وقتی در سازمان کاری به موقع انجام نمی شود مقصر کیست؟

اغلب ما به طور مداوم با خودمان فکر می کنیم چرا من به عنوان مدیر یا کارمند یک سازمان نمی توانم وظایفم را بدون تاخیر و سر زمان مشخص شده تکمیل کنم؟ وقتی این سوال ایجاد می شود همیشه حس حسادتمان نسبت به همکاران گل می کند و دائم به خودمان می گوییم که چرا اطرافیانمان فعالیت های روزانه خود را بدون مشکل انجام می دهند و در مسیر موفقیت و رسیدن به اهداف سازمان نقش سازنده ای را ایفا می کنند در حالی که من نمی توانم؟ این طرز تفکر و همه این قیاس هایی که انجام می دهید به این دلیل است که شما یک تفاوت اساسی با این افراد دارید، این تفاوت با هوش بودن یا توانمند بودن آن ها نمی باشد بلکه این است که آن ها به عنوان مدیر یا کارمند سازمان به درستی فعالیت های خود و پرسنلشان را برنامه ریزی کرده و چشم اندازی از برنامه ریزی کارها دارند.

تاخیر در انجام وظایف تقصیر پرسنل می باشد یا مدیر سازمان؟

با توجه به توضیحات داده شده برای شکست یا تاخیر در تکمیل وظایف نمی توان شخص بخصوصی را مقصر دانست زیرا هر کسی با برنامه ریزی درست وظایف خود می تواند کارهای خود را در ساعت مشخص شده تحویل دهد. به طور مثال اگر به عنوان مدیر قادر به برنامه ریزی درست نباشید پرسنل شما نمی دانند چه کاری از اولویت بیشتری برخوردار است، وظایفی که به آن ها سپرده شده چه تاثیری به دستیابی اهداف سازمان دارد و این وظایف را در چه زمانی و با چه اولویت بندی باید تکمیل کنند. از سویی دیگر اگر به عنوان عضوی از پرسنل سازمان برای فعالیت های خود برنامه ریزی نکنید، دچار سردرگمی می شوید و در نتیجه وظایفی که به شما سپرده شده است رو هم تلنبار می شوند و در نتیجه دچار تاخیر در تکمیل وظایف خود خواهید شد.

عدم برنامه ریزی چه تاثیری بر عملکرد مدیر یا پرسنل تاثیر می گذارد؟

مواردی که مدیر سازمان برای برنامه ریزی کارها باید در نظر داشته باشد شامل تعیین اهداف کلی سازمان ، شکل‌گیری برنامه‌ها و دوره‌های عملیاتی برای دستیابی به آنها، تدوین فعالیت ها، تعیین وظایف برای هر فرد و زمانبندی برای اجرای آن می باشد؛ بنابراین، برنامه‌ریزی پایه اساسی برای همه اقداماتی که در سازمان صورت می گیرد است، زیرا این برنامه ریزی است که نوع فعالیت ها و تصمیمات لازم را برای دستیابی به اهداف موردنظر مشخص می‌کنند.همچنین برنامه‌ریزی اساس سایر عملکردهای مدیریتی، مانند سازماندهی پرسنل و کنترل و مدیریت وظایف آن ها است. در صورت عدم برنامه ریزی، تصمیم‌گیری درباره اینکه چه فعالیت‌هایی باید زودتر تکمیل شوند و اولویت بیشتری دارند، چگونه باید آنها را در بخش های مختلف ترکیب کرد، چه کسی مسئول چه نوع تصمیمات و اقداماتی خواهد خواهد بود و همچنین نحوه تصمیم‌ گیری‌ها و فعالیت‌های مختلف، ممکن نخواهد بود. علاوه براین در صورت سازماندهی‌ نکردن فعالیت‌های مدیریتی، پرسنل نمی‌توانند عملکرد مناسبی از خود نشان دهند و همه ی تلاش های مدیر زیر سوال می رود. برنامه ریزی کارها همچنین یک پیش ‌نیاز اساسی برای ارزیابی عملکرد پرسنل است، زیرا معیارهایی را برای ارزیابی عملکرد ارائه می‌دهد.

عدم برنامه ریزی باعث هدر رفتن منابع سازمان می شود

تنها زمانی سازمان می‌تواند در استفاده مؤثر از منابع مالی و انسانی خود در مسیر موفقیت گام بردارد که مدیر سازمان درباره اهداف سازمان و روش‌های دستیابی به آنها با برنامه ریزی درست از قبل تصمیم بگیرد. بنابراین بدون برنامه ریزی، مدیریت وظایف و تلاش هدفمند افراد، امکان‌ پذیر نمی باشد و نتیجه آن بی‌ نظمی در محل کار، سردرگمی و هدر رفتن سرمایه سازمان می باشد. با این وضوح اگر شما مدیر سازمانی هستید می بایستی هدف سازمان خود را تعیین و برای فعالیت های مربوط به آن برنامه ریزی دقیقی داشته باشید. از سویی دیگر اگر عضوی از پرسنل سازمان هستید، باید وظایفی که به شما سپرده شده است را مدیریت کرده و برای تکمیل آن ها برنامه ریزی کنید. اما چه راهکاری برای برنامه ریزی و مدیریت وظایف به نحو احسن وجود دارد؟

