ویژگی های یک ابزار مدیریت وظایف کاربردی

با افزایش روزافزون برنامه های مدیریت وظایف و کارها، یافتن ابزار ایده آل می تواند زمان بر و گیج کننده باشد. معیارهای هر ابزار به سازمان، نیازها و الزامات آنها و همچنین فرآیندهای کاری بستگی دارد. طیف وسیعی از ویژگی ها، سهولت استفاده، قابلیت اطمینان، امنیت و هزینه می تواند بر انتخاب شما در ابزارهای مدیریت تاثیر زیادی بگذارد.بنابراین چگونه مطمئن می شوید که روی ابزار مناسبی سرمایه گذاری می کنید که می تواند مدیریت وظایف شما را بدون پیچیده کردن فرآیندهای کاری تسهیل کند؟چه به یک برنامه ساده فهرست کارها یا یک ابزار پیچیده برای کمک به تیم خود در دستیابی به وظایف نیاز داشته باشید، درک دقیق الزامات مهم است. ابزار مناسب باید به ویژگی های مناسب متناسب با الگوهای کاری شما مجهز باشد.

انتخاب ابزار مدیریت کار مناسب

به طور خلاصه، ابزار مدیریت کار ایده آل باید در جهت افزایش کارایی و بهبود بهره وری شما کار کند، نه اینکه به حجم کاری موجود اضافه کند.

علیرغم این واقعیت که یک ابزار مدیریت وظایف ایده آل باید با خط مشی های کاری شما مطابقت داشته باشد، برخی از ویژگی های اساسی وجود دارد که باید مراقب آنها باشید، نه اینکه در مورد آنها مصالحه کنید.در ادامه این پست برخی از مهم ترین ویژگی های یک ابزار ایده عال برنامه ریزی و مدیریت وظایف را بررسی می کنیم.

1. برنامه ریزی وظیفه

مدیریت کار موثر با برنامه ریزی مناسب شروع می شود. بسته به بودجه، منابع، محدوده و جدول زمانی؛ برنامه ریزی کار کارآمد مستلزم تقسیم کار به مراحل از طریق یک رویکرد ساختاریافته است.

با یک ابزار مدیریت وظایف خوب، باید بتوانید کار خود را به کارهای ساده تری تقسیم کنید که به راحتی قابل مدیریت باشند. علاوه بر این، باید گزینه ای برای سازماندهی و اولویت بندی وظایف در صورت لزوم وجود داشته باشد.

2. زمان بندی وظایف

ایده پشت مدیریت وظایف این است که کار را، چه شخصی یا حرفه ای، به صورت روزانه سازماندهی کنید تا آن را ساده تر کند.یک ابزار مدیریتی خوب باید امکان ایجاد و مدیریت زمان‌بندی را فراهم کند. هنگامی که کار به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه برنامه ریزی می شود، نه تنها از دست دادن کارهای مهم آسان تر می شود، بلکه به نظارت بر پیشرفت نیز کمک می کند. اعلان‌ها و یادآوری‌ها زمان‌بندی کار را حتی بهتر می‌کنند زیرا شما را هوشیار نگه می‌دارند و می‌توانند شما را از صرف زمان زیاد برای یک کار نجات دهند.

3. وظایف تکرار شونده

گزینه دیگری که اکثر ابزارهای مدیریت خوب دارند، گزینه ایجاد یک کار و برنامه ریزی آن در چند روز برای اهداف مختلف است.برخی از کارها باید روزانه تکرار شوند، به عنوان مثال،آلارم های هشدار روزانه شما یا قرار ملاقات شما با دکتر.وقتی صحبت از پروژه های حرفه ای می شود، یک کار واحد می تواند در مواقعی به چندین پروژه مرتبط باشد. به عنوان مثال، وظیفه به روز رسانی جدول زمانی تا پایان هفته را می توان به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه برای چندین تیم برنامه ریزی کرد.

4. اولویت

با موارد بسیار زیادی در لیست کارها، طبیعی است که در مرتب سازی وظایف بر اساس اولویت گیج شویم. یک نرم‌افزار مدیریت کار کارآمد می‌تواند با دادن گزینه‌ای برای اولویت‌بندی کارها به آن کمک کند. وظایف معمولاً بر اساس سطح فوریت خود کار یا وابستگی سایر وظایف اولویت بندی می شوند.

