عملیات حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت وجوه نقد چگونه است؟

 یکی از مهمترین دارایی‌های هر شرکت وجوه نقد است، به همین دلیل ثبت اسناد مالی مربوط به دریافت و پرداخت وجوه نقد و کنترل‌های مالی بر آنها دارای اهمیت ویژه‌ای است. به طوری که می‌دانید زیر مجموعه حساب وجوه نقد عبارت است از صندوق، تنخواه‌گردان و بانک. پس برای شناخت عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد باید اطلاعات کافی در مورد این حساب‌ها داشته باشید.

حساب صندوق

وجوه نقدی که در شرکت‌ها برای انجام دریافت‌ها و پرداخت‌های روزمره استفاده می‌شود، تحت عنوان حساب صندوق دردفاتر حسابداری ثبت میشود.

ثبت حسابداری صندوق به چه صورت است؟

حساب صندوق جز سرفصل دارایی‌هاست، به همین دلیل افزایش آن بدهکار و کاهش آن بستانکار خواهد شد.

نحوه مغایرت گیری مانده واقعی صندوق و دفاتر

گاهی ممکن است دریافت‌ها و پرداخت‌های زیادی که توسط صندوقدار انجام می‌شود به اضافه یا کسر دریافت منجر شود، پس ضروری است صندوقدار مرتبا مانده وجه نقد صندوق را با مانده حساب صندوق در دفتر کل یا معین مقایسه کند و اضافات و کسورات را پیدا کند. امروزه اکثر شرکت‌ها از نرم افزار دریافت و پرداخت استفاده می‌کنند و به همین دلیل پیدا کردن مغایرت‌ها و اصلاح آنها بسیار ساده‌تر شده است. حسابدار دریافت و پرداخت می‌تواند گزارش گردش و مانده صندوق را از نرم‌افزار دریافت و پرداخت یا نرم افزار حسابداری دریافت کند و آن را با مانده واقعی صندوق تطبیق دهد.

بخش عمده وجوه نقد شرکت‌ها در حساب‌های بانکی نگهداری می‌شود و عملیات دریافت و پرداخت از طریق بانک صورت می‌گیرد، کنترل عملیات دریافت و پرداخت از طریق حساب‌های بانکی دقیق تر از نگهداری در حساب صندوق است.

ثبت اسناد مربوط به دریافت و پرداخت در حساب‌های بانکی چگونه خواهد بود؟

حساب بانک هم مانند صندوق زیر مجموعه دارایی‌هاست، پس افزایش در این حساب آن را بدهکار و کاهش در این حساب آن را بستانکار می‌کند.

مغایرت گیری در حساب بانک 

شرکت، کلیه رویدادهای مالی را دردفاتر خود ثبت می‌کند، بانک نیز از طرف دیگر آنها را در دفاتر خود ثبت می‌کند. اگر ثبت‌هایی که توسط شرکت یا بانک انجام می‌شود در همان تاریخ و به درستی در دفاتر طرف مقابل هم ثبت شود، مغایرتی بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده حساب شرکت در دفاتر بانک وجود نخواهد داشت. ولی گاهی به دلایل مختلف ممکن است بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت و مانده صورتحساب ارسالی بانک مغایرت وجود داشته باشد. به مواردی که یکی از طرفین (بانک یا شرکت) در دفاتر خود ثبت کرده ولی طرف دیگر آن را در تا تاریخ مشخصی در دفاتر خودش ثبت نکرده باشد، اقلام باز می‌گویند. مواردی که در صورتحساب بانک ثبت شده ولی در دفاتر شرکت ثبت نشده باشد، اقلام باز صورتحساب نامیده می‌شود. همچنین مواردی که در دفاتر شرکت ثبت شده ولی در صورتحساب بانک وجود ندارد اقلام باز دفتر نامیده می‌شود. می‌توان گفت عمدتا وجود مغایرت بین مانده حساب بانک در دفاتر شرکت با ماندۀ صور تحساب بانک، ناشی از موارد زیر است:

1) مدارک مربوط به واریزی‌ها و چک‌های صادره از طرف شرکت، همزمان در اختیار بانک و شرکت قرار نمی‌گیرد . بعضی موارد را اول مشرکت آگاه می‌شود و چند روز بعد مستندات آن به بانک تحویل داده می‌شود. مثل چک‌های صادره از سوی شرکت که ممکن است ذینفع چک را با تأخیر از بانک وصول کند. یا مبالغ واریزی از طرف مشتریان که ممکن است پس از چند روز اعلامیه واریزی آن تحویل شرکت شود.

2) اشتباه حسابدار شرکت یا بانک، برخی مواقع ممکن است سهواً حسابدار شرکت یا بانک مبالغی را اشتباه در دفاتر ثبت کنند یا مبلغی را در طرف نادرست حساب عمل نمایند. مثلاً مبلغی را که باید در بدهکار ثبت شود اشتباهاً در بستانکار حساب ثبت نمایند.

پس بسیار ضروری است که حسابداران در پایان هرماه با مطابقت دادن مبالغ ثبت شده در دفاتر و صور تحساب بانک، هرگونه مغایرت موجود را تعیین و دلیل آن را مشخص کنند و در صورت لزوم به منظور رفع آنها اقدام و پی گیری نمایند.

حساب تنخواه‌گردان

مبلغی پول را که به منظور پرداخت هزینه‌های جزئی مانند هزینه‌های ایاب و ذهاب یا پذیرایی، در اختیار یک یا چند نفر از کارکنان شرکت قرار می‌دهند، تنخواه‌گردان می‌نامند.

ثبت حسابداری حساب تنخواه‌گردان چگونه است؟

این حساب نیز مانند صندوق و بانک زیر مجموعه دارایی‌هاست و ثبت آن نیز مانند قبل اتفاق می‌افتد. یعنی افزایش آن را بدهکار و کاهش آن را بستانکار می‌کند. هنگام پرداخت وجه ،اولیه تنخواه‌گردان، حساب آن بدهکار می‌شود و هر زمان هزینه اتفاق بیفتد، حساب مربوط به آن هزینه بدهکار و حساب تنخواه‌گردان بستانکار می‌شود.