سیستم حسابداری، عبارتست از مجموعه‌ای از اجزا به هم پیوسته در داخل یک موسسه که آثار مالی رویدادهای آن موسسه را به گزارشها و صورتهای مالی تبدیل می‌کند .

2760 12 ثبت نظرات

سیستم حسابداری

یک سال قبل

سیستم حسابداری
سیستم حسابداری، عبارتست از مجموعه‌ای از اجزا به هم پیوسته در داخل یک موسسه که آثار مالی رویدادهای آن موسسه را به گزارشها و صورتهای مالی تبدیل می‌کند .
سیستم حسابداری مانند هر سیستم دیگری از اجزا به هم پیوسته تشکیل شده، جهت نیل به یک یا چند هدف به فعالیت خود ادامه می‌دهد، مبدل است یعنی رویدادهای مالی را به صورتها وگزارشهای مالی قابل استفاده برای گروههای مختلف استفاده کننده از اطلاعات مالی تبدیل می‌کند و با تهیه تراز آزمایشی، اطلاعات بازخور جهت کنترل سیستم حسابداری ارائه می‌نماید .
یک سیستم حسابداری، به عنوان یک سیستم جز از سیستم کل موسسه بوده و تمام سیستم‌های باز تحت تاثیر متقابل عوامل محیطی از قبیل عوامل اقتصادی، اجتماعی و ... قرار دارد .
درمورد تاثیر عوامل محیطی بر سیستم حسابداری می‌توان از مطرح شدن حسابداری تورمی بعد از 1970 به این سو و یا از تغییرات در قوانین مالیاتی، تجاری و بانکی و تاثیر آن در داده‌ها و پردازش آنها و تهیه صورتها و گزارشهای مالی بر اساس این تغییرات یاد کرد .
هر سیستم حسابداری از سه بخش تشکیل شده است :
• ورود داده‌ها : در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه به عنوان داده‌های به سیستم، شامل صورتحساب (فاکتور) خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی و ... انجام می‌شود .
• پردازش داده‌ها : پس از ورود داده‌ها (اسناد و مدارک اولیه) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت می‌گیرد :
اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیر آنها بر دارائیها، بدهیها، هزینه‌ها ، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه، حسب مورد به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت اولیه می‌شوند .
البته در برخی از موسسات، به جای اینکه رویدادهای مالی را مستقیما از روی اسناد و مدارک اولیه در دفاتر ثبت نمایند، اقدام به تهیه برگه حسابداری یا سند حسابداری (پیش‌نویس روزنامه) می‌کنند. در موسسات بزرگ، ثبت اولیه اسناد و مدارک مربوط به گروهی از رویدادهای عمده مالی در دفاتر روزنامه اختصاصی صورت می‌گیرد .
ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل می‌شوند . زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی تر و تفضیلی از این قبیل حسابهای دفتر کل، از دفاتر معین یا کارتهای معین، استفاده می‌شود. هر یک از دفاتر یا کارتهای معین، یک حساب کنترل در دفتر کل داشته و تعداد دفاتر معین و حسابهای کنترل آن در دفتر کل به وسعت و نوع فعالیتهای یک موسسه بستگی دارد.
• ستاده‌ها : نتیجه پردازش داده‌ها در یک سیستم حسابداری، صورتها و گزارشهای مالی (ستاده‌ها) است. صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می‌گردد. تراز آزمایشی، به عنوان ستاده سیستم حسابداری و مبنای کنترل پردازش انجام شده، مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی واقع شده و برخی از اطلاعات آن به عنوان بازخور برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده‌های جدید وارد سیستم حسابداری می‌گردند. ستاده نهایی سیستم حسابداری صورتها و گزارشهای مالی و اطلاعات ارائه شده در آنها است .
مراحل طرح و تدوین سیستم‌های حسابداری
برای طرح وتدوین سیستم‌های حسابداری اقدامات و روشهایی در مراحل مختلف صورت می‌گیرد. مراحل طرح و تدوین سیستم‌های حسابداری ، شامل مراحل ششگانه زیر است :
• شناسایی سیستم حسابداری ‌
اولین مرحله طرح و تدوین سیستم حسابداری معمولا هنگامی آغاز می‌شود که استفاده‌کنندگان از سیستم حسابداری موجود (مدیریت موسسه، کارکنان) بدلیل عدم رضایت از آن و یا به دلیل عدم وجود سیستم حسابداری، برقراری یک سیستم حسابداری را درخواست می‌نمایند .
