چگونه نرم افزار مدیریت وظایف کارایی گروهی را افزایش می دهد؟

هر پروژه ای که انجام می دهید از وظایف مختلفی تشکیل می شود که برای تکمیل پروژه باید انجام شود. مدیریت وظایف راهی برای سازماندهی کار برای افراد و تیم ها است و شامل شناسایی، پیگیری و مدیریت کار است. با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و کارها می توانید میزان پیشرفت کار خود را بررسی کنید، وظایف را به اعضای مختلف تیم اختصاص دهید، ضرب الاجل  تعیین کنید و اطمینان حاصل کنید که کار به روشی کارآمد و هماهنگ انجام می شود.

نرم افزار مدیریت وظایف چیست؟

نرم افزار مدیریت وظایف و کارها به منظور ساده سازی فرآیند مدیریت وظایف طراحی شده است و به افراد و مدیران یک دید کلی از آنچه که باید انجام شود و توسط چه کسی باید انجام شود، ارائه می دهد. همچنین امکان مدیریت وظایف آنلاین را فراهم می کند که تضمین می کند هر و پروژه ها و کارها به موقع انجام می شوند.

استفاده از ابزار مدیریت وظایف، بستری را برای هماهنگ کردن تمام کارهای مختلف که باید در چندین پروژه انجام شود، و همچنین مدیریت روزانه فراهم می کند.  همچنین همکاری آسان‌تر بین گروه های کاری را امکان‌پذیر می‌سازد، زیرا هر کار می‌تواند با یک ضرب‌الاجل مشخص به فردی محول شود تا همه آگاه باشند که چه کاری باید انجام دهند و کدام وظایف را در اولویت قرار دهند.

مدیریت وظایف

چگونه وظایف گروهی را مدیریت کنیم؟

مدیریت کار و وظایف تیمی شامل تجزیه پروژه، ارزیابی الزامات و مهلت‌های هر کار و واگذاری آنها به فرد مناسب است. به عنوان یک مدیر پروژه، شما اغلب بر چندین پروژه به طور همزمان نظارت می کنید و سعی می کنید اطمینان حاصل کنید که تیم شما می تواند وظایف خود را انجام دهد و پروژه ها را به موقع به پایان برساند.

داشتن یک فرآیند خوب برای ثبت و ردیابی پیشرفت وظایف در تیم بسیار مهم است. باید بتوانید به وضعیت هر کار را ببینید تا بتوانید بگویید که در حال حاضر چه مقدار از کاری که به افراد شما سپرده شده به اتمام رسیده است.

همچنین باید به طور مرتب بررسی و ارزیابی کنید که آیا کار در مسیر درستی قرار دارد یا مسائلی وجود دارد که باید با آنها برخورد کرد. هنگامی که وظایف کامل می شوند، اعضای تیم باید وضعیت آن و طرح پروژه را به روز کنند، و همچنین به هر کسی که ممکن است روی یک کار وابسته کار می کند، اطلاع دهند.

چرا مدیریت زمان و وظایف مهم است؟

تا 80 درصد از میانگین یک روز کاری صرف کارهایی می شود که ارزش کلی کمی برای کسب و کار دارند یا کلا بی ارزش هستند. نرم افزار مدیریت وظایف شما یک نمای کلی از تمام کارهایی که باید انجام دهید، ارائه می دهد تا بتوانید ببینید که کدام کارها را ابتدا باید شروع کنید. مدیریت زمان در فرآیند شما باعث می شود که که زمان مناسبی را صرف کار روی مسائل مهم صرف کنید.

مدیریت زمان و کارها به شما کمک می‌کند همه چیزهایی را که در حال حاضر روی آن کار می‌کنید و آنچه در راه است ببینید، اولویت‌هایتان، مدت زمانی را که می‌توانید برای هر کار صرف کنید و کارآمدترین راه برای برنامه‌ریزی حجم کارتان را به شما نشان دهد.

چگونه وظایف خود را مدیریت کنید

لیست کارها نقطه شروع خوبی برای مدیریت وظایف شما هستند، اما زمانی که با پروژه های متعدد، ضرب الاجل های متناقض و اعضای مختلف تیم سر و کار دارید، یک لیستی که کارهای شما در آن نوشته شده موثرترین راه نیست. هنگامی که تمام کارهایی را که باید تکمیل کنید مشخص کردید، باید تشخیص دهید که کدام یک نسبت به سایر کارها اولویت دارند و کدام یک به تکمیل شدن دیگر وابسته هستند.

ساده‌ترین راه برای اولویت‌ بندی کارها این است که آنها را به ترتیبی که برای پیشرفت پروژه باید تکمیل شوند، قرار دهید و آنها را در اولویت بالا یا اولویت پایین قرار دهید. همچنین باید منابع مورد نیاز هر کار را ارزیابی کنید و تخمین بزنید که هر کار چقدر طول می کشد. برخی از وظایف با اولویت  پایین ممکن است زمان زیادی طول بکشد یا به منابع زیادی نیاز داشته باشد، بنابراین نمی توان آنها را تا آخرین لحظه رها کرد.

