وجود سیستم حسابداری و نرم افزار حسابداری ضرورت کسب و کارهاست

سیستم حسابداری، چارچوبی ساختاریافته و منسجم است که تمامی رویدادهای مالی یک سازمان را جمع‌آوری، پردازش و به گزارش‌های مالی قابل تحلیل و تصمیم‌گیری تبدیل می‌کند. این سیستم همانند هر سیستم پیچیده دیگری، از اجزای به هم پیوسته تشکیل شده و هدف آن تبدیل داده‌های خام مالی به اطلاعات مفید برای مدیران، سرمایه‌گذاران، سهامداران و نهادهای قانونی است.
وجود سیستم حسابداری و نرم‌افزار مربوطه برای کسب‌وکارها ضروری و غیرقابل اجتناب است، زیرا بدون آن، سازمان قادر به پایش دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌ها به شکل دقیق نخواهد بود. افزون بر این، یک سیستم حسابداری ابزار بازخورد داخلی نیز فراهم می‌کند و با تهیه تراز آزمایشی و گزارش‌های دوره‌ای، امکان کنترل و بهبود فرآیندهای مالی را به سازمان می‌دهد.
علاوه بر نقش داخلی، سیستم حسابداری تحت تأثیر عوامل محیطی نیز قرار دارد. برای نمونه، تغییرات اقتصادی، اجتماعی و قانونی می‌توانند نحوه پردازش و ثبت اطلاعات مالی را تغییر دهند. نمونه بارز آن، ظهور حسابداری تورمی پس از دهه 1970 و تغییرات قوانین مالیاتی، تجاری و بانکی است که موجب بازتعریف روش‌های محاسبه و گزارشگری مالی شد.

اجزای اصلی سیستم حسابداری

یک سیستم حسابداری معمولاً از سه بخش اصلی تشکیل شده است: ورود داده‌ها، پردازش داده‌ها و تولید ستاده‌ها.

1. ورود داده‌ها

در این مرحله، رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه مانند فاکتورهای خرید و فروش، رسیدهای دریافت و پرداخت نقدی، و سایر اسناد مرتبط، وارد سیستم می‌شوند. دقت در ثبت داده‌ها در این مرحله اهمیت بسیار بالایی دارد، زیرا صحت کل فرآیند حسابداری به داده‌های اولیه وابسته است.

2. پردازش داده‌ها

پس از ورود داده‌ها، سیستم حسابداری آن‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند تا تأثیر هر رویداد بر دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه مشخص شود.

• ثبت اولیه معمولاً در دفاتر روزنامه عمومی صورت می‌گیرد.

• در برخی سازمان‌های بزرگ، پیش از ثبت نهایی، سند حسابداری یا پیش‌نویس روزنامه تهیه می‌شود.

• اطلاعات ثبت‌شده به دفتر کل منتقل می‌شوند و برای حساب‌های دارای تراکنش زیاد، از دفاتر یا کارت‌های معین استفاده می‌شود. هر کارت یا دفتر معین با یک حساب کنترل در دفتر کل مرتبط است.

این ساختار امکان ارائه جزئیات دقیق برای حساب‌های پرحجم و همچنین اطمینان از صحت و یکپارچگی اطلاعات را فراهم می‌کند.

3. تولید ستاده‌ها (خروجی‌های سیستم)

ستاده‌های سیستم حسابداری شامل صورت‌های مالی و گزارش‌های مدیریتی هستند که تصویر دقیق و قابل اعتماد از وضعیت مالی سازمان ارائه می‌دهند.

• صحت ثبت‌ها با تهیه تراز آزمایشی ماهانه کنترل می‌شود.

• تراز آزمایشی به‌عنوان ابزار کنترل داخلی و مبنای تهیه صورت‌های مالی نهایی استفاده می‌شود.

• بخشی از اطلاعات تراز به‌عنوان بازخورد برای اصلاح سیستم وارد چرخه حسابداری می‌شود تا دقت و کیفیت اطلاعات افزایش یابد.

بنابراین، سیستم حسابداری نه تنها یک ابزار ثبت رویدادهای مالی است، بلکه یک سیستم کنترل و بهبود مستمر نیز محسوب می‌شود که با تحلیل داده‌ها و ارائه گزارش‌های دقیق، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و استراتژیک را پشتیبانی می‌کند.