پس از اعلام نیاز و دریافت درخواست، طراحی و تدوین سیستم حسابداری کار طراحی توسط حسابدار و یا گروه حسابداران خبره آغاز می‌شود و اولین مرحله کار طراحی شروع می‌شود .
برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود، معمولا از فرمهای مخصوصی استفاده می‌شود که این فرمها توسط استفاده‌کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل می‌گردد. طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرمهای تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است، بررسیهای خود را شروع می‌کنند و با روشهای مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می‌نمایند .
روشهای جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روشهای زیر انجام می‌شود :
 مصاحبه : این روش یکی از متداول‌ترین و مناسب‌ترین روشهای مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم‌هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد .
 پرسشنامه : این روش که با طرح سئوالات مشخصی انجام می‌شود معمولا وقت گیر است و در بعضی از موارد غیر عملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمی‌دهد، بنابراین کاربرد کمتری دارد .
 مشاهده : این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد با توجه به اینکه اطلاعات کاملتری به دست می‌دهد، روش مطلوبی است .
 بررسی اسناد و مدارک : برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت می‌گیرد. بررسی دستورالعمل‌های مدون موجود از قبیل: اساسنامه، نمودار سازمانی، مصوبات هیئت مدیره، مصوبات کمیسیونهای معاملات و سایر مدارک موجود، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تامین می‌کند .
 بررسی کتاب‌ها و جزوات دیگر : مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه، کتابها، منابع و جزوات دیگر را شامل می‌گردد .
پس از جمع‌آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش مذکور و بررسی آن و شناسایی مقدماتی، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم‌گیری می‌شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی می‌گردد .
• تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری که با شروع جمع‌آوری اطلاعات با روشهای مختلف آغاز شده است در این مرحله به شکل کاملتری انجام می‌شود. طراح سیستم حسابداری، سیستم موجود را مطالعه و بررسی نموده و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی می‌کند. در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار می‌گیرد و کلیه دستورالعملها و آئین‌نامه‌های موجود و نمودار سازمانی که مسئولیتها و اختیارات را مشخص می‌کند بررسی می‌شود .
در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود، گردش عملیات، فرمها و روشهای گردش آنها مطالعه و ورود داده‌ها، پردازش در سیستم عامل آنها وگزارشها و صورتهای مالی به عنوان ستاده‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد .
پس از انجام مطالعات، طرح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری آنها را به طور دقیق و روشن مورد شناسایی و ارزیابی قرار می‌دهد . سپس سیستم حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حلهای مختلف تعیین می‌شود. راه‌حلها می‌توانند بی‌شمار باشند ولی اغلب آنها را می‌توان در سه دسته طبقه‌بندی نمود :
o برقراری یک سیستم حسابداری جدید .
o اصلاح و تکمیل سیستم حسابداری قدیمی .
o استفاده از خدمات دیگران .

پس از انتخاب یکی از راه‌حلهای سه‌گانه ، بایستی آن را از سه نظر مورد بررسی قرار داد :
 بررسی تکنیکی : در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در موسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را برآورد می‌نماید. در طراحی سیستم‌های حسابداری کامپوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم‌افزارهای موجود در بازار نیز می‌شود .
 بررسی امکان : در این بررسی که عده ای آن را بررسی عملی بودن سیستم حسابداری نیز نامیده‌اند ، توانائیها و امکانات موسسه از نظرسازمان، نیروی انسانی و سیاستهای مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار می‌گیرد .
 بررسی اقتصادی : در این بررسی منافع و هزینه‌های هر یک از راه‌حلهای انتخاب شده مورد مطالعه قرار می‌گیرد.
نتایج حاصل از بررسیهای سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه می‌شود. راه‌حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب شده و به طراح سیستم حسابداری معرفی می‌شود و پس از معرفی راه حل مناسب، طراح سیستم مرحله بعدی را شروع می‌کند .
