برنامه ریزی و کنترل پروژه، همه آنچه باید بدانید

سازمان ها و شرکت های مختلف به مزایا مهارت ها و توانایی های مدیریت پروژه پی برده اند و نیاز دارند که همه آن مجموعه مهارت های مدیریت پروژه را داشته باشند، نه فقط مدیران پروژه. در حالی که اکثر حرفه ای ها ممکن است عنوان رسمی "مدیریت پروژه" را نداشته باشند،تغریبا همه هر از گاهی پروژه ها را مدیریت می کنند.اگر جشن تولدی را برای کودکی ترتیب داده اید ،یک گرده همایی خانوادگی را هماهنگ کرده اید یا برای یک تیم کاری برنامه ریزی کرده اید، در هر صورت یک پروژه را مدیریت کرده اید.

مدیریت پروژه

مردم متوجه نیستند که در حال حاضر چقدر مدیریت پروژه انجام می دهند.از بسیاری جهات این مهرت ها همان مهارت ای است که مادران قرن ها از آن استفاده می کردند و در واقع مهارت های مدیریت پروژه ،مهارت های زندگی است.

کتاب‌های مدیریت پروژه مملو از مفاهیم و مهارت‌هایی هستند که می‌تواند برای اکثر حرفه‌ای‌ها از جمله تکنیک‌ های زمان‌ بندی، نمودار های گانت، ساختارهای تفکیک کار، مفاهیم رهبری تیم، و غیره مفید باشد. در ادامه این پست به چهار مهارت خاص برای مدیریت پروژه اشاره می کنیم که ممکن است کمتر شناخته شده باشند، اما می ‌توانند مزایا فوق ‌العاده‌ای را برای همه افراد در محل کار فراهم کنند.

مهارت شماره 1 - استفاده از منشورهای پروژه

رشته مدیریت پروژه مملو از ابزارها، تکنیک ها و الگوها است، اما در مجموع مهم ترین  چیز در  مدیریت پروژه منشور پروژه است. بسیاری از سازمان ها ممکن است تیم هایی داشته باشند که تا حد زیادی ابتکارات کلیدی را زیر پا می گذارند. منشورهای پروژه توسط مدیران پروژه استفاده می شود تا در همان ابتدا همه را به توافق برسانند تا بتوانند از مشکلات بعدی جلوگیری کنند.

در حالی که منشور های پروژه ممکن است در سبک، قالب و حتی محتوا متفاوت باشند،فرض اساسی برای گرد هم آوردن بازیگران کلیدی برای دستیابی به اجماع در مورد این عناصر حیاتی قبل از شروع پروژه بسیار ارزشمند است. همچنین ایمن کردن این اسناد یا امضا ها فقط سطوح پاسخ گویی را افزایش می دهد.

 بررسی ایده ها برای از بین بردن موارد مضر

مدیریت پروژه می آموزد که در خلاف تصور رایج،" شروع" و نه "برنامه ریزی" باید مرحله اول مدیریت پروژه باشد. مرحله آغازین بر روی قرار دادن ایده در سطحی از بررسی متمرکز است، خواه این ایده به اندازه یک پرونده پروژه های سنگین پیچیده باشد یا به سادگی مروری بر مزایا و معایب باشد. وقتی این تحلیل اولیه اتفاق نیفتد، می‌توانند از محرک‌های خطرناکی مانند اظهارنظرهای سرسام‌آور یک مدیر اجرایی در طول یک جلسه، نظر نادرست یا ناآگاهانه یا واکنش احساسی به یک حادثه ناشی شوند. در حالی که فرآیند شروع می تواند اشکال مختلفی داشته باشد.

 انجام تجزیه و تحلیل ریسک

در حالی که برنامه ریزی ها عالی هستند، همه می دانند که به ندرت دقیقاً همانطور که پیش بینی می شود تحقق می یابند. مدیریت پروژه به جای اینکه با هر پیچ و تاب و چرخش غیرمنتظره ای  از بخش هایی از برنامه ریزی انجام شده چشم پوشی کنند، به مدیران پروژه آموزش می دهد که تجزیه و تحلیل ریسک را به عنوان بخشی از برنامه ریزی پروژه انجام دهند. تجزیه و تحلیل ریسک در هسته آن مربوط به برنامه ریزی برای مواردی است که ممکن است اشتباه پیش برود، و اجرای کورکورانه پروژه ها بدون صرف زمان برای انجام سطحی  از تجزیه و تحلیل ریسک ،اگر کاملا خطرناک نباشد،ساده لوحانه است.

 انتخاب روش تجزیه و تحلیل ریسک به اندازه انجام کار بر اساس دانسته ها مهم نیست. به یاد داشته باشید که با یافته های تجزیه و تحلیل ریسک می تواند برای:

• برای منابع اضافی، پشتیبانی یا حتی یک روش متفاوت اقدام کنید.
• اضطراب تیم در مورد اینکه چه چیزی ممکن است اشتباه باشد را به حداقل برسانید.
• فرصت هایی برای اجتناب یا به حد اقل رساندن خطرات از طریق کاهش پیشگیرانه و برنامه ریزی پشتیبان برای وظایف کلیدی، ایجاد کنید.

