چگونه وظایف را به طور موثر محول کنیم؟

یکی از ورزش های پر طرفدار المپیکی برای تماشا، مسابقه دو امدادی است. در این نوع مسابقه معمولا یک شی که اغلب یک چوب امدادی است به صورت دست به دست توسط ورزشکاران حمل شده و به ورزشکار بعدی خواهد رسید. این فرآیند تا رسیدن به خط پایان ادامه پیدا خواهد کرد و بسیار شبیه به فرایند تفویض اختیار است. فرایند تفویض اختیار آسان به نظر می رسد و افرادی که می توانند تفویض اختیار را به خوبی انجام دهند، باعث می شوند که این فرایند آسان به نظر برسد. اما رساندن چوب امدادی به هم تیمی بعدی (در مثال مسابقه دو امدادی) به طور موثر نیازمند اعتماد، ارتباط و هماهنگی زیادی است. با این حال، اگر یاد بگیرید که چگونه تفویض اختیار کنید و این کار را به خوبی انجام دهید همه اعضای تیم شما برنده می شوند.

چرا تفویض اختیار یا واگذاری کار مهم است؟

به‌عنوان یک مدیر، فرایند تفویض اختیار بسیار مهم است، زیرا شما نمی‌توانید و نباید همه کارها را خودتان انجام دهید. واگذاری کار تیم شما را توانمند می کند، اعتماد ایجاد می کند و به پیشرفت حرفه ای کمک می کند و به عنوان یک مدیر، به شما کمک می کند یاد بگیرید که چگونه تشخیص دهید چه کسی برای مقابله با وظایف مختلف یا پروژه ها مناسب تر است. البته، واگذاری وظایف می‌تواند حجم کاری شما را کاهش دهد، اما به گفته دکتر اسکات ویلیامز، استاد مدیریت در دانشگاه ایالتی رایت، تفویض اختیار بسیار بیشتر از حذف کردن چیزها از بشقاب شما است. پرسنل شما می توانند مهارت های جدیدی را توسعه دهند و دانش کسب کنند، که آنها را برای مسئولیت بیشتر در آینده آماده می کند.

دکتر اسکات ویلیامز می گوید: «تفویض اختیار همچنین می تواند نشانه روشنی باشد که به توانایی های زیردستان خود احترام می گذارید و به آنها اعتماد دارید. کارمندانی که احساس می‌کنند مورد اعتماد و احترام هستند، تعهد بیشتری نسبت به کار، سازمان و به‌ ویژه مدیرانشان دارند.»

چرا گاهی مدیران در تفویض اختیار شکست می خورند؟

در حالی که مزایای تفویض اختیار آشکار و فراوان است، بسیاری از مدیران هنوز در تفویض اختیار به طور مؤثر شکست می خورند. واقعیت این است که تصورات نادرستی در مورد واگذاری وظایف وجود دارد که می تواند برخی از مدیران را نسبت به واگذاری کار به دیگران محتاط کند.

مدیران فکر می‌کنند تفویض اختیار فقط واگذار کردن کار به دیگری است

مدیران معمولاً تفویض اختیار را با رد کردن کار اشتباه می‌گیرند. بنابراین این کار را انجام نمی‌دهند و وقت خود و همچنین وقت و منابع شرکت را تلف می‌کنند. تفویض اختیار می‌تواند فرصتی برای مدیریت‌پذیر کردن حجم کاری باشد، اما بیش از آن، می‌تواند فرصت‌های آموزشی واقعاً ارزشمندی را برای کارمندان فراهم کند. تفویض اختیار نشانه ضعف نیست بلکه از نشانه های مدیریت قدرتمند می باشد.

مدیران فکر می کنند که می توانند این کار را بهتر انجام دهند

یک مطالعه نشان داده است که دو فرآیند روانشناختی افراد را نسبت به واگذاری کار بی میل تر می کند:

اثر خود افزاینده: یعنی تمایل مدیر به ارزیابی بهتر محصول یا کاری که خودش بیشتر در تولید یا انجام آن مشارکت داشته باشد.

