راهنمای برنامه ریزی و مدیریت کار روزانه ایده آل

بسیاری از ما ارزش برنامه ریزی و مدیریت کارها را درک می کنیم و می دانیم که یک رویداد بزرگ بدون برنامه ریزی و زمانبندی برای جزئیات منجر به هرج و مرج خواهد شد. با وجود این دانش، اغلب نمی توانیم برنامه ریزی و مدیریت صحیحی را در اولویت قرار دهیم. قطعا شروع یک روز، بدون برنامه مشخص، ما را در معرض شکست قرار می دهد.

بهترین کار در روزهای پرتلاطم، داشتن برنامه ریزی روزانه است. در ادامه این پست به این مسئله می پردازیم که چگونه روزهای خود را برای بهره وری بهتر و متمرکزتر برنامه ریزی کنید که به اهدافتان نزدیکتر شوید. در حالی که برنامه ریزی برای یک روز باید فقط 10 تا 15 دقیقه طول بکشد، استراتژی های اساسی برای ساختن یک روز هدفمند، ارزش بررسی کامل را دارد.

برنامه ریزی منظم را به یک عادت تبدیل کنید

برخی از صبح‌ ها انگیزه داریم که فرصت را غنیمت بشماریم و فهرستی از کارهایی که منعکس کننده جاه‌ طلبی‌های بزرگ ما باشد ایجاد کنیم. اما آن روزها استثنا هستند. در هر صورت باید کارها را انجام دهیم حتی زمانی که خسته و بی انگیزه از خواب بیدار می شویم و ترجیح می دهیم به رختخواب برگردیم یا مشتاق روز تعطیل هستیم. با داشتن یک برنامه ریزی منظم حتی در چنین روز هایی هم می توانیم بهترین بهره وری را از زمان داشته باشیم. با تنظیم زنگ هشدار برای جلسه برنامه ریزی روزانه خود، هر روز و در زمان مشخص شروع کنید، حتی در روز های تعطیل. برای سهولت در ساختن این عادت، جلسه برنامه ریزی روزانه جدید خود را با یک عادت مانند نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید. با برنامه ریزی برای ساعات آینده، احساس سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت. 

آیا در تبدیل برنامه ریزی روزانه به یک عادت مشکل دارید؟

عادت برنامه ریزی روزانه خود را در تعطیلات آخر هفته نیز حفظ کنید، حتی اگر قصد دارید یک روز آرام داشته باشید. کارهای روزانه، یک فیلم یا قرار شام  را به لیست کارهای روزانه خود در روزهای تعطیل اضافه کنید تا فضای واقعی را در برنامه خود برای استراحت، اوقات فراغت و پروژه های جانبی ایجاد کنید.

لیست کارهای خود را حول اهداف خود بسازید

عادت کردن به برنامه ریزی روزانه یک چیز است و اطمینان از اینکه برنامه شما واقعاً شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق می دهد، چیز دیگری است. از جلسه برنامه ریزی روزانه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف روزانه شما با اهداف بلندمدت شما هماهنگ است. در ادامه چند مرحله برای رسیدن شما به آن وجود دارد:

مدیریت کارها

مرحله اول: تقسیم کردن اهداف

اهداف خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. به عنوان مثال، نمی‌توانید «روی فرم بودن اندام» را به فهرست کارهای روزانه‌ تان اضافه کنید، اما می‌توانید کارهایی مانند «30 دقیقه پیاده روی روی تردمیل» یا « پیاده ‌روی شبانه » را اضافه کنید. زمانی که برای برنامه ریزی روز خود صرف می کنید، اهداف شخصی و حرفه ای خود را مرور کنید و کارهایی را اضافه کنید که شما را به هر دو نزدیکتر کند.

اگر برای ایجاد لیست کارهای روزانه واقع گرایانه که همه اهداف شما را منعکس می کند تلاش می کنید، ممکن است تعداد زیادی از آنها داشته باشید. گسترش بیش از اهداف خود نه تنها خسته کننده است، بلکه به این معنی است که بعید است در همه این زمینه ها پیشرفت معناداری داشته باشید. به عنوان یک قانون کلی، از داشتن بیش از 5 هدف بزرگ به طور همزمان خودداری کنید و ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید.

مرحله دوم: به کارهای کل هفته خود نگاه کنید

برنامه ریزی روزتان با در نظر گرفتن کل هفته خود شروع کنید. شما احتمالاً اهداف متعدد، مجموعه ای از وظایف بالقوه، و تنها چند ساعت در روز زمان برای انجام آنها دارید. اشکالی ندارد در حالی که برخی نیاز به اقدامات روزانه دارند، برای برخی از اهداف دیگر ممکن است اقدامات چند روز خاص در هفته کافی باشد. شاید روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه ورزش کنید. در برخی از روزها، ممکن است بخواهید دسته ای از وظایف را انجام دهید و فقط بر روی کارهای مربوط به یک هدف حرفه ای خاص تمرکز کنید. از طرف دیگر، ممکن است وظایف هدف شخصی خود را در آخر هفته جمع آوری کنید. با در نظر گرفتن کل هفته و دسته بندی وظایف، روز خود را برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی

مرحله سوم: آخرین کارهایی که باید انجام دهید را اضافه کنید

این مرحله ای است که اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روز خود با آن شروع می کنند. آنها با قرار ملاقات های تعیین شده، جلسات اجباری، ضرب الاجل های فوری شروع می کنند و سپس سعی می کنند وظایف هدف گرا را در اطراف خود قرار دهند. در عوض، این مرحله را برای انتها نگه دارید. به این ترتیب، مجبور می شوید کارهایی که باید انجام دهید را، با وظایف هدفتان تطبیق دهید.

برنامه ریزی روزانه ایده آل و تحقق اهداف بلند مدت

اغلب ما فقط بر کارهای روزانه تمرکز می کنیم که ما را به سمت اهداف بلندمدت خود سوق می دهد. در واقع، ما تعهداتی داریم که باید انجام دهیم - برخی از آنها تأثیر کمی بر رشد شخصی یا حرفه ای ما دارند. این تعهدات و تعهدات را تا حد امکان کنار بگذارید: جلسات تکراری را ارزیابی کنید، مسئولیت‌ها را تفویض کنید و با «نه» گفتن راحت باشید. با این حال، اشکالی ندارد که کارهایی را در لیست کارهای خود داشته باشید که به سادگی باید انجام شوند. فقط مطمئن شوید که آنها زمان و انرژی شما را زیاد نمی گیرند.

هنگام برنامه ریزی روز خود، ثبات و انعطاف پذیری را جزو اهداف خود قرار دهید. در این پست نکات و تاکتیک‌هایی را برای برنامه‌ریزی مؤثر روزتان ارائه شد. زمانی که برنامه ریزی صحیح و ایده آلی داشته باشیم، بیشترین آمادگی را برای شروع یک روز خوب احساس می‌کنیم. هنگامی که ما وظایف خود را با هدف و تمرکز روز به روز کنار می گذاریم، هیچ محدودیتی برای آنچه می توانید انجام دهید وجود ندارد