با اولویت بندی وظایف خود، می توانید آنها را در یک برنامه کاری، با تاریخ شروع، تخمین زمان و ضرب الاجل قرار دهید. پس از انجام این کار، می توانید وظایف را به اعضای مختلف تیم اختصاص دهید. مدت زمان انجام کارها را دست کم نگیرید و در صورت امکان زمان را دنبال کنید تا بتوانید برآوردهای خود را برای کارهای مشابه در آینده بهبود بخشید. در صورت بروز مشکلات یا تغییر الزامات و ضرب الاجل، در برنامه خود کمی انعطاف پذیر باشید. و اطمینان حاصل کنید که به طور منظم و مؤثر با تیم خود ارتباط برقرار می کنید تا همه بدانند که باید چه کاری انجام دهند.

نرم افزار مدیریت وظایف و کارهای آنلاین به شما این امکان را می دهد که به راحتی وظایف را به روز کنید، آنها را اولویت بندی کنید و ضرب الاجل تعیین کنید. یک نمای کلی بصری از پروژه را ارائه می دهد، که در آن می‌توانید کارها و وظایف فرعی را به وظایف مختلف اضافه کنید.

نحوه بهبود مدیریت وظایف

یک ابزار مدیریت کار، ویژگی‌ها و عملکردهای زیادی را ارائه می‌کند که می‌تواند فرآیند کار شما را ساده‌تر کند و در زمان زیادی که می‌توانید در جای دیگری صرف کنید، صرفه‌جویی می‌کند.

از ابزار مدیریت وظایف خود برای همه کارهای خود استفاده کنید:

بین لیست های نوشته شده جابجا نشوید یا از افراد درخواست نکنید کاری از طریق ایمیل انجام دهند. هر کار غیر قابل فراموشی که نیاز به تکمیل دارد باید به نرم افزار مدیریت کار شما اضافه شود. این باید جایی باشد که تیم شما بتواند بررسی کند تا ببیند چه کاری باید انجام شود، در غیر این صورت همه کارها از دست خواهد رفت.

از ضرب الاجل استفاده کنید:

به هر کار یک ضرب الاجل اضافه کنید تا زمانی که باید انجام شود برای همه افراد درگیر مشخص باشد. و می توانید یک نمای کلی از تمام ضرب الاجل ها را در تقویم خود مشاهده کنید و برنامه ریزی کنید که چگونه همه چیز را به موقع تمام کنید.

زمان خود را ردیابی کنید: مدت زمانی را که برای هر کار صرف می کنید را کنترل کنید تا بتوانید درک بهتری از کاری که بیشتر زمان شما را می گیرد داشته باشید.

حجم کار را به اشتراک بگذارید: با استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و کارها به راحتی می توانید ببینید که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می دهد و آیا آنها توانایی انجام کارهای بیشتر را دارند یا خیر.

مدیریت وظایف در مقابل مدیریت پروژه

مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی، سازماندهی و تحویل یک پروژه است. علاوه بر برنامه ریزی حجم کار، مدیریت منابع، فایل ها و اسناد، ردیابی زمان و گزارش را نیز پوشش می دهد.

مدیریت وظایف یک پروژه را به وظایف مختلفی تقسیم می کند که برای تکمیل پروژه باید انجام شود. این کارها را می توان بر اساس اولویت سازماندهی کرد، ضرب الاجل تعیین کرد و به افراد مختلف اختصاص داد.

مدیریت پروژه

مدیریت کار در مقابل مدیریت زمان

مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی زمان بین کارها و فعالیت های مختلف است و به شما کمک می کند تا به طور موثر برنامه ریزی کنید که چه زمانی و چه کاری می توانید انجام دهید. در حالی که مدیریت کار و مدیریت زمان دو مفهوم مجزا هستند، اما می توان آنها را با هم ترکیب کرد تا اطمینان حاصل شود که کاری شما انجام می دهید تا حد بسیاری بهینه است.

مدیریت وظایف، کارهای مختلفی را که باید انجام شود و زمانی که باید انجام شود، مشخص می کند. مدیریت زمان پس از آن در ایجاد یک برنامه زمان بندی مهم است تا اطمینان حاصل شود که زمان کافی برای کار روی هر کار برای انجام هر ضرب الاجل وجود دارد.

نرم افزار تسکینو نسخه سازمانی یک نرم افزار قدرتمند در زمینه برنامه ریزی و ارتباط با مجموعه درون سازمان، مدیریت زمان، مدیریت کارها و وظایف، مدیریت پروژه و ارزیابی کارکنان و ابزاری مفید برای سازمان ها در هر اندازه است.