اثر ایمان به نظارت: یعنی زمانی که افراد تمایل دارند کاری را که تحت کنترل سرپرست انجام می‌شود بهتر از کاری بدون نظارت زیاد بدانند.

مراقب این تعصبات در کار خود باشید. چنین تعصباتی می توانند نشانه ای از این باشند که باید روی ایجاد اعتماد بیشتر در تیم خود تمرکز کنید.

مدیران از واگذار کردن کار عصبی می شوند

واگذاری وظایف می تواند چالش برانگیز باشد، اما پذیرفتن اینکه نمی توانید همه کارها را خودتان انجام دهید، مهم است. واگذاری وظایف به یک «تیم متخصص پیشرو»، حتی در سالم‌ترین محیط‌ها، به اعتماد به نفس و دیدگاه فوق‌العاده‌ای نیاز دارد. به خود یادآوری کنید که تیم شما می خواهد کار خوبی انجام دهد و مانند شما موفق باشد. اگر کارمندان شما موفق شوند، شما موفق خواهید شد.

مدیران نگرانند که واگذاری وظایف بیشتر از انجام کار طول بکشد

یکی دیگر از موانع رایج برای تفویض اختیار و واگذاری کارها این است که آموزش دادن به دیگران که چگونه کاری را انجام دهند بیشتر از انجام آن توسط خودتان طول می کشد. اگرچه این امر ممکن است در اولین باری که کار را محول می‌کنید درست باشد، با گذشت زمان، مقدار زمانی که باید به آن کار اختصاص دهید کاهش می‌یابد زیرا اصلاً نیازی به درگیر شدن با آن ندارید.

تصور کنید که هشت ساعت طول می‌کشد تا کاری که هر هفته باید انجام دهید را به فردی آموزش دهید و کار را به آن شخص واگذار کنید. اما به طور معمول، یک ساعت طول می کشد تا خودتان آن کار را کامل کنید. پس از گذشت هشت هفته از اینکه به شخص دیگری آموزش دادید تا کار را برای شما انجام دهد، زمانی را که برای آموزش آن فرد صرف کرده‌اید پس می‌گیرید و اکنون هر هفته یک ساعت زمان اضافه خواهید داشت. با این یک ساعت اضافی، می توانید روی کارهای مهم تری مانند استراتژی یا توسعه تمرکز کنید، کارهایی که مدیران قرار است انجام دهند.

چگونه تعیین کنیم که چه زمانی برای تفویض اختیار و واگذاری وظایف مناسب است

یکی دیگر از موانع رایج برای واگذاری وظایف این است که مدیران در مورد وظایفی که باید و یا نباید واگذار کنند، اطمینان ندارند. در حجم کاری هر مدیر احتمالاً وظایفی وجود دارد که باید شخصا انجام دهند و وظایفی را که باید محول کنند. جنی بلیک، استراتژیست شغلی و کسب و کار، توصیه می‌کند که با استفاده از قوانین زیر، حسابرسی وظایف خود را انجام دهید تا بفهمید کدام یک از وظایف شما باید محول شود:

کوچک: کارهای کوچک چیزهای کوچکی هستند که تنها زمان کمی برای تکمیل آنها می‌طلبد، اما در طول زمان به آن اضافه می‌شوند. اینها ممکن است کارهایی باشند که دستیار می تواند انجام دهد: برنامه ریزی جلسات، رزرو پرواز برای سفرهای کاری و ... .

خسته کننده: کارهای خسته کننده کارهای بی فکری هستند، مانند انتقال اطلاعات از ابزار اتوماسیون بازاریابی به CRM شما. کارهای خسته کننده به مهارت کمی نیاز دارند و به راحتی قابل واگذاری هستند.