• طراحی سیستم حسابداری
 طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری

طراحی گردش عملیات سیستم معمولا با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم (روند سیستم) انجام می‌شود. در این نمودار اهم عملیات و اقدامات حسابداری که برای شناسایی، پردازش در سیستم عامل و ارائه اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی و یا گروه خاصی از رویدادهای مالی انجام می‌شود به شکل نمودار و علایم خاصی به صورت تصویری ارائه می‌گردد .
نمودار گردش عملیات سیستم را می‌توان به دو صورت نمودار ساده گردش عملیات و یا نمودار نمادی گردش عملیات سیستم، ترسیم نمود .
در نمودار ساده گردش عملیات از مستطیلهایی برای نشان دادن خلاصه‌ای از عملیات و اقداماتی که بایستی در هر مرحله انجام شود، استفاده می‌گردد و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی نشان داده می‌شود .
در نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از علایم تصویری خاص استفاده می‌شود. در این روش، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که بایستی انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم می‌شود .
علایم و نمادهایی که بیشتر از سایر علایم و نمادها در طراحی سیستم‌های دستی و یا سیستم‌های کامپیوتری حسابداری مشترکا استفاده می‌شود عبارتند از : بیضی برای نشان دادن آغاز و پایان عملیات، مستطیل برای نشان دادن ماهیت عملیات و یا مرحله ای از عملیات، لوزی معمولا هنگامی استفاده می‌شود که در هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله از آن لازم است که در مورد انتخاب بین دو یا چند راه حل که در سیستم‌های حسابداری معمولا دو راه است اتخاذ تصمیم شود و پیکان جهت نشان دادن جهت جریان اقدامات و یا عملیات .
نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از راست به چپ ترسیم می‌شود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص می‌گردد .
شابلونهای نمادی گردش عملیات سیستم به صورت آماده در فروشگاه‌های لوازم التحریر به فروش می‌رسد که از آنها اغلب برای ترسیم نمودار گردش عملیات در سیستم‌های کامپیوتری حسابداری استفاده می‌شود .
 تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم
نیازهای ورودی و خروجی سیستم شامل، نیازهای ورودی، نوع و ساختار حافظه ورودی، نحوه دسترسی به داده‌ها یا اطلاعات، نحوه ثبت آنها و نوع دستگاه ورودی (در سیستم‌های کامپیوتری) و همچنین نیازهای خروجی شامل نوع و ساختار حافظه خروجی، نوع دستگاه خروجی (در سیستم‌های کامپیوتری)، نحوه گزارش‌دهی، شکل گزارشها، حجم و زمان گزارش‌دهی می‌گردد .
اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرمها (گردش کار فرمها) که گردش فرمها را در سیستم حسابداری نشان می‌دهد، تهیه می‌گردد .
 طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری
مکانیزمهای کنترل دقیقا مشخص شده و نقاطی از سیستم که نیازمند اعمال کنترل بیشتری هستند تعیین می‌گردد. روند نمای فرمها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی کاربرد فراوانی دارد .
در مورد طراحی سیستم‌های کامپیوتری، پس از انتخاب بهترین سیستم، وقت زیادی صرف کد گذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر می‌شود. انتخاب سیستم نرم‌افزار و سخت افزار از وظایف طراح سیستم حسابداری است که با دریافت پیشنهادات فروشندگان و ارزیابی آنها انجام می‌شود .
 تدوین سیستم حسابداری
تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می‌آید . موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به اینکه استفاده‌کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده نماید .
بنابراین مشارکت استفاده‌کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آنکه شناسایی سیستم را تسهیل می‌کند، احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرفتن آن می‌گردد .
• اجرای سیستم حسابداری
پس از طراحی سیستم حسابداری در مرحله این مرحله، سیستم به اجرا گذاشته می‌شود. اجرای سیستم حسابداری جدید یعنی جایگزین سیستم جدید به جای سیستم قبلی. اجرای یک سیستم نسبتا پیچیده حسابداری ماهها طول می‌کشد و این کار با صرف وقت و دقت و حوصله کافی و برنامه خاص زمانبندی صورت می‌گیرد .
برای اطمینان از اینکه سیستم جدید می‌تواند جایگزین سیستم قبلی شود بهتر است برای مدتی دو سیستم به صورت همزمان اجرا شوند. این روش را روش اجرای موازی می‌گویند .