مراحل طرح و تدوین سیستم های حسابداری

طراحی و تدوین سیستم‌های حسابداری فرآیندی منظم و مرحله‌ای است که طی آن نیازها، ساختار و عملکرد سیستم مالی سازمان شناسایی، تحلیل و بهینه‌سازی می‌شود. این فرآیند معمولاً شامل چندین مرحله کلیدی است که در ادامه توضیح داده می‌شوند.

شناسایی سیستم حسابداری

طراحی سیستم‌های حسابداری یک فرآیند مرحله‌ای و منظم است که طی آن نیازها، ساختار و عملکرد سیستم مالی سازمان شناسایی، تحلیل و بهینه‌سازی می‌شود. اولین مرحله این فرآیند زمانی آغاز می‌شود که مدیریت یا کارکنان سازمان به دلیل عدم رضایت از سیستم موجود یا نبود سیستم حسابداری، درخواست ایجاد یا بهبود سیستم را مطرح کنند. پس از ثبت درخواست، تیم طراحی شامل حسابداران خبره فرآیند جمع‌آوری اطلاعات و تحلیل نیازها را آغاز می‌کند.
هدف اصلی این مرحله شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم موجود و تعیین اطلاعات لازم برای طراحی سیستم جدید است. برای این منظور، معمولاً از فرم‌های ویژه‌ای استفاده می‌شود که توسط کاربران سیستم تکمیل می‌گردد و اطلاعات پایه‌ای را در اختیار طراحان قرار می‌دهد تا بررسی‌های دقیق‌تر انجام شود.
اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم موجود معمولاً با استفاده از یک یا ترکیبی از روش‌های زیر جمع‌آوری می‌شوند:
مصاحبه: یکی از متداول‌ترین و عملی‌ترین روش‌هاست که به دلیل تعامل مستقیم با کاربران و هزینه پایین، اطلاعات دقیق و قابل اتکایی فراهم می‌کند.
پرسشنامه: شامل مجموعه‌ای از سؤالات مشخص برای دریافت اطلاعات است. این روش گاهی وقت‌گیر بوده و ممکن است تحت تأثیر نظرات شخصی تکمیل‌کنندگان قرار گیرد، بنابراین کاربرد کمتری دارد.
مشاهده مستقیم: وقتی محدودیتی از نظر زمان و منابع وجود نداشته باشد، مشاهده فعالیت‌ها اطلاعات جامع و دقیقی ارائه می‌دهد و برای تحلیل‌های عملی مطلوب است.
بررسی اسناد و مدارک: مطالعه اسناد رسمی مانند اساسنامه، نمودار سازمانی و مصوبات هیئت مدیره، به شناسایی فرآیندهای موجود و نقاط نیازمندی کمک می‌کند.
مطالعه منابع و تجربیات دیگر: استفاده از قوانین، مقررات، کتاب‌ها و جزوات مرتبط و همچنین دانش و تجربه شخصی طراح، در تکمیل شناخت سیستم نقش مهمی دارد.
پس از جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات، طراحان سیستم ارزیابی اولیه را انجام می‌دهند تا مشخص شود درخواست استقرار یا بهبود سیستم حسابداری منطقی و عملی است. در صورت تأیید، فرآیند طراحی وارد مرحله بعدی یعنی تجزیه و تحلیل و ارزیابی سیستم می‌شود.
در این مرحله، اطلاعات جمع‌آوری شده به طور کامل بررسی می‌شوند تا عملکرد سیستم موجود و نقاط ضعف و قوت آن مشخص گردد. طراح سیستم، ساختار سازمانی موسسه را مورد مطالعه قرار می‌دهد و کلیه دستورالعمل‌ها، آئین‌نامه‌ها و نمودارهای سازمانی که مسئولیت‌ها و اختیارات را تعیین می‌کنند، ارزیابی می‌کند. همچنین، اسناد و مدارک سیستم موجود، گردش عملیات، فرم‌ها و روش‌های پردازش داده‌ها بررسی شده و خروجی‌ها شامل گزارش‌ها و صورت‌های مالی به عنوان ستاده‌های سیستم ارزیابی می‌شوند. با انجام مصاحبه با مدیران و کارکنان کلیدی، نیازهای اطلاعاتی آن‌ها به‌طور دقیق شناسایی می‌شود.
پس از شناسایی کامل نقاط ضعف و نیازهای سازمان، راه‌حل‌های ممکن تعیین می‌شوند که معمولاً در سه دسته قرار می‌گیرند: استقرار یک سیستم حسابداری جدید، اصلاح و تکمیل سیستم حسابداری موجود و استفاده از خدمات یا سیستم‌های خارجی.
راه‌حل انتخاب شده سپس از سه بعد مورد بررسی قرار می‌گیرد: بررسی تکنیکی که توانایی امکانات موجود در سازمان یا بازار را برای پاسخگویی به نیازهای سیستم جدید مشخص می‌کند، بررسی عملیاتی یا امکان‌سنجی که توانایی سازمان در زمینه ساختار، نیروی انسانی و سیاست‌های مدیریتی را ارزیابی می‌کند تا اطمینان حاصل شود سیستم قابل پیاده‌سازی است و بررسی اقتصادی که هزینه‌ها و مزایای هر راه‌حل تحلیل می‌شود تا صرفه اقتصادی و بازدهی سرمایه‌گذاری مشخص گردد.
نتایج این بررسی‌ها در قالب یک گزارش جامع امکان‌سنجی به مدیریت ارائه می‌شود و پس از مطالعه گزارش، راه‌حل نهایی توسط مدیریت انتخاب و به تیم طراحی سیستم حسابداری معرفی می‌گردد تا مرحله بعدی فرآیند طراحی آغاز شود.

طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری

طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری معمولاً با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم انجام می‌شود. این نمودار، مراحل اصلی عملیات و اقدامات حسابداری را که برای شناسایی، پردازش و ارائه اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی یا گروهی از رویدادهای مالی انجام می‌شوند، به صورت تصویری و با استفاده از علایم مشخص نمایش می‌دهد.
نمودار گردش عملیات سیستم را می‌توان به دو شکل ترسیم کرد: نمودار ساده گردش عملیات و نمودار نمادی گردش عملیات سیستم. در نمودار ساده، از مستطیل‌هایی برای نمایش خلاصه‌ای از هر عملیات و اقدام استفاده می‌شود و جهت جریان عملیات با پیکان مشخص می‌گردد.
در نمودار نمادی، اقدامات و اسناد سیستم با نمادهای تصویری خاص نشان داده می‌شوند. علایم پرکاربرد در این نمودارها عبارتند از: بیضی برای نشان دادن آغاز و پایان عملیات، مستطیل برای نمایش ماهیت یا مرحله‌ای از عملیات، و لوزی برای مواقعی که در یک مرحله از عملیات نیاز به انتخاب بین دو یا چند راه‌حل است. جهت جریان عملیات در این نمودار نیز با پیکان مشخص می‌شود.
نمودار نمادی معمولاً از بالا به پایین و از راست به چپ ترسیم می‌شود و جریان عملیات مانند نمودار ساده با پیکان مشخص می‌گردد. برای تسهیل طراحی، شابلون‌های آماده نمادی گردش عملیات در فروشگاه‌های لوازم تحریر موجود است که اغلب برای ترسیم نمودار در سیستم‌های دستی یا کامپیوتری حسابداری استفاده می‌شوند.

تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم

تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم حسابداری یکی از مراحل کلیدی در طراحی سیستم است که شامل بررسی دقیق نوع داده‌ها، نحوه پردازش و ارائه اطلاعات می‌شود. نیازهای ورودی سیستم شامل مواردی مانند نوع و ساختار داده‌ها، حافظه ورودی، نحوه دسترسی به اطلاعات، روش ثبت داده‌ها و نوع دستگاه‌های ورودی در سیستم‌های کامپیوتری است.
در مقابل، نیازهای خروجی سیستم شامل نوع و ساختار حافظه خروجی، دستگاه‌های خروجی، نحوه گزارش‌دهی، قالب و شکل گزارش‌ها، حجم و زمان‌بندی ارائه گزارش‌ها می‌شود. برای تعیین دقیق این نیازها، اغلب روند نمای فرم‌ها یا گردش کار فرم‌ها تهیه می‌شود تا جریان اطلاعات و نحوه پردازش و انتقال داده‌ها در سیستم حسابداری به وضوح نمایش داده شود.
این مرحله، پایه‌ای مهم برای طراحی دقیق سیستم و اطمینان از کارایی و دقت گزارش‌دهی در سیستم‌های دستی و کامپیوتری به شمار می‌آید.

طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری

ر این مرحله، مکانیزم‌های کنترل سیستم حسابداری به‌طور دقیق مشخص شده و نقاطی از سیستم که نیازمند نظارت و اعمال کنترل بیشتری هستند تعیین می‌شوند. برای شناسایی این نقاط، روند نمای فرم‌ها یا گردش کار فرم‌ها ابزار مفیدی است که جریان اطلاعات و فرآیندها را نمایش می‌دهد و امکان تشخیص دقیق نقاط حساس برای کنترل داخلی را فراهم می‌کند.
در طراحی سیستم‌های کامپیوتری، پس از انتخاب بهترین گزینه، زمان قابل توجهی صرف کدگذاری و آزمایش برنامه‌ها می‌شود تا اطمینان حاصل گردد سیستم مطابق نیازهای سازمان عمل می‌کند. انتخاب سخت‌افزار و نرم‌افزار نیز بر عهده طراح سیستم حسابداری است و معمولاً با دریافت پیشنهادات فروشندگان، ارزیابی امکانات موجود و تطبیق آن با نیازهای سازمان انجام می‌گیرد.
این مرحله از طراحی، تضمین می‌کند که سیستم حسابداری نه تنها عملکرد درست داشته باشد، بلکه امنیت، دقت و کنترل داخلی مناسبی نیز فراهم نماید.

تدوین سیستم حسابداری

تدوین سیستم حسابداری، آخرین مرحله در طراحی سیستم است که در آن سیستم به صورت مدون و مستند درآمده و تمام فرآیندها، گردش عملیات، فرم‌ها و دستورالعمل‌ها ثبت می‌شوند. موفقیت یک سیستم حسابداری به طور مستقیم بستگی به درک و پذیرش آن توسط استفاده‌کنندگان دارد، به‌طوری که سیستم بتواند نیازهای آنان را به طور کامل برآورده کند.
مشارکت فعال کاربران در مراحل طراحی سیستم، علاوه بر تسهیل فرآیند شناسایی و تحلیل نیازها، موجب ایجاد احساس مشارکت و مسئولیت‌پذیری در استفاده‌کنندگان می‌شود و در نهایت، پذیرش بهتر سیستم و بهبود کارایی آن را تضمین می‌کند.

اجرای سیستم حسابداری

پس از طراحی سیستم حسابداری، مرحله بعدی اجرای سیستم است که طی آن سیستم جدید جایگزین سیستم قبلی می‌شود. اجرای یک سیستم حسابداری نسبتاً پیچیده، معمولاً ماه‌ها زمان می‌برد و نیازمند دقت، حوصله و برنامه‌ریزی زمانی دقیق است.
برای اطمینان از اینکه سیستم جدید می‌تواند به درستی جایگزین سیستم قدیمی شود، معمولاً مدتی دو سیستم به صورت همزمان اجرا می‌شوند. این روش که به آن اجرای موازی گفته می‌شود، امکان مقایسه عملکرد سیستم جدید با سیستم قبلی و اصلاح نواقص احتمالی را فراهم می‌کند.
در مواردی که اجرای موازی عملی نبوده یا از نظر زمان و هزینه محدودیت وجود دارد، می‌توان از اطلاعات گذشته یا داده‌های آزمایشی استفاده کرده و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی نمود. این روش به عنوان اجرای آزمایشی شناخته می‌شود و امکان بررسی عملکرد سیستم قبل از جایگزینی کامل را فراهم می‌سازد.