وقت گیر: کارهای وقت گیر فرصت هایی برای تقسیم کار به تکه های کوچکتر و واگذاری بخش هایی از کار به دیگران است. اگر کاری را به طور منظم انجام می دهید که زمان زیادی می برد، به دنبال فرصت هایی باشید تا بخش هایی از آن کار را به دیگران بسپارید.

قابل آموزش: آیا وظایفی در برنامه روزانه خود دارید که بتوانید به راحتی انجام آن را به شخص دیگری آموزش دهید؟ اگر یک کار کاملاً قابل آموزش باشد، نیاز به تخصص نداشته باشد که فقط شما بتوانید انجامش دهید، کاندیدای ارزشمندی برای تفویض اختیار است.

کارهایی که در آن مهارت ندارید: شاید هیچ مهارتی در طراحی نداشته باشید، بنابراین ساختن گرافیک برای پست های وبلاگتان شش برابر بیشتر از یک طراح حرفه ای طول می کشد. بهتر است این کار را به کسی محول کنید که برای انجام سریع و خوب کار حرفه ای تر است.

وظایف دارای مهلت سر رسید: شاید بهتر باشد اگر تمام کارهای مربوط به یک پروژه دارای مهلت سررسید را شخصا انجام می دادید، اما اگر وقت ندارید همه آن را به تنهایی انجام دهید، زمان آن رسیده است که راه هایی برای واگذاری وظایف به بخش های مختلف پیدا کنید. آن وظیفه را به سایر اعضای تیم خود محول کنید.

چگونه وظایف را به طور موثر محول کنیم

در ادامه چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا به طور مؤثر تفویض اختیار کنید تا تیم شما حجم کار را به درستی به اشتراک بگذارد و پیشرفت کند که به نفع همه اعضای تیم باشد.

1. فرد مناسب را برای کار انتخاب کنید

بخشی از مدیر خوب بودن، درک نقاط قوت، ضعف و ترجیحات کارکنان است. اگر باید کاری را محول کنید که برای تکمیل آن به همکاری زیادی نیاز است، آن را به کسی که به شدت ترجیح می‌دهد به تنهایی کار کند، محول نکنید. آن را به کسی که همکاری را ترجیح می دهد واگذار کنید. ممکن است فهرستی از وظایفی داشته باشید که به دنبال واگذاری آن هستید. ممکن است بخواهید با تیم خود بنشینید، فهرست را مرور کنید، و به افراد اجازه دهید وظایفی را که بیشتر به انجام آنها علاقه دارند، خودشان انتخاب کنند. اجازه دادن به افراد برای انتخاب وظایفی که به آنها محول شده است راه دیگری برای ایجاد اعتماد و الهام بخشیدن به تعامل در بین تیم شما است.

2. توضیح دهید که چرا تفویض اختیار می کنید

اگر کاری را به طور غیرمعمول به شخصی محول می‌کنید، توضیح اینکه چرا این مسئولیت را به او می‌دهید، به شما کمک می‌کند. وقتی افرادی را برای تفویض اختیار انتخاب می‌کنید، به آن‌ها بگویید چرا آنها را به‌طور خاص انتخاب کرده‌اید و چگونه امیدوارید که انجام این وظیفه به رشد آنها کمک کند. به آنها کمک کنید تا هر وظیفه محول شده را فرصتی برای بر عهده گرفتن مسئولیت‌های بیشتر یا رشد مهارت‌های جدید بدانند.

3. دستورالعمل های مناسب را ارائه دهید

استفان کاوی، نویسنده کتاب 7 عادت افراد بسیار موثر، پیشنهاد می‌کند که به جای روش‌ها، نتایج را به دیگران واگذار کنید. به عنوان مثال، بگویید، این چیزی است که ما انجام می دهیم. این چیزی است که ما به دنبال آن هستیم. اهداف خود یا نقاط عطفی را که امیدوارید به آنها دست پیدا کنید را به پرسنل بگویید و به آنها اجازه دهید به روش خود با مشکل برخورد کنند. به دنبال کمال یا مدیریت خرد نباشید. ممکن است شخص دیگری کاری را متفاوت از شما انجام دهد. تا زمانی که به نتیجه مورد نظر خود برسید، اشکالی ندارد.