شرح پروژه ها

اگر یک کار را بار ها و بار ها انجام دهید قطعا نمی توانید انتظار نتیجه متفاوتی داشته باشید. دیوانه کننده به نظر می رسد، اما بیشتر سازمان ها همیشه درگیر آن هستند. چرا؟ از آنجا که یک پروژه یا کار  به پایان می رسد، همیشه یک حرکت دیوانه کننده برای شروع کار بعدی وجود دارد بدون اینکه لحضه ای برای در نظر گرفتن تغییرات احتمالی آینده صرف شود. توضیحات را می توان برای جلسات، رویدادهای کلیدی، پروژه ها و حتی وظایف اعمال کرد. هدف صرفاً این است که در پایان (یا حتی در طول مسیر برای پروژه‌های طولانی‌تر) زمان بگذارید تا در مورد آنچه خوب کار می‌کرد و آنچه می‌توانست به‌طور متفاوت انجام شود، فکر کنید. درک اشتباهات (یا موفقیت های) گذشته یک عنصر ضروری برای بهبود مستمر است و متخصصانی که در این عمل مهارت دارند ارزش خود را برای سازمان افزایش می دهند.

مدیریت محدوده

محدوده پروژه شامل اقداماتی می باشد که لازم است اجرا شوند تا اهداف نهایی پروژه (به طور مثال تحویل محصول نهایی) به دست آیند. مدیریت محدوده در این رابطه است که اطمینان حاصل شوند هیچ کدام از اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف نهایی پروژه از جا نیفتاده باشند و علاوه براین تضمین شود هیچ فعالیتی اضافه تر از چارچوب مشخص شده برای دستیابی به اهداف سازمانی انجام نشود.

مدیریت زمان

شما به عنوان مدیر پروژه مسئول ایجاد فرایندهای مورد نیاز سازمان جهت تضمین اینکه پروژه در زمان تعیین شده به پایان برسد هستید. همچنان که نظارت فعایلت های پرسنل و پروژه مهم است، راهکار واقعی برای یک مدیریت پروژه موفق تعریف فرایندهای مربوط به هر شخص، و ایجاد سیستمی مناسب می باشد، که اگر به درستی ااجرا شوند، و به آنها اجازه داده شود که تحت نظارت دقیق آزادانه وظایف مربوط به پروژه خود را تکمیل کنند و این امر موجب دریافت بهترین نتایج از پروژه می شود.

مدیریت هزینه

برای  مدیر پروژه، مدیریت هزینه از فاز برنامه ریزی شروع شده و درست تا زمان  تکمیل و بستن پروژه ادامه خواهد داشت. پیش بینی و تخمین دقیق هزینه ها پایه اصلی یک مدیریت پروژه کارآمد است، و در کنترل ها و بازخورهای بعدی بسیار کاربردی هستند. علاوه براین اجرای پروژه، نظارت و کنترل هزینه از کارهای اصلی مدیر پروژه می باشد که از طریق یک حسابداری دقیق و قابل اعتماد به دست می آید. 

مدیریت کیفیت

مدیریت کیفیت تنها به معنای کنترل کیفیت پروژه نمی باشد. در ببحث مهارت کنترل کیفیت بیشتر به کنترل خروج نهایی (به طور مثال محصول نهایی) می پردازیم که به آن خسارتی وارد نشده، اما خرابی در مورد یک پروژه مساوی با شکست آن پروژه می باشد! این بدان معناست که مدیریت کیفیت در مدیریت پروژه فرایندی مستمر در حین اجرای پروژه است، با این هدف که در مورد هر چیزی که ممکن است روی هزینه ها و بودجه سازمان، زمان یا محدوده پروژه اثر منفی بگذارد، اقدام پیشگیرانه صورت پذیرد. مدیریت کیفیت مهارتی برای تضمین بهبود مستمر همه فعالیت ها در حین اجرای پروژه می باشد تا بهترین  عملکرد ممکن جهت رضایت ذینفعان حاصل شود.

سخن آخر

در حالی که این مهارت ها منحصر به مدیریت پروژه نیستند، اما به طور گسترده در این رشته شناخته شده و تمرین می شوند و متأسفانه توسط بسیاری از افراد خارج از رشته نادیده گرفته می شوند. بنابراین، اگر فکر می‌کنید مهارت‌های مدیریت پروژه فقط برای افرادی که شغل و سمت مدیریت پروژه را دارند. است، اشتباه می کنید، مهارت های مدیریت پروژه ممکن است نه تنها کار آمد بودن شما را در محل کار افزایش دهد، بلکه می تواند ارزش شما را در تجارت به میزان قابل توجهی افزایش دهد.