اندازه گیری بهره وری کارمندان ، مدیریت وظایف تیم

نحوه انجام کار روزانه کارکنان یک سازمان تاثیر بسزایی در موفقیت و شکست کسب و کار دارد. عملکرد کاری یک کارمند شامل جنبه های مختلفی مانند کیفیت، کمیت، بهره وری کار و رفتار در محل کار است. عملکرد کاری معمولاً می تواند به این صورت تعریف شود که چگونه یک فرد وظایف و مسئولیت های خود را به خوبی اجرا می کند.

عملکرد یک کارمند را می توان با توجه به موارد زیر ارزیابی کرد:

• مسئولیت هایی که مستند شده است،
• اهداف تعیین شده،
• انتظارات تعیین شده با نقش،
• حرفه یا صنعت،

بر اساس نوع صنعت یا حرفه، عملکرد کاری را می توان به انواع مختلفی تقسیم کرد، مانند:

• درآمد
• طرح
• خلاقیت
• استراتژی
• تصمیم گیری
• ارتباط
• رهبری و غیره

اهمیت اندازه گیری عملکرد کار

اندازه گیری عملکرد کاری یکی از مهمترین مؤلفه های رهبری مدرن و مدیریت کسب و کار است. اندازه گیری و مدیریت عملکرد کارکنان بسیار مهم است زیرا به کسب و کارها این توانایی را می دهد که کارایی کارگران را به درستی ارزیابی کنند. علاوه بر این، به شناسایی کارگران مولد و تعیین بهترین روش برای بهبود بهره وری کلی محل کار کمک می کند.

حفظ عملکرد کاری افزایش یافته

به سازمان ها کمک می کند تا کارمندان خود را با نرخ بسیار کارآمد و مولد حفظ کنند و تضمین می کند که کارمندان سخت کار خواهند کرد یا در غیر این صورت با ارزیابی ضعیفی روبرو خواهند شد.

تعیین غرامت مناسب

در برخی از محیط های کاری، ارزیابی عملکرد با پاداش مرتبط است. کار برجسته با دستمزد و پاداش خوب می گیرد، در حالی که عملکرد ضعیف می تواند منجر به یک نتیجه منفی شود.

ابزار اندازه گیری عملکرد کار

با اهمیت روزافزون سنجش عملکرد کاری، کسب و کارهای مختلف با توجه به فرهنگ کاری خود، تکنیک ها و ابزارهای مختلفی را اتخاذ کرده اند. به عنوان مثال گوگل، هاب اسپات و فیس بوک تاکید زیادی بر بررسی همتایان دارند. همچنین نرم افزارهای اجتماعی مختلفی را در اختیار کارکنان خود قرار داده اند که از طریق آن می توانند این برنامه را تسهیل کنند. به عنوان مثال، فیس بوک به کارمندان اجازه دسترسی به نرم افزاری داده است که به آن ها اجازه می دهد اعضای تیم خود را که کار خوبی انجام می دهند، تشخیص دهند، تصدیق کنند و قدردانی کنند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که هر فردی که در سازمان کار می کند بازخورد به موقع از همکاران خود دریافت می کند.

روش های اندازه گیری بهره وری

همه کارمندان وظایف یکسانی ندارند. بنابراین، ارائه یک معیار منصفانه برای همه یک چالش است. چند مورد از بهترین روش ها برای اندازه گیری بهره وری عبارتند از:

روش 1: مدیریت بر اساس اهداف

برای استفاده دقیق از این روش، باید به کارمندان خود اهداف مشخصی را برای دستیابی به هر کار در نظر بگیرید و سپس بهره وری آن ها را بر اساس نتایج خروجی آن ها اندازه گیری کنید که چقدر به اهداف شرکت کمک می کنند.

در اجرای این روش باید نکات زیر را در نظر داشت:

• اهداف خود را تعیین کنید و در نظر بگیرید که برای افزایش بهره وری کارمندان چه کاری باید انجام دهید
• یک سرپرست باید برای ارائه پشتیبانی و راه حل برای مشکلاتی که کارکنان همیشه با آن مواجه می شوند در دسترس باشد
• یک ارزیابی باید به طور منظم برای پیگیری پیشرفت هدف فعلی انجام شود.

 روش 2: اندازه گیری بهره وری کمی

روش اندازه‌گیری کمی روشی آسان و ساده برای اندازه‌گیری بهره‌وری کارکنان بسته به تعداد بخش‌ها، برنامه‌ها، محصولات یا تماس‌هایی است که یک کارمند می‌تواند در ساعت، روز یا ماه پردازش کند.

