چگونه می‌توان کارایی و بهره وری وظایف سازمانی را افزایش داد؟

کلیه سازمان‌های موفق می‌ دانند که میزان بهره‌وری هر یک از پرسنل چه مقدار اهمیت دارد و چه چقدر می‌تواند برای سازمان ارزش بسازد. منظور از بهره وری این است که پرسنل شما از ساعات کار خود به بهترین شکل ممکن برای مدیریت وظایف مرتبط ومهم استفاده کنند که در نهایت باعث رشد و پیشرفت سازمان شود و در دستیابی به اهداف آن کمک کند. زمانی که پرسنل شما به این شکل بهره ‌وری داشته باشند، کسب و کار شما از تمام ظرفیت منابع انسانی و سرمایه خود استفاده خواهد کرد.اما سوالی که ایجاد می شود این است که چگونه می توان کارایی و بهره وری وظایف سازمان را افزایش داد؟در ادامه این پست به راهکار هایی که کارایی و بهره وری در سازمان را افزایش می دهند می پردازیم.

بهره ‌وری چیست؟

منظور از بهره ‌وری این است که تمام نهاد های موجود در سازمان، از منابع انسانی خود به بهترین نحو ممکن استفاده کنند تا بتوانند کمیت و کیفیت  خدماتی که ارائه می دهند را افزایش دهند‌. با بیان این موضوع متوجه خواهیم شد که اهداف بهره‌وری این نیست که بتواند منابع مصرفی را در راستای بهبود کمیت و کیفیت افزایش دهد، بلکه  بهره وری قصد دارد از منابع سازمان در این راستا بهترین استفاده را ببرد. بهره وری نه تنها برای بهبود شرایط فعلی و حداکثر خدمات، ساعات کاری پرسنل را افزایش نخواهد داد بلکه در همان زمان کاری باعث عملکرد بهتر پرسنل و سازمان می شود.بهره‌ وری برای بهبود شرایط زندگی در جامعه امری بسیار ضروریست و در جهان درحال توسعهِ امروزی اهمیت این موضوع بسیار افزایش یافته است. افزایش بهره ‌وری موجب می‌شود که سازمان‌ها به منظور دست یابی به هدفشان از منابعی که در اختیار دارند بیشترین استفاده را بکنند.در ادامه به مواردی که در افزایش کارایی و بهره وری سازمان تاثیر می گذارد می پردازیم.

رهبران و مدیران اثر بخش

در هر سازمان و شرکتی مهم ترین وظیفه بر دوش مدیران می باشد. درواقع مهم ‌ترین دلیل موفقیت  یا شکست سازمان به مدیر و روش برنامه ریزی که پیش گرفته است، مربوط می باشد. مهم ترین وظیفه مدیران سازمان هدف گذاری برای پرسنل و تعیین خط مشی، وظایف و اولویت های سازمان است. اگر مدیری بتواند در توسعه و بهبود برنامه ریزی ها، استخدام پرسنل متخصص و کارآمد، انگیزه دادن به اعضای سازمان و هدایت آن توانمند باشد، بی شک بهره وری و کارایی سازمان به بالاترین حد ممکن می رسد. بنابراین یکی از یکی از بهترین راهکارها برای افزایش بهره وری و کارایی سازمان، انتخاب مدیری شایسته با مهارت های لازم می باشد.

استخدام نیروی انسانی متخصص و ماهر

در هر کسب  و کاری برای این که استخدام پرسنل ضرری به سازمان نزند، لازم است تا مقدار ارزشی که پرسنل برای سازمان ایجاد می‌کنند بیشتر از مقدار هزینه‌ای باشد که صرف پرداخت حقوق آنان می‌شود. به این ترتیب، می‌توان گفت که استخدام پرسنل یک سرمایه‌گذاری محسوب می شود و انتظار می‌رود که مانند هر نوع سرمایه گذاری دیگری، بازده ارزشمندی را برای شرکت رقم بزند. این تنها در صورتی اتفاق می افتد که پرسنل مهارت های لازم برای افزایش کارایی و بهره ‌وری سازمان را دارا باشند. علاوه براین اهمیت بهره ‌وری در یک سازمان در نتیجه تفاوت فردی می باشد که شخصی با بکارگیری مهارت های لازم به سازمان سود می رساند و شخصی با نداشتن مهارت های مورد نیاز ضرر های مالی بسیاری به سازمان می زند.یکی از اصلی ترین وظایف مدیران منابع انسانی در زمان استخدام پرسنل، توجه به مهارت های افراد است.بنابراین به منظور افزایش سطح بهره وری در سازمان، می بایستی در زمان گزینش پرسنل، افراد برخوردار از مهارت و دانش کافی که بتوانند کارهای سازمان را به درستی پیش ببرند، انتخاب و استخدام شوند.

