قدرت چک لیست ها در برنامه ریزی و مدیریت وظایف

در ابتدا ممکن است فکر کنید بکار گیری چک لیست ها در محل کار تاثیر چندانی برتکمیل پروژه ها ندارند؛ چک لیست هایی که اغلب برای کارهای ساده ای مانند ایجاد لیست مواد غذایی یا بسته بندی آن ها استفاده می شوند، اغلب به عنوان ابزاری برای افزایش بهره وری و کارایی در پروژه ها استفاده نمی شوند. اما مزیت هایی که چک لیست کاربردی ایجاد می کند، در انواع حرفه ها و صنایع ثابت شده است. مهم نیست که چند بار یک کار را انجام داده اید یا چقدر با تجربه هستید، چک لیست ها احتمال نادیده گرفته شدن مراحل مهم وظایف را کاهش می دهند و به شما کمک می کنند تا از کوچک ترین فرآیند ها نیزعقب نمانید.

چک لیست چیست و به چه منظور استفاده می شود؟

چک لیست" یا همان فهرست کنترل فعالیت ها یک روش کاربردی برای افزایش بهره وری و برنامه ریزی درست می باشد. از ابزار چک لیست برای پیشبرد اهداف از پیش تعیین شده استفاده می شود. در فهرست کنترل لیستی از دستورات و یا اهداف نگارش می شود که هدف از نگارش آن ها انجام به موقع آن هاست. چک لیست فهرستی است که در تمامی موارد به بررسی و تائید نیاز دارد که توسط هر شخص بسته به نوع فعالیت استفاده می شود اما این چک لیست ها به چه منظور استفاده می شوند؟ چک لیست امور روزانه شما را را به شیوه‌ای اصولی برنامه ریزی و طبقه بندی می‌کند و به شما نمایی کلی از فعالیت هایی که باید انجام دهید می دهد علاوه براین چک لیست راهکاریست برای اطمینان از اینکه افراد تیم برای زمانبندی پروژه اتفاق‌نظر داشته باشند و از اینکه هر بخش چقدر زمان صرف کرده آگاهی کامل داشته باشند و هر زمان که هر بخش را تکمیل کردند تیک تایید آن را ثبت نمایند.

ثبت چک لیست با نرم افزار و اپلیکیشن برنامه ریزی و مدیریت وظایف تسکینو

چک لیست ها راهکاری مهم برای اطمینان از انجام وظایف شما می باشند، علاوه براین چک لیست به ایجاد ضرب‌الاجل‌ها و انتظارات درمورد زمان سررسید کارها کمک بسزایی می‌کند؛ بنابراین یکی از بهترین راهکارها برای بهره وری و پیشبرد پروژه ها در کسب و کارهای مختلف بکار گیری نرم افزاری مناسب برای برنامه ریزی و مدیریت وظایف همراه با ثبت چک لیست های هدفمند می باشد.

آیا روش های کاغذی منسوخ شده یا برنامه های ساختار نیافته مانند ورد و اکسل شما را به ستوه آورده؟

آیا به دنبال ابزاری هستید که بدون فراموشی و ساخت جداول زمان گیر بتوانید جزئیات پروژه و پیگیری های مربوط به وظایفتان را ثبت نمایید؟

با بکارگیری نرم افزار برنامه ریزی یا استفاده از اپلیکیشن اشتراکی برنامه ریزی و مدیریت وظایف تسکینو در هر مکانی که باشید می توانید موارد مربوط به پروژه یا وظایف خود را با ثبت چک لیست پیش ببرید. مزایایی که نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو به همراه دارد به ذکر زیر می باشد:

• ثبت وظایف و ارجاع آن به اعضای تیم
• تنظیم تاریخ شروع و سررسید برای هر وظیفه
• ثبت جزئیات پروژه
• ارسال اس ام اس و نوتیفیکیشن درون برنامه ای برای وظایف و پیگیری های ثبت شده
• ثبت فعالیت های روزانه در قالب گزارش کار با زمان صرف شده برای هر فعالیت
• ارزیابی های دوره ای با نمودار
• ساخت چک لیست های ساختار یافته برای وظایف و پیگیری ها

نمونه هایی از ضرورت و کاربرد چک لیست ها در مشاغل

چک لیست ها برای افراد تقریباً در هر نقش و صنعتی مفید و کاربردی هستند. اگر شما یا کارمندانتان وظایفی دارید که برای تکمیل آنهابه اقدامات متعدد نیاز دارید، چک لیست ها می توانند برای سازمان شما مفید باشد.