• برای دسترسی به بهره وری کارمند، باید همه عوامل را در نظر بگیرید، از جمله زمان آموزش، قطعات شکسته شده، زمان تعمیر و استراحت ناهار.
• بهره وری را می توان با استفاده از نرم افزار کارسنجی و محاسبه میانگین تولید روزانه یا بهره وری هر کارمند در ساعت، روز یا ماه اندازه گیری کرد.
• این یک روش مناسب برای سازمان های کوچک یا مشاغل کوچک است. داده های قابل اندازه گیری بهترین شکل داده است.

روش 3: اندازه گیری بهره وری بر اساس سود

یکی از موثرترین ابزارها برای سنجش عملکرد بهره وری کارکنان است. شرکت ها یا مشاغل کوچک تا متوسط این روش را برای اندازه گیری بهره وری کارکنان خود ترجیح می دهند. اندازه گیری بهره وری کارکنان با ردیابی درآمد بسیار آسان تر از ردیابی هر کارمند است. اگر درآمد در حال افزایش باشد، به این معنی است که کارمندان بازدهی بیشتری دارند، به همین سادگی.

بهترین نرم افزار برای اندازه گیری بهره وری  کارکنان

نرم افزارهای شگفت انگیزی برای ردیابی وظایف، عملکرد و بهره وری کارکنان وجود دارد. برخی از این ابزارهای جالب عبارتند از:

• Taskino App
• nTask
• Producteev
• Atlassian
• Asana
• Basecamp

 این برنامه ها پروژه ها را به خوبی مدیریت می کنند. آن ها وظایف و عملکرد فردی را با اندازه گیری زمان صرف شده برای تکمیل یک کار و مقایسه نتایج مورد انتظار و واقعی پیگیری می کنند.

نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو، نرم افزاری است که برای برنامه‌ریزی، پیشبرد فرآیندها و مسئولیت‌های هر بخش از سازمان، تعیین مسئولیت‌ها توسط مدیر مربوطه به کار می‌رود. این نرم افزار به مدیران سازمان اجازه می‌دهد تا روند انجام وظایف محوله در هر بخش حتی کوچکترین قسمت‌های شرکت هم مدیریت نمایند و زمینه نظارت بر وظایف و پیشبرد اهداف سازمان به نحو موثری فراهم خواهد شد.

علاوه بر این، نرم افزار PM برای اندازه گیری بهره وری کارکنان بر اساس سود بسیار مناسب است. ابزارها حوزه های مشکل را برای مدیران پروژه مشخص می کنند. همچنین، آن ها اجازه می دهند تا جریان اطلاعات در میان تیم پروژه جریان داشته باشد. ابزارهای ذکر شده در بالا روشی عالی برای نتیجه گیری اینکه هر کارمند چقدر در موفقیت یا شکست شرکت نقش دارد. برای منابع انسانی، این برای جانشینی کارکنان و برنامه های شغلی نیز ضروری است. بزرگترین انگیزه برای هر کارمندی تمجید از کار در قالب پاداش است. اندازه گیری بهره وری کارکنان، مدیران را قادر می سازد تا به کارکنان شایسته پاداش دهند، که یک عامل انگیزشی قوی برای عملکرد کارکنان است.

این روش ها را می توان در هر محل کار برای اندازه گیری و سنجش بهره وری کارکنان استفاده کرد.

راه های دیگر برای اندازه گیری بهره وری

روش‌های زیر یکی از بهترین روش‌های مربوط به ضریب مسئولیت‌پذیری از طرف هر تعداد کارمند است. مدیران قدیمی آن ها را امتحان کرده اند و در گذشته به نتایج مثبتی رسیده اند.

1. یک خط پایه ایجاد کنید

اولین و مهمترین کاری که باید قبل از اندازه گیری بهره وری کارکنان انجام داد، تعیین استانداردهایی برای هر موقعیتی است که خروجی مورد انتظار برای این کار چقدر است.

همچنین می‌توانیم آن را به این صورت بیان کنیم که باید یک هدف تعیین شده برای وظایف خاص ارائه شود.

به این ترتیب، کارکنان می دانند که از آن ها چه انتظاری می رود و وضوح بیشتری هم برای کارفرمایان و هم برای کارمندان فراهم می کند.

2. تعیین و اندازه گیری وظایف

 اندازه گیری ها یا اهداف تعیین شده در مورد وظایف خاص را برای کارمندان توضیح دهید تا تصویر جامع تری از داستان به دست آورید.

به عنوان مثال: روزانه چند برنامه قابل پردازش است، هر مشتری چقدر زمان از طریق تلفن صرف می کند، چند چک بازپرداخت را می توان در روز صادر کرد.

حداقل کاری که یک فرد می تواند در یک روز انجام دهد را اندازه گیری کنید و آن را به عنوان یک استاندارد تعیین کنید.

3. اهداف واضح تعیین کنید

 بررسی کنید که چگونه بهره وری کارمند می تواند در رسیدن به اهداف شرکت کمک کند و استانداردها را بر اساس آن تعیین کنید. بهره وری کارکنان را به طور منظم ارزیابی کنید.