در برخی از موارد که اجرای موازی سیستم عملی نبوده و یا احیانا وقت گیر و پرهزینه است، می‌توان از اطلاعات گذشته و یا حتی اطلاعات غیر واقعی سیستم را و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی نمود، این روش را روش اجرای آزمایشی گویند.
• وارسی سیستم حسابداری
پس از اجرای سیستم حسابداری و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، بایستی اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آنچه که به عنوان هدفها و مشخصات سیستم تعیین شده است، تطبیق می‌کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تامین می‌نماید .
وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می‌گیرد. وارسی سیستم بایستی پاسخ دقیقی برای پرسشهای زیر ارائه نماید :
o آیا سیستم حسابداری جدید هدفهایی که برای آن تعیین شده است را تامین می‌کند؟
o آیا سیستم نیازهای استفاده‌کنندگان را تامین می‌نماید ؟
o آیا کنترلهای لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می‌شود ؟
o نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است ؟
o آیا سیستم صرفه جویی تعیین شده که در بررسی اقتصادی مشخص گردیده را به همراه دارد ؟
نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه می‌شود و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد می‌گردد .
• نگهداری سیستم حسابداری
در ایامی که سیستم حسابداری طراحی شده اجرا می‌شود، همواره مشکلاتی پدید می‌آید که یا ناشی از افزایش رویدادهای مالی و یا ناشی از نیازهای جدید اطلاعاتی مسئولان موسسه می‌باشد و سیستم قادر به تامین آنها نیست و بنابراین لازم است که تمام سیستم‌های حسابداری طراحی شده دارای یک دستورالعمل کامل نگهداری باشند تا بتوان سیستم حسابداری را همواره به روز و فعال نگه داشت و از بازده آن مطمئن شد .
نگهداری سیستم حسابداری شاید وقت‌گیرترین مرحله طراحی سیستم‌های حسابداری است و بایستی توجه کامل به آن مبذول نمود. دستورالعمل نگهداری سیستم حسابداری معمولا از بخشهای عمده زیر تشکیل شده است :
 نگهداری اضطراری : در این دستورالعمل مشکلات و اشتباهاتی که به صورت اتفاقی رخ می‌دهد و بایستی فورا اصلاح شود توضیح داده می‌شود .
 نگهداری عادی : در دستوالعمل نگهداری عادی سیستم، اقداماتی که به صورت تکراری برای حفظ و تداوم عملیات سیستم حسابداری صورت می‌گیرد، ذکر می‌شود. مانند آموزش کارکنان حسابداری یا قسمت رایانه .
 رشد و اصلاح سیستم : در این دستورالعمل تغییرات لازم در سیستم حسابداری که ناشی از تغییرات در سازمان موسسه و فعالیتهای آن می باشد، در نظر گرفته می‌شود . مانند افزایش دوایر و شعب .
این مراحل در بعضی از موارد به اندازه‌ای در هم آمیخته‌اند که تفکیک آنها از یکدیگر عملا امکان پذیر نیست .
در بعضی موارد حتی در مرحله پایانی طراحی سیستم‌های حسابداری یعنی نگهداری سیستم‌های حسابداری ممکن است برگشت به اولین مرحله طراحی سیستم حسابداری یعنی شناسایی صورت گیرد و جمع آوری بعضی اطلاعات و شناخت بیشتر مورد نیاز باشد .
دسته بندی سیستم‌های حسابداری
حجم رویدادهای مالی در یک موسسه و نوع اطلاعات مالی مورد نیاز، تعیین‌کننده سازمان و تشکیلات سیستم حسابداری است. سازمان سیستم حسابداری (کلیه اجزا سیستم حسابداری) شامل کارکنان، سطح تخصص و تجربه آنان، وظایف و مسئولیت‌ها، فرمهای مورد لزوم، روشها و وسایل و تجهیزات موردپردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی است .
در یک سیستم حسابداری رویدادهای مالی را می‌توان توسط نیروی انسانی، وسایل مکانیکی و یا وسایل و تجهیزات کامپیوتری پردازش در سیستم عامل نمود. انتخاب وسایل پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی براساس حجم رویدادهای مالی، نیازهای اطلاعات مالی و بنیه مالی موسسات صورت می‌گیرد .
