6 راه آسان برای بهبود بهره وری در محل کار

مدیران و صاحبان کسب و کار اغلب از خود می پرسند که چگونه می توانند بهره وری کارکنان را بهبود بخشند و دلیل خوبی هم دارد. طبق نظرسنجی ها و تحقیقات انجام شده، شرکت هایی که می توانند تعداد «پرسنل متعهد» را دو برابر کنند، 147 درصد بیشتر از رقبای خود درآمد کسب می کنند. بنابراین چگونه می توانید بهره وری را در محل کار خود بهبود بخشید؟ در ادامه این پست با نکاتی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری تیمی آشنا شوید.

1. ابزار مناسب را در اختیار پرسنل خود قرار دهید

اگر پرسنل شما به ابزارهای بهره وری مناسب مجهز نباشند، قطعا کارآمد عمل نخواهند کرد. ابزارهایی که پرسنل شما به آنها نیاز دارند به طور کلی به سه دسته تقسیم می شوند:

• ابزارهای همکاری و بهره وری
• ابزار های ارتباطی
• ابزارهای ردیابی زمان

ابزارهای همکاری و بهره وری به کارمندان شما کمک می کند تا به طور موثر با هم کار کنند، خواه در یک مکان باشند یا نباشند. می توانند کار گروهی را کارآمدتر کنند و پروژه ها به نحوی صحیح اجرا شوند و مدیران تیم بر روند پیشرفت وظایف و پروژه ها نظارت کامل داشته باشند. این دسته شامل ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت وظایف و همچنین ابزارهایی برای مدیریت پروژه می باشد که در مدیریت مؤثر تیمی تأثیر به سزایی خواهند داشت.

همچنین ابزارهای ارتباطی به تیم شما کمک می کنند تا با یکدیگر، با مشتریان و با ذینفعان خارجی در ارتباط باشند.

در نهایت، ابزارهای ردیابی زمان به مدیران و پرسنل سازمان این امکان را می دهند که میزان زمان صرف شده برای هر کار را پیگیری نمایند، پیشرفت پروژه و مقیاس‌های زمانی را دنبال کنند و مطمئن شوند که همه چیز در مسیر درست است.

نرم افزار تسکینو نسخه سازمانی، به عنوان راهکار جامع برنامه ریزی و مدیریت وظایف در سازمان ها نمونه ای کامل از ابزاری ایده آل برای افزایش بهره وری در سازمان می باشد. تکسینو کلیه ابزارهای برنامه ریزی، مدیریت وظایف و فعالیت های سازمان، ردیابی و مدیریت زمان و پیگیری میزان زمان صرف شده برای هر پروژه و وظیفه، ارزیابی عملکرد پرسنل و ... را در یک مرکز واحد ارائه می کند.

2. از شر قاتلان انگیزه خلاص شوید

انگیزه و بهره وری ارتباط تنگاتنگی با هم دارند. دلیل آن ساده است: پرسنل با انگیزه، بهره وری بیشتری دارند. بنابراین، اگر می‌خواهید پرسنل تا حد امکان بهره‌وری باشند، باید به آنها انگیزه دهید و «قاتل‌های انگیزه» را حذف کنید. ابتدا باید قاتلان انگیزه سازمان و کسب و کار خود را شناسایی کنید. برخی از رایج ترین آنها عبارتند از:

• پرسنل منفی نگر که بر همه تأثیر منفی می گذارند
• استرس ناشی از کار زیاد یا عدم حمایت
• فقدان فرصت های توسعه شغلی
• کسالت
• احساس عدم قدردانی

هنگامی که مشکلات را شناسایی کردید، می توانید اقداماتی را برای کاهش آنها انجام دهید. اگر فردی بسیار منفی نگر باشد و باعث افت کاری همکارانش شود، آیا می‌توانید آنچه را که او را آزار می‌دهد به پایان برسانید و از او حمایت کنید؟ آیا می توانید اطمینان حاصل کنید که عملکرد خوب را به درستی تشخیص می دهید و به کارکنانی که خوب کار می کنند پاداش می دهید؟

3. مدیریت خرد را کنار بگذارید

وسوسه مدیریت خرد می تواند بسیار زیاد باشد. به هر حال، هیچکس بهتر از شما کسب و کار و دیدگاه شما را نمی شناسد! نکته اینجاست: مدیریت خرد بر بهره وری تأثیر منفی می گذارد. به پرسنل استرس وارد می کند و باعث می شود احساس کنند به آنها اعتماد ندارید. مدیریت خرد همچنین این پتانسیل را دارد که میزان راندمان کاری را کاهش دهد، اگر شما به عنوان مدیر مجبور باشید همه چیز را دوباره بررسی کنید، کارآمد بودن برای پرسنلتان دشوار خواهد شد.

