چگونه تَسکینو می تواند در ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری کمک کند

هیچ مدیری نمی خواهد کار بی کیفیت دریافت کند یا مجبور به پیگیری مهلت های از دست رفته باشد. اجرای استانداردها در مواقعی که کارمندان تمرکز خود را از دست می دهند یا موفق به ارائه نتایج مثبتی نمی شوند، همگی بخشی از مسئول نگه داشتن افراد است. متأسفانه گاهی اوقات در سازمان ها، مسئولیت پذیری تبدیل به یکدیگر را مقصر نشان دادن، مجازات و مدیریت خرد می شود، در حالی که باید یک سیستم پشتیبانی مبتنی بر اعتماد باشد. در این پست، عمیق‌تر به معنای واقعی مسئولیت پذیری و فقدان آن می‌پردازیم. سپس، ابزارهایی را که برای معرفی فرهنگ مسئولیت ‌پذیری به سازمانتان نیاز دارید، بررسی می‌کنیم.

در هر مرحله از چرخه رشد سازمان، مسئولیت پذیری یک کلمه کلیدی پرطرفدار است. اگر همکاری بخشی از کسب و کار روزانه شماست، احتمالاً در بحث مسئولیت پذیری در محل کار نیز شرکت کرده اید. "آیا ما مسئولیت پذیر هستیم؟" "ما باید مسئولیت پذیر باشیم." "چرا ما مسئولیت پذیر نیستیم؟" با این حال، در پشت این کلمه کلیدی مفهومی واقعاً مهم وجود دارد، به همین دلیل است که باید کشف کنید چگونه فرهنگ مسئولیت‌ پذیری می‌تواند برای موفقیت کسب ‌و کار شما ضروری باشد.

مسئولیت پذیری در سازمان چیست؟

دیکشنری کسب و کار (Business Dictionary) مسئولیت پذیری را اینگونه تعریف می کند: "تعهد یک فرد یا سازمان برای حسابرسی فعالیت های خود، پذیرش مسئولیت آنها و افشای نتایج به شیوه ای شفاف."

مسئولیت پذیری درواقع مسئولیت شخص برای کاری است که سازمان شما انجام می دهد. اگرچه دلهره آور به نظر می رسد و کلماتی مانند "تعهد" و "مسئولیت" می توانند احساس ترس یا اضطراب را القا کنند، اما این امر جنبه ضروری از هر کسب و کار فعال است. تا حدی به این دلیل که کلمه «مسئولیت پذیری» می تواند معانی منفی زیادی را القا کند و اشتباه گرفتن آن با «سرزنش» و «جریمه»، معمولا رایج است، اجازه دهید این سوال را جور دیگری مطرح کنیم و بپرسیم: مسئولیت پذیری چه چیزی نیست؟

بن مایکلیس، بنیانگذار و مدیر عامل آژانس بازاریابی دیجیتال B2B ThinkEngine مستقر در بریتانیا، از دستورالعمل‌های زیر برای توضیح مسئولیت‌پذیری در تیم خود استفاده می‌کند:

• مسئولیت پذیری به معنی تقصیر را گردن دیگری انداختن نیست.
• مسئولیت پذیری به این معنا نیست که وقتی همه چیز اشتباه می شود، همکاران را کنار بگذارید و از مسئولیت شانه خالی کنید.
• مسئولیت پذیری به معنای اتخاذ رویکرد تنبیهی نیست.

مسئولیت پذیری ضروری است، اما برداشت اشتباه از آن می تواند هزینه بر باشد. اگر به مسئولیت‌پذیری نه به‌عنوان چیزی که ما را مملو از ترس می‌کند، بلکه به‌عنوان فرصتی برای مالکیت اقدامات فردی خود در تعهد به دستیابی به یک هدف مشترک نگاه کنیم، چه؟

چرا مسئولیت پذیری برای سازمان ها و کسب و کارها حیاتی است؟

مسئولیت پذیری، پاسخگویی در قبال نتایج است. اگر ساختارهای مسئولیت پذیری به درستی عمل کنند، وقتی یک کارمند متعهد به انجام کاری می شود، به این معنی است که آن را انجام خواهد داد. به گفته بن مایکلیس، موضوعات مسئولیت پذیری و همکاری ارتباط نزدیکی با هم دارند: هر کارمند باید تشخیص دهد که سایر اعضای تیم به ارائه و کیفیت کارشان وابسته هستند. مسئولیت پذیری نیاز به ارتباطات باز و شفاف دارد. وضعیت تعهدات یک کارمند تأثیر مستقیمی بر توانایی فرد دیگر برای انجام کار خود خواهد داشت. در نهایت، مسئولیت پذیری به عهده گرفتن مسئولیت نتایج است. درست برعکس دیگری را مقصر دانستن.