بکار گیری نرم افزاری مناسب برای برنامه ریزی

همانگونه که از نامش پیداست، نرم افزار برنامه‌ ریزی و مدیریت کار برای کمک به مرتب‌ سازی و سازماندهی تمام وظایف و فعالیت‌های سازمان، در یک مکان طراحی و پیاده سازی شده است. با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی می‌توانید به آسانی به همه فعالیت هایی که باید انجام دهید و همچنین کارهای در حال انجام خود، دسترسی کامل داشته باشید. علاوه براین در صورتی که نرم افزاری که انتخاب می کنید دارای نسخه موبایل نیز باشد شما به عنوان مدیر سازمان و پرسنلتان می توانید وظایف و فعالیت های خود را در هر مکانی تنها با اتصال به اینترنت به راحتی برنامه ریزی و مدیریت کنید.

مواردی که هنگام انتخاب نرم افزار برنامه‌ ریزی و مدیریت کار باید مدنظر داشته باشید

بعد از دانستن اینکه نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت کار به چه کارتان می آید، اکنون که به دنبال بهترین نرم افزار برنامه‌ریزی برای مدیریت بهتر برنامه‌های خود هستید، باید بدانید نرم افزاری که مد نظرتان است باید چه ویژگی هایی را دارا باشد. بنابراین، سوالی که اکنون پیش می آید این است که چگونه نرم افزار برنامه‌ ریزی مناسبی را انتخاب کنید؟ برخی از موارد و ویژگی های مهم وجود دارند که می‌توانند به شما در تعیین اینکه آیا نرم افزار مناسبی را انتخاب می‌کنید یا خیر، به شما کمک کنند. این موارد عبارتند از:

سهولت استفاده

 بسیاری از نرم افزار های برنامه ریزی و مدیریت وظایف یک دوره آزمایشی رایگان ارائه می‌دهند، و با استفاده از این دوره آزمایشی می‌توانید ایده خوبی در مورد اینکه آیا استفاده از آن‌ها برای شما مناسب است یا خیر، به دست آورید.

به دنبال چه ویژگی‌هایی هستید؟ 

باید نرم افزار برنامه ریزی و مدیریتی وظایفی را انتخاب کنید که نیازهایتان را برآورده کند.دانستن اینکه نرم افزار برنامه ریزی کارهارا برای برنامه ریزی و مدیریت چه نوع کارهایی می خواهید بسیار مهم است؛ شاید نرم افزاری ساده نیز کار شما را راه بیندازد.

بهترین نرم افزار برنامه‌ ریزی می بایستی طیف گسترده و وسیعی از ویژگی ‌های برنامه ‌ریزی را در یک محیط متمرکز به شما ارائه دهد تا در وقت ارزشمندتان صرفه‌جویی کند. متمرکز بودن نرم افزار روی برنامه ریزی فعالیت ها به شما کمک می کند تا بدون هدر رفتن زمان به سازماندهی و کنترل روند پیشرفت وظایفتان بپردازید.

نرم افزار تسکینو؛ راهکاری ایده آل برای برنامه ریزی و مدیریت وظایف

نرم افزار مدیریت وظایف تسکینو ابزاری است که برای برنامه‌ ریزی کارها، پیشبرد وظایف و مسئولیت‌های هر بخش از سازمان طراحی و پیاده سازی شده است. این نرم افزار به مدیران اجازه می‌دهد تا فرایند انجام وظایف محوله در هر بخشی از سازمان را مورد ارزیابی قرار دهند. علاوه براین نرم افزار برنامه‌ریزی تسکینو به شما این امکان را می دهد که داده ها و اطلاعات زیادی مانند یادداشت‌ها، رویدادها، برنامه‌ریزی‌های روزانه و اسناد مختلف را ذخیره کنید. این نرم افزار به شما یک نمای بصری از تمام وظایف و فعالیت هایی که برنامه ریزی کردید می‌دهد، بنابراین با کمک نرم افزار برنامه ریزی تسکینو به راحتی می‌توانید کارهایتان را اولویت‌بندی نموده و روی آن ها تمرکز کنید. ویژگی های نرم افزار تسکینو به ذکر زیر می باشد:

• دارای نسخه موبایل در سیستم عامل اندروید و ios و همچنین قابل دسترسی در نسخه وب.
• ثبت وظایف و برنامه ریزی، فعالیت های شخصی به صورت دوره ای یا روزانه با امکان ثبت یادآور برای جلوگیری از فراموشی.
• امکان ثبت گزارش کار روزانه  ونظارت بر کارهای انجام شده افراد سازمان .
• امکان حضور و غیاب بر اساس لوکیشن به صورت لایو و غیر قابل تغییر.
• امکان ثبت چک لیست برای فعالیت های شخصی، همراه با اولویت بندی آن ها و ثبت یادآور.
• ارسال نوتیفیکیشن درون برنامه ای، اس ام اس یادآور برای یادآوری وظایف و فعالیت ها.
• دارای رابط کاربری حرفه ای و در عین حال ساده با زبان فارسی.