چگونه یک چک لیست کاربردی ایجاد کنیم؟

شاید بتوان به صراحت اعلام کرد که در بین مخاطبان این پست، کمتر کسی است که معنی اصلی چک لیست را نداند و پاسخ واضحی برای اینکه چک لیست چیست در ذهنش نداشته باشد. شاید افرادی باشند که ادعا کنند بدون داشتن چک لیست نیز توانسته اند به موفقیت‌های بزرگی دست پیدا کنند اما باید دید که تعریفشان از دستیابی به موفقیت چیست و با چه شرایطی به آن رسیده اند.برای رسیدن به موفقیت با روش های اصولی و درست، نیاز داریم تا همه فعالیت های روزانه را مدیریت و بر پایه روش‌های صحیح برنامه‌ریزی کنیم.بنابراین در این پست قصد داریم تا از اهمیت داشتن چک لیست برای برنامه ریزی روزانه کارها صحبت کنیم

چک لیست چیست؟

چک لیست یک اصطلاح انگلیسی می باشد که معادل فارسی آن به معنی فهرست بررسی است. اگر بخواهیم تعریف روشن تری از چک لیست یا فهرست بررسی داشته باشیم می توان گفت: چک لیست، فهرستی از فعالیت هایی است که قرار است برای انجام آن‌ها برنامه ‌ریزی کرده و پس از پیش بردن مراحل آن، در نهایت هرکدام را در زمان مشخص شده با بهترین کیفیت ممکن به اتمام برسانیم. همچنین باید گفت که هدف از ایجاد چک لیست این است که اطمینان پیدا کنیم هیچ‌کدام از جزئیات یک کار، فراموش نخواهد شد و به شکلی استاندارد و با ترتیب اصولی به انجام خواهد رسید.به طور معمول چک لیست‌ها برای کارهای نظارتی، تیمی، ممیزی و بازرسی بسیار کاربردی هستند.بنابراین اگر چک لیست مناسبی داشته باشیم می توانیم در کارهای تیمی نیز بهترین بهره وری را داشته باشیم؛ اهداف و برنامه‌های خود را با اعضای تیم در میان بگذارید تا بهتر بتوانند به شما در تهیه یک چک لیست منطقی و بی نقص کمک کنند.

چرا بکار گیری چک لیست درمحل کار ضروریست؟

چک لیست ها لیستی از عواملی هستند که باید در نظر گرفته شوند و افراداز آنها در بسیاری از جنبه‌های مختلف زندگی روزمره خود استفاده می‌کنند. حتی ممکن است برای یک کار کوچک و ساده مانند بستن چمدان یا ایجاد یک لیست مواد غذایی از آن ها استفاده کنیم. اگر حتی مخالف استفاده از این ابزار ها باشید در هر صورت وظایفی وجود دارد که در زمان مشخص شده باید انجام دهید و مهم نیست که چقدر در حوزه کاری خود مختصص هستید، این احتمال وجود دارد که وظایف یا فرایند های مهمی را فراموش کنید. چک لیست می‌تواند به شما کمک کند تا احتمال فراموشی را کاهش دهید در نهایت بهره وری و کارایی خود را افزایش دهید.

انواع چک لیست ها

بعد از اینکه متوجه شدیم چک لیست چیست و به چه منظور استفاده می شود، لازم است برای مشخص‌ کردن انواع چک لیست به این نکته اشاره کنیم که به روش های مختلفی می‌توان آن را دسته‌ بندی نمود. در ادامه به انواع چک لیست ها اشاره خواهیم داشت.

چک لیست شخصی

 مشخص است که هر شخصی می‌تواند بر اساس توانایی‌ها و مهارت های خود برنامه‌ های روزانه، هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه ایجاد کند. برای انجام این کار باید این فعالیت های خود را به صورتی لیستی ثبت نمایید. نکته مهم در چک لیست‌های شخصی انعطاف‌ پذیر بودن آن‌ها می باشد.

چک لیست پروژه

 برای ارزیابی عملکرد اعضای تیم و وظایف هر فرد باید چک لیست پروژه را بکار بگیریدم. این امر موجب می‌شود تا افراد دید روشن تری نسبت به کارهایی که باید انجام دهند داشته باشند.

