بهینه سازی مدیریت وظایف برای افزایش بهره وری استارت آپ ها

اگر صاحب استارت آپ یا کسب و کاری کوچک هستید، به احتمال زیاد تا به حال شرایطی برایتان پیش آمده که زمان یا منابع کافی برای انجام پروژه های کاریتان ندارید و یا با اینکه زمان زیادی دارید، در چرخه ای از وظایف بی پایان درجا می زنید. در مواقعی که وظایف زیادی باز هستند و زمان کافی برای تکمیل آنها وجود ندارد، بهره وری بسیار دشوار می شود. ساده‌سازی فرایندها و اطمینان از اینکه با برنامه ریزی و مدیریت صحیح وظایف کار می کنید، امری ضروریست. بنابراین با برنامه ریزی کارها نه تنها وظایف شما را تحت فشار قرار نمی دهند بلکه با سرعت بالایی به اتمام می رسند؛ دو جنبه عمده در مدیریت و برنامه ریزی کارها وجود دارد:

• ارتباط موثر بین اعضای تیم
• مدیریت زمان

بکارگیری ارتباط موثر بین پرسنل و مدیریت زمان منجر به افزایش روحیه و بهره وری تیم می شود. در ادامه این پست به پنج مورد مهمی که باعث بهبود روند کاری در سازمان ها می شود می پردازیم:

• تشریح و شفاف سازی وظایف
• دسته بندی وظایف بر اساس اولویت آنها
• برنامه ریزی وظایف و کارهای مربوط به پروژه
• واگذاری وظایف
• بررسی نتایج و ارزیابی پرسنل

تشریح و شفاف سازی وظایف

اولین گام برای دستیابی به بهترین بازخورد، شرح وظایف می باشد. شرح وظایف به شما کمک می کند که بدانید پروژه های کاریتان شامل چه مراحلی می شود. بنابراین برای هر فعالیتی که در رسیدن شما به نتیجه نهایی دخیل هستند چک لیستی تهیه کنید. به طور مثال، اگر در حال ایجاد یک کمپین بازاریابی برای فروش محصولات خود هستید، باید مواردی نظیر انتخاب مناسب بازاریاب، طراحی سایت و نوشتن مقاله برای معرفی محصول مورد نظرتان را داخل چک لیستتان یادداشت کنید و پس از اتمام هر بخش تیک تایید آن بخش را بزنید. هنگامی که جزئیات هر مرحله  را دانستید، می بایست برای هر بخش زمانبندی کنید.

دسته بندی وظایف بر اساس اولویت آنها

هنگامی که یک نمای کلی از مراحل مربوط به هر وظیفه به دست آوردید، حال نوبت به دسته بندی آنها بر اساس اولویت آنها می رسد؛ اولویت بندی ها می توانند براساس مواردی باشند که باید ابتدا تکمیل شوند یا به زمان بیشتری نیاز دارند. بنابراین ساده ترین راهکار برای تعیین اینکه کدام وظایف دارای بالاترین اولویت هستند، نوشتن طرح کلی به ترتیب زمان است یا شروع کارهایی که ابتدا باید تکمیل شوند است.

برنامه ریزی وظایف و کارهای مربوط به پروژه

در این مرحله، باید درک عمیق‌ تری از این که کدام وظایف اولویت بیشتری دارند و کدام‌ها بیشترین زمان را می‌گیرند، داشته باشید، زیرا وظایف حجم کاری متفاوت تری نسبت به یکدیگر دارند. هر مرحله از پروژه را در چک لیستی که بتوانید با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید، یادداشت کنید. علاوه براین مطمئن شوید که ضرب ‌الاجل‌ های مناسبی برای هر وظیفه در نظر گرفته اید؛تعیین ضرب ‌الاجل‌ های مناسب به شما اطمینان می‌دهد که پرسنلتان از اینکه چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهند آگاهی دارند.همچنین یک نمای کلی از پروژه به نمایش می گذارد.

واگذاری وظایف

یکی از موارد بسیار مهم برای دستیابی به موفقیت در سازمان های کوچک و بزرگ سپردن وظایف به اعضای تیم و در واقع محول کردن موثر وظایف است.  بنابراین باید وظایف را به درستی بین افرادی که دارای مهارت های مورد نیاز هستند، تقسیم نمایید. مهم است که در اینجا با نقاط قوت هر فرد را در نظر گرفته و از منابعتان نهایت اسفتاده را ببرید. مطمئن شوید که هر یک از اعضای تیم می‌دانند نقشی در کسب موفقیت سازمان دارند. علاوه براین شرح وظایف باعث می شود به همه اعضای تیم اطلاع دهید که سایر پرسنل مشغول انجام چه کاری هستند تا از هر گونه همپوشانی جلوگیری شود.