وارسی سیستم حسابداری

پس از اجرای سیستم حسابداری و گذشت چند ماه از به‌کارگیری آن، ضروری است اطمینان حاصل شود که بازده سیستم مطابق با اهداف و مشخصات تعیین‌شده است و نیازهای استفاده‌کنندگان را به‌طور کامل برآورده می‌کند. وارسی سیستم معمولاً توسط طراح سیستم یا واحد حسابرسی داخلی موسسه انجام می‌شود و باید پاسخ‌های دقیقی به پرسش‌های زیر ارائه دهد:

• آیا سیستم حسابداری جدید اهداف تعیین‌شده را تامین می‌کند؟

• آیا سیستم نیازهای اطلاعاتی استفاده‌کنندگان را برآورده می‌سازد؟

• آیا کنترل‌های داخلی پیش‌بینی‌شده به درستی اعمال می‌شوند؟

• آیا نقاط ضعف احتمالی شناسایی شده‌اند؟

• آیا سیستم صرفه‌جویی اقتصادی پیش‌بینی‌شده را محقق کرده است؟

نتایج وارسی سیستم در قالب گزارشی جامع به مدیریت ارائه می‌شود و در آن تغییرات و اصلاحات لازم برای بهبود عملکرد سیستم پیشنهاد می‌گردد.

نگهداری سیستم حسابداری

طی دوره بهره‌برداری از سیستم حسابداری، همواره مشکلات و نیازهای جدیدی پدید می‌آید که ممکن است ناشی از افزایش حجم رویدادهای مالی یا تغییر نیازهای اطلاعاتی مدیریت باشد. بنابراین، تمام سیستم‌های حسابداری طراحی‌شده باید دارای دستورالعمل کامل نگهداری باشند تا سیستم همواره به‌روز، فعال و قابل اعتماد باقی بماند. نگهداری سیستم حسابداری ممکن است وقت‌گیرترین مرحله طراحی سیستم باشد و نیازمند توجه ویژه است.

دستورالعمل نگهداری سیستم حسابداری معمولاً شامل سه بخش اصلی است:

نگهداری اضطراری: شامل اصلاح سریع مشکلات و اشتباهات غیرمنتظره‌ای است که بلافاصله باید برطرف شوند.

نگهداری عادی: شامل اقداماتی تکراری برای حفظ و استمرار عملیات سیستم است، مانند آموزش مستمر کارکنان حسابداری یا تیم فناوری اطلاعات.

رشد و اصلاح سیستم: شامل تغییرات لازم در سیستم حسابداری است که ناشی از تغییرات سازمان و فعالیت‌های موسسه می‌باشد، مانند اضافه شدن دوایر یا شعب جدید.

این مراحل در برخی موارد به‌قدری با یکدیگر آمیخته‌اند که تفکیک دقیق آن‌ها دشوار است. در مواردی حتی در مرحله پایانی نگهداری سیستم، نیاز به بازگشت به مرحله شناسایی سیستم حسابداری و جمع‌آوری اطلاعات جدید برای بهبود سیستم ممکن است احساس شود.

دسته بندی سیستم‌های حسابداری

حجم رویدادهای مالی در یک موسسه و نوع اطلاعات مالی مورد نیاز، تعیین‌کننده سازمان و تشکیلات سیستم حسابداری است. سازمان سیستم حسابداری شامل کارکنان، سطح تخصص و تجربه آنان، وظایف و مسئولیت‌ها، فرم‌های مورد لزوم، روش‌ها و وسایل و تجهیزات مورد پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی است. در یک سیستم حسابداری رویدادهای مالی را می‌توان توسط نیروی انسانی، وسایل مکانیکی یا وسایل و تجهیزات کامپیوتری پردازش نمود. انتخاب وسایل پردازش براساس حجم رویدادهای مالی، نیازهای اطلاعات مالی و بنیه مالی موسسه انجام می‌شود. آنچه در تمام سیستم‌های حسابداری مشترک است، اصول متداول حسابداری و استانداردهای حسابداری است که به طور یکنواخت به عنوان دستورالعمل شناسایی، پردازش و تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی به کار گرفته می‌شود. سیستم‌های حسابداری از نظر وسایل پردازش اطلاعات به سه دسته تقسیم می‌شوند

سیستم حسابداری دستی

سیستم حسابداری دستی سیستمی است که در آن تمام رویدادهای مالی با استفاده از کاغذ و قلم توسط نیروی انسانی پردازش می‌شوند. این سیستم در گذشته پایه طراحی سایر سیستم‌ها بوده و حتی در برخی موسسات متوسط و بزرگ هنوز کاربرد دارد.