4. تامین منابع و آموزش

شما باید مطمئن شوید که فردی که وظیفه یک کار یا پروژه را بر عهده دارد، ابزارها و منابع مورد نیاز برای موفقیت را دارد. یک قانون تمرینی خوب این است که بگویید «من انجام می‌دهم، ما انجام می‌دهیم، شما انجام می‌دهید» (یعنی تماشا کنید که من این کار را انجام می‌دهم، سپس بیایید با هم انجامش دهیم، حالا شما تلاش کنید).

مطمئن شوید که وقتی کاری را محول می‌کنید، آن شخص ابزارها و مهارت‌هایی را که برای تکمیل آن کار نیاز دارد، در اختیار دارد یا راهی برای کار کردن روی آن مهارت‌ها فراهم می‌کند. به عنوان مثال، اگر از شخصی بخواهید از ابزار خاصی استفاده کند که قبلاً هرگز از آن برای تکمیل یک کار استفاده نکرده است، مطمئن شوید که ابتدا برنامه ای برای آشنایی با ابزار وجود دارد.

5. تفویض مسئولیت و اختیار

احتمالاً در موقعیتی قرار گرفته‌اید که به شما وظیفه ای محول شده است، اما به طور کامل برای تصمیم‌گیری، قدرت احساس نمی‌کنید. در نتیجه، کار متوقف می‌شود، در نهایت مجبور می‌شوید کمک بخواهید، و این کار زمان بیشتری را هم از کارمند و هم از مدیر می‌گیرد. محیط و فرهنگی را پرورش دهید که در آن افراد احساس کنند می توانند تصمیم بگیرند، سؤال بپرسند و اقدامات لازم را برای تکمیل کار انجام دهند.

6. بررسی کار و ارائه بازخورد

هیچ چیز بدتر از این نیست که مدیری وظیفه ای را به کارمندی محول کند و وقتی مشکلی پیش بیاید کارمند را سرزنش کند. وظیفه ای را که به کارمندان خود واگذار کرده اید، بررسی کنید، مطمئن شوید که آن وظیفه را به درستی انجام داده اند، و هر گونه بازخوردی را که برای بهبود در انجام کار در آینده لازم است به آنها ارائه دهید.

7. از ابزارهای مناسب برای مدیریت وظایف و واگذاری کارها استفاده کنید

برای محول کردن وظایف در تیم کاری خود و مدیریت وظایف و پروژه ها از ابزارهای مناسب مانند نرم افزار مدیریت وظایف کمک بگیرید. یک نرم افزار ایده آل برنامه ریزی و مدیریت وظایف و می تواند به طور موثری در تفویض اختیار، واگذاری وظایف، برنامه ریزی و تقسیم پروژه ها به وظایف کوچک تر، شرح صحیح و مناسب هر وظیفه، پیگیری روند پیشرفت وظایف، ارزیابی عملکرد پرسنل و ... به شما کمک کند.

8. تشکر کنید

هنگامی که شخصی کار یا پروژه ای را که به او محول کرده اید تکمیل می کند، قدردانی واقعی خود را نشان دهید و به کارهای خاصی اشاره کنید که درست یا خوب انجام داده است. زمانی که این ویژگی‌ها را یادداشت می‌کنید، نقشه‌ای به پرسنل خود می‌دهید که برای موفقیت چه کاری باید انجام دهند.

فواید یادگیری تفویض اختیار

اگر به خوبی تفویض اختیار کنید و وظایف را به درستی به پرسنل خود محول کنید، می توانید اعتماد و تعهد را بین پرسنل خود افزایش دهید، بهره وری را بهبود بخشید و مطمئن شوید که افراد مناسب وظایفی را انجام می دهند که به بهترین وجه مناسب آنهاست. پس از سپردن چوب امدادی نترسید.