انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت وظایف در 6 مرحله

نرم افزار مدیریت وظایف می تواند گردش کار تیم شما را ساده کند یا می تواند با افزودن زمان به کارهای ساده، شما را دچار مشکل کند. چگونه می توانید تصمیم بگیرید که کدام یک از ابزارهای مدیریت وظایف موجود در بازار برای تیم شما بهترین عملکرد را ارائه می کند؟ برای داشتن بهترین انتخاب هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی کار باید نکاتی را در نظر بگیرید. در ادامه شش مرحله ای که در به دست آوردن آنچه به دنبال آن هستید، به شما کمک می کنند را دنبال کنید.

1. چالش ها و محدودیت های خود را شناسایی کنید

همه ابزارهای مدیریت وظایف مشکلات یکسانی را حل نمی کنند. به همین دلیل است که اولین قدم مهم در هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی کار، شناسایی چالش های خاص شما است. تجربه کاربران از کار در برنامه های مختلف مدیریت وظایف با طیف وسیعی از تیم ها نشان داده است که اولویت های آنها چقدر می تواند متفاوت باشد. برخی از تیم ها بر سازماندهی و در مسیر نگه داشتن گردش کار متمرکز هستند در حالی که برخی دیگر به دنبال راهی منطقی برای برقراری ارتباط در مورد کار در حال توسعه هستند. برخی دیگر به عنصر برنامه ریزی یا بودجه بندی در جریان کاری خود نیاز دارند.

فهرستی از تمام چالش ها و محدودیت هایی که با آن ها روبرو هستید تهیه کنید. سعی کنید تا حد امکان خاص باشید، بنابراین مشخص خواهد شد که کدام یک از گزینه ها بالقوه مناسب هستند و کدام یک را می توان بلافاصله رد صلاحیت کرد.

در ادامه چند معیار آورده شده که ممکن است به لیست چالش های شما راه یابند. یک لیست جامع نیست، اما برای شروع مناسب است.

معیارهای انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف و برنامه ریزی کار

• بودجه
• اندازه تیم و پتانسیل ابزار برای مقیاس پذیری با شما
• گزینه های یکپارچه سازی
• مجوزها و قابلیت های بررسی/تأیید
• نیازهای دسترسی مهمان
• ظرفیت ذخیره سازی فایل
• الزامات امنیتی

2. فهرستی از گزینه های برتر ایجاد کنید

هنگامی که بدانید به دنبال چه هستید، می توانید لیستی از گزینه هایی که ممکن است متناسب با نیازهای منحصر به فرد شما باشد ایجاد کنید. با نگاهی به لیست های برترین نرم افزارهای مدیریت وظایف شروع کنید:

بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف و برنامه ریزی کارها

 3. هر برنامه را خودتان تست کنید

تقریباً غیرممکن است که بدون استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف، تصمیم خوبی بگیرید. برای استفاده آزمایشی رایگان ثبت‌نام کنید، یا اگر نسخه آزمایشی رایگان با امکانات کامل ندارند، برای درخواست آن تماس بگیرید. اما حتی با بررسی دقیق برنامه و جلسات دموی نرم افزار، مهم است که آنچه را که در ناب ترین نسخه ارائه می شود، بررسی کنید. گذشته از جلوه های بصری و رابط کاربری، فناوری درخشان یک نرم افزار مدیریت وظایف است که هر کاری را که به آن نیاز دارید در ساده ترین شکل آن انجام می دهد. البته رابط کاربری مناسب بصری نیز یکی از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار مدیریت وظایف ایده آل می باشد. باید بتوانید کارهای رایج را بدون گیج شدن یا نیاز به کلیک کردن های فراوان روی دسته های مختلفی از منوها انجام دهید.

4. هر برنامه را با تیم خود تست کنید

اگر روی نرم ‌افزار جدیدی برای تیم خود سرمایه‌گذاری می‌کنید، باید مطمئن شوید که تیم شما با آن نرم افزار هماهنگ باشد. پیشنهاد می شود ویژگی های اشتراکی یک ابزار را با گروهی کوچک و متعهد در تیم خود آزمایش کنید. این نوع برنامه آزمایشی احتمالاً برخی از مسائل و مزایایی را که فقط در مقیاس ظاهر می شوند، آشکار می کند. برای اینکه گزینه های خود را به طور موثر آزمایش کنید، آنها را با تیم خود تا حد امکان به روش معمولی استفاده کنید. در ادامه برخی از مواردی لیست شده که می توانید با انجام آنها نحوه عملکرد نرم افزاری که آزمایش می‌کنید را بسنجید:

• به اعضا با سطوح مختلف مجوز دسترسی بدهید
• وظایف و وظایف فرعی ایجاد کنید و آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید (از وظایف واقعی برای تجربه واقعی تر استفاده کنید)
• اعلان ها را و نوتیفیکیشن های درون برنامه ای را بررسی کنید
• ایجاد نماهای مشترک مختلف (تقویم، کانبان یا هر آنچه در دسترس است)
• ضرب الاجل تعیین کنید و موارد مربوط به آن را کاملا تست کنید

اطمینان حاصل کنید که تا آنجا که ممکن است اعضای تیم از ابزارهای مورد نظر شما استفاده کنند، بنابراین وقتی نظرات خود را بیان می کنند، انتخاب آگاهانه ای انجام می دهند. آنها را تشویق کنید تا به لیست چالش ها و محدودیت های شما مراجعه کنند، زیرا در حال بررسی قابلیت های هر ابزار هستند.