عملیات حسابداری در سیستم حسابداری دستی

دفاتر روزنامه اختصاصی از اجزای سیستم حسابداری دستی هستند و برای ثبت رویدادهای مالی مشابه و تکراری به کار می‌روند. هدف اصلی استفاده از این دفاتر تقسیم عملیات ثبت بین چند حسابدار و کاهش زمان پردازش است. انواع دفتر روزنامه شامل فروش نسیه، خرید نسیه، دریافت‌های نقدی و پرداخت‌های نقدی هستند. ثبت‌های انجام شده در ستون «سایر حساب‌ها» از دفاتر روزانه به دفتر کل منتقل می‌شود و جمع سایر ستون‌ها ماهانه به حساب‌های مربوطه انتقال می‌یابد.

دفاتر معین اطلاعات جزئی هر قلم رویداد مالی را نگهداری می‌کنند و مانده حساب‌ها با حساب کنترل در دفتر کل تطبیق داده می‌شوند. برای مثال، حساب‌های دریافتنی جمع مبالغ دریافتی از هر بدهکار را نشان می‌دهد و در دفتر معین روزانه ثبت می‌شود تا با دفتر کل مطابقت داده شود.

دفاتر روزنامه چند ستونی و ترکیبی در موسساتی استفاده می‌شوند که حجم رویدادهای مالی پایین یا تعداد کارکنان محدود است. دفتر روزنامه سه ستونی دارای ستون جزء، بدهکار و بستانکار است و در دفاتر ترکیبی که ترکیبی از دفاتر عمومی و اختصاصی است، تعداد ستون‌ها برای کاهش خطای ثبت به حداقل نگه داشته می‌شود.

دفاتر روزنامه اختصاصی برگشت از خرید و فروش و تخفیفات در صورت تکرار این نوع رویدادها طراحی می‌شوند و روش ثبت و انتقال آنها به دفاتر معین و دفتر کل مشابه سایر دفاتر اختصاصی است.

سیستم حسابداری کامپیوتری (الکترونیکی)

در این سیستم پردازش داده‌ها توسط رایانه انجام می‌شود. این سیستم برای موسسات بزرگ با حجم زیاد داده مناسب است و سرعت و دقت پردازش را به شکل قابل توجهی افزایش می‌دهد. داده‌های ورودی توسط حسابدار به سیستم وارد می‌شوند و پردازش خودکار دفاتر روزنامه، دفاتر کل و معین و تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی بر اساس برنامه‌های پیش‌نویس شده انجام می‌شود.

مزایا

سرعت و صرفه‌جویی در زمان در ثبت و انتقال دفاتر روزنامه به دفاتر کل و معین
کاهش خطای انسانی و افزایش دقت
تهیه گزارش‌های به‌موقع و جامع بدون هزینه اضافی
بازخور فوری اطلاعات برای تصمیم‌گیری و اعمال کنترل داخلی اضافی

سیستم حسابداری مکانیکی

سیستم مکانیکی شامل استفاده از ابزارها و دستگاه‌های مکانیکی برای ثبت و پردازش رویدادهای مالی است و معمولاً برای موسسات متوسط مناسب است. این سیستم نسبت به سیستم دستی سرعت و دقت بیشتری دارد، اما مانند سیستم دستی بر اصول حسابداری متکی است و می‌تواند پردازش داده‌ها را بدون نیاز به امکانات کامپیوتری انجام دهد.

تمام این سیستم‌ها، چه دستی، مکانیکی یا کامپیوتری، بر اصول حسابداری یکسان و استانداردهای مالی متکی هستند و هدف نهایی ارائه اطلاعات مالی دقیق، منظم و قابل اعتماد به مدیریت و استفاده‌کنندگان است.

