چه زمانی باید نرم افزار مالی و حسابداری ارتقاء پیدا کند

یکی از بزرگ ترین اشتباهاتی که صاحبان کسب و کارهای کوچک مرتکب می شوند این است که تمام کسورات قانونی حسابداری را در نظر نمی گیرند، زیرا آن ها در یک سیستم حسابداری مناسب سرمایه گذاری نکرده اند. کسورات از دست رفته تنها یکی از نشانه هایی است که نشان می دهد سیستم حسابداری ناکافی شما برای شما هزینه های زمانی و مالی در پی خواهد داشت. بسیاری از مشکلات کسب و کارهای کوچک با استفاده از یک سیستم حسابداری ایده آل که دارای عملیات مختلف خودکار حسابداری است به راحتی قابل حل است.

5 علامتی که نشان می دهد نرم افزار حسابداری شما نیاز به ارتقا دارد

در این ادامه این پست، به پنج علامتی می‌پردازیم که نشان می دهد شما باید نرم افزار حسابداری کسب و کارتان را ارتقا دهید.

1. شما زمان بیشتری را با نرم افزار حسابداری خود صرف می کنید تا اینکه کسب و کار خود را اداره می کنید

علائم هشدار دهنده که باید مراقب آنها باشید:

• شب ها و آخر هفته ها کار می کنید تا به کارهای اساسی حسابداری برسید.
• بخش عمده ای از زمان که صرف وظایف حسابداری می کنید ، برای ورود طلاعات سنگین است.
• کارهای اساسی حسابداری مانند حقوق و دستمزد و صورتحساب شما را از رشد کسب و کارتان دور می کند.

 چرا این یک مشکل است؟ نرم افزار حسابداری (تقریباً همه نرم افزارهای تجاری) باید طوری طراحی شوند که در زمان شما صرفه جویی کنند. بنابراین اگر ابزار حسابداری شما زمانی را می توانید از آن برای رشد کسب‌ و کار خود استفاده کنید میگیرد، کار خود را به درستی انجام نمی‌دهد.

اگر حسابداری شما حتی کمی پیچیده و با تعداد زیادی معاملات و مشتریان باشد، ممکن است مشکلات شما به همان اندازه که مربوط به نرم افزار نا مناسب است، در مورد کارکنان نیز باشد. در این صورت، باید از خود بپرسید که آیا ترجیح می‌دهید در هفته  چندین ساعت را به حسابداری خود اختصاص دهید یا به یک حسابدار حرفه ای حقوق می دهید تا کارهای حسابداری شما را انجام دهد و با خیالی آسوده بتوانید برای رشد کسب و کار خود تلاش کنید

نرم‌ افزار های حسابداری جدید چگونه می‌تواند کمک کند؟ نرم‌ افزار های حسابداری نسل جدید می‌توانند به روش‌های مختلف در زمان شما صرفه‌جویی کند، از اسکن رسید برای مدیریت هزینه‌ ها گرفته تا خودکار سازی فرآیندهای معمول مانند صورتحساب و صدور اسناد. اگر به صورت دستی حقوق و دستمزد پرسنل خود را محاسبه می کنید، احتمالاً هر هفته ساعت ها برای انجام آن صرف می کنید. استفاده از نرم افزار حسابداری با سیستم حقوق و دستمزد یکپارچه می تواند در رشد کسب و کار شما موثر باشد.

2. سیستم حسابداری شما دیگر  آپدیت نسخه های جدید را دریافت نمی کند

 علائم هشدار دهنده که باید مراقب آنها باشید:

• نرم افزار حسابداری شما مرتباً از کار میوفتد.
• نرم افزار حسابداری شما توسط هکرها مورد نفوذ قرار گرفته است.
• هنگامی که سیستم عامل شما به روز شد، نرم افزار حسابداری شما عملکرد خود را از دست داد.

 چرا این یک مشکل است؟ چه به این دلیل که نرم افزار حسابداری شما نا امن و قابل هک است یا به این دلیل که توسط شرکتی ساخته شده است که دیگر فعالیت نمی کند، استفاده از نرم افزاری که به روز نمی شود فقط به معنای از دست دادن آخرین ویژگی ها و به روز رسانی های آن نرم افزار نیست بلکه به معنای از دست دادن محافظ از اطلاعات شما و مشتریان شما خواهد بود.

نرم‌افزار حسابداری جدید چگونه می‌تواند کمک کند؟ وقتی یک سیستم حسابداری مدرن و به‌روز در کسب‌ و کار خود دارید، این را می دانید که داده‌های شما و مشتریانتان امن است. علاوه بر امنیت داده ها، همچنین ضروری است که ابزار حسابداری شما سالانه (حداقل) به روز شود تا تغییرات قوانین مالیاتی در حال تغییر را داشته باشد.