یک ابزار خوب باید بتواند مکانیزمی برای مشخص کردن چنین اولویت‌هایی در کنار وظایف فراهم کند. این به تکمیل کار فوری و تسریع در اجرای مراحل بحرانی پروژه کمک می کند.

5. ردیابی وظایف

هنگامی که تعدادی از وظایف برنامه ریزی شده است، به خصوص در تیم ها، پیگیری تمام وظایف انجام شده می تواند مشکل را نشان دهد. به منظور آسان‌تر کردن این فرآیند، عاقلانه است که ابزاری را به کار بگیرید که می‌تواند به شما کمک کند دقیقاً فعالیت‌هایی را که شروع، در حال انجام و انجام شده‌اند، ردیابی کنید.با وظایفی که به درستی تعریف شده اند از نظر اعضای تیمی که به آنها اختصاص داده شده اند، پروژه ای که تحت آن قرار می گیرند و سطح فوریت آنها، می توانید از مزایای اضافی جستجو و فیلتر کردن وظایف با استفاده از هر یک از معیارها بهره مند شوید. وقتی می‌توانید وظایف را پیگیری کنید، می‌توانید برنامه‌ریزی کار و پروژه را آسان‌تر کنید و در عین حال در زمان انجام کارهای غیر ضروری صرفه‌جویی کنید.

6. تقویم

یک ابزار مدیریت کار خوب باید به راحتی با یک تقویم ساده که مدیریت و دسترسی به آن آسان باشد ادغام شود. از طریق یک تقویم، می توانید وظایف را سازماندهی و برنامه ریزی کنید و همچنین از آن برای کار در جدول زمانی پروژه و جلسات استفاده کنید.چه نیاز به تعیین ضرب الاجل در تقویم داشته باشید تا به تیم کمک کنید تا پیشرفت کار را به راحتی پیگیری کنند یا نیاز به برنامه ریزی جلسات و کنفرانس ها داشته باشید، یک تقویم مرکزی حیاتی است.

7. همکاری

در تیم ها و کارهای گروهی،همکاری اعضای تیم به مدیریت وظایف وابسته است.به همین دلیل است که ما معتقدیم یک ابزار مدیریت وظیفه باید طراحی شود تا در جهت بهبود همکاری تیمی کار کند. برنامه های پیچیده یا ضعیف می توانند بر ارتباطات تأثیر زیادی بگذارند، که به نوبه خود می تواند بر مدیریت کار تأثیر منفی بگذارد.

یک کانال همکاری کارآمد یک عنصر کلیدی است که باید در یک پلت فرم مدیریت وظایف به دنبال آن باشید. تیم باید قادر به تبادل اطلاعات، به اشتراک گذاری وظایف و دریافت به روز رسانی وظایف باشد. خواه ضمیمه های فایل باشد و چه در مورد وظایف محول شده، تیم باید بتواند اطلاعات را به موقع و با سهولت ارتباط برقرار کند.

8. ردیابی زمان

یک عنصر اصلی ساده‌سازی کار، پیگیری زمان هر فعالیت است. به این ترتیب می‌توانید زمان صرف شده برای انجام هر کار را اندازه‌گیری کنید، اینکه آیا ارزش وقت گذاشتن را دارد و اینکه چگونه به پروژه کمک می‌کند یا تأثیر کلی بر آن دارد، از نظر بودجه و زمان.

هنگام کار با تیم ها، اهمیت ردیابی زمان به 2 صورت ظاهر می شود: محاسبه زمان صرف شده توسط منبع برای هر کار و محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس ساعات کار. سپس ساعت‌ها در جدول‌های زمانی ثبت می‌شوند که باید توسط مدیریت بررسی شوند.

9. گزارش و تجسم

بخشی از مدیریت و ارزیابی کار نظارت و مشاهده پیشرفت کار است. این برای تنظیم جریان کارها به منظور جلوگیری از از دست دادن ضرب الاجل ها و پیشرفت کارآمدتر مورد نیاز است.