اگر اعضای تیم به طور مداوم قادر به نشان دادن مسئولیت پذیری باشند، اعتماد شکل می گیرد. اعتماد، بستر همکاری موثر است، به همین دلیل است که معرفی مسئولیت پذیری به طور خاص به معنای مسئول دانستن کارمندان و مشتریان برای دستیابی به اهداف تجاری مشترک است.

وقتی مسئولیت پذیری وجود ندارد چه اتفاقی می‌افتد؟

مسئولیت پذیری ضروری است، اما دستیابی به آن دشوار است. این که یک یا حتی چند سیب خراب می توانند کل سیب ها را خراب کنند، یک چالش بسیار رایج در بین مدیران است. اگرچه ممکن است وسوسه شوید که در معرفی مسئولیت ‌پذیری به اعضای با عملکرد پایین‌تر تیم خود نگاه کنید، اما مسئله همکاری به این معنی است که کارمندان با خروجی بالا، اما کمتر مشارکت‌کننده نیز می‌توانند با ایجاد شک در مورد اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است، به بهره‌وری آسیب برساند. اگر یک تیم را مدیریت می کنید، ممکن است حتی با سناریوی زیر آشنا باشید:

• با توجه به تأخیر یا ناکارآمدی، به کارمندی مراجعه می کنید تا در مورد کار یا فرآیند داده شده پیگیری کنید.
• به جای پذیرش مسئولیت، کارمند حالت تدافعی پیدا می کند و احساس می کند مورد حمله قرار گرفته است. استراتژی آنها این است که به همه یادآوری کنند که می دانند چه کاری انجام می دهند.
• به جای خطر تضاد در مورد موضوع مسئولیت پذیری، شما به سادگی اجازه می دهید موضوع از بین برود.
• فقدان مسئولیت پذیری یک اثر دومینو دارد و باعث تاخیر برای دیگران در گردش کار و به طور بالقوه کل تیم می شود.

این بدترین راه حل برای همه افراد درگیر است. اغلب، فقدان مسئولیت پذیری، شکست مدیریت در مسئولیت پذیری خودش است. فقدان مسئولیت پذیری اغلب ریشه در عدم برآورده کردن انتظارات توسط افراد یا تیم ها دارد. به گفته مایکلیس، فقدان مسئولیت پذیری می تواند اشکال مختلفی داشته باشد، فقدان مالکیت وظایف، ترس از دست دادن ضرب الاجل ها که منجر به عجله و ارائه کار با کیفیت پایین می شود، فقدان فناوری برای کمک به فرآیند، یا فرهنگ سرزنش دیگران که همگی نشانه‌های گویایی هستند. مهلت های از دست رفته، بی توجهی به وقت شناسی و کیفیت پایین کار می تواند به سرعت تبدیل به یک هنجار شود. در نتیجه، این فقط تیم شما نیست که آسیب می بیند، بلکه کل فرهنگ محل کار آسیب خواهد دید.

کدام عوامل بر مسئولیت پذیری تأثیر می گذارد؟

پنج علامت هشداردهنده وجود دارد که نشان می دهد نیاز فوری به مسئولیت پذیری مثبت بیشتری در محل کار دارید:

روحیه تیم پایین

که معمولاً ناشی از ارتباطات ناکافی و ناکارآمد است. ارتباط منظم و معنادار باعث ایجاد نگرش مثبت می شود.

اولویت های نامشخص

تغییر اولویت ها یکی از دلایل رایج ناامیدی است. با تعیین اهداف و نتایج کلیدی معنی دار و قابل اندازه گیری مطمئن شوید که همه می دانند چه کاری انجام می دهند و برای چه کاری تلاش می کنند.

درگیری کم

عدم درک صحیح از اهداف سازمان می تواند منجر به سرمایه گذاری کمتر کارکنان در کارشان شود. بازخوردی ارائه دهید که ارتباط بین تلاش های یک کارمند و نتایج کلیدی کلی سازمان را تقویت کند.

عدم دستیابی به اهداف

فقدان مسئولیت پذیری در عدم دستیابی به اهداف منعکس می شود. مسئولیت پذیری را به گونه ای معرفی کنید که پرسنل و تیم ها را به خاطر کارشان تحسین می کند و همه را تشویق می کند تا برای دستیابی به اهداف عملکرد مشترک با یکدیگر همکاری کنند.

سطوح پایین اعتماد

وقتی کارمندان به وعده های خود عمل نمی کنند، اعتماد از بین می رود. فرهنگی را ترویج كنید كه در آن افراد مسئولیت اعمال خود را به عهده می‌گیرند.

