انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب یک کسب و کار

نرم افزار حسابداری توصیفی از یک نوع اپلیکیشن نرم افزاری است که ثبت و پردازش معاملات حسابداری در ماژول های تابعی مانند حساب های قابل پرداخت، حساب های دریافتنی، حقوق و دستمزد، و تراز آزمایشی را برعهده دارد که به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می کند. اما با کمی تامل و جستجو در سایت های حسابداری تعاریف دیگری را میتوانیم برای نرم افزار حسابداری که بخش عمده ای از نرم افزارها را تشکیل می دهند بیابیم که به مواردی از آنها در ذیل اشاره می کنیم. این مفهومی که گوگل برای نرم افزار حسابداری ارائه می دهد.نرم افزار حسابداری به نوعی نقش یک کمک دفتردار یا حسابدار را در سازمان ها، شرکت ها و ... برای ثبت و گزارش اطلاعات حسابداری در معاملات مالی به خود می گیرد. قابلیت های نرم افزار حسابداری از محصولی به محصولی دیگر متفاوت است. ممکن است برای طراحی و پیاده سازی نرم افزار حسابداری ویژه کسب و کار خود که در آن هدف، ادغام مقادیر بسیار زیادی از داده ها از بخش‌های مختلف یک سازمان یا شرکت است از شرکت های بزرگ کمک بخواهید اما شرکت های کوچک اغلب از محصولات عرضه شده آماده استفاده می کنند که برای آنها مفید است.

مفهوم نرم افزار حسابداری

میتوان گفت نرم افزار حسابداری یک منبع ارزشمند برای کسب و کار مدرن است. نرم افزار حسابداری اجازه می‌دهد تا ردیابی دقیقی از معاملات مالی صورت بگیرد و گزارش، تجزیه و تحلیل آنی برای آن صادر گردد. قبل از نرم افزار حسابداری، این وظایف به دست نیروی انسانی انجام می شد اما اکنون مدیریت داده های زیاد و ارزشمند هر سازمان استفاده از نیروی انسانی همانند گذشته را به کار بسیار دشواری تبدیل کرده است. در صورتی که نرم افزار حسابداری به گونه ای خودکار این وظایف را در کمترین زمان ممکن انجام می‌دهد، کاهش هزینه های حسابداری از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری به شمار می آید و همچنین اجازه می دهد تا تصمیم گیری های مالی از طریق گزارش به موقع توسط مدیران سازمان یا شرکت اتخاذ گردد.با توجه به تعاریف گوناگون از نرم افزار حسابداری میتوان پاراگراف زیر را نیز در نظر گرفت که:

یک کلاس از نرم افزار های کامپیوتری و یا برنامه ای نرم افزاری است که کمک می کند تا حرفه حسابداری به ساده ترین شکل انجام بگیرد البته با این تفاوت که در مواردی که سیستم های تک ورودی داریم مدیران مالی، خود باید برخی از امور مانند نگهداری چک را انجام بدهند که در این موارد نمیتوان موارد این چنینی را از ضعف های برنامه حسابداری به حساب آورد.

اهمیت نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری یک کلاس از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می‌کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخی از برنامه حسابداری برای حسابداری ساده و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند. با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان بخش حسابداری را کارآمدتر و با جلوگیری از اشتباهات به واسطه برنامه حسابداری هزینه های به وجود آمده در این زمینه را به مقدار قابل توجهی کاهش داد. با استفاده از نرم افزار حسابداری می توان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.حال به فاکتورهای مهم و اساسی برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری می‌پردازیم:

دقت

نرم افزار حسابداری می تواند با کمک به افزایش دقت و صحت سوابق با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات مفید واقع گردد. فرآیندهای حسابداری دستی شامل بررسی بسیاری از محاسبات ریاضی یکی از موارد کاهش دقت در انجام حسابداری مالی می‌باشد. یک محاسبه اشتباه در اوایل روند حسابداری مالی می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد پایانی داشته باشد. نرم افزار حسابداری، از سوی دیگر، با عدم خطا در انجام محاسبات همراه است. با این حال، باید توجه داشت که فاکتور دقت در برنامه حسابداری موضوعی است که در صورت ورود اطلاعات غلط از سوی نیروی انسانی ممکن است کاهش یابد.

