راهنمای برنامه ریزی و مدیریت کار روزانه ایده آل

بسیاری از ما ارزش برنامه ریزی و مدیریت وظایف را درک می کنیم و می دانیم که یک رویداد بزرگ بدون برنامه ریزی کارها و زمانبندی برای جزئیات منجر به هرج و مرج خواهد شد. با وجود این دانش، اغلب نمی توانیم برنامه ریزی و مدیریت صحیحی را در اولویت قرار دهیم. قطعا شروع یک روز، بدون برنامه مشخص، ما را در معرض شکست قرار می دهد.بهترین کار در روزهای پرتلاطم، داشتن برنامه ریزی روزانه است. در ادامه این پست به این مسئله می پردازیم که چگونه روزهای خود را برای بهره وری بهتر و متمرکز تر برنامه ریزی کنید که به اهدافتان نزدیکتر شوید. در حالی که برنامه ریزی برای یک روز باید فقط 10 تا 15 دقیقه طول بکشد، استراتژی های اساسی برای ساختن یک روز هدفمند، ارزش بررسی کامل را دارد.

دلایل مهم برای برنامه ریزی روزانه

وقتی به کلمه برنامه ریزی روزانه فکر می کنید، ممکن است با خود بگویید: "من برای برنامه ریزی روزم وقت ندارم." بنابراین، بدون استراتژی یا حتی سرنخی در مورد اینکه چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهید، روز خود را شروع می کنید.در واقع گفتن اینکه برای برنامه ریزی زمان ندارید، به این معنی است که در حال برنامه ریزی برای داشتن یک روز ناکارآمد هستید. اگر حتی چند دقیقه قبل از شروع کارهای روزانه خود، برنامه ریزی کنید، کارهای خود را به نحو احسن و به موقع انجام خواهید داد و روزتان بدون استرس و پر بارتر خواهد بود.

برنامه ریزی را می توان در هر مکانی انجام داد

 اگر بهانه شما این است که نمی توانید یک مکان آرام برای برنامه ریزی پیدا کنید، در نظر داشته باشید که برنامه ریزی شما واقعاً می تواند در هر جایی انجام شود. در باشگاه، در مترو، اتوبوس یا تاکسی، کنار میز صبحانه، هنگام نوشیدن قهوه و... . بهتر است برای انتخاب مکان برنامه ریزی خود کمی خلاقیت داشته باشید. علاوه براین برنامه ریزی در واقع باعث صرفه جویی در وقت شما می شود. چند دقیقه برنامه ریزی قبل از شروع کار، می تواند از تلف شدن زمان در طول روز جلوگیری کرده و باعث افزایش بهره وری شما می شود.

نیازی نیست که یک برنامه ریزی دارای جزئیات کامل باشد

 برخی افراد از برنامه ریزی اجتناب می کنند زیرا نگران هستند که برنامه آنها به اندازه کافی خوب و کامل نباشد. یا اینکه یک برنامه ریزی عالی خیلی زمان بر است، حقیقت این است که یک برنامه ریزی مناسب حتما نباید خیلی کامل و با جزئیات ریز باشد. یک "برنامه ریزی خوب" که بلافاصله در همان لحظه ای که به ذهنتان می رسد انجام شود، بهتر از یک برنامه ریزی عالی و با جزئیات کامل است که هرگز انجام نخواهد شد. بنابراین، نگران این نباشید که طرح برنامه ریزی خود را خیلی دقیق یا پیچیده کنید.

عادت برنامه ریزی روزانه

برخی از صبح‌ ها انگیزه داریم که فرصت را غنیمت بشماریم و فهرستی از کارهایی که منعکس کننده جاه‌ طلبی‌های بزرگ ما باشد ایجاد کنیم. اما آن روزها استثنا هستند. در هر صورت باید کارها را انجام دهیم حتی زمانی که خسته و بی انگیزه از خواب بیدار می شویم و ترجیح می دهیم به رختخواب برگردیم یا مشتاق روز تعطیل هستیم. با داشتن یک برنامه ریزی منظم حتی در چنین روز هایی هم می توانیم بهترین بهره وری را از زمان داشته باشیم. با تنظیم زنگ هشدار برای جلسه برنامه ریزی روزانه خود، هر روز و در زمان مشخص شروع کنید، حتی در روز های تعطیل. برای سهولت در ساختن این عادت، جلسه برنامه ریزی روزانه جدید خود را با یک عادت مانند نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید. با برنامه ریزی برای ساعات آینده، احساس سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت. 

آیا در تبدیل برنامه ریزی روزانه به یک عادت مشکل دارید؟

عادت برنامه ریزی روزانه خود را در تعطیلات آخر هفته نیز حفظ کنید، حتی اگر قصد دارید یک روز آرام داشته باشید. کارهای روزانه، یک فیلم یا قرار شام  را به لیست کارهای روزانه خود در روزهای تعطیل اضافه کنید تا فضای واقعی را در برنامه خود برای استراحت، اوقات فراغت و پروژه های جانبی ایجاد کنید.