البته، مدیران باید بر پروژه ها نظارت داشته باشند و در صورت نیاز تیم در دسترس باشند. به عبارت دیگر، باید تعادلی بین مدیر عملی بودن و عقب نشینی و اعتماد به تیم خود برقرار نمایند.

اگر مستعد مدیریت خرد هستید، این نکات را برای حل مشکل امتحان کنید:

• افرادی را استخدام کنید که به مهارت ها و حرفه ای بودن آنها اعتماد دارید.
• دستورالعمل های واضح و آسان را ارائه دهید.
• جلسات بازبینی منظم را برنامه ریزی کنید.
• کمال گرایی را کنار بگذارید. گاهی اوقات "به اندازه کافی خوب" به اندازه کافی خوب است.

همچنین با پرسنل خود در مورد نحوه مدیریت آنها صحبت کنید. افراد به میزان متفاوتی از نظارت در کار خود علاقه دارند.

4. از جلسات بیشتر بهره ببرید

همه ما با پدیده یک جلسه دو ساعته که می تواند حتی یک ایمیل باشد آشنا هستیم. جلسات غیر ضروری بیش از هر چیز دیگری زمان را در محل کار تلف می کند. بنابراین، صرفاً کاهش جلسات می تواند به میزان قابل توجهی بهره وری را افزایش دهد. قبل از سازماندهی جلسه، از خود بپرسید که آیا می‌توانید همان اطلاعات را در یک ایمیل، تماس تلفنی، چت ویدیویی کوتاه یا با استفاده از ابزارهای مدیریت وظایف، منتقل کنید. اگر چنین است، این کار را انجام دهید. اگر جلسه واقعا ضروری است، ادامه دهید و آن را برنامه ریزی کنید. نمودار زیر از هاروارد بیزینس ریویو (یک نشریه مدیریت عمومی که توسط انتشارات بازرگانی هاروارد، یکی از زیرمجموعه‌های دانشگاه هاروارد منتشر می‌شود) بسیار جالب توجه است:

وقتی جلساتی را برگزار می کنید، یک دستور کار ایجاد کنید و به آن پایبند باشید. احترام گذاشتن به وقت همه با پیروی از دستور کار و شروع و پایان به موقع، زمان تلف شده را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. اطمینان حاصل کنید که تا زمان لازم برای بحث و سؤال را در نظر بگیرید تا همه فرصت مشارکت در جلسه را داشته باشند.

5. کاهش حواس پرتی

همه گاهی حواسشان پرت می شود، این طبیعت انسان است. اما اگر عوامل حواس پرتی به طور جدی بر بهره وری در محل کار شما تأثیر می گذارد، این یک مشکل است. مطالعه ای توسط CareerBuilder (یک وب سایت معتبر استخدامی است که در سال 1995 با دفاتری در ایالات متحده، کانادا، اروپا و آسیا تاسیس شد. در سال 2008، بیشترین سهم بازار را در بین وب‌سایت‌های استخدام آنلاین در ایالات متحده، داشته است) نشان داد که طبق گفته 52 درصد از مدیران، تلفن های همراه بزرگترین عامل قاتل بهره وری کار هستند. اینترنت، شایعات اداری در محل کار، و رسانه های اجتماعی جایگاه های بعدی را به خود اختصاص داده اند.

اگر حواس‌پرتی‌هایی مانند این موارد باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند، می‌توانید برای کاهش آنها اقداماتی انجام دهید. برای مثال، می‌توانید از پرسنل بخواهید که در محل کار تلفن‌های همراه را در حالت «سکوت» قرار دهند، یا مکالمات غیر کاری بیش از چند دقیقه به اتاق استراحت محدود شود. با این حال مراقب باشید، سخت‌گیر بودن بیش از حد به انگیزه آسیب می‌زند و باعث می‌شود پرسنل احساس کنند که با آنها مانند کودکان رفتار می‌شود. ترفند این است که دستورالعمل‌های معقول و منصفانه ایجاد کنید، نه حذف هرگونه حواس پرتی ممکن.