بررسی نتایج و ارزیابی پرسنل

بهینه ‌سازی در مدیریت کارهای سازمان به معنای بررسی نتایج بدست آمده و تلاش برای بهتر شدن می باشد. با بررسی نتایج پروژه های تکمیل شده نقاط ضعف و قوت اعضای تیم نمایان خواهد شد.به عنوان مدیر سازمان مطمئن شوید که مدت زمان انجام وظایف، نوع ارتباط اعضای تیم شما با یکدیگر و عملکرد کلیه اعضایی که نقشی در پیشبرد پروژه داشتند را بررسی و ارزیابی کنید.  بررسی نتایج و ارزیابی عملکرد پرسنل به شما کمک می کند با آگاهی از مهارت های پرسنل، هر زمانی که پروژه ای جدید دارید بتوانید وظایف مربوطه را به درستی تقسیم کنید. در نهایت محیط کاری شما بهینه شده و بهره وری به طور چشم گیری بین اعضای تیم افزایش می یابد. بنابراین هر زمان که پروژه ای به اتمام می رسد از موارد زیر اطمینان حاصل فرمایید:

• اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم اشتباهاتی که در پروژه های قبلی مرتکب شدند مجدد رخ ندهد.
• از تجربیاتی که بدست آوردید در پروژه های بعدی استفاده کنید و وظایف را به افراد مناسبی بسپرید.

نرم افزار تسکینو بهترین ابزار برای افزایش بهره وری

 نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی تسکینو در مدیریت فرایند های پروژه به طور موثر، کارآمد و با برنامه ریزی های دقیق به سازمان های کوچک و بزرگ کمک می کند. نرم افزار تسکینو نه تنها در برنامه ریزی منابع، برآورد زمان مورد نیاز برای تکمیل هر پروژه، شناسایی نقاط عطف کمک می کند، بلکه در ارزیابی عملکرد پرسنل نیز نقش بسزایی ایفا می کند. علاوه بر قابلیت ارجاع وظایف و مدیریت پروژه، اعضای تیم هر سازمان می توانند فعالیت های روزانه خود را در قالب گزارش کار ثبت نمایند تا کارفرما از حجم کاری آنها مطلع شود تا بتواند به طور موثرتری کارها را بین پرسنل تقسیم کند. اما این موارد تنها بخشی کوچکی از مزیت های نرم افزار تسکینو می باشد؛در ادامه به طور کلی با ویژگی هایی که نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی کارهای تسکینو به همراه دارد می پردازیم.

انعطاف پذیری

نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو مقیاس ‌پذیری و انعطاف‌ پذیری را در ایجاد و سفارشی‌ سازی گردش پروژه به منظور برآورده کردن نیازهای تجاری و همچنین بازار فراهم می سازد.

بهبود ارتباط و کار تیمی

نرم افزار تسکینو کار موجب افزایش کارتیمی شده و علاوه براین ارتباط  بین پرسنل را بهبود می بخشد، و در نهایت با همکاری های ثمر بخش پرسنل، پروژه ها با بهترین کیفیت و در زمان مشخص شده به اتمام می رسند.

اولویت بندی وظایف

بر اساس نیازمندی  کسب و کارها، می توان به راحتی  وظایف ثبت شده را اولویت بندی کرد و همچنین یادآورهایی برای اجرای به موقع وظایف تنظیم نمود. این یادآورها به صورت اس ام اس و نوتیفیکیشن درون برنامه ای، در زمان مشخص شده  برای پرسنل ارسال می شوند تا از فراموشی کارها جلوگیری شود.

ارزیابی عملکرد پرسنل

همانطور که می دانید معیار ارتقا شغلی بسته به عملکرد فرد طی پروژه های مختلف می باشد. استفاده از ابزار نرم افزاری که قابلیت ارزیابی عملکرد پرسنل را داشته باشد بسیار ضروری می باشد، زیرا پیگیری عملکرد پرسنل  به صورت دستی کاری زمان گیر و دشوار می باشد. با نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی تسکینو، در پایان هر دوره می توانید عملکرد پرسنلتان را بررسی و ارزیابی کنید.

نتیجه گیری

مدیریت وظایف برای هر سازمان و استارت آپی ضروری می باشد و تبدیل آن به یک فرآیند لذت بخش که بهره وری را افزایش می دهد و روحیه تیم مسری ایجاد می کند، کلیدی برای موفقیت سازمان است. برای انجام این کار، بکارگیری ابزاری مناسب برای مدیریت وظایف و رعایت کردن موارد ذکر شده حیاتی است.