چگونه مسئولیت پذیری را به بخشی از فرهنگ خود تبدیل کنیم؟

کارشناسان عموماً با دو دلیل اصلی برای عدم مسئولیت پذیری موافق هستند: اولاً، در مسئولیت پذیر نگه داشتن دیگران شکست می خوریم زیرا از انجام این کار ناراحت می شویم، ثانیاً به سادگی انجام آن را فراموش می کنیم. چگونه می توانیم بر این موانع غلبه کنیم و مسئولیت پذیری را به یک عادت تبدیل کنیم؟ آموزش تیم در مورد مسئولیت پذیری بسیار مهم است. باید یاد بگیریم چگونه مسئولیت‌پذیری را آموزش دهیم تا کارمندان درک درستی از آن داشته باشند، چگونه هر کسب ‌و کاری از منظر فرهنگی این کار را انجام می‌دهد.

چگونه این کار را در عمل انجام می دهید؟ در ادامه نکات مهمی برای آموزش مسئولیت پذیری در سازمان شما ذکر شده است:

با مثال مدیریت کنید

یک مدیر خوب برای القای یک طرز فکر یک طرفه، باید در ابتدا الگوبرداری کند و خود را مسئول نگه دارد. به عنوان یک مدیر، شما معیاری هستید که کارمندان خود را بر اساس آن می سنجند: با حضور به موقع در جلسات، تعیین ضرب الاجل ها و در قبول مسئولیت اشتباهات خود، نمونه ای را ایجاد می کنید که تیم شما می تواند از آن پیروی کند.

مهارت های ارائه بازخورد را تقویت کنید

ارائه بازخورد سازنده یک هنر است و به عنوان یک مدیر یکی از مهم ترین مهارت هایی است که در اختیار شماست. دادن بازخورد منظم، ارائه آن را آسان‌تر می‌کند. به عنوان یک مدیر، ارائه بازخورد چه مثبت باشد و چه منفی، نشان می‌دهد که به کارمندان خود اهمیت می‌دهید و می‌خواهید رشد کنند.

چگونه مسئولیت پذیری همکاری را تقویت می کند

زمانی که پرسنل احساس می کنند در حال مشارکت هستند، محیط های کاری مشترک شروع به رشد می کنند. گنجاندن مسئولیت‌پذیری در فرهنگ سازمان، به شما این امکان را می‌دهد تا استانداردهایی را برای نحوه پیشرفت خود تعیین کنید. در فرآیند ایجاد مسئولیت پذیری، ارتباطات مناسب به همه اجازه می‌دهد تا به روشی ساختاریافته همکاری کنند. نتیجه ادغام مسئولیت پذیری با همکاری، یک محل کار واقعاً الهام بخش است.

برای بهبود مسئولیت پذیری و همکاری، ابزار مناسب ضروری است. فقدان فناوری برای کمک به فرآیند یکی از موانع اصلی ایجاد یک فرهنگ مشارکتی است. نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف، راهکاری جامع و ابزار عالی برای بهبود همکاری و مسئولیت پذیری در سازمان می باشد.

ابزارهای مسئولیت پذیری

ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت کار مشترک برای معرفی فرهنگ مسئولیت پذیری در سازمان شما ایده آل هستند. اینکه چه کسی در هر زمان چه کاری را انجام می دهد و یک مرکز برای مدیریت وظایف و پیگیری پروژه ها و فعالیت های در حال انجام، و ارزیابی عملکرد پرسنل و امکانات و قابلیت های فراوان دیگری، همگی با انتخاب نرم افزار برنامه ریزی و مدیریت وظایف ایده آل به عنوان ابزاری مناسب برای ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در سازمان در اختیار شماست.

جمع بندی

فرهنگ مسئولیت پذیری در محیط کار، سوختی برای نوآوری و سرمایه گذاری است. پرسنل را قادر می سازد تا مسئولیت وظایف محوله را به عهده بگیرند و محیطی را ایجاد می کند که در آن اشتباهات درک شده و از آنها درس گرفته شود، نه اینکه به شدت مورد سرزنش قرار گیرند. ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری و همکاری می تواند یک چالش باشد، اما با ابزار مناسب غیرممکن نیست. مسئولیت پذیر نگه داشتن پرسنل در نهایت باعث ایجاد اعتماد، سنگ بنای همکاری موثر، در بین افراد و تیم ها می شود. دلایل زیادی برای پرورش مسئولیت پذیری در محل کار وجود دارد، اما نکته اصلی این است که به سادگی منطق تجاری ایده آلی دارد.