیت ها و صحبت های انگیزیشی ، مسیر قبلی پروژه را ادامه می دهند. شاید حجم صحبت های روزانه و مکالمات بین تیم شما کاهش یابد و اینگونه در نظر بگیرید که مدیرت زمان را به بهترین شکل انجام می دهید اما کارمندانی که از اطلاعات تیم خود دور بمانند و در جریان امور کاری مرتبط با خود قرار نگیرند، احساس می کنند دیگر جزء آن تیم نیستند. بنابر این سعی کنید اطلاع رسانی هایی که به کارشان و امور روزانه و کاریشان مربوط می شود را به درستی و بدون کم و کاست نسبت به آنها انجام دهید . خلاصه اینکه همکاران و پرسنل دورکار شما در جریان امور مرتبط قرار گیرند »» مثل گذشته و احساس دور بودن از تیم به آنها دست ندهد.

کاهش انگیزش کاری کارکنان و احساس دیده نشدن کارایی آنها

زمانی را برای صحبت با پرسنل خود در نظر بگیرید . برای از بین بردن این چالش، زمان هایی را برای صحبت کردن با پرسنل و همکاران دور کار خود در نظر بگیرید .نمی توانید مثل کذشته ای که به صورت حضوری در کنار یکدیگر در حال انجام کار بودید در زمان نهار و استراحت این زمان را در نظر بگیرید . عملا این کار در زمان دورکاری امکان پذیر نمی باشد . سعی کنید زمانی را برای استراحت و نهار کارکنان درنظر بگیرید ، درست است که پرسنل و کارکنان شما دور کار هستند ولی حتما به این زمان برای استراحت و حتی صحبت آنلاین نیاز دارند . سعی کنید زمان های استراحت را به صورت آنلاین با آنها باشید در این صورت احساس همکاری نزدیکتر در پرسنل و کارکنان شما شکل می گیرد . زمانی را برای صحبت های غیر کاری (مثل گذشته) در نظر بگیرید . احساس کنید جای شما و همکارانتان عوض شده است . یکی از مشکلات دورکاری افراط در مدیریت و ارجاع حجم زیاد کار در زمان دورکاری است . این موضوع که همکاران و پرسنل شما در شرایط دورکاری بهتر از گذشته کار خواهند کرد باعث می شود در مدیریت دورکاری افراط نکنید . در خصوص مشکلات پرسنل خود اطلاعاتی کسب کنید و مثل گذشته سعی کنید در رفع آنها به عنوان یک همکار کمک کنید.از آن‌ها در مورد شرایط کاریشان در زمان دورکاری سوال بپرسید و به پاسخ هایی که می دهند با جان و دل گوش دهید. در خصوص کارها و شرایط کاری سعی کنید انگیزه کافی را در همکاران و پرسنل خود ایجاد نمایید . اگر این کار را نکنید و فقط روی موارد کاری و بحث و گفت و گوی کاری تمرکز کنید، اعضای تیم و همکاران شما به مرور از شما دور خواهند شد و حس گذشته و دوستی و تعلق خاطرشان کم کم از بین خواهد رفت. سعی کنید همراه همکاران و پرسنل و تیم کاری خود را مالک کسب و کار ببینید آنهم به صورت واقعی.سعی کنید آنها شریک کاری شما باشند.

نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان تسکینو؛ راهکاری برای دورکاری

استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان تسکینو، موجب حفظ ارتباط تیمی می شود، همچنین شما با این نرم افزار می توانید پرسنل خود را در جریان تغییرات اعمال شده روی پروژه قرار دهید. در شرایط دورکاری، از جلسات حضوری روزانه یا هفتگی خبری نخواهد بود؛ ولی این امر به این معنی نیست که به کلی باید قید برگزاری جلسه را بزنید. با یک برنامه ‌هماهنگ ‌شده، در نرم افزار تسکینو می توانید جلسات غیر حضوری اجرا کنید و پرسنل خود را در جریان ضرب‌العجل‌ها و جزئیات پروژه قرار بدهید. در کنار ارسال پیام در پیام‌ رسان‌ها، از زنگ برقراری تماس های صوتی نیز غافل نشوید.پرسنلی که دورکار هستند ، زیر هجمه گفتگوهای پیام‌رسان‌ها قرار دارند و ممکن است این امر به مرور زمان برایشان آزار دهنده باشد. در دام نوشتن نیفتید و پرسنل خود را به نوشتن پیام های متنی محدود نسازید. در مدیریت پرسنل دورکار، افراط در برقراری ارتباط، نتایج به مراتب بهتری دارد تا تفریط در این کار. ممکن است برخی از پرسنل شما بدلیل اینکه به طور مستقیم با آن ها وارد گفت و گو نمی شوید .حس انزوا پیدا کنند. مدیران هوشمند، افراط در برقراری ارتباط را ترجیح می‌دهند و با اعضا در مورد وضعیت کسب‌وکار، اولویت‌ها و جدیدترین خبرها به گفتگو می‌پردازند. (این نکته را به خاطر داشته باشید که باید در ساعت های کاری با کارکنان گفت و گو کنید و و وارد حریم خصوصی آن ها نشوید)