3. نرم افزار حسابداری شما بر روی موبایل غیر قابل دسترس است

 علائم هشدار دهنده که باید مراقب آنها باشید:

• نرم افزار حسابداری شما از سیستم عامل های iOS یا Android پشتیبانی نمی کند.
• نرم افزار حسابداری شما عملکرد محدودی در دستگاه های تلفن همراه دارد.
• نرم افزار حسابداری شما روی دستگاه تلفن همراه شما کار می کند، اما فاقد ویژگی های لازم است.

 چرا این یک مشکل است؟ حدود یک دهه پیش، دسترسی به نرم افزار حسابداری خود در تبلت و تلفن هوشمند، غیر ممکن بود، اما تکنولوژی در حال پیشرفت است و از آن زمان تا الان خیلی چیزها عوض شده است.

در سال 2019، با گسترش دستگاه های تلفن همراه ، دسترسی به تلفن همراه برای مدیران کسب و کار ضروری است.

اگر برای حل مشکل صورتحساب مشتری هر بار باید به دفتر خود بیایید که بتوانید مشکل مشتری را حل کنید ، آیا نرم افزار حسابداری شما واقعاً کار آمد است ؟

به عنوان یک مدیر کسب و کار تجاری، می‌دانید که ممکن است گاهی اوقات مجبور باشید ساعت های متوالی بنشینید و گزارشات مالی را بررسی کنید . اما اگر بتوانید این در هر مکانی این کار را با موبایل خود انجام دهید، با سلامت کسب و کارتان هماهنگی بیشتری خواهید داشت.

4. نرم افزار حسابداری شما با هیچ برنامه جدیدی ادغام نمی شود

 علائم هشدار دهنده که باید مراقب آنها باشید:

• شما برنامه‌های جداگانه‌ای برای کارهایی مانند صورت‌ اتوماسیون
• حساب یا مدیریت هزینه‌ها دارید، اما آنها با ابزار اصلی حسابداری شما یکپارچه نمی‌شوند، بنابراین درگیر ساعت‌ها ورود اطلاعات خسته‌کننده هستید.
• نرم افزار حسابداری شما با برخی از برنامه های شما یکپارچه می شد، اما از زمانی که برنامه ها به روز شده اند، به روز نشده است، بنابراین آنها دیگر به خوبی با هم کار نمی کنند.
• نرم افزار حسابداری شما با لیست بسیار کوچکی از برنامه ها ادغام می شود و شما را مجبور می کند از برنامه هایی استفاده کنید که با آنها راحت نیستید.

چرا این یک مشکل است ؟ هرکسی دوست دارد متفاوت کار کند، و همه ابزارهای مورد علاقه خود را برای انجام وظایف مختلف دارند. شما باید تصمیم بگیرید که از کدام ابزار و برنامه های حسابداری استفاده می کنید و این تصمیم را به نرم افزار حسابداری خود واگذار نکنید.

اگر نرم‌افزار شما با برنامه‌های جدید ادغام نمی‌شود، به این معنی است که توسعه‌دهندگان آن از به‌روزرسانی سیستم غفلت می‌کنند، یا اینکه با توسعه‌دهندگان دیگر همکاری نمی‌کنند. تمامی این دلایل نشانه هایی برای عدم سودمندی یک سیستم می باشند.

5. نرم افزار حسابداری شما ویژگی های اتوماسیون کمی دارد یا اصلاً ندارد

 علائم هشدار دهنده که باید مراقب آن ها باشید:

• به صورت دستی فاکتورهای ماهانه را برای همان مشتریان ارسال می کنید، حتی اگر تغییرات کمی وجود داشته باشد.
• با جمع‌آوری رسیدهای کاغذی ، هزینه‌ها را مدیریت می‌کنید.
• در پایان هر ماه چندین ساعت را صرف تطبیق صورت حساب بانکی خود با نرم افزار حسابداری خود می کنید.

 چرا این یک مشکل است؟ اتوماسیون، که زمانی قابلیت ناشناخته ای بود، اکنون تنها قسمتی عادی از تجارت در دنیای مدرن است. اگر از نرم‌افزار حسابداری با ویژگی‌های اتوماسیون استفاده نمی‌کنید، زمان زیادی را تلف می‌کنید که می‌تواند صرف رشد کسب‌ و کار شما شود.

یکی دیگر از مسائل مربوط به حسابداری دستی این است که شما بیشتر از نرم افزار مستعد اشتباه هستید. اتوماسیون تضمین می کند که تا زمانی که داده های درستی دارید، سیستم هرگز اشتباه نخواهد کرد. از سوی دیگر، وقتی پنجاهمین فاکتور خود را در ساعت 2 بامداد تایپ می کنید،به احتمال زیاد اشتباه می کنید.

نرم افزار حسابداری جدید چگونه می تواند کمک کند؟ نرم افزار حسابداری به روز می تواند ورود داده ها را از کارهایی مانند صورتحساب، حقوق و دستمزد، مدیریت هزینه ها و تطبیق بانک حذف کند