4. برای به دست آوردن بینش، یک نظرسنجی از مشتری انجام دهید

 نظرسنجی مشتری ابزار خوبی برای سنجش بهره وری کارکنان است. بازخورد مشتری می تواند به ردیابی عملکرد خوب و ضعیف کارمندان کمک کند.

5. فرهنگ را در نظر بگیرید

 فرهنگ درون یک کسب و کار نیز عامل مهمی برای افزایش بهره وری کارکنان است. فرهنگ همچنین می تواند به عنوان ارزش های اخلاقی شرکت، نحوه برخورد شما با کارکنان و مشتریان و محیط کاری محل کار نیز نامیده شود.این را می توان با انجام نظرسنجی کارمندان در مورد احساس آن ها در مورد کار برای شرکت یا با نگاه کردن به وبلاگ های فرهنگی دیگر شرکت انجام داد. کارکنان شاد بیشتر به بهبود سازمان کمک می کنند.

6. معیارها و اهداف را شناسایی کنید

 اغلب، موقعیت ها دارای معیارهای داخلی هستند، اما برخی از شرکت ها ترجیح می دهند معیارهای خود را با توجه به هدف خود تغییر دهند.این به شرکت ها می گوید که بهره وری کارمندان خود را ارزیابی کنند و اینکه چه عواملی باعث می شود کارمند قادر به رسیدن به هدف نیست.به عنوان مثال، نماینده خدمات مشتری نمی تواند به هدف خود که دریافت حداقل 60 تماس در روز است برسد. اما تعداد تماس ها بستگی به مدت زمان هر مشتری دارد که در کنترل او نیست.با در نظر گرفتن این موضوع، کارفرمایان ممکن است مجبور شوند هدف بهره وری را کاهش دهند.

برنامه های بهره وری برتر را بیابید ، بهترین اپلیکیشن برنامه ریزی کارها را در سازمان و مجموعه خود استفاده نمایید.

7. پیشرفت فردی را دنبال کنید

ردیابی پیشرفت فردی نیز بسیار مهم است، به ویژه برای شرکت های بزرگتر که در آن کارمندان زیادی دارند. برای تعیین اینکه چه کسی سازنده است و چه کسی فقط به تعویق می اندازد.

8. درخواست به روز رسانی روزانه

 درخواست به روز رسانی از کارمندان در پایان روز ابزاری عالی برای نگه داشتن آن ها در مسیر و اجازه دادن به آن ها برای اذعان به مسئولیت پذیری کارشان است.

معمولاً کارمندان ترجیح می دهند با سرعت خودشان کار کنند، اما این می تواند آن ها را به تعویق انداختن تشویق کند که باعث کاهش بهره وری آن ها می شود.

به همین دلیل مهم است که به‌روزرسانی‌های روزانه را بخواهید تا کارمندان را با انگیزه و در مسیر نگه دارید.

9. عامل انسانی را در نظر بگیرید

 عنصر انسانی همیشه عاملی است که در بهره وری شرکت اهمیت زیادی دارد.

مهم نیست که چه اقداماتی برای افزایش بهره وری کارمند یا پیگیری آن انجام می دهیم، همیشه یک کارمند وجود دارد که نمی خواهد کار کند و همیشه  کار به تعویق می افتد. سپس برخی از کارمندان بدون در نظر گرفتن پاداش یا قدردانی، بهترین عملکرد خود را به هر نوع کاری ارائه می دهند.

هر کارمند مجموعه ای منحصر به فرد از ایده ها و قابلیت های نوآورانه را به روی میز می آورد و دارایی ارزشمندی برای رشد و پیشرفت شرکت است.

رویکرد نحوه اندازه گیری بهره وری کارکنان در هر صنعتی به شدت در حال تغییر است. کارفرمایان بیشتر به فناوری متکی هستند تا نیروی انسانی. دلیل این امر مزیت رقابتی است. این فقط از طریق کارمندان قابل دریافت است، نه ماشین آلات.

نمی توان در مورد اینکه کارکنان نقش مهمی در رشد و پیشرفت شرکت دارند بحث کرد. بهره وری بخش مهمی است که به مسیر موفقیت و رشد منجر می شود. بنابراین، برای متمایز شدن از رقبا، همین حالا روی بهره وری کارمندان خود کار کنید.

 اگر به دنبال  نرم افزار مدیریت وظایف جهت اندازه گیری بهره وری کار مندان خود هستید داده سامان سپهر با ارائه نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو به شما  امکان مدیریت و طبقه‌بندی وظایف سازمان را می‌دهد.با استفاده از این نرم افزار، مدیران سازمان قادر خواهند بود با صرفه جویی در زمان، مدیریت صحیح وظایف بر حسب اولویت و ضرورت انجام، گام‌های موثری در جهت افزایش بهره وری و رشد و توسعه سازمان بردارند.