پشتیبانی از پرسنل سازمان

پشتیبانی از پرسنل، موجب ارتقای عملکرد فردی می شود. در دنیای امروزی کمتر کاری بدون پشتیبانی و کار تیمی انجام پذیر است . پرسنل شما باید بتوانند مواقعی که وظایف مکمل دارند با اعضای تیم خود  به درستی کار کنند و علاوه براین از طرف سایر افراد و مدیران پشتیبانی شوند. در غیر این صورت بهره وری و افزایش کارایی سازمان با مشکلات زیادی مواجه می شود.

مشخص کردن اهداف و وظایف

مشخص کردن اهداف و وظایف،نقش هر فرد در سازمان را مشخص می کند. هر تیم و هر بخشی باید بدانند چه وظیفه ای برای بهبود بهره وری سازمان برعهده دارند. به عنوان مدیر سازمان باید اهداف واضحی را که هم انگیزشی باشد هم به پرسنل احساس مفید بودن بدهد، تعیین کنید. برای افزایش مسئولیت پذیری در پرسنل، می‌توانید آنها را در تعیین اهداف مشارکت بدهید. یک وظیفه مبهم، تمرکز پرسنل را از بین می‌برد و افراد قادر به ایجاد ارتباط با آن نخواهند بود. به همین دلیل تعهدی برای تکمیل احساس نخواهند کرد.

برای افزایش بهره وری با برنامه‌ریزی 

 برنامه‌ریزی مانع از تعویق کارها و سبب افزایش بهره وری و کارایی می‌شود. در واقع، عمل صرف فکر کردن و برنامه‌ریزی کارها ، انرژی‌های ذهنی، خلاقانه و فیزیولوژیکی شما را آزاد خواهد کرد. هر چه زمان و فکر بیشتری صرف برنامه‌ریزی کارهای روزانه سازمان شود، مقدار بازخورد پرسنل شما نیز بهتر خواهد بود. از این روبرنامه ریزی های دستی و کاغدی دیگر منسوخ شده و کمتر کسی فعالیت های سازمان خود را به طور کاغذی برنامه ریزی می کند و اکثر مدیران از نرم افزاری برای برنامه ریزی فرایند های سازمان خود استفاده می کنند. علاوه براین در بخش ارزیابی عملکرد نرم افزار برنامه ریزی کارها با نمودار های خود نشان می دهند که عملکرد پرسنل شما طی دوره های هفتگی یا ماهانه به شکل بوده و چه مقدار فعالیت هایی که انجام دادند برای سازمان کارآمد بوده است

اشتراک گذاری ایده ها

یادگیری مهارتی از طریق آزمون ‌وخطا، فرایند کاری سازمان را کُند می‌کند،  همچنین در بسیاری از موارد باعث دوباره‌ کاری می‌شود واین امر زمان سازمان را بیهوده هدر می دهد. بهره ‌وری زمانی افزایش می ‌یابد که پرسنل با اعضای تیم ارتباط بگیرند و راهکار ها و ایده های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

پشتیبانی از نوآوری

در اکثر صنایع، میزان کارایی و بهره ‌وری که برای حفظ موقعیت های برتری که در بازار لازم است، رو به افزایش است. در واقع بهره‌وری موردنیاز برای حفظ موقعیت کسب و کارهای مختلف از ۱۰٪ به ۲۵٪ افزایش یافته است و این ارقام همچنان در حال افزایش است. برای رسیدن به این میزان کارایی و بهره‌ وری، هم در خدمات و هم در فرایند های مختلف کسب ‌و ‌کار ،نیاز به ایجاد نو آوری مستمر می باشد. این کار از طریق آموزش پرسنل و گوش کردن به انتقادات و پیشهنادات آن ها امکان پذیر است.