آنچه که در تمام سیستم‌های حسابداری با هر نوع سازمان و وسایل و تجهیزات پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی مشترک است، اصول متداول حسابداری استاندارد های حسابداری است که در تمام آنها به یک مفهوم و به طور یکنواخت به عنوان دستورالعمل شناسایی، پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی و تهیه گزارشهاو صورتهای مالی به کار گرفته می‌شود.
سیستم‌های حسابداری ازنظر وسایل پردازش در سیستم عامل اطلاعات به سه دسته تقسیم می‌شوند :
• سیستم حسابداری دستی
به یک سیستم حسابداری که در آن رویدادهای مالی به کمک کاغذ و قلم و توسط نیروی انسانی پردازش در سیستم عامل می‌گردد سیستم حسابداری دستی می‌گویند .
سیستم حسابداری دستی و مفاهیم دفاتر روزنامه و معین در دوران نه چندان دور (قبل از استفاده از استفاده از وسایل مکانیکی و الکترونیکی) و حتی در سالهای اخیر توانسته است نیازهای اطلاعات مالی موسسات متوسط و بزرگ را به خوبی مرتفع نماید. گذشته از آن سیستم‌های مکانیکی و رایانهی که فعلا در موسسات مختلف استفاده می‌شود بر پایه تجارب و نتایج حاصل از سیستم‌های وسیعتر دستی متکی بوده و سیستم حسابداری دستی می‌تواند راهنما و مبنای مناسبی برای طرح و اجرای سایر سیستم‌های حسابداری باشد .
 عملیات حسابداری در سیستم حسابداری دستی
دفاتر روزنامه اختصاصی از اجزا سیستمهای حسابداری دستی در موسسات بزرگ است که رویدادهای مالی مشابه و تکراری در آنها ثبت می‌شود، که عمده‌ترین دلایل استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی در سیستم حسابداری دستی تقسیم نمودن عملیات ثبت رویدادهای مالی بین چندین کارمند حسابداری و به حداقل رساندن میزان زمان عملیات ثبت و انتقال رویدادهای مالی می‌باشد .
تمام فروشهای نسیه در این سیستم در دفتر روزنامه فروش و کلیه خریدهای نسیه در دفتر روزنامه خرید ثبت می‌شوند. هر دو نوع رویداد مالی فوق فقط به دوحساب دفتر کل منتقل می‌گردد. کلیه رویدادهای مالی که نقدا وصول می‌شوند در دفتر روزنامه دریافتهای نقدی ثبت می‌گردند و تمام رویدادهای مالی که نقدا پرداخت می‌گردند در دفتر روزنامه پرداختهای نقدی ثبت می‌شوند. فقط ثبتهای انجام شده در ستون سایر حسابها از دفاتر روزنامه دریافتها و پرداختهای نقدی روزانه به حسابهای مربوطه در دفترکل انتقال می یابد . جمع سایر ستونهای این دفاتر که شامل تعداد زیادی رویداد مالی مشابه است، ماهانه به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل می‌گردد . حسابهای مشتریان (بدهکاران) و فروشندگان (بستانکاران) که در دفاتر معین نگهداری می‌شود از این دفاتر روزنامه استخراج و به طور روزانه ثبت می‌گردد .
دفاتر معین، اطلاعات تفضیلی درباره جزییات هر قلم رویداد مالی را در سیستم حسابداری دستی فراهم می‌کند. مانده حسابهای این دفاتر با حساب کنترل مربوطه در دفتر کل تطبیق داده می‌شود. به طور مثال یکی از حسابهای دفتر کل، حسابهای در یافتنی است. این حساب جمع مبالغ دریافتی از بدهکاران را نشان می‌دهد. در دفتر معین حسابهای دریافتنی اقلام مربوط به هریک از بدهکاران در حساب مربوطه روزانه ثبت شده و در پایان ماه هم زمان با تهیه تراز آزمایشی صورت ریز حسابهای دریافتنی از دفتر معین مربوطه تنظیم و جمع مانده های آن با جمع مانده حساب، حسابهای دریافتنی در دفتر کل مطابقت داده می‌شود.
دفاتر روزنامه اختصاصی را می‌توان بر اساس فعالیتهای و نیازهای اطلاعاتی موسسات برای رویدادهای مالی خاص تکراری و به اشکال گوناگون طراحی نمود. یکی از نکات اساسی در طراحی دفاتر روزنامه اختصاصی، ایجاد صرفه جویی در زمان ثبت رویدادهای مالی و تقسیم نمودن ثبت دفاتر بین دو یا چند کارمند است .