سرعت

استفاده از نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد پردازش حساب خود را با سرعت بیشتری نسبت به سرعت پردازش کتابچه راهنمای کاربر انجام دهید. بخشی از این افزایش سرعت به دلیل استفاده از کامپیوتر، که قادر به پردازش ارقام، بسیار سریع تر از مغز انسان است می‌آید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری این امکان را می دهد که برای افزایش بهره وری از امکانات دیگری همچون اتوماسیون استفاده نمود، برای مثال، اگر در یک کسب و کار نیاز به ثبت مالیات بر فروش در تمام معاملات آن است. نرم افزار حسابداری می‌تواند برای انجام این کار برای هر ورودی به طور خودکار طراحی گردد.

هزینه

منافع حاصل از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری باعث می شود تا هزینه های کلی کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می‌دهد تا هر یک از اعضای تیم حسابداری به انجام کارهای بیشتر در یک زمان معین مشغول شوند، به طور بالقوه به این معنی که یک تیم کوچکتر کلی مورد نیاز است. این به نوبه خود، می تواند حقوق و دستمزد و مدیریت هزینه بخش حسابداری را کاهش دهد.

گزارش ها

حسابداری کمک می کند تا کسب و کار برای تامین اعضای لازم از کارکنان با اطلاعات مالی به موقع و دقیق صورت بگیرد. به عنوان مثال، فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت نیاز به یک گزارش از ورود وجه نقد به یک جلسه در دو ساعت دارد. بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری ساخته شده به سادگی با استفاده از ماژول گزارش گیری سبب شده اند تا به سادگی پر کردن یک فرم و کلیک روی یک دکمه گزارشات مورد نظر تهیه گردند این در حالی است که تهیه همین گزارشات به صورت دستی می تواند به یک پروسه وقت گیر تبدیل شود.

مالیات

محاسبه مالیات کسب و کار شما می تواند یک فرآیند پیچیده تلقی گردد، نیاز شما به پیگیری دقیق از تمام مالیات معاملات کسب و کار شما از جمله فرایندهای درگیر در این زمینه است. نرم افزار حسابداری کمک می کند تا این فرایند، به صورت ساده تر با تضمین این که تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان می باشد شکل بگیرد.

اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری

بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک از اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری آگاه هستند. استفاده از یک قلم و کاغذ برای انجام امور حسابداری مالی سبب می شود شما در گذشته بمانید. این در حالی است که در هیچ قانونی استفاده از نرم افزار حسابداری ملزم نشده است، اما با استفاده از نرم افزار حسابداری، با نگاه گذرا به گذشته متوجه تغیرات اساسی در زمینه حسابداری مالی خواهید شد.

سازمان: بیایید با آن روبرو شوید؛ هیچ چیز بدتر از یک کسب و کار که یک درک قوی نسبت به وضعیت مالی آن ندارید نیست. با نرم افزار حسابداری آن را آسان تر کنید.

توجه: استفاده از نرم افزار حسابداری موجب آسان تر شدن زمان پرداخت مالیات می گردد به خصوص اگر شما در حال بررسی اطلاعات مالیاتی خود باشید. همچنین نرم افزار حسابداری منطبق با قوانین مالیاتی، شما را در پرداخت حقوق و دستمزد کارمندانتان راهنمایی خواهد کرد.

ورودی آسان است، زمان پول است و به همین دلیل شما باید هر آنچه که می توانید برای تبدیل شدن به یک عملیات کارآمدتر استفاده کنید به کار ببندید. با نرم افزار حسابداری، اطلاعات ورودی را آسان و بدون اتلاف زمان زیادی ثبت کنید. تاریخ دقیق: آیا عملکرد این شرکت در سال جاری بهتر از گذشته است؟ آیا تعداد مشتریان نسبت به سال گذشته کاهش یافته است؟ شما می‌توانید با کمک نرم افزار حسابداری پاسخ این سوالات را به راحتی دریابید.

بهترین روش گزارش گیری دقیق از عملکرد مالی خود با استفاده از نرم افزار حسابداری محقق خواهد شد. کسب و کار کوچک خود را به نرم افزار حسابداری قدرتمند مجهز کنید.

در ادامه به مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری می‌پردازیم.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

تولید اتوماتیک سند: فاکتورها به صورت سریع و دقیق، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید، اظهارات چاپ و حقوق و دستمزد همه به طور خودکار انجام می‌شوند.

به روز بودن اطلاعات: استفاده از نرم افزار حسابداری سبب می شود تا حسابداری سوابق به طور خودکار و به روز محاسبه گردد و به همین ترتیب مانده حساب (برای مثال حساب های مشتری) همیشه به روز خواهد بود.

دقت: فضای کمتری برای خطا وجود دارد برای نمونه تنها یک ثبت حسابداری برای هر معامله به جای دو یا سه ثبت برای یک سیستم حسابداری دستی مورد نیاز است.