5. از تیم خود بازخورد دریافت کنید

اگر می‌خواهید نرم‌افزار مدیریت وظایف جدیدی که انتخاب می‌کنید، پذیرفته شود و گردش کار را بهبود بخشد، دریافت بازخورد از تیم شما ضروری است. تهیه محصولی که تیم آن را مفید نمی‌داند نه تنها زمان و هزینه را هدر می‌دهد، بلکه این پتانسیل را دارد که به عملکرد یا روحیه تیم شما آسیب وارد کند، آنها را ناامید کند، یا الگوهای ارتباطی آنها را مختل کند.

قبل از تصمیم گیری در مورد اینکه کدام برنامه را انتخاب کنید، مطمئن شوید که نظرات صادقانه آنها را جمع آوری کرده اید. گزینه های مختلفی برای جمع آوری بازخورد وجود دارد:

• با هر یک از اعضای تیم در مورد نظرات آنها در مورد هر ابزار مصاحبه کنید
• نظرسنجی ارسال کنید تا نظرات آنها را به صورت کتبی دریافت کنید
• با کل تیم در یک زمان ملاقات کنید تا به طور مشترک بحث کنید
• ابزار را با هم مرور کنید و بازخورد زنده دریافت کنید

هر کدام از این روش ها را که انتخاب می کنید، مطمئن شوید که از اعضای تیم، نه تنها در مورد ویژگی ها یا قابلیت هایی که دوست دارند یا نه، بلکه در مورد تجربه استفاده از برنامه نیز سوال کنید. آیا یک نرم افزار خاص باعث می شود آنها احساس آرامش و سازماندهی کنند در حالی که نرم افزار دیگر آنها را مضطرب و گیج می کند؟ احساسات تیم شما احتمالاً قوی‌ ترین عامل تعیین‌ کننده برای پذیرش این ابزار در طول زمان خواهد بود، بنابراین مهم است که به این افکار به اندازه بازخورد در مورد مشخصات فنی، توجه نمایید.

6. هزینه را محاسبه و توجیه کنید

در کوتاه مدت، معرفی نرم افزار جدید هزینه و زمان زیادی را به همراه خواهد داشت. اما یافتن راهکار مناسب برای برنامه ریزی گردش کار مدیریت وظایف، تکمیل پروژه‌ها را به‌طور تصاعدی آسان‌ تر می‌کند، به این معنی که با گذشت زمان، نرم‌افزار می‌تواند هزینه‌های خود را بپردازد.

اینکه آیا چالش های انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف باعث می شود هزینه ارزش آن را داشته باشد یا خیر، به عوامل زیادی بستگی دارد که مهم ترین آنها هزینه واقعی نرم افزار است. برخی از راهکارهای سازمانی ممکن است هزینه های گزافی برای پیاده‌سازی در یک سازمان داشته باشند، در حالی که تیم‌های دیگر با ابزارهای آنلاین اشتراکی با هزینه پایین همان کارها را انجام می‌دهند. به جای هدف‌گیری تعداد خاصی، مهم است که درباره چشم‌انداز محصولات موجود برای رفع نیازهایتان تحقیق کنید و هزینه‌های خرید و پیاده‌سازی نرم‌ افزار را با هزینه‌های نداشتن آن مقایسه کنید.

برخی از شرکت های نرم افزاری سعی می‌کنند نرم‌ افزار را کمتر از مجموع ارزشی که ارائه می‌کند یا برابر با مجموع مجوزهای سایر محصولاتی که جایگزین می‌کند قیمت‌گذاری کنند. قیمت یک نرم افزار باید بتواند محاسبه کل هزینه مالکیت آن را پوشش دهد. این ثابت می کند که سرمایه گذاری در این نرم افزار باعث صرفه جویی در هزینه سازمان شما می شود.

نحوه انتخاب نرم افزار مدیریت وظایف مناسب

هنگامی که نرم افزار مدیریت وظایفی را پیدا کردید که احساس خوبی نسبت به آن داشتید، سراغ آن بروید. با یک قرارداد کوتاه مدت شروع کنید. اگر در نهایت تحت تأثیر قرار نگرفتید، همیشه می توانید اطلاعات خود را بعداً به یک ابزار مدیریت وظایف دیگر صادر کنید. اما اگر این مراحل را دنبال کرده باشید، به احتمال زیاد ابزاری خواهید داشت که می تواند به تیم شما کمک کند هوشمندانه تر کار کنند.