چنانچه در موسسه‌ای رویداد مالی برگشت از خرید و تخفیفات مربوط به خرید نسیه کالا و یا برگشت از فروش و تخفیفات مربوط به فروش نسیه کالا به تکرار واقع شود، می‌توان برای ثبت این نوع رویداد مالی از دفاتر روزنامه اختصاصی برگشت از خرید و تخفیفات و برگشت از فروش و تخفیفات استفاده نمود. روش ثبت این نوع دفاتر روزنامه اختصاصی و عملیات انتقال ثبتهای انجام شده به دفاتر معین و دفتر کل، مشابه عملیات ثبت و انتقال سایر دفاتر روزنامه اختصاصی است .
در برخی از موسسات که تعداد کارکنان حسابداری و حجم رویدادهای مالی به اندازه‌ای نیست که بتوان کار ثبت را بین چندین کارمند تقسیم نمود، برای ثبت رویدادهای مالی از دفتر روزنامه چند ستونی استفاده می‌کنند. یکی از رایج ترین نوع دفاتر روزنامه عمومی چند ستونی، دفتر روزنامه سه ستونی می باشد که دارای ستون جزء و ستونهای بدهکار و بستانکار است. روش ثبت رویدادهای مالی در این نوع دفاتر روزنامه مشابه ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه عمومی است با این تفاوت که در دفتر روزنامه سه ستونی از ستون جزء برای ثبت بدهکار یا بستانکار حسابهایی که دارای دفاتر معین هستند، استفاده می‌شود .
در تعدادی ازموسسات انتفاعی و غیرانتفاعی که فقط چند نوع رویداد مالی به تکرار واقع می‌شود و رویدادهای مالی از تنوع برخوردار نیست ازدفاتر روزنامه ترکیبی از دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی است برای ثبت رویدادهای مالی استفاده می‌شود. در طراحی این نوع دفتر روزنامه، چون احتمال وقوع اشتباه ثبت بیشتر از دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی است، بایستی دقت شود که تعداد ستونهای آن در حداقل ممکن باشد .
روش ثبت و انتقال اقلام از دفتر روزنامه ترکیبی به دفاتر معین و دفتر کل مشابه روشهای ثبت و انتقال در دفاتر روزنامه اختصاصی است .
• سیستم حسابداری مکانیکی
• سیستم حسابداری کامپیوتری (الکترونیکی)

در این سیستم پردازش داده‌ها رویدادهای مالی به کمک رایانه در اندازه های مختلف براساس برنامه که به زبان رایانه و مبتنی بر اصول متداول حسابداری از پیش نوشته می‌شود، با سرعت و دقت بسیار بالایی صورت می‌گیرد .
استفاده از ابزار و وسایل الکترونیک در پردازش داده‌ها برای سیستم حسابداری موسسات بزرگ که حجم رویدادهای مالی آنها بسیار بالا است، مناسب می‌باشد .
مفاهیم دفاتر روزنامه عمومی، اختصاصی، ترکیبی، کل و معین در سیستم حسابداری کامپیوتری نیز مشابه مفاهیم آنها در سیستم حسابداری دستی است. در حقیقت استفاده از دفاتر مذکور در سیستم حسابداری کامپیوتری به مراتب ساده تر از سیستم حسابداری دستی است .
زمان صرفه جویی شده در مورد ثبت دفاتر روزنامه عمومی، اختصاصی و ترکیبی و انتقال آنها به دفاتر کل و معین از مزایای عمده استفاده از چنین دفاتری است که این مزیت در سیستم حسابداری کامپیوتری به مراتب بیشتر است .
در سیستم حسابداری کامپیوتری، حسابدار موسسه فقط داده‌های مورد نیاز رایانه را بر اساس برنامه کدگذاری نموده و توسط واحد ورودی رایانه به واحدپردازش مرکزی کامپیوتر می رساند، بقیه عملیات ثبت دفاتر روزنامه، کل و معین و تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی براساس برنامه‌ای که طبق اصول متداول حسابداری از پیش نوشته شده‌است و با سرعت بسیار زیادی انجام می‌شود .