در دسترس بودن اطلاعات: داده ها فورا در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس کاربران مختلف قرار بگیرند.

مدیریت اطلاعات: گزارش های تولیدی می تواند به مدیریت در جهت کنترل کسب و کار کمک کند، به عنوان مثال تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می‌دهد که حساب های مشتری سر رسیده و حساب سود و زیان و ترازنامه را با روند بهتری به اتمام می‌رسد.

خوانایی: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان اطلاعات حسابداری را چاپ کرد بنابراین خوانایی بالای اسناد چاپی سبب افزایش بهره وری حسابداری می‌گردد.

بهره وری: استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می شود تا جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر و کنترل موجودی بهبود یابد.

نقش نرم افزار حسابداری در تجارت

هدف تمامی کسب و کارها دریافت و افزایش سود است اما سود تنها با میزان بالایی از ریسک بدست می آید. کسب و کار و ریسک به یکدیگر وابسته هستند، به خصوص، در روزهای اول که در آن حتی اشتباهات کوچک می تواند به ضرر و زیان بزرگ منجر شودیکی از قوانین پایه در شروع کسب و کار این است که رعایت آن یک امر ضروری است؛ همیشه امور مالی خود را پیگیری کنید. فن آوری ساخته شده در مقایسه با روش های سنتی این کار را ساده تر و کمتر دست و پا گیر کرده است.نرم افزار حسابداری، در درجه اول، جریان های نقدی را نگه می دارد، فرآیندها و اسناد، معاملات، انجام محاسبات و تولید گزارش از وظایف نرم افزار حسابداری است. اما قابلیت های نرم افزار حسابداری به این وظایف محدود نمی شود؛ در دراز مدت، نرم افزار حسابداری در بهبود عملیات، سود دهی، بهره وری و همچنین کاهش هزینه ها کمک می‌کند.

نرم افزار حسابداری نظم و انضباط در امور مالی کسب و کار، که به نوبه خود در مدیریت مالی بهتر کمک می کند را به ارمغان می‌آورد.

استفاده از نرم افزار حسابداری در کسب و کار باعث می شود محاسبات دست و پا گیر در عرض چند دقیقه آسان شوند. اطلاعات دقیق به عملکرد تصمیم گیری سریع کمک می‌کند. نرم افزار حقوق و دستمزد وظیفه تولید اتوماتیک محاسبه حقوق و دستمزد را برعهده دارد بنابراین کارفرمایان نیازی به حفظ سابقه ای از کارمندان، دستمزد، پاداش، کسر مالیات، اعتباری و غیره آنها ندارند زیرا تمامی آنها در نرم افزار حقوق و دستمزد ذخیره شده است.

• نرم افزار حسابداری در تامین امنیت داده های حساس مالی شرکت مانند وام، سود و درآمد کمک می‌کند.
• نرم افزار حسابداری می تواند به هر نوع کسب و کار مفید واقع شود و در ارزیابی بهره وری و پیشرفت نیز کمک می‌کند.
• نرم افزار حسابداری نقش مهمی را در برنامه ریزی وظایف آینده با استفاده از بودجه و پیش بینی بازی می‌کند.
• با استفاده از اطلاعات نرم افزار حسابداری می توانید برای برنامه ریزی استراتژی های بازاریابی و برنامه ریزی محصول خود تصمیم گیری نمایید.
• نرم افزار حسابداری به جنبه های مختلف کسب و کار از موجودی حسابداری، صدور صورت حساب برای پردازش پرداخت و محاسبات فرآیند حقوق و دستمزد می پردازد و در کوتاه ترین زمان گزارشات کاملی را فراهم می آورد. روشهای حسابداری پیچیده و شدید، از کسب و کار خود را، آسان، دقیق و سریع با حسابداری به اتمام برسانید.

چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود پیدا کنیم؟

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شما را در مشکلات مالی که ممکن است در آینده برای کسب و کار شما اتفاق بیفتد در زمان مناسب آگاه می‌کند. هر کسب و کاری نیازمندی های مختلفی از یک نرم افزار حسابداری دارد. در هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری به موراد زیر توجه کنید:

• • آیا نرم افزار حسابداری قادر به مدیریت حساب های بانکی متعدد است؟
• • آیا استفاده از نرم افزار حسابداری آسان است و پنل کاربری آن متناسب با کسب و کار شما طراحی شده است؟
• • آیا نرم افزار حسابداری قابلیت به روز رسانی مجدد برای نسخه های آتی را داراست؟
• • آیا نرم افزار حسابداری با توجه به ویژگی های آن قیمت مناسبی دارد؟