پرسنل دورکار و مستقر در خانه نیز باید اقداماتی را برای کاهش حواس پرتی انجام دهند. استراتژی‌های ممکن عبارتند از استفاده نکردن از حساب‌های رسانه‌های اجتماعی در دستگاه‌های کاری، استفاده از برنامه‌هایی که وب‌سایت‌های وقت‌گیر را مسدود می‌کنند، و کار در اتاقی با در بسته برای به حداقل رساندن وقفه‌های خانوادگی.

اما به یاد داشته باشید که واقع بین باشید، بسیاری از افراد مسئولیت های اضافی مانند آموزش در خانه یا مراقبت تمام وقت از اعضای خانواده را نیز بر عهده دارند. ابتدا با پرسنل خود مدارا کنید و شرایط آنها را در نظر بگیرید. مطمئن باشید چندین برابر شما را جبران می کنند.

6. سلامتی را تشویق کنید

زمانی که سلامت جسمی و روانی پرسنل به خوبی رعایت شود، همه شادتر و بازدهی بیشتری دارند. بنابراین، حمایت از ابتکارات سلامتی در محل کارتان سودمند است. در ادامه چند راه معرفی شده است که می توانید به عنوان صاحب یک کسب و کار یا مدیر سازمان آن ها را بکار برید:

• اطمینان حاصل کنید که پرسنل شما از پوشش بیمه درمانی قوی برخوردار هستند.
• یک برنامه کمک به پرسنل ارائه دهید، جایی که هر کسی که مشکل دارد می تواند از حمایت محرمانه برخوردار شود.
• برای عضویت در باشگاه یا برنامه های تناسب اندام تخفیف ارائه دهید.
• میان وعده های سالم مانند میوه را در اتاق استراحت ارائه دهید.
• با رستوران های محلی که غذاهای سالم سرو می کنند قرار داد ببندید و برای پرسنل تخفیف بگیرید.
• میزهایی با قابلیت تنظیم ارتفاع ارائه دهید تا کارمندان بتوانند بین کار ایستاده و نشسته تغییر موقعیت دهند.
• اطمینان حاصل کنید که همه افراد مرخصی کافی دارند و می توانند به طور کامل از محل کار جدا شوند و استراحت کنند.

بسیاری از این استراتژی‌ها برای پرسنل دورکار نیز قابل اجرا هستند و سلامتی در شرایطی اهمیت ویژه‌ای دارد. اگر کارمندان شما از خانه کار می کنند، می توانید از ارائه تخفیف یا عضویت رایگان در برنامه های تمرینی آنلاین در خانه به آنها استفاده کنید. همچنین می‌توانید برای اطمینان از اینکه همه تجهیزات مورد نیاز خود را دارند، مانند یک میز اداری مناسب و صندلی اداری ارگونومیک، در صورت توانایی، حمایت مالی ارائه دهید.

البته مراقبت از سلامت پرسنل به معنای مدیریت خرد نحوه ورزش کردن و خورد خوراک پرسنل نیست. در عوض، وظیفه خود را به عنوان یک کارفرما انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که انتخاب های سالم و مقرون به صرفه در دسترس پرسنل شما هستند.

نحوه بهبود بهره وری در محل کار

اگر می خواهید کسب و کار خود را توسعه دهید، باید بهره وری تیم خود را به حداکثر برسانید. افزایش بهره وری به معنای استرس کمتر، درآمد بیشتر و محیط کاری شادتر برای همه است. به طور خلاصه، در ادامه شش قانون طلایی برای حداکثر بهره وری ذکر شده است:

• مطمئن شوید که همه پرسنل ابزارهای مورد نیاز خود را دارند.
• کشف کنید که قاتلان انگیزه تیم شما چیست و آنها را حذف یا کاهش دهید.
• در برابر وسوسه مدیریت خرد مقاومت کنید.
• فقط جلسات واقعاً ضروری را برگزار کنید.
• اقداماتی را برای به حداقل رساندن حواس پرتی انجام دهید.
• کارکنان خود را در مراقبت از سلامتی خود تشویق و حمایت کنید.

افزایش بهره وری یک شبه اتفاق نمی افتد. اما اگر همه این مراحل را انجام دهید، تغییرات تدریجی را مشاهده خواهید کرد که باعث انجام کارهای بیشتری می شود. از پرسنل خود حمایت کنید، قطعا ده برابر وفاداری و بهره وری از سمت پرسنلتان دریافت خواهید کرد.