مزایای استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری :
از آنجا که رایانه یک ماشین محاسب الکترونیک است، سرعت عملیات آن قابل مقایسه با سرعت جریان الکترون می‌باشد. به عنوان مثال یک رایانه متوسط می‌تواند 500000 جمع را در یک ثانیه انجام دهد. بنابراین سرعت عملیات رایانه در میکروثانیه‌ها و حتی نانوثانیه‌ها است .
در چنین سرعتی یک رایانه می‌تواند عملیات ثبت و پردازش یک رویداد مالی را فقط در یک میلیونیم ثانیه انجام دهد و یا عملیاتی که در یک سیستم حسابداری دستی طی یک روز انجام می‌شود را در چند دقیقه انجام دهد. سرعت در انجام عملیات یکی از مزایای عمده سیستم حسابداری کامپیوتری است و سایر مزایای این سیستم به شرح زیر است :
 پردازش حجم بزرگی از داده‌ها با سرعت و کارآیی بالا
در موسسات بزرگی که از سیستمهای حسابداری کامپیوتری استفاده می‌کنند، روزانه صدها و یا هزاران مورد رویداد مالی واقع می‌شود، حجم بزرگی از داده‌ها با سرعت زیادی پردازش شده و گزارش‌ها و صورت‌های مالی و سایر جداول مورد لزوم به سهولت تهیه می‌شود .
به عنوان مثال در صورتی که در یک موسسه بزرگ روزانه هزاران فقره فروش نسیه انجام شود و در قسمت فروش، یک ترمینال ورودی داده‌ها که به رایانه متصل است، مستقر باشد، کارمند حسابداری فروش داده‌های مربوط به هریک از فروشهای نسیه را از این طریق وارد سیستم حسابداری نموده و این داده‌ها به سرعت پردازش شده و تمام عملیات حسابداری فورا انجام می‌شود .
در صورتی که پردازش چنین حجمی از فروش‌های نسیه در یک سیستم حسابداری دستی، مستلزم ثبت دفتر روزنامه اختصاصی فروش، دفتر کل، دفتر معین حساب‌های دریافتنی توسط تعداد زیادی از کارکنان حسابداری و صرف وقت فراوانی است .
 به موقع بودن مانده حسابها :
با پردازش سریع داده‌ها در سیستم حسابداری کامپیوتری، حسابهای دفاتر کل و معین به روز بوده و ثبت دائمی موجودی‌ها به سهولت امکان پذیر است .
 تهیه اطلاعات بیشتر بدون صرف هزینه اضافی :
در سیستم حسابداری کامپیوتری گذشته از آن که می‌توان اطلاعات به موقع مثلا فروش نسیه را در اختیار داشت می‌توان اطلاعات بیشتری از قبیل فروش روزانه قسمتهای مختلف، فروشندگان، شعب، تولیدات مختلف را بدون صرف هزینه اضافی تهیه نمود .
ملاحظه می کنید که تهیه چنین اطلاعاتی در سیستم حسابداری دستی به سهولت امکان پذیر نیست و مستلزم صرف وقت زیاد و هزینه‌های اضافی است .
 بازخور فوری :
در سیستم حسابداری کامپیوتری تماس مستقیم (OLRT) کارمند مسئول فروش نسیه، یک ترمینال که مستقیما به رایانه متصل است، در اختیار دارد. بنابراین هنگام فروش نسیه، این کارمند بلافاصله اطلاعات مورد لزوم برای انجام فروش نسیه شامل: سوابق حسابداری مشتری، مانده بدهی، سقف اعتبار تصویب شده و ... را از طریق همین ترمینال از رایانه موسسه دریافت نموده و در مورد فروش نسیه تصمیم مقتضی اتخاذ خواهد کرد .
 امکان اعمال کنترل داخلی اضافی:
وجود بازخور فوری برای تصمیم‌گیری و کسب سریع اطلاعات مربوط به مشتریان در مورد فروشهای نسیه یک مورد از قابلیت‌های بی‌نظیر سیستم حسابداری کامپیوتری است که کنترل اضافی در سیستم حسابداری موسسه برقرار می‌کند. در صورتی که اعمال این نوع کنترل داخلی هنگامی که از سیستم حسابداری دستی استفاده می‌شود و دفتر معین حسابهای دریافتنی به روز نیست امکان پذیر نمی باشد .