مدیران ناوگان باربری انبار

مدیران ناوگان های باربری می توانند چک لیست هایی را برای رانندگان خود ایجاد کنند تا از آن برای بررسی بخش های لیفتراک استفاده شود تا هنگام جابجایی بار آسیبی به راننده و محصولات انبار وارد نشود. به به طور مثال هر راننده لیفتراک قبل از جابجایی کالاهای انبار می بایستی مواردی نظیر مقدار بنزینی که برای جابجایی بارها نیاز دارند، وزن بار، فشاری که کالا به لاستیک های لیفتراک وارد می کند، مسافتی که باید پیموده شود و بخشی که باید را تحویل دهند را بررسی و چک لیست های مربوطه را تیک می زند.

مدیران رستوران

مدیران رستوران  می توانند چک لیستی از موارد هر بخش ایجاد کنند به طور مثال در بخش آشپزخانه مواردی مانند موجودی مواد غذایی، تاریخ انقضای مواد غذایی می بایستی به صورت دوره ای بررسی شود و یا حتی پیشخدمت ها باید چک لیستی از مواردی مانند پر بودن چاشنی های روی میز و تمیز کردن سطوح رستوران داشته باشند تا وظایف خود را فراموش نکنند.

کارگران تعمیرکار

 تعمیرکاران نیز می توانند از چک لیست ها استفاده کنند تا مطمئن شوند که تمام تجهیزات یا ماشین آلات را به درستی بررسی کرده اند و موردی را فراموش نکرده اند. بررسی فشار دستگاه ها، روغن کاری ماشین آلات، بررسی فشار و زنگ زدگی از موارد بسیار مهمی است که در صورت نداشتن چک لیست باعث فراموشی شده و خسارت های بسیار بزرگی به همراه دارند.

مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو برای ثبت چک لیست

همانطور که می دانید استفاده از چک لیست ها به طور کلی مزیت های بسیاری به همراه دارد؛اما گاهی بعضی از راهکار ها و نرم افزار ها قابلیت های لازم برای بهره وری کامل را ندارند.از این رو نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو یکی از بهترین و کامل ترین ابزار ها برای مدیریت پروژه ها و ثبت موارد کاری در چک لیست می باشد قابلیت هایی که باعث می شود افراد بهترین بهره را از چک لیست نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو ببرند به ذکر زیر می باشد :

• همه ی موارد ثبتی به صورت دیجیتال و در سرور ذخیره می شوند، این بدان معناست که هیچ زمان داده یا چک لیستی که ثبت کردید را از دست نخواهید داد.  
• استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو بسیار آسان است! بنابراین پرسنل برای استفاده از آن نیاز به مهارت فنی ندارد. علاوه براین فارسی بودن و داشتن رابط کاربری حرفه ای افراد را به ثبت داده جذب می کند.
• علاوه بر استفاده نرم افزار تسکینو سازمانی(وب دسکتاپ) قادر به استفاده از نسخه موبایل نیز می باشید؛ تنها تهیه اشتراک ماهانه می توانید در هر مکانی از ابزار مدیریتی تسکینو استفاده نمایید.

سخن آخر

همانطور که در این پست مشاهده نمودید چک لیست ها راهکاری عالی برای افزایش بهره وری وکاهش اشتباهات استفاده می شوند علاوه براین چک لیست ها به هر کسب و کاری که نیاز به پیگیری امور خود را دارند، کمک بسزایی می کند.با بکار نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو فرایند مدیریت زمان  خودتان را کنترل نموده و با انجام به موقع موارد ثبت شده در چک لیست، به حداکثر بهره وری دست یابید.