مزایای استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری : 

سیستم حسابداری کامپیوتری به دلیل استفاده از رایانه به عنوان ماشین محاسب الکترونیک، قادر است عملیات حسابداری را با سرعت بسیار بالا انجام دهد. سرعت پردازش در این سیستم قابل مقایسه با سرعت جریان الکترون‌هاست. به طور مثال، یک رایانه متوسط می‌تواند 500 هزار جمع را در یک ثانیه انجام دهد. این بدان معناست که عملیات ثبت و پردازش یک رویداد مالی که در یک سیستم دستی ممکن است یک روز طول بکشد، در سیستم کامپیوتری تنها در چند دقیقه انجام می‌شود. سرعت بالای پردازش باعث افزایش کارآیی و کاهش زمان لازم برای انجام عملیات مالی می‌گردد و این یکی از مزایای اصلی استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری است.

پردازش حجم بزرگی از داده‌ها با سرعت و کارآیی بالا از دیگر مزایای سیستم حسابداری کامپیوتری است. در موسسات بزرگ که روزانه صدها یا هزاران رویداد مالی رخ می‌دهد، سیستم کامپیوتری قادر است این حجم از داده‌ها را به سرعت پردازش کرده و گزارش‌ها و صورت‌های مالی و سایر جداول مورد نیاز را به سهولت تهیه کند. برای مثال، در یک موسسه بزرگ که روزانه هزاران فقره فروش نسیه انجام می‌شود، اگر یک ترمینال ورودی داده‌ها در قسمت فروش مستقر باشد، کارمند حسابداری می‌تواند داده‌های هر فروش را وارد سیستم کرده و این داده‌ها فوراً پردازش شده و تمام عملیات حسابداری مربوط به آن انجام شود. در حالی که انجام چنین حجمی از ثبت‌ها در سیستم دستی نیازمند ثبت در دفاتر روزنامه اختصاصی فروش، دفتر کل، دفتر معین حساب‌های دریافتنی و استفاده از چندین کارمند حسابداری است که مستلزم صرف وقت و هزینه فراوان می‌باشد.

به موقع بودن مانده حساب‌ها یکی دیگر از مزایای سیستم کامپیوتری است. با پردازش سریع داده‌ها، حساب‌های دفاتر کل و معین به‌صورت مداوم به روز نگه داشته می‌شوند و ثبت دائمی موجودی‌ها به سادگی امکان‌پذیر است. این ویژگی امکان نظارت دقیق و سریع بر وضعیت مالی موسسه را فراهم می‌کند و خطای انسانی در محاسبات را کاهش می‌دهد.

تهیه اطلاعات بیشتر بدون صرف هزینه اضافی نیز از مزایای مهم سیستم کامپیوتری است. علاوه بر دسترسی به اطلاعات به موقع مانند فروش نسیه، سیستم می‌تواند اطلاعات تفصیلی‌تر و تحلیلی‌تر در مورد فروش روزانه بخش‌های مختلف، عملکرد فروشندگان، فعالیت شعب و انواع تولیدات را بدون صرف هزینه اضافی در اختیار مدیریت قرار دهد. این نوع اطلاعات در سیستم دستی با دشواری و صرف زمان و هزینه زیاد قابل تهیه است و قابلیت تحلیل و تصمیم‌گیری بهینه را افزایش می‌دهد.

بازخور فوری (Online Real-Time - OLRT) یکی دیگر از مزایای سیستم حسابداری کامپیوتری است. کارمند مسئول فروش نسیه از طریق ترمینال مستقیم به رایانه متصل است و در لحظه می‌تواند اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری را دریافت کند. این اطلاعات شامل سوابق حسابداری مشتری، مانده بدهی، سقف اعتبار تصویب شده و سایر داده‌های مرتبط است و به تصمیم‌گیری سریع و دقیق در فروش نسیه کمک می‌کند.

امکان اعمال کنترل داخلی اضافی نیز از قابلیت‌های ویژه سیستم حسابداری کامپیوتری است. وجود بازخور فوری باعث می‌شود کنترل‌های داخلی در خصوص فروش‌های نسیه و سایر رویدادهای مالی به صورت مستمر و به موقع اعمال شود. این نوع کنترل زمانی که از سیستم دستی استفاده می‌شود و دفتر معین حساب‌های دریافتنی به روز نیست، امکان‌پذیر نمی‌باشد. از این رو، سیستم حسابداری کامپیوتری علاوه بر سرعت و دقت، قابلیت ارتقاء کیفیت کنترل‌های داخلی موسسه را نیز فراهم می‌نماید.