چک لیست ترتیبی

 این نوع چک لیست ها در پروژه‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرند که مراحل انجام آن به نحوی مکمل یکدیگر می باشند، زیرا زمانی که مرحله‌ای از پروژه انجام نشود مرحله بعدی را نمی توان شروع کرد.

چک لیست مشورتی

کارهایی را که مد نظر داریم، در جلسات گروهی مطرح کرده و با چک لیست مشورتی با رعایت اولویت‌ بندی فعالیت های مربوط به پروژه لیست می‌کنیم.

چک لیست کنترل کیفی

 در این نوع  چک لیست تمامی فرایند های مربوط ارزیابی عملکرد پرسنل و کنترل ‌هایی که باید بعد از اتمام پروژه، تولید یا ارائه انجام شوند، مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرد.

چک لیست راهنمای کار

این نوع از چک لیست روند کاری را برای پرسنل سازمان مشخص می کند.

مراحل طراحی چک لیست

فرقی ندارد که می‌خواهید یک چک لیست روزانه طراحی کنید یا قرار است برای یک پروژه یا رویداد خاص چک لیست در نظر بگیرید، روند ایجاد هر نوع چک لیست یکسان می باشد:

اولین مرحله برای ایجاد یک چک لیست کاربردی و موثر این است که «تخلیه مغزی» انجام دهید. تخلیه مغزی بدان معناست که تمام فعالیت هایی که قرار است انجام شوند و شما می‌خواهید از تکمیل شدن آن ها اطمینان حاصل کنید را یادداشت کنید.بعد از یادداشت کردن کلیه فعالیت های روزانه خود باید آن ها را اولویت بندی کنید و تصمیم بگیرید که انجام کدام امور نسبت به سایر کارها اولویت بیشتری دارد.پس ازمرتب سازی امور روزانه خود، زمان آن رسیده که شروع به انجام وظایف خود کنید و هر موردی که تکمیل شد را در چک لیست خود علامت گذاری یا تیک بزنید. علامت‌ گذاری یا تیک ‌زدن وظایف انجام شده، نه تنها انگیزه شما برای ادامه وظایف دیگر افزایش می‌دهد، بلکه به شما کمک می‌کند آنچه را که به تکمیل کردید و آنچه هنوز باید انجام شود را بررسی کنید.

با چک لیست اپلیکیشن تسکینو کارهای خود را به درستی مدیریت و برنامه ریزی کنید

اگر شما هم جزو افرادی هستید که 24 ساعت شبانه روز برای فعالیت های خود وقت کم می آورید و نمیتوانید وظایفتان را سر موعد مقرر به اتمام برسانید،  اپلکیشن‌ برنامه ریزی کارها تسکینو مناسب شماست، زیرا مانند یک مدیر، فرمان فعالیت ها و وظایف روزانه ‌تان را به دست می گیرد و به زندگیتان نظم می‌بخشد. اپلیکیشن تسکینو کلیه وظایف شما را در زمانی که مشخص می کنیدلیست کرده و با ارسال اس ام اس و نوتیفیکیشن یادآوری می کند،بکارگیری این اپلیکیشن باعث می شود کارهای سپرده شده با تاخیر مواجه نشوند. این اپلیکیشن در نسخه های اندروید، IOS و نسخه وب دسکتاپ قابل استفاده می باشد .

 سخن آخر

در این  پست سعی کردیم تا زوایای مختلف تهیه کردن چک لیست را بررسی کنیم. شاید برخی از افراد بر این باور باشند که تهیه چک لیست و مزایایی که برای آن وجود دارد، برای کسی پوشیده نیست اما هنوز هم افرادی هستند که هنوز نگاه درستی به تهیه و استفاده از چک لیست ندارند و فکر می کنند تهیه چک لیست کاری بیهوده و اضافی است. شما با کمک یک چک لیست مناسب می‌توانید فرایند مدیرت زمان  خودتان را در دست بگیرید و با انجام به موقع وظایفتان، در زمان‌های از دست رفته‌ی خود صرفه‌جویی کنید.