ساخت لیست کارها حول اهداف

عادت کردن به برنامه ریزی روزانه یک چیز است و اطمینان از اینکه برنامه شما واقعاً شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق می دهد، چیز دیگری است. از جلسه برنامه ریزی روزانه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف روزانه شما با اهداف بلندمدت شما هماهنگ است. در ادامه چند مرحله برای رسیدن شما به آن وجود دارد:

مرحله اول: تقسیم کردن اهداف

اهداف خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. به عنوان مثال، نمی‌توانید «روی فرم بودن اندام» را به فهرست کارهای روزانه‌ تان اضافه کنید، اما می‌توانید کارهایی مانند «30 دقیقه پیاده روی روی تردمیل» یا « پیاده ‌روی شبانه » را اضافه کنید. زمانی که برای برنامه ریزی روز خود صرف می کنید، اهداف شخصی و حرفه ای خود را مرور کنید و کارهایی را اضافه کنید که شما را به هر دو نزدیکتر کند.

اگر برای ایجاد لیست کارهای روزانه واقع گرایانه که همه اهداف شما را منعکس می کند تلاش می کنید، ممکن است تعداد زیادی از آنها داشته باشید. گسترش بیش از اهداف خود نه تنها خسته کننده است، بلکه به این معنی است که بعید است در همه این زمینه ها پیشرفت معناداری داشته باشید. به عنوان یک قانون کلی، از داشتن بیش از 5 هدف بزرگ به طور همزمان خودداری کنید و ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید.

مرحله دوم: به کارهای کل هفته خود نگاه کنید

برنامه ریزی روزتان با در نظر گرفتن کل هفته خود شروع کنید. شما احتمالاً اهداف متعدد، مجموعه ای از وظایف بالقوه، و تنها چند ساعت در روز زمان برای انجام آنها دارید. اشکالی ندارد در حالی که برخی نیاز به اقدامات روزانه دارند، برای برخی از اهداف دیگر ممکن است اقدامات چند روز خاص در هفته کافی باشد. شاید روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه ورزش کنید. در برخی از روزها، ممکن است بخواهید دسته ای از وظایف را انجام دهید و فقط بر روی کارهای مربوط به یک هدف حرفه ای خاص تمرکز کنید. از طرف دیگر، ممکن است وظایف هدف شخصی خود را در آخر هفته جمع آوری کنید. با در نظر گرفتن کل هفته و دسته بندی وظایف، روز خود را برنامه ریزی کنید.

مرحله سوم: آخرین کارهایی که باید انجام دهید را اضافه کنید

این مرحله ای است که اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روز خود با آن شروع می کنند. آنها با قرار ملاقات های تعیین شده، جلسات اجباری، ضرب الاجل های فوری شروع می کنند و سپس سعی می کنند وظایف هدف گرا را در اطراف خود قرار دهند. در عوض، این مرحله را برای انتها نگه دارید. به این ترتیب، مجبور می شوید کارهایی که باید انجام دهید را، با وظایف هدفتان تطبیق دهید.

برنامه ریزی روزانه ایده آل و تحقق اهداف بلند مدت

اغلب ما فقط بر کارهای روزانه تمرکز می کنیم که ما را به سمت اهداف بلندمدت خود سوق می دهد. در واقع، ما تعهداتی داریم که باید انجام دهیم - برخی از آنها تأثیر کمی بر رشد شخصی یا حرفه ای ما دارند. این تعهدات و تعهدات را تا حد امکان کنار بگذارید: جلسات تکراری را ارزیابی کنید، مسئولیت‌ها را تفویض کنید و با «نه» گفتن راحت باشید. با این حال، اشکالی ندارد که کارهایی را در لیست کارهای خود داشته باشید که به سادگی باید انجام شوند. فقط مطمئن شوید که آنها زمان و انرژی شما را زیاد نمی گیرند.

سخن آخر

برنامه ریزی کارها در واقع صرفه جویی و مدیریت زمان است، نه اتلاف وقت. با داشتن برنامه ریزی، با تلاش کمتر می توانید کارهای بیشتری را در روز انجام دهید. از اتلاف وقت، دوباره کاری و فرصت های از دست رفته جلوگیری خواهید کرد. هنگام برنامه ریزی روز خود، ثبات و انعطاف پذیری را جزو اهداف خود قرار دهید. در این پست نکات و تاکتیک‌ هایی را برای برنامه‌ریزی مؤثر روزتان ارائه شد. زمانی که برنامه ریزی صحیح و ایده آلی داشته باشیم، بیشترین آمادگی را برای شروع یک روز خوب احساس می‌کنیم. هنگامی که ما وظایف خود را با هدف و تمرکز روز به روز کنار می گذاریم، هیچ محدودیتی برای آنچه می توانید انجام دهید وجود ندارد.