برطرف کردن چالش ها و موانع

حتی اگر تمام موارد ذکر شده اجرا شوند، در صورتی که چالش و موانعی سر راه باشد، بهره‌ وری سازمان کُند یا متوقف می شود. این موانع ممکن است شامل مقاومت پرسنل در برابر تغییرات ایجاد شده، روش های ارزیابی عملکرد پرسنل، حسادت‌های شخصی و رقابت‌ بین افراد باشند. بنابراین  موانع و چالش هایی که در سازمان رخ می دهند می‌توانند کاری کنند که پرسنل حتی تلاشی در جهت رشد بهره‌ وری در سازمان انجام ندهند. اگر شما مدیر سازمان هستید باید برای افزایش بهره وری و کارایی این موانع را از بین ببرید

تعحد به وظایف شغلی

بهتر است بدانید که برای افزایش کارایی و بهره وری وظایف در سازمان، صرفا نیاز به پرسنلی ندارید که از علاقه بالایی نسبت به جایگاه خود برخوردار باشند بلکه شما به عنوان مدیر سازمان، به پرسنلی مسئولیت پذیر و متعحد نیاز دارید. شاید این سوال در ذهن شما ایجاد شود که چگونه فردی که مسئولیت پذیر است کارامد تر از شخصی است که به شغل خود علاقه دارد؟ در واقع اگر پرسنل به کاری علاقمند باشند، هر زمان که حس و حالش را داشته باشند اقدام به برنامه ریزی و انجام وظایف خود می کنند؛ از سویی دیگر اگر فردی نسبت به انجام یک کار متعهد باشد، وظایف خود را بدون نقص و سر موعد مقرر انجام خواهد داد. بنابراین این فرهنگ را در سازمان خود نهادینه کنید  کنید که پرسنل نتیجه محور باشند و وظایف شغلی خود را در زمان مشخص شده با بهترین کیفیت ممکن انجام دهند.

سیستم مدیریت وظایف تسکینو

سیستم مدیریت وظایف تسکینو با پیاده‌سازی گردش کار و کنترل گزارشات کاری، نقش‌ها و دسترسی‌های یک از پرسنل با رابط کاربری فارسی زبان و ساده، به افزایش بهره وری و کارایی سازمان کمک بسزایی می کند. با استفاده از سیستم مدیریت وظایف تسکینو می‌توان مراحل مختلف پروژه را در بخش های مختلف سازمان از زمان شروع تا پایان کنترل کرد. استفاده نرم افزار تسکینو بسیار آسان و ساده است و نیازی به دانش تخصصی ندارد. همچنین با سیستم مدیریت وظایف تسکینو، مدیران دیگر دغدغه ای برای برنامه‌ریزی، پیشبرد فرآیندهای پروژه و وظایف هر بخش از سازمان نخواهد داشت، علاوه بر این سیستم مدیریت وظایف تسکینو به مدیران شرکت ها یا سازمان ها اجازه می‌دهد روند انجام کارهای پروژه را حتی در کوچک ترین بخش های سازمان خود مدیریت و ارزیابی کنند. سیستم مدیریت وظایف تسکینو به شما امکاناتی نظیر طبقه بندی و مدیری وظایف پرسنل و سازمان را می‌دهد. علاوه بر طبقه بندی وظایف، مدیر هر بخش می‌تواند وظایف مختلفی را به پرسنل تیم خود ارجاع و با بکارگیری از گزاشات ارائه شده در سیستم مدیریت وظایف در جریان نحوه کارمد و روند پیشرفت وظایف سپرده شده باشند. با استفاده از  چنین این نرم افزاری، مدیران سازمان مدیران سازمان در پایان هر دوره می توانند با استفاده از نمودار ارزیابی، عملکرد پرسنل خود را بررسی کنند با توجه به نحوه عملکرد آن ها پاداشی در نظر بگیرد.همچنین با تهیه نسخه سازمانی این نرم افزار می توانید از نسخه اپلیکیشن نیز بهره مند شوید و در هر زمان و مکانی وظایف سازمان و پرسنل خود را مدیریت کنید.